Effektives Beschaffungsmanagement umfasst die Planung, Organisation, Durchführung und Kontrolle der Beschaffungsvorgänge und optimiert Lieferantenbeziehungen sowie die gesamte Lieferkette.
In diesem Artikel erfahren Sie, warum ein gut strukturiertes Beschaffungsmanagement sehr wichtig ist. Mit nützlichen Insights über die Phasen des Beschaffungsmanagements können Sie abgleichen, wo Sie in Ihrem Unternehmen stehen und eigene Verbesserungspotenziale aufdecken.
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Das Wichtigste auf einen Blick:
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Was ist Beschaffungsmanagement? Definition & Bedeutung
Das Beschaffungsmanagement, oft auch Einkaufs- und Beschaffungsmanagement, bezieht sich auf die systematische Planung, Organisation, Durchführung und Kontrolle der Beschaffungsprozesse innerhalb eines Unternehmens.
Bei der Verwaltung von Beschaffungsprozessen geht es nicht nur um den Einkauf von Waren und Dienstleistungen, sondern auch um den Abschluss und die Verwaltung von Lieferantenbeziehungen und die Optimierung der gesamten Lieferkette (Supply Chain).
Beschaffungsmanagement sorgt dafür, dass die benötigten Ressourcen für einen reibungslosen Beschaffungsprozess zur Verfügung stehen, um die Produktion und den Betrieb des Unternehmens reibungslos aufrechtzuerhalten.
Die wichtigsten Aufgaben des Beschaffungsmanagements sind:
- Strategische Beschaffung: Langfristige Planung und Aufbau von Lieferantenbeziehungen.
- Operative Beschaffung: Tägliche Einkaufsvorgänge und Verwaltung der Lieferant:innen.
- Lieferantenmanagement: Auswahl, Bewertung und Entwicklung von Lieferanten.
- Kostenmanagement: Optimierung der Beschaffungskosten und Sicherstellung der Kosteneffizienz.
- Qualitätssicherung: Sicherstellung der Qualität der beschafften Materialien und Dienstleistungen.
Beschaffungsmanagement vs. Beschaffung
Der Begriff „Beschaffung“ bezieht sich auf den eigentlichen Prozess des Einkaufs von Gütern und Dienstleistungen, während „Beschaffungsmanagement“ ein umfassenderer Begriff ist, der die gesamte strategische und operative Planung, Organisation und Kontrolle der Beschaffungsprozesse eines Unternehmens inkludiert.
Beschaffungsmanagement integriert alle Aspekte der Beschaffung, von der Bedarfsanalyse und Lieferantenauswahl bis hin zur Verhandlung und Vertragsverwaltung.
Beschaffung:
- Fokus auf den Einkauf von Materialien und Dienstleistungen
- Kurzfristige Transaktionen und Bestellungen
- Operative Ebene: Durchführung des Einkaufsprozesses
Beschaffungsmanagement:
- Umfasst die gesamte Planung und Verwaltung der Beschaffungsprozesse
- Langfristige strategische Planung und Lieferantenbeziehungen
- Integration von Kostenmanagement, Qualitätssicherung und Risikomanagement
Beschaffung, Beschaffungsmanagement – und Beschaffungsprozess. Festigen Sie Ihr Wissen und lernen Sie, was man unter dem Beschaffungsprozess versteht.
Ziele des Beschaffungsmanagements
Das primäre Ziel des Beschaffungsmanagements ist die langfristige Sicherung und Optimierung des gesamten Beschaffungsprozesses. Im Fokus der Verwaltung der Beschaffung steht dabei vor allem die Kostenüberwachung und die Sicherung der Qualität von Waren und Dienstleistungen.
Im Detail sind die Ziele des Beschaffungsmanagements noch deutlich breiter gefächert:
- Sicherung des Beschaffungsprozesses: Die ursprüngliche Motivation für das Beschaffungsmanagement ist die Sicherung der Beschaffung. Gezieltes Management unterbindet Lieferengpässe und Unterbrechungen in der Fertigung.
- Digitalisierung des Beschaffungsprozesses: In aller Regel führt die Neubewertung des Beschaffungsmanagements zur Einrichtung und Verwendung von digitalen Tools für die Beschaffung.
- Mehr Kontrolle über Kosten und Qualität: Die Bereitstellung von Beschaffungsmanagement Software erhöht die Sichtbarkeit von Kosten und Qualität und erlaubt fundierte Entscheidungen zur Optimierung von Tätigkeiten.
- Verbesserung von Lieferantenbeziehungen: Hohe Kontrolle über die Beschaffung zeigt sich auch abseits der Beschaffungsobjekte beim Lieferanten. Effektives Beschaffungsmanagement verbessert die Lieferantenbeziehungen langfristig.
- Zukunftsgerichtetes Management: Proaktives Beschaffungsmanagement schafft neue Perspektiven für Unternehmen. Statt ständig Probleme von gestern zu lösen, erhoffen sich Unternehmen, schon heute Risiken von morgen zu steuern.
Vorteile des Beschaffungsmanagements
Gelingt es Ihnen, einen nachhaltigen Beschaffungsmanagementprozess in Ihr Unternehmen zu integrieren, ernten Sie langfristig die vielfältigen Vorteile des Beschaffungsmanagements. Diese erstrecken sich von einfachen Verbesserungen im Betriebsalltag bis hin zu strategischen Vorteilen für die Unternehmenszukunft.
Dies sind sieben der wichtigsten Vorteile des Beschaffungsmanagements:
- Verlässliche Supply Chain: Eine reibungslose Materialbeschaffung deckt den Bedarf an Betriebsstoffen und verbessert Fertigungs- und Vertriebsprozesse.
- Niedrigere Kosten: Effektives Beschaffungsmanagement senkt die Gesamtkosten der Beschaffung durch günstigere Waren, kluges Vertragsmanagement und Skonti.
- Höhere Qualität: Mehr Kontrolle über die Beschaffung senkt nicht nur die Kosten, sondern steigert auch die Qualität durch besseres Sourcing und rigorose Kontrollen.
- Weniger Fehler: Klare Beschaffungsrichtlinien schaffen klare Voraussetzungen für Bestellungen, während digitale Tools manuelle Verarbeitungsfehler verhindern.
- Bessere Zusammenarbeit: An die Stelle von mündlicher Kommunikation und langen Wartezeiten treten digitale Prozesse mit lückenloser Dokumentation und Genehmigungsflows.
- Bessere Zukunftsplanung: Umfassende Dateneinblicke und -analysen digitaler Tools erlauben Prognosen über zukünftigen Bedarf und Kosten.
- Mehr Unternehmenserfolg: Effektives Beschaffungsmanagement ist weit mehr als eine operative Verbesserung und trägt direkt zum Unternehmenserfolg bei.
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Strategisches vs. operatives Beschaffungsmanagement
Als Unternehmen können Sie unterschiedlichen Ansätzen folgen, um Ihr Beschaffungsmanagement zu verbessern. Strategisches und operatives Beschaffungsmanagement sind zwei essentielle Ansätze im Beschaffungsprozess eines Unternehmens.
Das strategische Beschaffungsmanagement bezieht sich auf die langfristige Planung und Steuerung der Beschaffungsaktivitäten. Hierbei geht es um die Entwicklung von Beschaffungsstrategien, die Auswahl und Bewertung von Lieferant:innen sowie das Risikomanagement.
Ziel des strategischen Beschaffungsmanagements ist es, die Versorgungssicherheit zu gewährleisten, Kosten zu optimieren und die Qualität der beschafften Güter und Dienstleistungen sicherzustellen. Es ist eng mit der strategischen Ausrichtung des Unternehmens verbunden und hat einen direkten Einfluss auf die Wettbewerbsfähigkeit.
Strategische Beschaffungsmaßnahmen zielen auf langfristige Kosteneinsparungen durch Mengenvorteile und eine effiziente Lieferantenauswahl ab.
Das operative Beschaffungsmanagement hingegen umfasst die Durchführung der täglichen Beschaffungsaktivitäten. Dazu gehören die Bestellung von Gütern und Dienstleistungen, die Verwaltung von Lagerbeständen und die Bearbeitung von Lieferungen und Rechnungen.
Das operative Lieferantenmanagement stellt sicher, dass die benötigten Materialien und Waren rechtzeitig und in der richtigen Menge zur Verfügung stehen, um den reibungslosen Ablauf der Produktion und des Betriebs zu gewährleisten.
Operative Maßnahmen sorgen für die kontinuierliche Überwachung der Qualität und termingerechte Lieferung.
Wie werden strategische und operative Beschaffung in der Praxis umgesetzt?
In der Praxis kombinieren die meisten Unternehmen strategisches und operatives Beschaffungsmanagement, um die beste Balance zwischen langfristiger Planung und kurzfristiger Flexibilität zu erreichen.
Diese Integration ermöglicht es Unternehmen, strategische Ziele zu verfolgen und gleichzeitig auf kurzfristige Anforderungen und Veränderungen im Markt schnell zu reagieren.
In folgenden Bereichen kann der kombinierte Einsatz hilfreich sein:
Langfristige Planung und kurzfristige Umsetzung
- Strategische Beschaffungsentscheidungen legen die Grundlage für die langfristige Ausrichtung und sichern die Versorgung durch Rahmenverträge und strategische Partnerschaften.
- Operative Beschaffungsaktivitäten stellen sicher, dass die täglichen Anforderungen an Materialien und Waren effizient und zeitnah erfüllt werden.
Risikomanagement und Flexibilität
- Durch strategisches Beschaffungsmanagement können potenzielle Risiken identifiziert und durch entsprechende Maßnahmen minimiert werden.
- Operatives Beschaffungsmanagement ermöglicht es, flexibel auf unvorhergesehene Ereignisse und kurzfristige Bedarfsschwankungen zu reagieren.
Kostenoptimierung und Qualitätssicherung
- Strategische Beschaffungsmaßnahmen zielen auf langfristige Kosteneinsparungen durch Mengenvorteile und eine effiziente Lieferantenauswahl ab.
- Operative Maßnahmen sorgen für die kontinuierliche Überwachung der Qualität und termingerechte Lieferung.
„Die Konzentration auf Kernaktivitäten innerhalb der Unternehmen führte zu massiven Outsourcing-Trends. Durch die Erschließung der globalen Märkte hat der Einkauf völlig neue Lieferketten mit großen Chancen geschaffen.“
– Martin Austermann; Gründer von SCMA Consult
Phasen des Beschaffungsmanagements
Der Beschaffungsprozess ist ein wesentlicher Bestandteil des Beschaffungsmanagements und umfasst mehrere Phasen, die sorgfältig geplant und ausgeführt werden müssen, um eine effiziente und effektive Versorgung des Unternehmens zu gewährleisten.
Hier sind die Hauptphasen des Beschaffungsprozesses:
1. Erstellung eines Beschaffungsmanagementplans
In dieser ersten Phase wird ein umfassender Plan erstellt, der die strategische Beschaffung des Unternehmens definiert. Dieser Plan dient als Rahmen für alle nachfolgenden Beschaffungsaktivitäten und stellt sicher, dass die Beschaffungsziele im Einklang mit den übergeordneten Zielen des Unternehmens stehen.
- Ziele und Anforderungen definieren: Identifizierung der spezifischen Bedürfnisse des Unternehmens, einschließlich der Art und Menge der benötigten Güter und Dienstleistungen.
- Marktanalyse: Untersuchung potenzieller Lieferant:innen und Marktkonditionen, um die besten Beschaffungsstrategien zu entwickeln.
- Strategien und Verfahren festlegen: Festlegung von Beschaffungsstrategien und Richtlinien, wie z. B. Make-or-Buy-Entscheidungen und Entwicklung von Verfahren für die Auswahl und Bewertung von Lieferanten.
- Risikomanagement: Identifizierung und Bewertung potenzieller Risiken sowie Entwicklung von Maßnahmen zur Risikominimierung.
2. Durchführung der Beschaffung
Die Durchführung der Beschaffung umfasst alle Aktivitäten, die erforderlich sind, um die benötigten Güter und Dienstleistungen zu erwerben.
- Ausschreibung und Angebote einholen: Erstellung und Veröffentlichung von Ausschreibungen, um Angebote von potenziellen Lieferant:innen zu erhalten.
- Lieferantenauswahl: Bewertung der eingegangenen Angebote anhand festgelegter Kriterien und Auswahl der besten Lieferant:innen.
- Vertragsverhandlungen: Verhandlung von Verträgen, um sicherzustellen, dass die Bedingungen für beide Parteien vorteilhaft sind und alle rechtlichen Anforderungen erfüllt werden.
- Bestellungen aufgeben: Erstellung und Abwicklung von Bestellungen gemäß den vereinbarten Bedingungen.
3. Verwaltung und Kontrolle
Diese Phase umfasst die Verwaltung und Überwachung der laufenden Beschaffungsaktivitäten, um sicherzustellen, dass die Lieferant:innen ihre Verpflichtungen einhalten und die Qualität der gelieferten Waren und Dienstleistungen den Anforderungen entspricht.
- Lieferantenmanagement: Kontinuierliche Überwachung und Bewertung der Leistung der Lieferant:innen, um sicherzustellen, dass sie den vertraglichen Verpflichtungen nachkommen.
- Qualitätskontrolle: Überprüfung der gelieferten Güter und Dienstleistungen, um sicherzustellen, dass sie den festgelegten Qualitätsstandards entsprechen.
- Kostenkontrolle: Überwachung der Beschaffungskosten, um sicherzustellen, dass das Budget eingehalten wird und mögliche Einsparungen identifiziert werden.
- Dokumentation und Berichterstattung: Pflege umfassender Aufzeichnungen aller Beschaffungsaktivitäten und regelmäßige Berichterstattung an die Geschäftsleitung.
4. Abschluss der Beschaffung
Der Abschluss der Beschaffung umfasst alle Aktivitäten, um den Beschaffungsprozess abzuschließen und die gelieferten Waren und Dienstleistungen abzunehmen.
- Abnahme und Prüfung: Endgültige Prüfung und Abnahme der gelieferten Waren und Dienstleistungen, um sicherzustellen, dass alle vertraglichen Anforderungen erfüllt sind.
- Zahlungsabwicklung: Abwicklung der Zahlungen an die Lieferant:innen gemäß den vereinbarten Zahlungsbedingungen.
- Bewertung und Nachbereitung: Durchführung einer abschließenden Bewertung der Lieferantenleistung und des gesamten Beschaffungsprozesses, um Erkenntnisse für zukünftige Beschaffungsaktivitäten zu gewinnen.
- Archivierung der Dokumente: Sicherstellung, dass alle relevanten Informationen und Dokumente ordnungsgemäß archiviert werden.
Hunger auf Optimierung? Lesen Sie gleich weiter und erfahren Sie im nächsten Artikel, wie Sie Ihre Beschaffungsprozesse optimieren können.
Nutzen Sie digitale Tools zur Optimierung der Beschaffung Ihres Unternehmens
Die Wechselwirkung zwischen Beschaffungsmanagement und Ausgabenmanagement ist entscheidend für die Optimierung der Unternehmensressourcen. Ein effizientes Beschaffungsmanagement reduziert Kosten und verbessert die Lieferantenbeziehungen, während ein starkes Ausgabenmanagement die finanziellen Ressourcen optimal verwaltet und die Ausnutzung von Skonti ermöglicht.
Ähnlich wie manuelles Beschaffungsmanagement ist allerdings auch das manuelle Ausgabenmanagement von Verarbeitungsfehlern und Verzögerungen geprägt. Das kann die Lieferung von Waren verzögern, Lieferantenbeziehungen belasten und Chancen auf Skonti verbauen. Setzen Sie deshalb auf eine Software für Ausgabenmanagement.
Nutzen Sie Pleo Eingangsrechnungen, um Ihre Ausgaben fehlerfrei digital zu verwalten und Ihre Lieferantenrechnungen bis zu 5-mal schneller abzuschließen. Geben Sie Zahlungen automatisch in Auftrag, um Skonti auszunutzen, und machen Sie von Pleo Dispo Gebrauch, um auch bei Liquiditätsengpässen eine reibungslose Beschaffung zu gewährleisten.
Durch die Ergänzung der Pleo Cash-Management-Suite liefert der Anbieter in Kürze auch die ideale Oberfläche für die Überwachung Ihrer Beschaffungskosten. Neben einer Übersicht über aktuelle Kosten erlaubt die Cash-Management-Suite auch Prognosen über zukünftige Ausgaben und erlaubt frühzeitige Anpassungen.
Fazit
Beschaffungsmanagement ist ein essentieller Unternehmensprozess, der einen Überblick und Kontrolle über Beschaffungsprozesse erlaubt und damit die Tür für massive operative und strategische Verbesserungen öffnet. Mit dem richtigen Vorgehen, einer Mischung aus strategischer und operativer Beschaffung, kann nachhaltiges Beschaffungsmanagement gelingen.
Um die Ziele des Beschaffungsmanagements zu erreichen, setzen Unternehmen immer öfter auf Software. Software für die Verwaltung von Beschaffung und Ausgaben ist der Schlüssel zu fehlerfreien und effizienten Beschaffungsprozessen. Setzen Sie auf Pleo Eingangsrechnungen, um Lieferantenrechnungen zu bezahlen, Skonti auszunutzen und Ihren Beschaffungskosten vorausschauend zu planen. Starten Sie noch heute. Kostenlos und risikofrei – mit der Pleo Demo.
FAQs
Was versteht man unter Beschaffungsmanagement?
Unter dem Beschaffungsmanagement versteht man die Verwaltung des gesamten Beschaffungsprozesses von der Planung über die Organisation und Durchführung bis hin zur Kontrolle.
Was macht ein Beschaffungsmanager?
Ein Beschaffungsmanager hat die Aufgabe, Beschaffungsprozesse zu strukturieren, zu überwachen und zu verbessern. Hierfür greift er auf digitale Tools für Beschaffungsmanagement zurück und leitet teils auch mehrköpfige Teams.
Was gehört alles zum Beschaffungsprozess?
Der Beschaffungsprozess umfasst insgesamt sieben Schritte. Die sieben Schritte des Beschaffungsprozesses sind Bedarf, Angebot, Bestellung, Bestätigung, Lieferung, Rechnung und Zahlung.
