Zum Inhalt springen

Nur bis zum 31.1.: Entscheiden Sie sich für einen Jahresplan und erhalten Sie 2023 monatlich Cashback. Erfahren Sie mehr.

Wollen Sie zu pleo.io?

Eine Demo buchen
Rechnungen archivieren

Ausgabenverwaltung

Rechnungen archivieren: Alles auf einen Blick

Jede:r kennt ihn, jede:r fürchtet ihn: den Vorschriften-Dschungel rund um das Aufbewahren von Dokumenten 🌴📄. Welche Papiere muss ich archivieren, für wie lange und wieso das alles überhaupt? 🤯 Zumindest in Bezug auf das Aufbewahren von Rechnungen bringen wir in diesem Beitrag Licht in das Dunkle des Rechnungswaldes.

Schnellkochrezept: So archivieren Sie Rechnungen richtig 

  • Rechnungen bilden die zentrale Grundlage für die Buchhaltung und für Abrechnungen in einem Unternehmen. 🧾
  • Bei einer Betriebsprüfung überprüft das Finanzamt die betrieblichen Bücher, Rechnungen sowie deren sachgemäße Archivierung in einem Unternehmen. 🔍
  • Die gesetzlichen Vorgaben für die Dauer der Aufbewahrung von Rechnungen unterscheidet sich von Land zu Land. 🌎
  • Die Aufbewahrungsfrist von Rechnungen in Unternehmen beträgt in Deutschland 10 Jahre. 📅
  • Rechnungen müssen Sie gemäß der GoBD rechtssicher archivieren: Dafür müssen Sie unveränderbar, nachvollziehbar, lesbar und maschinell auswertbar sowie im Originalformat aufbewahrt sein.📑
  • Die Belege müssen geordnet und schnell auffindbar sein. 📁

Rechnungen aufbewahren: Darum ist es so wichtig

Rechnungen sind Kauf- oder Verkaufsnachweise, die einen Handel zwischen zwei Parteien dokumentieren. Sie halten den Geldfluss eines Unternehmens transparent und sorgen dafür, dass alle Transaktionen, sowohl eingehende als auch ausgehende, nachvollziehbar bleiben 🔮. Daher spielen Rechnungen in der Buchhaltung eine zentrale Rolle und bilden – wenig überraschend – die Grundlage für die Abrechnungen eines Unternehmens. 

Um die Nachvollziehbarkeit der Ein- und Ausgaben zu gewährleisten, müssen Sie Rechnungen ordnungsgemäß aufbewahren. Das ist ebenfalls wichtig für den Fall, dass eine Betriebsprüfung stattfindet. Hier überprüft das Finanzamt in der Regel die Bücher inklusive der zugehörigen Rechnungen. 👀❗ 

Augen auf bei der Archivierung: Eine nicht ordnungsgemäße Archivierung, fehlende Rechnungen oder sonstige Unstimmigkeiten bei den Dokumenten können im Zweifel teure Konsequenzen für Ihr Unternehmen nach sich ziehen👩‍⚖️. Die Quittung für fehlerhafte Belege und deren Dokumentation erhalten Sie in Form von steuer-strafrechtlichen Folgen, Bußgeldern oder Nachzahlungen – je nach Ausmaß des Verstoßes gegen die GoBD. In einigen Fällen werden die Jahresabschlüsse eines Unternehmens sogar unwirksam.

Wie lange müssen Sie Rechnungen aufbewahren?

Wie lange ist lang genug? In Deutschland schreibt das Gesetz laut § 14 b Abs. 1 Satz 1 UStG 📖 vor, dass Unternehmen Rechnungen mindestens 10 Jahre lang aufbewahren müssen. So stellen Sie sicher, dass die Unterlagen im Falle einer Prüfung verfügbar sind. Entscheidend ist hierbei der Ablauf des Kalenderjahres, aus dem die Rechnung stammt 📆. In Einzelfällen kann die Aufbewahrungspflicht diesen Zeitraum überschreiten, zum Beispiel dann, wenn die Unterlagen nach Ablauf der 10 Jahre noch steuerlich relevant sind.

Was gilt es beim Aufbewahren von Rechnungen zu beachten?

Rechnungen verschwinden mitunter schnell in den Untiefen erfahrener Aktenschränke und finden dort Ihre letzte Ruhe auf dem unternehmensinternen Bürokratie-Friedhof 📝💀. Doch ganz so einfach ist es leider nicht. 🙄 Zum richtigen Archivieren von Belegen gehört einiges mehr als deren bloße Ablage …

Unternehmen sind dazu verpflichtet, ihre Rechnungen gemäß der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern und Aufzeichnungen) aufzubewahren. Kurz gesagt: fehlerfrei, geordnet und leicht auffindbar ✅. Damit stellen Sie sicher, dass die Bücher ihres Unternehmens korrekt sind und dass das bei Buchprüfungen auch nachweisbar ist. Damit eine Rechnung als revisionssicher aufbewahrt gilt, gilt es folgende Kriterien der GoBD zu erfüllen:

  • Unveränderbarkeit: Sie müssen die Rechnung vor Manipulation, Verlust und Beschädigung schützen
  • 📃 Nachvollziehbarkeit / Verfahrensdokumentation: Sie müssen alle Schritte lückenlos und verständlich aufzeichnen, vom Eingang/Ausstellen der Rechnung bis zur Archivierung
  • 👓 Lesbarkeit und maschinelle Auswertbarkeit: Die Rechnung muss bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist lesbar und maschinell auszuwerten sein
  • 💻 Original-Format: Elektronische Rechnungen müssen Sie im elektronischen Original-Format aufbewahren, Papierdokumente dürfen Sie digitalisieren (danach müssen Sie sie aber vernichten)

Wichtig ist ebenfalls, dass Sie jede Rechnung eindeutig ihrem jeweiligen Unternehmensvorgang zuordnen können. Es darf daher keine Duplikationen geben. Sind all diese Kriterien erfüllt, gilt die Archivierung als rechtssicher und Sie sparen obendrein viel Zeit und Nerven bei der nächsten Betriebsprüfung 🦾🧐.

Wieso ist das digitale Archivieren von Rechnungen sinnvoll?

Das digitale Archivieren von Rechnungen ist immer dann sinnvoll, wenn Ihr Schuhkarton überquillt. 📦 Scherz beiseite, das Archivieren von Rechnungen ist in allen Unternehmen sinnvoll. Grundsätzlich sind Papier- und elektronische Rechnungen steuerrechtlich gleichgestellt. Im Vergleich zur papiergebundenen Aufbewahrung bietet die Digitalisierung für Unternehmen jedoch viele Vorteile. 

Statt jede Rechnung manuell in das Buchhaltungssystem eingeben zu müssen, können Sie Ihre Belege einfach und sicher hochladen oder elektronische Rechnungen direkt importieren – und das innerhalb von wenigen Sekunden ⏳. Das spart Zeit und verringert das Fehlerrisiko der manuellen Eingabe durch Datenverlust oder Eingabefehler. Zudem bietet Ihnen das digitale Archiv einen besseren Datenzugriff auf Ihre Rechnungen: Die zentrale Zugriffsmöglichkeit und nützliche Suchfunktionen helfen Ihnen dabei, mit ein paar Mausklicks die passenden Belege zu finden. 

Rechnungen digital archivieren mittels Software

Um das digitale Archivieren von Rechnungen für Ihre Kreditorenbuchhaltung noch effizienter zu gestalten, gibt es heutzutage zum Glück spezielle Softwares, die alle wichtigen Funktionen vereinen und viele Vorgänge für Sie (bzw. Ihre Buchhaltungsabteilung) automatisch übernehmen 🥳. Sie sind mit den gängigsten Buchhaltungssystemen kompatibel und bilden ein zentrales Archiv für die Rechnungen eines Unternehmens – während sie den gesamten Dokumentationsprozess gleich mit abbilden 🤩. So bieten Softwaresysteme zum Archivieren von Belegen beispielsweise einen schnellen und einfachen Überblick über die Geschäftsvorgänge eines Unternehmens. Sie sorgen ebenso für zusätzliche Sicherheit 🔒, da es in den meisten Systemen Möglichkeiten gibt, verschiedene Zugriffsberechtigungen zu vergeben und zentral zu steuern. 🕹  

Zur Erfassung von Papierrechnungen integrieren fast alle Softwares dieser Art Funktionen zum direkten Einscannen. PDF-Rechnungen laden Sie im Originalformat direkt in das angebundene Buchführungssystem hoch. Viele Programme importieren außerdem Belege direkt aus Ihren E-Mails. 📧 

Fazit: Zeit sparen bei der manuellen Rechnungsverwaltung mit Pleo Invoices

Pleo Invoices 📱 ist ein praktisches Werkzeug, um Belege schnell und einfach zu verwalten, genehmigen und zu bezahlen. Konform mit dem deutschen Datenschutzgesetz können Sie damit alle Belege innerhalb kürzester Zeit in Ihr Buchhaltungssystem exportieren und wertvolle Zeit sparen. 🔥⌚ 

  • 🔄 Synchronisierbar mit allen gängigen Buchhaltungsapps und Finanz-Tools
  • 📸 Einfache Belegerfassung per Foto oder automatisch per E-Mail-Weiterleitung an die Pleo-App
  • 📃 Kein lästiger Papierkram, keine Duplikate
  • 💸Kostenlose SEPA-Überweisung innerhalb Deutschlands 
  • ⏰ Enorme Zeitersparnis dank automatisierter Ausgabenverwaltung
  • 📨Möglichkeit, Rechnungen einfach weiterzuleiten 

Registrieren Sie sich ganz einfach mit einem Geschäftskonto bei Pleo und schon kann es losgehen. 🚀 Profitieren Sie von unserem neuen Tool zur Digitalisierung von Rechnungen und machen Sie sich keine Sorgen mehr um lästige Duplikate, lange Wartezeiten und ein schlechtes Cashflowmanagement. Buchhaltung kann so mühelos sein – mit Pleo!

Unternehmensausgaben

Ähnliche Beiträge

Verpassen Sie keinen Beitrag

Abonnieren Sie unseren Newsletter für die brandaktuellsten Pleo-Updates.