Eingangsrechnungen von Lieferant:innen zu verwalten, ist ein wichtiges Element in den Geschäftsprozessen vieler Unternehmen. Dabei werden mehrere Schritte durchlaufen, von der Erfassung und Überprüfung von Rechnungen sowie die Zahlung und Archivierung.
Wie sich eine Lieferantenrechnung zusammensetzt und welche sieben Schritte eine Lieferantenrechnung durchläuft, bis sie korrekt in Ihrem System verbucht und archiviert ist, erfahren Sie in unserem Artikel.
Was ist eine Lieferantenrechnung?
Eine Lieferantenrechnung wird als Dokument von Lieferant:innen nach der Erbringung einer Leistung oder Lieferung von Waren an ein Unternehmen ausgestellt. Sie wird als Nachweis über die erbrachte Leistung oder die gelieferten Waren verwendet und enthält alle relevanten Details zur Transaktion, z. B. den Rechnungsbetrag, die Art der gelieferten Waren oder Dienstleistungen und die vereinbarten Zahlungsbedingungen.
Im Geschäftsprozess eines Unternehmens sind Lieferantenrechnungen ein wesentlicher Bestandteil der Kreditorenbuchhaltung und helfen dabei, die finanziellen Verbindlichkeiten gegenüber den Lieferant:innen zu kontrollieren und zu verwalten.
Wofür wird die Lieferantenrechnung verwendet?
Die Lieferantenrechnung ist nicht nur für die interne Buchhaltung und die finanzielle Kontrolle von Bedeutung, sondern auch für die steuerliche Erfassung und den Vorsteuerabzug.
Jede Rechnung muss bestimmte gesetzliche Anforderungen erfüllen, um als gültiger Beleg anerkannt zu werden. Dies ist besonders wichtig, um sicherzustellen, dass Unternehmen ihre Steuervorschriften einhalten und keine Probleme bei der Steuerprüfung oder bei der Kontrolle durch die Finanzbehörden haben.
Die genaue Überprüfung und Verwaltung von Lieferantenrechnungen kann in Ihrem Unternehmen helfen, um:
- den Überblick über ihre Verbindlichkeiten zu behalten,
- Gutschriften korrekt zu verbuchen und
- Zahlungen fristgerecht zu leisten.
Softwarelösungen, wie z. B. Pleo , können Prozesse rund um die Erfassung und Verwaltung von Lieferantenrechnungen unterstützen.
Die richtige Software zur Rechnungsverarbeitung verbessert die Durchlaufszeit, Effizienz und Genauigkeit.
Pflichtangaben auf einer Lieferantenrechnung
Eine ordnungsgemäße Lieferantenrechnung muss bestimmte Pflichtangaben enthalten, um sowohl den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen als auch eine korrekte Erfassung und Verbuchung zu gewährleisten. Zu den wichtigsten Pflichtangaben auf einer Lieferantenrechnung gehören:
- Vollständiger Name und Anschrift des Lieferanten und des Kunden
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Lieferanten
- Rechnungsdatum und fortlaufende Rechnungsnummer
- Beschreibung der gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen inklusive Menge und Art
- Zeitpunkt der Lieferung oder Leistungserbringung
- Einzelpreise nach Steuersätzen aufgeschlüsselt, der Steuersatz sowie das Gesamtentgelt und der darauf entfallende Steuerbetrag
- Zahlungsbedingungen und die vereinbarte Zahlungsfrist.
Diese Angaben sind essenziell, um die Lieferantenrechnung korrekt zu erfassen und zu buchen.
Fehlende oder fehlerhafte Angaben können nicht nur eine Verzögerungen in der Bearbeitung und Zahlung verursachen, sondern auch zu steuerlichen Nachteilen oder rechtlichen Problemen führen.
Wie muss eine Lieferantenrechnung aussehen?
Eine ordnungsgemäße Lieferantenrechnung muss klar und übersichtlich gestaltet sein, um alle erforderlichen Informationen leicht nachvollziehbar darzustellen. Die Darstellung der Rechnung kann in Papierform oder als elektronische Rechnung, z. B. als PDF-Download, erfolgen.
Wichtige Elemente, die auf einer Lieferantenrechnung zu finden sein sollten, umfassen:
- Ein klar erkennbarer Rechnungskopf mit den Kontaktdaten des Lieferanten
- Eine übersichtliche Auflistung der gelieferten Waren oder Dienstleistungen, einschließlich Menge, Art und Einzelpreis
- Das Rechnungsdatum und eine eindeutig fortlaufende Rechnungsnummer zur einfachen Nachverfolgbarkeit
- Ein Abschnitt für die Summenbildung, der den Nettobetrag, den Steuerbetrag und den Gesamtbetrag ausweist
- Angaben zu den Zahlungsbedingungen, wie z. B. das Zahlungsziel und die Kontodaten des Lieferanten
Bearbeitung von Lieferantenrechnungen in 7 Schritten
Die Bearbeitung von Lieferantenrechnungen ist eine wichtige Komponente in der Kreditorenbuchhaltung und umfasst mehrere Schritte, um sicherzustellen, dass alle Verbindlichkeiten eines Unternehmens korrekt erfasst, überprüft und beglichen werden. Eine sorgfältige Bearbeitung ist entscheidend, um finanzielle Verbindlichkeiten gegenüber den Lieferant:innen rechtzeitig zu begleichen und gleichzeitig die internen Geschäftsprozesse zu optimieren.
Die Erfassung, Bearbeitung und Archivierung von Lieferantenrechnungen kann in 7 Schritte unterteilt werden:
1. Erfassung der Lieferantenrechnungen
Der erste Schritt in der Bearbeitung von Lieferantenrechnungen ist die Erfassung der Eingangsrechnungen.
Lieferantenrechnungen können in Papierform oder als elektronische Rechnungen eingehen. Unabhängig vom Format müssen die Rechnungen zunächst in das Buchhaltungssystem des Unternehmens aufgenommen werden. Hierbei kommen häufig digitale Tools zum Einsatz, die den Prozess der Erfassung automatisieren.
Erfasst werden unter anderem folgende Rechnungsdaten:
- Rechnungsnummer
- Rechnungsdatum
- Name und Anschrift von Lieferant:in
- Beschreibung der gelieferten Ware(n) oder erbrachten Dienstleistung(en)
2. Überprüfung der Pflichtangaben
Nach der Erfassung erfolgt die Überprüfung der Pflichtangaben auf der Lieferantenrechnung. Dies umfasst die Kontrolle, ob alle gesetzlichen Vorschriften erfüllt sind und ob die notwendigen Informationen, wie Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, korrekt angegeben sind.
Eine vollständige und fehlerfreie Rechnung ist Voraussetzung für den Vorsteuerabzug und damit die Rechnung als gültiger Beleg anerkannt wird.
3. Abgleich mit Bestellungen und Verträgen
Ein wesentlicher Schritt in der Bearbeitung von Lieferantenrechnungen ist der Abgleich der Rechnungsdaten mit den Bestellungen und Verträgen. Dadurch wird sichergestellt, dass die in der Rechnung aufgeführten Lieferungen oder Leistungen tatsächlich bestellt oder erbracht wurden und dass die vereinbarten Preise und Konditionen eingehalten werden.
Durch diese Rechnungsprüfung können Unstimmigkeiten rechtzeitig erkannt und gegebenenfalls Korrekturen vorgenommen werden.
4. Genehmigung und Freigabe
Nach der Überprüfung und dem Abgleich muss die Rechnung genehmigt und freigegeben werden. Dies erfolgt in der Regel durch die zuständigen Mitarbeiter:innen oder Abteilungen des Unternehmens.
Der Genehmigungsprozess stellt sicher, dass alle internen Kontrollen eingehalten werden und dass die Rechnung zur Zahlung freigegeben werden kann.
5. Kontierung und Buchung
Nach der Freigabe wird die Lieferantenrechnung kontiert und in das Buchhaltungssystem eingebucht. Die Kontierung umfasst die Zuordnung der Kosten zu den entsprechenden Konten und Kostenstellen.
Eine exakte Buchung ist wichtig, um die finanzielle Lage des Unternehmens genau wiederzugeben und den Vorsteuerabzug beanspruchen zu können.
6. Zahlung der Lieferantenrechnung
Der nächste Schritt ist die fristgerechte Zahlung der Lieferantenrechnung. Um eventuelle Mahngebühren zu vermeiden und eine gute Beziehung zu den Lieferant:innen zu pflegen, sollten Zahlungsbedingungen und -fristen eingehalten werden.
Eine effiziente Zahlungsabwicklung fördert die Liquidität des Unternehmens und stärkt Geschäftsbeziehungen.
7. Archivierung und Dokumentation
Der letzte Schritt in der Bearbeitung von Lieferantenrechnungen ist die Archivierung und Dokumentation. Alle Rechnungen müssen revisionssicher archiviert werden und sollten für eventuelle Prüfungen jederzeit verfügbar sein.
Die Archivierung kann sowohl in Papierform als auch digital erfolgen, wobei digitale Lösungen zunehmend bevorzugt werden, da sie eine einfachere Verwaltung und schnellere Zugriffsmöglichkeiten bieten.
Bitte beachten Sie, dass im deutschsprachigen Wirtschaftsraum unterschiedliche Aufbewahrungspflichten gelten:
- Deutschland: 10 Jahre
- Österreich: 7 Jahre
- Schweiz: 10 Jahre
Lieferantenrechnungen mit Pleo verarbeiten
Mit Pleo können Sie den gesamten Prozess der Lieferantenrechnungsverarbeitung erheblich vereinfachen und beschleunigen. Ihre Mitarbeiter:innen werden bei der Erfassung und Überprüfung bis hin zur Genehmigung und Archivierung unterstützt.
Pleo zeigt Ihnen, wie einfach es sein kann, Lieferantenrechnungen korrekt zu verbuchen und revisionssicher zu archivieren.
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