Beschaffungskosten: Verstehen, woraus sie sich zusammensetzen

Sie machen Anschaffungen für Ihr Unternehmen und fragen sich, warum der Beschaffungspreis höher ist, als Sie dachten? Beschaffungskosten setzen sich aus verschiedenen Posten zusammen, die nicht nur den bloßen Kaufpreis beinhalten. Für eine erfolgreiche Beschaffung, auch Procurement genannt, benötigt Ihr Unternehmen deswegen eine geeignete Beschaffungsstrategie. Sie wollen wissen, was Ihre Kosten bei der Beschaffung beeinflusst und wie Sie Ihre Ausgaben im Blick behalten können? 

Unser Artikel hilft Ihnen dabei zu verstehen, was Procurement genau ist. Wir schauen uns an, woraus sich die Kosten zusammensetzen, welche Faktoren dabei eine Rolle spielen und schließlich wie Sie Ihre Beschaffungskosten berechnen können.

Was sind Beschaffungskosten?

Die Beschaffungskosten umfassen alle Ausgaben, die beim Kauf von Gütern tatsächlich anfallen. Und das verursacht, wie Sie in der Einleitung schon erfahren haben, mehr Kosten als nur den reinen Kaufpreis. Berücksichtigt werden müssen alle mittelbaren und unmittelbaren Faktoren, die einen Aufwand darstellen – etwa die Transportkosten beim Versand, die Installation von Geräten oder Personalkosten. 

Die Höhe der Kosten hängt natürlich auch von den Lagerkosten sowie von den generellen Bestellkosten der Bestellmenge ab, die Sie in die Gesamtkosten einer Beschaffung einberechnen müssen.

Definition: Beschaffung

Für ein besseres Verständnis des Konzepts der Beschaffungskosten hilft es, wenn Sie sich vergegenwärtigen, worum es sich bei einer Beschaffung eigentlich handelt:

Die Beschaffung umfasst alle Tätigkeiten, die für die Versorgung eines Unternehmens erforderlich sind, insbesondere Dienstleistungen, Betriebsmittel oder Material. Sie befasst sich also unter anderem auch mit dem Einkauf und der Beschaffungslogistik. 

Dabei sollten die Beschaffungsprozesse so ausgestaltet sein, dass eine bedarfsgerechte Versorgung der Waren jederzeit sichergestellt ist. Gerade hierbei kann Procurement Management und eine geeignete Beschaffungsstrategie helfen, den Ablauf bestmöglich zu strukturieren – klingt gut, oder?

Was ist Beschaffungspolitik?

Schön und gut, jetzt wissen wir also schon mal, was sich hinter dem Begriff „Beschaffung“ eigentlich verbirgt. Aber – wie Sie sicher ganz genau wissen – überlassen Unternehmen diese nicht dem Zufall. Ganz im Gegenteil: Hinter einem gelungenen Procurement Management steht meist eine ausgefeilte Beschaffungspolitik, mit der sichergestellt wird, dass bei der Beschaffung alles glattläuft. 

Dabei sollten Sie primär die Beschaffungskosten im Blick behalten und im besten Fall auf deren Reduktion hinarbeiten. Grundsätzlich sind unter Beschaffungspolitik alle langfristig angelegten Maßnahmen zu verstehen, die der gewinnbringenden Gestaltung des Verhältnisses zwischen dem Unternehmen und dem Beschaffungsmarkt dienen. Dazu zählt auch, dass Sie festlegen, mit welchen Lieferant:innen Sie am besten zusammenarbeiten. 

Was sind die einzelnen Bestandteile von Beschaffungskosten?

Um wirklich zu verstehen, was zu den Beschaffungskosten gehört, sollten wir uns anschauen, woraus sie zusammengesetzt sind. Da gibt es nämlich die ein oder andere Sache zu beachten. So entstehen Procurement-Kosten auch bei der Annahme von Waren oder wenn von jemandem geprüft werden muss, ob die Waren eingegangen sind. Solche Faktoren gehören zu den mittelbaren Kosten. 

Bei den unmittelbaren Kosten dagegen müssen Faktoren wie der Zoll oder Steuern einkalkuliert werden. Außerdem sind Lagerkosten als gesonderte Position zu betrachten. Das kommt daher, dass die Beschaffungskosten auch davon abhängen, wie lange Sie die Waren im Lager aufbewahren möchten. Berücksichtigen Sie überdies die Fehlmengenkosten. Von diesen ist immer dann die Rede, wenn weniger Bedarf für die Menge vorhanden ist, die tatsächlich geliefert wurde. Denn daraus können unter anderem Stillstandskosten entstehen – dazu später im Text mehr.

Unmittelbare vs. mittelbare Beschaffungskosten

Schauen wir uns jetzt diese Einteilung in mittelbare und unmittelbare Kosten der Beschaffung noch mal genauer anhand von einigen Beispielen an. 

Die mittelbaren Beschaffungskosten sind die Faktoren, die unabhängig vom Bestellprozess zu betrachten sind. Sie sind besonders vielfältig, weil jede Beschaffung eine Vielzahl von Prozessen in Gang setzen kann. 

Beispiele für mittelbare Kosten:

• Angebotseinholung beim Lieferanten/ der Lieferantin
• Angebotsprüfung (Mitarbeiterkosten)
• Bestellaufgabe
• Kosten für Warenannahme
• Überwachung der Liefertermine
• Wareneingangsprüfung

Die unmittelbaren Kosten wiederum hängen direkt mit der Bestellung zusammen und sind daher leichter zu überblicken.

Beispiele für unmittelbare Kosten:

• Bestellmenge zu Einstandspreisen
• Steuern und Zölle

Strategische und operative Beschaffung

Damit Sie Beschaffungskosten besser verstehen können, hilft es vielleicht auch, wenn Sie sich die verschiedenen Arten von Beschaffungen anschauen. 

Ein:e Einkäufer:in im Unternehmen nimmt die Beschaffung entweder für strategische oder für operative Zwecke vor. Die ausführenden und administrativen Einkaufstätigkeiten sind dem Bereich der operativen Beschaffung zuzurechnen. 

Beispiele für Aufgaben in der operativen Beschaffung sind unter anderem:

• Bearbeitung von Auftragsbestätigungen
• Bestellabwicklung
• Rechnungsprüfung
• Reklamationsbearbeitung
• Terminkoordination

Die strategische Beschaffung hingegen denkt langfristig und übernimmt Aufgaben, die schwer in kurzer Zeit zu realisieren wären. 

Beispiele für Aufgaben in der strategischen Beschaffung sind:

• Auswahl und Verwaltung der Lieferant:innen
• Beschaffungsmarktforschung
• Einkaufsstrategie umsetzen
• Rahmenverträge verhandeln

Einflussfaktoren auf die Beschaffungskosten

Sie wissen also nun, woraus sich Beschaffungskosten zusammensetzen. Doch es gibt noch weitere Faktoren, die Einfluss auf die Höhe Ihrer Beschaffungskosten nehmen. Es lohnt sich stets, einen Blick auf die Lager- und Fehlmengenkosten zu werfen. Warum das so ist? Das erklären wir Ihnen in den nächsten Absätzen.

Lagerkosten

Die Lagerkosten setzen sich aus einer Vielzahl von Unterkosten zusammen und können daher relativ komplex sein. Sie fallen an, wenn Sie Waren einlagern müssen, weil Ihr Unternehmen sie etwa erst später für die Weiterverarbeitung benötigt. 

Steigt die Menge der einzulagernden Waren, steigen logischerweise auch die Lagerkosten für die Miete oder den Betrieb. Zu den dabei anfallenden Betriebskosten gehören unter anderem Gas, Wasser, Strom und Heizung – diese Kostenfresser kennen wir ja leider alle. Auch Abschreibungen kommen noch zu den Lagerkosten hinzu. 

Weiterhin können Finanzierungszinsen anfallen oder Kosten für Versicherungen. Auch bei Lagerkontrollen, durch die Behörden oder das Prüfgremium, können Kosten anfallen. 

Fehlmengenkosten

In Ihrem Unternehmen entstehen immer dann Fehlmengen, wenn die Versorgung mit Gütern nicht zum Bedarf passt. Ist zum Beispiel zum Bedarfszeitpunkt in der Fertigung nicht genügend Material vorhanden, gerät die Weiterverarbeitung ins Stocken. Es fallen dann Kosten für die Betriebsunterbrechung an, für den Stillstand und die Stillsetzung sowie für den später erforderlichen Wiederanlauf. 

Auch Kapitalbindungskosten sollten Sie hier berücksichtigen, ebenso wie Leerkosten. Es handelt sich dabei um eine weitere wichtige Kostenposition, die Sie in Ihrem Unternehmen managen müssen. Ganz schön viel, oder?

Was ist unter einer Beschaffungsstrategie zu verstehen?

Die besten Unternehmen zeichnen sich auch durch eine geeignete Beschaffungsstrategie aus – diese ist für Ihr Unternehmen im Rahmen Ihrer Materialwirtschaft relevant. Letztlich dreht sich die Strategie um die Frage, wie sich der Beschaffungsbedarf auf die verschiedenen Lieferant:innen verteilt. 

Dabei können Sie zwei Größen optimieren. Zum einen sollte Ihr Unternehmen die Versorgung mit Gütern sicherstellen. Das heißt, die Lieferant:innen dürfen nicht ausfallen und sollten im Idealfall immer verfügbar sein. Zum anderen sollte Ihr Unternehmen den Fokus darauf legen, die Kosten zu reduzieren. Sie sollten Ihre Entscheidungen also in Hinblick auf die Qualität, die Mengen und darauf, ob die Beschaffung lokal oder auch global erfolgen soll, treffen.

Wie Sie Beschaffungskosten berechnen und reduzieren

Alles schön und gut, aber Sie möchten nun wissen, welche Möglichkeiten Ihnen für die Optimierung Ihrer Beschaffungskosten – und damit die Optimierung des ganzen Beschaffungsprozesses – zur Verfügung stehen? Wir liefern Ihnen ein Beispiel und zeigen Ihnen, wie Sie Ihre Kosten selbst berechnen können.

Wie kann ich die Beschaffungskosten berechnen?

Die gesamten Beschaffungskosten können Sie anhand der folgenden Formel ermitteln:

Beschaffungskosten = mittelbare + unmittelbare Kosten für die Beschaffung

Bei dieser Rechnung müssen Sie ein paar wesentliche Schritte beachten. Diese hängen im Wesentlichen von den konkreten Bedingungen Ihres Betriebes ab und sind also von Betrieb zu Betrieb unterschiedlich. So ist es zum Beispiel nicht möglich, eine allgemeine Formel für das Berechnen der mittelbaren Beschaffungskosten anzugeben, denn jede Firma muss hier andere Positionen berücksichtigen. Häufig ist zudem eine Schätzung der Werte erforderlich. 

Anders sieht es bei den unmittelbaren Beschaffungskosten aus. Deren präzise Werte lassen sich ganz einfach aus der Rechnung der Lieferant:innen mit der entsprechenden Bestellmenge entnehmen. 

Fallbeispiel

Ein Hersteller von Leichtregalen benötigt für den Herstellungsprozess Aluminium. Dafür soll das Aluminium günstig eingekauft werden, weshalb das Unternehmen die verschiedenen Angebote der Lieferant:innen genau auf ihre Güter hin überprüft. 

Gleichzeitig arbeitet das Unternehmen mit kleinen Lagerbeständen, um die hier anfallenden Lagerkosten ebenfalls gering zu halten. Es ist wichtig, dass die Lieferant:innen zuverlässig sind und es nicht zu langen Wartezeiten kommt. Folglich ist es nicht möglich, einfach den günstigsten Anbieter auszuwählen.

Bereits bei einem solchen überschaubaren Beschaffungsbeispiel fallen zahlreiche Kosten an: zum Beispiel die Personalkosten für die Mitarbeiter:innen, die sich um die Bestellung, deren Prüfung und insbesondere die genaue Recherche geeigneter Lieferantinnen und Lieferanten kümmern. Außerdem muss jemand die Güter annehmen, auf ihre Vollständigkeit prüfen und alles einbuchen. Weiterhin fallen Transportkosten und die Fixkosten für das Büro an.

Kostensenkung durch E-Procurement

Gerade heutzutage lassen sich natürlich einige Prozesse durch das Internet deutlich vereinfachen. Kostenoptimierungen in der Beschaffung sind heute durch das sogenannte E-Procurement möglich. Darunter ist eine Digitalisierung der Prozesse zu verstehen, die rund um die Beschaffung ablaufen. Mit der elektronischen Beschaffung können Sie unter anderem Kostenpositionen einfacher erfassen und auf diesem Wege Abläufe automatisieren und Beschaffungskosten reduzieren.

Das alles klingt natürlich erst einmal ganz einfach – ist in der Praxis aber nicht immer so schnell umzusetzen. Deswegen bietet Pleo Ihnen eine ganze Reihe von Tools an, die Ihnen dabei helfen, Kostensenkungsmaßnahmen in der Beschaffung umzusetzen und mithin zu einem guten Kostenmanagement beizutragen. 

Mit Pleo zur bestmöglichen Kontrolle über Ihre Ausgaben gelangen

Dank der digitalen Tools, die Pleo anbietet, ist Finanzplanung gar nicht mehr so anstrengend, wie man meinen könnte – und es fällt besonders leicht, Kosten im Einkauf gar nicht erst aus dem Ruder laufen zu lassen! Pleo ist Ihr Kostenbegleiter, der den ganzen Tag über an Ihrer Seite steht und Ihnen alle Daten bezüglich Ihrer Ausgaben in der Organisation liefert. 

Sie erhalten sämtliche Informationen, um Ihre Beschaffungsstrategie erfolgreich umsetzen zu können und die Bestellkosten/Bestellmenge im Blick zu haben. So sehen Sie sofort, an welcher Stelle Maßnahmen für die Kostenreduktion im Einkauf ansetzen sollten. 

Für ein gutes Kostenmanagement nutzen Sie am besten unsere Ausgabenkontrolle. Denn nur wer seine Kosten bezüglich der Beschaffung immer im Blick hat, kann diese auch managen – seien es die Bestellkosten, Transportkosten oder Personalkosten. Digitale Werkzeuge helfen Ihnen dabei. 

In bestimmten Situationen kann es auch sinnvoll für Ihr Unternehmen sein, von Pleo Dispo Gebrauch zu machen, den Sie zinsfrei nutzen können!