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E-Procurement entschlüsselt: Erfolgreiche Beschaffung für Unternehmen

E-Procurement als Schlüssel zum Erfolg in der modernen Unternehmenswelt? Ganz genau! Wenn Unternehmen ihre Beschaffung elektronisch abwickeln, sprechen wir von E-Procurement. Und ja, es geht hier um mehr als nur um ein paar Klicks. Diese Systeme verschaffen nicht nur eine Arbeitserleichterung, sondern ein echtes Must-have für jeden Betrieb, der effizienter sein und im Wettbewerb einen Schritt voraus sein möchte. Mit E-Procurement sind Sie nicht nur einen, sondern gleich mehrere Schritte voraus!

Die Evolution des E-Procurements

Das Ziel des E-Procurements ist es, Ihren Beschaffungsprozess nicht nur effizienter, sondern auch kostengünstiger zu gestalten. Mittlerweile sind E-Procurement-Systeme zu einem unverzichtbaren Bestandteil des täglichen Geschäfts geworden, perfekt integriert mit Systemen wie ERP, Warenwirtschaft, Logistik und Finanzbuchhaltung.

Sie fragen sich, welche Art von E-Procurement-System für Sie am besten ist? Es gibt drei Haupttypen. Bei geschlossenen Systemen arbeiten Sie und Ihre Lieferant:innen auf einer gemeinsamen Plattform. Ja, der Entwicklungsaufwand ist hoch, aber die Vorteile sind es auch. Bei halboffenen Systemen ist entweder Ihr Unternehmen oder der Lieferant bzw. die Lieferantin in das System integriert, während die andere Seite über eine offene Browser-Schnittstelle Zugang erhält. Diese Konfiguration ist besonders vorteilhaft für Geschäftsverhältnisse, in denen ein:e großer Anbieter oder Anbieterin mit zahlreichen kleineren Partnerunternehmen und Dienstleistern wie Dienstleisterinnen interagiert. Und dann gibt es noch offene Systeme – Marktplätze und Kataloge, die eine flexible und vielseitige Lösung bieten.

Dennoch gibt es ein Manko, nämlich das Fehlen globaler Standards. Das führt oft dazu, dass Unternehmen zögern, wenn es um die Implementierung solcher Systeme geht. Und es gibt weitere Herausforderungen: Zunehmend instabile Lieferketten verkomplizieren den Beschaffungsprozess. Um diesen sich ständig ändernden Bedingungen gerecht zu werden, müssen Unternehmen auf eine flexible Herangehensweise im E-Procurement setzen. Wie das funktionieren kann, zeigen wir Ihnen jetzt!

So funktioniert E-Procurement: Einblicke in die digitale Beschaffungswelt

First Things First: Wie sieht ein Beschaffungsprozess mittels E-Procurement aus? Er setzt sich aus insgesamt sechs Phasen zusammen:

  1. Bedarfsermittlung: Der Anfang ist gemacht! Hier definieren Sie, was Sie brauchen, und wählen schonmal potenzielle Lieferant:innen aus. Automatisierte Bedarfsplanung hilft Ihnen dabei, genau zu bestimmen, welche Waren und Dienstleistungen nötig sind. Faktoren wie Lagerbestände und Produktionspläne spielen hier eine entscheidende Rolle und beeinflussen die Einkaufsstrategie.
  2. Auswahl der Lieferanten und Lieferantinnen: Jetzt wird es konkret. Es geht darum, die passenden Lieferant:innen zu identifizieren und die besten Konditionen auszuhandeln. Diese Phase erfordert Fingerspitzengefühl und eine klare Vorstellung davon, was Sie von Ihren Lieferant:innen erwarten.
  3. Vertragsverhandlung: Angebote einholen, Preise vergleichen, die Qualität beurteilen – hier sind Ihre Verhandlungskünste gefragt. Abhängig von Ihrer Unternehmenssituation und dem Bedarf können Sie hier auf ganz unterschiedliche Strategien setzen.
  4. Bestellprozess: Nachdem Sie sich für ein Angebot entschieden haben, wird es ernst. Der Bestellprozess beginnt, und der Einkauf sorgt dafür, dass alles nach Plan läuft. Hier ist Präzision und Aufmerksamkeit gefordert, um Fehler zu vermeiden und den Prozess effizient zu gestalten.
  5. Lieferung und Überprüfung: Ist die Ware von Ihrem Dienstleister oder Ihrer Dienstleisterin angekommen, wird die Beschaffung genau unter die Lupe genommen. Hierbei ist es wichtig, dass Sie auf Qualität und Vollständigkeit achten. Sollten Mängel auftreten, sollten Sie schnell eingreifen und Korrekturmaßnahmen vornehmen.
  6. Zahlungsabwicklung: Den Prozess schließen Sie mit der Rechnungsabwicklung ab. Hierbei ist es entscheidend, dass Sie alle Zahlungen des Einkaufs korrekt und zeitgerecht verwalten, damit Sie den Beschaffungszyklus ordnungsgemäß und effizient beenden.

E-Procurement definiert: Kernkomponenten und Funktionen

Im Zentrum von E-Procurement stehen Schlüsselfaktoren wie E-Sourcing, E-Tendering und E-Auctioning. Fangen wir mit E-Sourcing an: Hier ist strategisches Denken gefragt, denn es geht um die sorgfältige Vorauswahl von Lieferant:innen, die genau zu Ihren Anforderungen passen. E-Tendering ist der nächste Schritt, bei dem Sie Angebote von den auserwählten Lieferanten und Lieferantinnen einholen. Dann kommt das E-Auctioning ins Spiel, wo es richtig spannend wird. Hier treten mehrere Käufer:innen in den Ring, um sich einen Vertrag mit einem bestimmten Anbieter oder Anbieterin zu sichern. Stellen Sie sich das wie eine Auktion vor, nur digital und mit hohem Einsatz. 

E-Informing

E-Informing ist ein ständiger Begleiter in der traditionellen und der elektronischen Beschaffung. Hier geht es um den lebenswichtigen Austausch von Informationen zwischen den internen und externen Akteur:innen Ihres Unternehmens. Ziel des Ganzen? Ihre Entscheidungsgrundlage zu stärken und Ihre E-Procurement-Prozesse zu verfeinern. Man spricht hierbei auch von Einkaufsintelligenz oder Ausgabenkontrolle.

Ein Beispiel dazu: Stellen Sie sich vor, Sie teilen wichtige Infos zum Beschaffungsmanagement im Extranet. Auf diese Weise sind sowohl Ihre internen Kund:innen als auch Lieferant:innen immer auf dem neuesten Stand. Hier kommt die moderne Technik ins Spiel. Analytics-Verfahren und Echtzeitdatenverarbeitung werden zunehmend wichtiger. Es geht darum, Unmengen von Informationen schnell und effizient zu verarbeiten. Dafür müssen die Systeme im Einkauf entsprechend leistungsfähig sein. E-Informing ist nicht nur ein Werkzeug, sondern das Rückgrat Ihrer Beschaffungsstrategie.

Software und Tools für effizientes Beschaffungsmanagement

Sie suchen nach der perfekten E-Procurement Software und den richtigen Tools für Ihr Unternehmen? Da gibt es mehr Optionen, als Sie denken! Schauen wir uns einige der spannenden Möglichkeiten und Lösungen an, die der Markt zu bieten hat:

  • Procurify: Sind Sie ein kleines oder mittleres Unternehmen (KMU), das seine Ausgaben im Auge behalten möchte? Dann könnte Procurify Ihr neuer bester Freund sein. Diese cloudbasierte Lösung bringt Licht ins Dunkel Ihrer Ausgaben und hilft, eine Kultur der finanziellen Verantwortung zu etablieren. Klingt gut, oder?
  • Precoro: Automatisierung ist das Zauberwort, und Precoro beherrscht es seit 2015 meisterhaft. Gerade für kleine und mittlere Unternehmen ist diese Cloud-Software ein echter Game-Changer. Und das Beste? Sie passt sich nahtlos in NetSuite und QuickBooks ein.
  • ProcurementExpress.com: Müssen Ihre Teams auch unterwegs Einkaufsentscheidungen treffen? Mit ProcurementExpress.com ist das kein Problem. Diese Software macht das Genehmigen und Verwalten von Budgets so einfach, dass es fast schon Spaß macht. Wer hätte gedacht, dass Einkauf so mobil sein kann?
  • Pleo:  Die zweckgebundenen Karten von Pleo helfen Ihnen dabei, wiederkehrende Zahlungen professionell zu verwalten. Mit der Zahlungs- und Ausgabenverwaltungsmethode können Sie wiederkehrende Zahlungen ganz einfach managen. Außerdem bietet Pleo noch einige andere Features – zum Beispiel das Tool zur Buchhaltungsintegration oder das automatisierte Ausgabenmanagement.

Funktionen von E-Procurement Software

Haben Sie sich jemals gefragt, was eine E-Procurement Software alles kann? Nun, die Antwort ist: eine ganze Menge! Hier sind einige der praktischsten Funktionen, die Sie erwarten können:

  • Ausgabenanalyse
  • Berichte erstellen
  • Bestellhistorie einsehen
  • Dashboards mit Datenvisualisierung einsehen
  • Genehmigungsworkflow erstellen
  • Lieferant:innen Anfragen vornehmen
  • Multi-Lieferkatalog mit Produktinformationen mehrerer Lieferanten und Lieferantinnen (zumeist ans ERP angebunden)
  • Online-Preisanfragen vornehmen
  • Lieferzeiten, Preisen und Sortimenten prüfen und kontrollieren
  • Rabattprofile anlegen
  • Waren zum Beispiel in Kategorien oder anhand von Schlagworten suchen
  • Statistiken zu Kostenstellen, Produkten, Warengruppen usw. einsehen
  • Zugang für Lieferantinnen und Lieferanten gewährleisten

In der heutigen Geschäftswelt können es sich Unternehmen kaum noch leisten, auf die Vorteile des E-Procurements zu verzichten. Lassen Sie uns einen Blick auf diese werfen und herausfinden, wie Sie typische Beschaffungsherausforderungen mit modernen Systemen meistern können.

Vorteile für erfolgreiche Beschaffungsprozesse

Das sind einige der wichtigsten E-Procurement Vorteile, die mit der Einführung von E-Procurement Prozessen einhergehen:

  • Effizienz auf Hochtouren: Mit E-Procurement lassen sich zahlreiche Beschaffungsprozesse automatisieren. Manuelle Arbeit? Fast ein Relikt der Vergangenheit. Das Ergebnis ist eine effizientere, schnellere und weniger fehleranfällige Bestellung.
  • Supply Chain Optimierung: Die richtigen Lieferanten oder Lieferantinnen finden? Mit E-Procurement ein Kinderspiel. Es hilft Ihnen, die perfekte Partnerschaft zu finden, die zu Ihren Anforderungen und Ihrer Strategie passt. Besser kommunizieren, schneller Daten austauschen – das ist das neue Normal.
  • Transparenz in Echtzeit: Eine E-Procurement Plattform gibt Ihnen Einblick in alle Beschaffungsdaten – live und direkt. Beschaffungskosten und Lieferzeiten? Sie haben alles im Blick.
  • Compliance leicht gemacht: E-Procurement sorgt für strukturierte Prozesse und klare Zuständigkeiten bei Genehmigungen. Das macht es einfacher, Compliance-Anforderungen zu erfüllen, besonders in Kombination mit der erhöhten Transparenz.

Während E-Procurement zahlreiche Vorteile für Unternehmen bietet, gibt es im Zuge der Einführung des Systems auch Herausforderungen und Nachteile, die auf Sie zukommen. Die Umstellung auf E-Procurement erfordert anfängliche Investitionen, sowohl finanziell als auch in Bezug auf Zeit und Ressourcen. Mitarbeitende müssen sich mit den neuen Systemen vertraut machen, was eine Lernkurve und eine Anpassung der bisherigen Arbeitsweisen bedeutet. Diese Anfangsinvestitionen können zunächst eine Hürde darstellen. 

Langfristig jedoch zahlen sich diese Investitionen aus, indem sie zu effizienteren Prozessen, Kosteneinsparungen und einer gesteigerten Gesamtleistung des Beschaffungswesens beitragen.

Herausforderungen von E-Procurement und Best Practices für die Überwindung

Beim Start mit E-Procurement gibt’s ein paar Hürden, vor allem in der Anfangsphase. Jetzt heißt es: Systeme installieren und diese nahtlos in die bestehenden Backend-Systeme Ihres Unternehmens einfügen. Klingt nach einer Herausforderung? Keine Sorge, mit diesen Best Practices sind Sie bestens vorbereitet:

  • Beschaffungsstrategie unter die Lupe nehmen: Wie gestaltet sich aktuell Ihr Beschaffungsprozess und wer sind Ihre Lieferant:innen? Ist eine nachhaltige Beschaffung möglich? Welche Systeme nutzen Sie schon? Mit diesen Infos können Sie die Anforderungen an Ihre neue E-Procurement Lösung super definieren.
  • Stakeholder mit ins Boot holen: Wenn Sie ein neues E-Procurement System einführen, betrifft das nicht nur Sie, sondern auch Stakeholder wie Lieferant:innen und Mitarbeiter:innen. Beziehen Sie alle frühzeitig ein und halten Sie sie über Veränderungen auf dem Laufenden.
  • Mit KPIs arbeiten: Setzen Sie klare Kennzahlen, um Ihre Ziele zu messen. So sehen Sie, ob Ihr E-Procurement System die Früchte trägt, die Sie sich erhoffen.

E-Procurement als Treiber für Effizienz und Innovation

E-Procurement repräsentiert einen wesentlichen Meilenstein in der Digitalisierungsstrategie Ihres Unternehmens. Denken Sie an eine Welt, in der zeitraubende manuelle Beschaffungsprozesse durch nahtlose und automatisierte Systeme ersetzt werden. Diese Vision wird mit E-Procurement Realität. Es ermöglicht nicht nur eine schnellere und effizientere Auswahl der richtigen Lieferant:innen, sondern vereinfacht auch das Genehmigungsverfahren und trägt wesentlich zur Kostensenkung bei, indem es ein effektives Kostenmanagement implementiert.

Doch es gibt noch mehr Vorteile: Eine deutlich erhöhte Transparenz und Compliance sind Teil des Pakets, ebenso wie die Fähigkeit, zukünftige Herausforderungen mit Lieferant:innen geschickter zu meistern. In dieses Konzept fügen sich die zweckgebundenen Karten von Pleo nahtlos ein. Sie bieten eine praktische Lösung, um Ausgaben zu kontrollieren, Zahlungen zu automatisieren und Budgets sowie Limits effektiv zu nutzen. Mit Pleo-Dispo können Sie sogar Überziehungen tätigen, ohne Zinsen zu zahlen – ein weiterer Schritt hin zu einem vereinfachten Finanzmanagement.

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