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Alles Wichtige auf einen Blick💡
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Warum Sie Ihre Rechnungen archivieren sollten
Rechnungen sind Kauf- oder Verkaufsnachweise, die einen Handel zwischen zwei Parteien dokumentieren. Sie halten den Geldfluss eines Unternehmens transparent und sorgen dafür, dass alle Transaktionen nachvollziehbar bleiben. Rechnungen bilden die Grundlage für die Abrechnungen eines Unternehmens.
Um die Nachvollziehbarkeit der Ein- und Ausgaben zu gewährleisten, müssen Sie Rechnungen GoBD-konform und revisionssicher aufbewahren. Die Archivierung von Rechnungen findet entweder in Papierform oder elektronisch statt.
Die Archivierung von Rechnungen ist ebenfalls wichtig für den Fall, dass eine Betriebsprüfung stattfindet. Hier überprüft das Finanzamt in der Regel die Bücher inklusive der zugehörigen Rechnungen. Eine nicht ordnungsgemäße Archivierung, fehlende Rechnungen oder sonstige Unstimmigkeiten bei den Dokumenten können im Zweifel teure strafrechtliche Konsequenzen für Ihr Unternehmen nach sich ziehen.
Wer ist dazu verpflichtet, Rechnungen zu archivieren?
Rechnungen müssen archiviert werden – schön und gut. Aber gilt das wirklich für jeden? Kurzum: Ja. Sind Sie in Deutschland unternehmerisch tätig, kommen Sie nicht drum herum, Ihre Rechnungen GoBD-konform zu archivieren.
Anbei eine Übersicht darüber, wem in Deutschland Archivierungspflichten zuteil werden:
- Großunternehmen,
- Mittelständische Unternehmen,
- Unternehmen nach Kleinunternehmerregelung,
- Freelancer:innen und Freiberufler:innen,
- Vermieter und Eigentümer, die Rechnungen zur Immobilie haben,
- Privatpersonen, die über 500.000€ pro Jahr verdienen.
Sind Sie in Deutschland mit einer Gewinnabsicht, also gewerblich, tätig, führt praktisch kein Weg an der Archivierungspflicht von geschäftlichen Rechnungen vorbei. Auch die bürokratisch schlanke Kleinunternehmerregelung befreit nicht von der Archivierungspflicht.
Während Privatpersonen in den meisten Fällen von dieser Archivierungspflicht befreit sind, bilden Personen mit einem besonders hohen Gehalt und Vermieter eine Ausnahme.
Übrigens: Auch wenn sie nicht dazu verpflichtet sind, kann die Archivierung von Rechnungen auch für Privatpersonen sinnvoll sein, etwa für Steuererklärungen oder Reklamationen.
Diese Rechnungen müssen Sie archivieren 📕
Archivieren Sie Ihre geschäftlichen Rechnungen, sollten Sie nicht querbeet alles, was in das Postfach flattert, abheften. Stattdessen sollten Sie geordnet vorgehen und ein klares Verständnis dafür entwickeln, welche Rechnungen Sie überhaupt archivieren müssen. Das Stichwort hierbei ist die Archivierungspflicht.
Die gesetzliche Archivierungspflicht gibt Ihnen eine klare Vorstellung davon, welche Rechnungen in das Archiv wandern müssen. Das sind:
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Rechnungstyp |
Beschreibung |
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Eingangsrechnungen |
Sämtliche Rechnungen (in Papierform oder elektronisch), die Sie bezahlt haben. |
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Ausgangsrechnungen |
Sämtliche Rechnungen (in Papierform oder elektronisch), die Sie ausgestellt haben. |
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Sonstige steuerrelevante Rechnungen |
Weitere Rechnungen, z. B. Mehrwertsteuer-Rechnungen, die für Ihre Besteuerung relevant sind. |
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Sonstige Zahlungsnachweise |
Hierunter fallen sämtliche Buchungsbelege, Lieferscheine, Frachtbriefe und Quittungen. |
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Verträge und Urkunden |
Das sind Nachweise über geschäftliche Abkommen mit anderen Unternehmen. |
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Briefe und E-Mails |
Sämtliche geschäftliche Korrespondenzen mit Kunden und anderen Unternehmen im Zusammenhang mit Rechnungen. |
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Bücher und Aufzeichnungen |
Interne Aufzeichnungen, wie z. B. Jahresabschlüsse und Personalunterlagen im Zusammenhang mit Rechnungen. |
Wir empfehlen Ihnen, Ihre Rechnungen geordnet nach ihrer jeweiligen Kategorie zu archivieren, damit im Nachhinein keine Verwirrung aufkommt. Sind Sie ein/e Freelancer:n oder Freiberufler:in, sollten Sie außerdem darauf achten, Ihre geschäftlichen Rechnungen nicht mit privaten Rechnungen zu vermischen.
Wie lange müssen Rechnungen ab 2025 aufbewahrt werden?
Bis vor Kurzem mussten sämtliche Rechnungen laut gesetzlicher Aufbewahrungspflicht noch mindestens zehn Jahre aufbewahrt werden. Ein ganzes Jahrzehnt sollte der Ordner im Archiv verstauben. Wenn das mal nicht nach deutscher Bürokratie klingt.
Jedoch ist die Bundesrepublik Deutschland aber schon seit geraumer Zeit um den Bürokratieabbau bemüht und hat auch in Sachen “Rechnungen archivieren" nachgebessert. Seit dem 01. Januar 2025 müssen Sie Ihre geschäftlichen Rechnungen nur noch acht Jahre aufbewahren – zwei Jahre weniger als zuvor.
“Mit dem Entwurf für ein Viertes Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV-E) bringt die Bundesregierung (...) ein ressortübergreifendes Gesetzgebungspaket auf den Weg, um die Wirtschaft, die Bürgerinnen und Bürger und die Verwaltung von überflüssiger Bürokratie zu entlasten.” - Bundesministerium der Justiz, 30. August 2023.
Checken Sie Aufbewahrungsfristen für Dokumente doppelt, wenn Sie geschäftlich im Ausland tätig sind. Außerhalb von Deutschland fallen die Aufbewahrungsfristen für Rechnungen teils unterschiedlich aus. Wenn Sie also in mehreren Ländern geschäftlich tätig sind, ist es wichtig, die unterschiedlichen Anforderungen und Gesetzeslagen für die Aufbewahrung von Belegen zu kennen. Andernfalls drohen Strafen, die vor Landesgrenzen keinen Halt machen.
GoBD-konform archivieren: Diese 4 Dinge müssen Sie beachten!
In den vorangegangenen Abschnitten haben wir bereits beiläufig erwähnt, dass Sie Ihre Rechnungen GoBD-konform und revisionssicher archivieren müssen. Aber was bedeutet das in der Praxis?
Unter GoBD-Konformität versteht man die Archivierung von Rechnungen entlang der “Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form”, so die Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit. Das klingt erst einmal kompliziert, lässt sich aber auf vier Bausteine herunterbrechen.
Beachten Sie diese vier Grundsätze, um die GoBD-konforme Archivierung Ihrer Rechnungen sicherzustellen:
- ✍️ Unveränderbarkeit: Sie müssen die Rechnung vor Manipulation, Verlust und Beschädigung schützen. Unvermeidbare Anpassungen müssen Sie kenntlich machen.
- 📃 Nachvollziehbarkeit: Sie müssen alle Schritte lückenlos und verständlich aufzeichnen, vom Eingang/Ausstellen der Rechnung bis zur Archivierung. Ordnen Sie einzelne Rechnungen eindeutig zu und vermeiden Sie Duplikate.
- 👓 Lesbarkeit: Die Rechnung muss bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist lesbar und maschinell auszuwerten sein.
- 💻 Originalformat: Elektronische Rechnungen müssen Sie im elektronischen Originalformat aufbewahren, Papierdokumente dürfen Sie digitalisieren anschließend vernichten. Achten Sie darauf, Ihre Rechnungen mittels einer GoBD-konformen Software zu digitalisieren.
Warum Sie Ihre Rechnungen digital archivieren sollten
Jetzt klingt die GoBD-konforme Archivierung von Rechnungen gar nicht mehr so kompliziert, oder? Aber verdammt aufwändig, nicht? Ein Glück für Sie, dass es auch dafür eine Lösung gibt: Rechnungen elektronisch archivieren.
Tatsächlich ist der hohe Aufwand bei der manuellen Archivierung von Papierrechnungen aber nicht der einzige Grund, warum Sie spätestens dieses Jahr auf eine elektronische Rechnungsarchivierung umsteigen sollten.
Dies sind fünf Vorteile, die der Umstieg auf eine digitale Archivierung mit sich bringt:
- Automatisierung: Laden Sie Belege einfach und sicher hoch in das Verwaltungssystem hoch, statt händisch zu automatisieren.
- Zeitersparnis: Einmal hochgeladen, nimmt Ihnen Ihr Rechnungsarchiv die eigentliche Archivierungsarbeit ab. Wenn Sie eine Rechnung suchen, dauert es nur wenige Sekunden.
- Fehlerfreiheit: Bei der Arbeit mit einem hochwertigen Buchhaltungssystem fallen Eingabefehler sofort auf. Revisionen adé.
- Sicherheit: Archivieren Sie Ihre Rechnung elektronisch, sind Ihre Daten in der Cloud sicher. Da funkt auch kein Wasserschaden dazwischen.
- E-Rechnungspflicht: Seit dem 01. Januar 2025 ist die Ausstellung von E-Rechnungen im B2B-Geschäft Pflicht. Warum also nicht gleich komplett auf elektronische Lösungen umstellen?
So funktioniert die Archivierung elektronischer Rechnungen – Schritt-für-Schritt-Anleitung
Bereit für den Umstieg? Die Archivierung Ihrer Rechnungen auf eine digitale Lösung umzustellen, ist eine Frage des richtigen Vorgehens. Wir zeigen Ihnen, wie Sie innerhalb kurzer Zeit Rechnungen elektronisch archivieren und sich von überquellenden Aktenschrank verabschieden können.
Folgen Sie einfach diesem Leitfaden für die elektronische Rechnung Archivierung:
Schritt 1: Das passende Archivsystem
Möchten Sie Ihre Rechnungen elektronisch archivieren, führt kein Weg an einer Cloud-Lösung vorbei. Diese sind sicher, flexibel und nach Belieben skalierbar. Achten Sie bei der Wahl des passenden Archivsystems ganz besonders darauf, dass Ihr Archivsystem GoBD-konform und revisionssicher ist. Wir empfehlen den Umstiegs
Schritt 2: Das Archivsystem einrichten
Registrieren Sie sich bei dem passenden Anbieter und beginnen Sie, das Archivsystem einzurichten. Achten Sie darauf, eine Struktur zu wählen, die für Ihr Unternehmen sinnvoll ist. Konfigurieren Sie Zugriffsrechte so, dass Rechnungen zuverlässig in das System eingespeist werden können.
Schritt 3: Rechnungen digitalisieren
Haben Sie bis jetzt auf Papierrechnungen gesetzt? Nutzen Sie diese Chance, Ihre Papierrechnungen zu digitalisieren und als elektronische Rechnungen zu archivieren. Scannen Sie all Ihre Papierrechnungen sorgfältig ein und laden Sie diese geordnet in das neue Verwaltungssystem hoch. Stellen Sie eine saubere Verfahrensdokumentation sicher.
Schritt 4: Rechnungen zeitnah hochladen
Ist das neue Archivsystem einmal eingerichtet, nimmt es Ihnen allerhand Arbeit ab – aber längst nicht alles. Achten Sie insbesondere darauf, sämtliche steuerrelevante Rechnungen und Papiere zeitnah zu archivieren. Das ist nicht nur gesetzlich so vorgesehen, sondern beugt auch Lücken in der Archivierung vor.
Einmal gemeistert, archiviert dieses neue System Ihre Rechnung auf acht Jahre sicher und GoBD-konform, sodass Sie sich nie wieder um die Archivierung elektronischer Rechnungen sorgen müssen.
Nutzen Sie diesen Umbruch, um nicht nur die Archivierung von Rechnungen, sondern die gesamte Buchhaltung Ihres Unternehmens zu digitalisieren. Es gibt bereits tolle Lösungen, die all diese Prozesse unter einem Schirm bündeln.
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Fazit
Rechnungen GoBD-konform und revisionssicher zu archivieren, ist das A und O für jedes deutsche Unternehmen. Angesichts neuer Bestimmung zur Archivierung von Rechnungen – der neuen Aufbewahrungspflicht und der E-Rechnungspflicht – sollten Sie spätestens jetzt erwägen, auf elektronische Rechnungen zu setzen.
Diese werden nicht nur Pflicht im B2B-Bereich, sondern erlauben Ihnen auch eine nahtlose elektronische Rechnungsarchivierung. Setzen Sie auf ein digitales Archivsystem, um Ihren Aufwand bei der Archivierung zu minimieren und Fehler auszumerzen. Pleo Invoices ist Ihre Lösung für eine zukunftsgerichtete Buchhaltung – sicher, flexibel und leicht anwendbar.
FAQs
Wie archiviert man Rechnungen?
Für die Archivierung von Rechnungen empfehlen wir Ihnen, mit einem elektronischen Archivsystem zu arbeiten. Einmal eingerichtet, müssen Sie lediglich Ihre Rechnungen hochladen und können diese zeitsparend digital verwalten.
Wie müssen E-Rechnungen aufbewahrt werden?
E-Rechnungen müssen GoBD-konform in ihrem Originalformat archiviert werden. Ein Medienbruch, etwa durch das Ausdrucken der Rechnung, ist dabei nicht erlaubt. Besonders sicher und benutzerfreundlich bei der Archivierung von E-Rechnungen sind Cloud-Systeme.
Wie muss eine Rechnung aufbewahrt werden?
Möchten Sie Rechnungen digital aufbewahren, müssen Sie auf die GoBD-konforme und revisionssichere Aufbewahrung achten. Das bedeutet, dass Ihre Rechnungen unveränderbar, nachvollziehbar, lesbar und im Originalformat archiviert sein müssen.
Wie lange müssen Rechnungen ab 2025 aufbewahrt werden?
Seit dem 01. Januar 2025 gilt in Deutschland eine neue Aufbewahrungsfrist für Rechnungen. Die neue Aufbewahrungsfrist beträgt acht Jahre. Zuvor hatte sie noch zehn Jahre betragen.
