Effektives Beschaffungsmanagement umfasst die Planung, Organisation, Durchführung und Kontrolle der Beschaffungsvorgänge und optimiert Lieferantenbeziehungen als auch die gesamte Lieferkette.
In diesem Artikel erfahren Sie, warum ein gut strukturiertes Beschaffungsmanagement sehr wichtig ist. Mit nützlichen Insights über die Phasen des Beschaffungsmanagements können Sie abgleichen, wo Sie in Ihrem Unternehmen stehen und eigenen Verbesserungspotenziale aufdecken.
Bereit, in die Welt des Beschaffungsmanagements einzutauchen?
Was ist Beschaffungsmanagement?
Beschaffungsmanagement bezieht sich auf die systematische Planung, Organisation, Durchführung und Kontrolle der Beschaffungsvorgänge innerhalb eines Unternehmens.
Es geht nicht nur um den Einkauf von Waren und Dienstleistungen, sondern auch um die Lieferantenbeziehungen und die Optimierung der gesamten Lieferkette (Supply Chain).
Beschaffungsmanagement sorgt dafür, dass die benötigten Ressourcen zur Verfügung stehen, um die Produktion und den Betrieb des Unternehmens reibungslos aufrechtzuerhalten.
Aufgaben des Beschaffungsmanagements sind:
- Strategische Beschaffung: Langfristige Planung und Aufbau von Lieferantenbeziehungen.
- Operative Beschaffung: Tägliche Einkaufsvorgänge und Verwaltung der Lieferant:innen.
- Lieferantenmanagement: Auswahl, Bewertung und Entwicklung von Lieferant:innen.
- Kostenmanagement: Optimierung der Beschaffungskosten und Sicherstellung der Kosteneffizienz.
- Qualitätssicherung: Sicherstellung der Qualität der beschafften Materialien und Dienstleistungen.
Beschaffungsmanagement vs. Beschaffung
Der Begriff „Beschaffung“ bezieht sich auf den eigentlichen Prozess des Einkaufs von Gütern und Dienstleistungen, während „Beschaffungsmanagement“ ein umfassenderer Begriff ist, der die gesamte strategische und operative Planung, Organisation und Kontrolle der Beschaffungsprozesse eines Unternehmens inkludiert.
Beschaffungsmanagement integriert alle Aspekte der Beschaffung, von der Bedarfsanalyse und Lieferantenauswahl bis hin zur Verhandlung und Vertragsverwaltung.
Beschaffung:
- Fokus auf den Einkauf von Materialien und Dienstleistungen
- Kurzfristige Transaktionen und Bestellungen
- Operative Ebene: Durchführung des Einkaufsprozesses
Beschaffungsmanagement:
- Umfasst die gesamte Planung und Verwaltung der Beschaffungsprozesse
- Langfristige strategische Planung und Lieferantenbeziehungen
- Integration von Kostenmanagement, Qualitätssicherung und Risikomanagement
Strategisches vs. operatives Beschaffungsmanagement
Strategisches und operatives Beschaffungsmanagement sind zwei essenzielle Ansätze im Beschaffungsprozess eines Unternehmens.
Das strategische Beschaffungsmanagement bezieht sich auf die langfristige Planung und Steuerung der Beschaffungsaktivitäten. Hierbei geht es um die Entwicklung von Beschaffungsstrategien, die Auswahl und Bewertung von Lieferant:innen sowie das Risikomanagement. Ziel ist es, die Versorgungssicherheit zu gewährleisten, Kosten zu optimieren und die Qualität der beschafften Güter und Dienstleistungen sicherzustellen. Es ist eng mit der strategischen Ausrichtung des Unternehmens verbunden und hat einen direkten Einfluss auf die Wettbewerbsfähigkeit.
Strategische Beschaffungsmaßnahmen zielen auf langfristige Kosteneinsparungen durch Mengenvorteile und effiziente Lieferantenauswahl ab.
Das operative Beschaffungsmanagement hingegen umfasst die Durchführung der täglichen Beschaffungsaktivitäten. Dazu gehören die Bestellung von Gütern und Dienstleistungen, die Verwaltung von Lagerbeständen und die Bearbeitung von Lieferungen und Rechnungen. Es stellt sicher, dass die benötigten Materialien und Waren rechtzeitig und in der richtigen Menge zur Verfügung stehen, um den reibungslosen Ablauf der Produktion und des Betriebs zu gewährleisten.
Operative Maßnahmen sorgen für die kontinuierliche Überwachung der Qualität und termingerechte Lieferung.
Wie werden strategische und operative Beschaffung in der Praxis umgesetzt?
In der Praxis kombinieren die meisten Unternehmen strategisches und operatives Beschaffungsmanagement, um die beste Balance zwischen langfristiger Planung und kurzfristiger Flexibilität zu erreichen.
Diese Integration ermöglicht es Unternehmen, strategische Ziele zu verfolgen und gleichzeitig auf kurzfristige Anforderungen und Veränderungen im Markt schnell zu reagieren.
In folgenden Bereichen kann der kombinierte Einsatz hilfreich sein:
Langfristige Planung und kurzfristige Umsetzung
- Strategische Beschaffungsentscheidungen legen die Grundlage für die langfristige Ausrichtung und sichern die Versorgung durch Rahmenverträge und strategische Partnerschaften.
- Operative Beschaffungsaktivitäten stellen sicher, dass die täglichen Anforderungen an Materialien und Waren effizient und zeitnah erfüllt werden.
Risikomanagement und Flexibilität
- Durch strategisches Beschaffungsmanagement können potenzielle Risiken identifiziert und durch entsprechende Maßnahmen minimiert werden.
- Operatives Beschaffungsmanagement ermöglicht es, flexibel auf unvorhergesehene Ereignisse und kurzfristige Bedarfsschwankungen zu reagieren.
Kostenoptimierung und Qualitätssicherung
- Strategische Beschaffungsmaßnahmen zielen auf langfristige Kosteneinsparungen durch Mengenvorteile und effiziente Lieferantenauswahl ab.
- Operative Maßnahmen sorgen für die kontinuierliche Überwachung der Qualität und termingerechte Lieferung.
„Die Konzentration auf Kernaktivitäten innerhalb der Unternehmen führte zu massiven Outsourcing-Trends. Durch die Erschließung der globalen Märkte hat der Einkauf völlig neue Lieferketten mit großen Chancen geschaffen.“
– Martin Austermann; Gründer von SCMA Consult
Phasen des Beschaffungsmanagements
Der Beschaffungsprozess ist ein wesentlicher Bestandteil des Beschaffungsmanagements und umfasst mehrere Phasen, die sorgfältig geplant und ausgeführt werden müssen, um eine effiziente und effektive Versorgung des Unternehmens zu gewährleisten. Hier sind die Hauptphasen des Beschaffungsprozesses:
1. Erstellung eines Beschaffungsmanagementplans
In dieser ersten Phase wird ein umfassender Plan erstellt, der die strategische Beschaffung des Unternehmens definiert. Dieser Plan dient als Rahmen für alle nachfolgenden Beschaffungsaktivitäten und stellt sicher, dass die Beschaffungsziele im Einklang mit den übergeordneten Zielen des Unternehmens stehen.
- Ziele und Anforderungen definieren: Identifizierung der spezifischen Bedürfnisse des Unternehmens, einschließlich der Art und Menge der benötigten Güter und Dienstleistungen.
- Marktanalyse: Untersuchung potenzieller Lieferant:innen und Marktkonditionen, um die besten Beschaffungsstrategien zu entwickeln.
- Strategien und Verfahren festlegen: Festlegung von Beschaffungsstrategien, wie z. B. Make-or-Buy-Entscheidungen, und Entwicklung von Verfahren für die Auswahl und Bewertung von Lieferant:innen.
- Risikomanagement: Identifizierung und Bewertung potenzieller Risiken sowie Entwicklung von Maßnahmen zur Risikominimierung.
2. Durchführung der Beschaffung
Die Durchführung der Beschaffung umfasst alle Aktivitäten, die erforderlich sind, um die benötigten Güter und Dienstleistungen zu erwerben.
- Ausschreibung und Angebote einholen: Erstellung und Veröffentlichung von Ausschreibungen, um Angebote von potenziellen Lieferant:innen zu erhalten.
- Lieferantenauswahl: Bewertung der eingegangenen Angebote anhand festgelegter Kriterien und Auswahl der besten Lieferant:innen.
- Vertragsverhandlungen: Verhandlung von Verträgen, um sicherzustellen, dass die Bedingungen für beide Parteien vorteilhaft sind und alle rechtlichen Anforderungen erfüllt werden.
- Bestellungen aufgeben: Erstellung und Abwicklung von Bestellungen gemäß den vereinbarten Bedingungen.
3. Verwaltung und Kontrolle
Diese Phase umfasst die Verwaltung und Überwachung der laufenden Beschaffungsaktivitäten, um sicherzustellen, dass die Lieferant:innen ihre Verpflichtungen einhalten und die Qualität der gelieferten Waren und Dienstleistungen den Anforderungen entspricht.
- Lieferantenmanagement: Kontinuierliche Überwachung und Bewertung der Leistung der Lieferant:innen, um sicherzustellen, dass sie den vertraglichen Verpflichtungen nachkommen.
- Qualitätskontrolle: Überprüfung der gelieferten Güter und Dienstleistungen, um sicherzustellen, dass sie den festgelegten Qualitätsstandards entsprechen.
- Kostenkontrolle: Überwachung der Beschaffungskosten, um sicherzustellen, dass das Budget eingehalten wird und mögliche Einsparungen identifiziert werden.
- Dokumentation und Berichterstattung: Pflege umfassender Aufzeichnungen aller Beschaffungsaktivitäten und regelmäßige Berichterstattung an die Geschäftsleitung.
4. Abschluss der Beschaffung
Der Abschluss der Beschaffung umfasst alle Aktivitäten, um den Beschaffungsprozess abzuschließen und die gelieferten Waren und Dienstleistungen abzunehmen.
- Abnahme und Prüfung: Endgültige Prüfung und Abnahme der gelieferten Waren und Dienstleistungen, um sicherzustellen, dass alle vertraglichen Anforderungen erfüllt sind.
- Zahlungsabwicklung: Abwicklung der Zahlungen an die Lieferant:innen gemäß den vereinbarten Zahlungsbedingungen.
- Bewertung und Nachbereitung: Durchführung einer abschließenden Bewertung der Lieferantenleistung und des gesamten Beschaffungsprozesses, um Erkenntnisse für zukünftige Beschaffungsaktivitäten zu gewinnen.
- Archivierung der Dokumente: Sicherstellung, dass alle relevanten Informationen und Dokumente ordnungsgemäß archiviert werden.
Beschaffungsmanagement und Pleo’s Ausgabenmanagement
Die Wechselwirkung zwischen Beschaffungsmanagement und Ausgabenmanagement ist entscheidend für die Optimierung der Unternehmensressourcen. Beide Bereiche beeinflussen einander positiv: Ein effizientes Beschaffungsmanagement reduziert Kosten und verbessert die Lieferantenbeziehungen, während ein starkes Ausgabenmanagement die finanziellen Ressourcen optimal verwaltet.
Durch diese Synergie können Sie Prozesse verschlanken und gleichzeitig eine optimale finanzielle Transparenz schaffen. Dies führt zu einer gesteigerten Effizienz und Kostenkontrolle.
Nutzen Sie Pleo, um Ihr Ausgabenmanagement zu optimieren und eine stärkere Lieferantenentwicklung zu fördern, indem Rechnungen nahtlos verwaltet und Ausgaben effizienter kontrolliert werden.
Steigern Sie die Leistung Ihrer Beschaffungsteams durch effizientes Ausgabenmanagement.
