Rechnungen kontieren: Die wichtigsten Grundlagen und Tipps zur Digitalisierung

Die korrekte Kontierung von Rechnungen stellt sicher, dass alle finanziellen Transaktionen präzise erfasst und verbucht werden – das Herzstück für finanzielle Stabilität und Transparenz eines Unternehmens.

In diesem Artikel erfahren Sie, was Kontierung genau ist, warum sie so wichtig für die Buchhaltung ist und welche Schritte und Tipps Ihnen helfen können, den Prozess effizienter zu gestalten.

Lassen Sie uns gemeinsam die Grundlagen und Vorteile der Kontierung entdecken und wie moderne digitale Lösungen diesen wichtigen Arbeitsablauf optimieren können.

Was ist Vorkontierung? Definition

Bevor Sie Ihre Rechnungen kontieren können, müssen wir mit der Vorkontierung beginnen. Die Vorkontierung ist ein Prozess der vorbereitenden Buchhaltung, der sicherstellen soll, dass sämtliche Informationen und Belege für die tatsächliche Kontierung vorhanden sind. 

Die Vorkontierung schafft die Grundlage für eine reibungslose und fehlerfreie Kontierung von Rechnungen.  

Bei der Vorkontierung werden Belege und Rechnungen gesammelt, sortiert, geprüft und mit wichtigen Informationen versehen, die bei der späteren Kontierung wichtig sind, aber noch nicht auf dem eigentlichen Beleg vorhanden sind, z. B. Kostenstelle und Kostenträger. 

Vorbereitung ist das A und O. Erfahren Sie, wie eine sorgfältige Vorbereitung Ihre Buchhaltung effizienter gestaltet. 

Was ist Kontierung? Definition

Kontierung ist ein zentraler Bestandteil der Buchführung und umfasst die Zuordnung von Geschäftsvorfällen zu den entsprechenden Konten im Kontenplan eines Unternehmens. Dieser Prozess stellt sicher, dass alle finanziellen Transaktionen korrekt erfasst und verbucht werden.

Die Kontierung sorgt für präzise und korrekte Buchführung und erleichtert die Zusammenarbeit zwischen Buchhalter und Steuerberater.

Bei der Kontierung von Belegen und Rechnungen werden i. d. R. sogenannte Buchungssätze verwendet. Ein Buchungssatz beschreibt alle Konten (Soll-Konto und Haben-Konto), die vom Geschäftsvorfall betroffen sind und welche Bewegung stattfindet. Eine korrekte Kontierung ist essentiell für die Erstellung von Bilanzen, Gewinn- und Verlustrechnungen (GuV) sowie für die Erfüllung steuerlicher Pflichten.

Schritte zur Kontierung von Belegen und Rechnungen 

Die Kontierung von Rechnungen ist ein Prozess in der Buchhaltung und hilft bei der korrekten Erfassung aller finanziellen Transaktionen.

Wichtige Schritte bei der Kontierung von Rechnungen:

1. Belege vorbereiten

Der erste Schritt zur Kontierung von Rechnungen ist die Vorbereitung der Belege.

Belege müssen:

• sorgfältig gesammelt,
• sortiert, 
• Transaktionen auf dem Geschäftskonto zugeordnet und
• auf Vollständigkeit überprüft werden.

Dies umfasst u. a. die Eingangsrechnungen , die alle notwendigen Informationen (Rechnungsnummer, Datum, Lieferant:in, Betrag usw.) enthalten sollten.

2. Buchung vorkontieren

Bei der Vorkontierung der Buchung werden die Belege einem vorläufigen Buchungssatz zugeordnet. Die Belege werden im Vorfeld korrekt zugeordnet und etwaige Unklarheiten werden geklärt bzw. fehlende Informationen für die Kontierung hinzugefügt. 

Die Vorkontierung hilft, den nachfolgenden Buchungsprozess zu beschleunigen und Fehler zu vermeiden.

3. Belege kontieren und buchen

In diesem Schritt erfolgt die endgültige Kontierung und Buchung der Belege.

Die Belege werden in das Buchhaltungssystem eingegeben und anhand eines Buchungssatzes den entsprechenden Konten zugeordnet. Je nach Unternehmen geschieht die Kontierung nach einem eigenen Kontenplan. 

Wichtig ist eine sorgfältige und genaue Kontierung, dadurch wird die Richtigkeit der Buchungen gewährleistet. Digitale Tools können die Genauigkeit erhöhen und den Prozess beschleunigen.

In der Praxis kann der Buchungssatz für die Kontierung einer Eingangsrechnung über 500 EUR wie folgt aussehen: “Verbindlichkeiten an Bank, 500 EUR”. 

4. Ablage und Archivierung

Nach der Buchung müssen die Belege ordentlich abgelegt und archiviert werden. Dies stellt sicher, dass alle Belege für zukünftige Prüfungen und Buchhaltungszwecke leicht zugänglich sind. Eine strukturierte Ablage und Archivierung ist essenziell, um den Überblick über die Finanzunterlagen zu behalten und gesetzliche Anforderungen zu erfüllen.

Arten von Belegen: Interne und externe Belege 

Der Beleg ist der wichtigste Bestandteil der Kontierung. Nicht umsonst heißt es: “Ohne Beleg keine Buchung”. Umso wichtiger ist deshalb, dass Sie verstehen, mit welchen Arten von Belegen Sie es zu tun haben können, und was das für Ihre Kontierung bedeutet.

Diese Arten von Belegen sollten Sie kennen: 

•  Externe Belege (Fremdbelege): Unter externen Belegen versteht man solche Belege, die außerhalb des Unternehmens erstellt werden, z. B. Eingangsrechnungen oder Kontoauszüge. 
• Interne Belege (Eigenbelege): Unter internen Belegen versteht man solche Belege, die vom Unternehmen selbst erstellt werden, z. B. Ausgangsrechnungen oder interne Buchungen (etwa Abhebungen). 
• Notbelege: Beim Verlust von originalen Fremd- und Eigenbelegen ist die Erstellung von Notbelegen möglich, um einen Geschäftsvorfall dennoch buchen zu können. Diese dürfen allerdings nur in Ausnahmefällen ausgestellt werden. 

Bei der Sortierung von Belegen und Rechnungen wird nach Belegart differenziert, um die spätere Weiterverarbeitung zu erleichtern.  

Noch nicht mit Buchungsbelegen vertraut? Lernen Sie in unserem Ratgeber zu Buchungsbelegen alles, was Sie für den sicheren Umgang mit Belegen benötigen. 

Kontierung von Belege und Rechnungen mit Kontenplan und Kontenrahmen  

Bei der Kontierung von Rechnungen sind Sie nicht auf sich allein gestellt. Im Gegenteil sogar. Die meisten Unternehmen stellen ihren Buchhaltern sogenannte Kontenpläne zur Verfügung. Diese schaffen einen klaren Rahmen für die Kontierung und minimieren das Fehlerpotenzial. 

Steht kein individueller Kontenplan zur Verfügung, können Sie den jeweiligen standardisierten Kontenrahmen für Ihre Branche zur Rate ziehen. Für allgemeine Unternehmen gelten die Kontenrahmen SKR03 / SKR04. Diese stehen kostenlos im Internet zum Download verfügbar. Die konsequente Anwendung eines Kontenplans oder Kontenrahmen macht die Kontierung nachprüfbar und für Dritte, etwa die Steuerkanzlei oder das Finanzamt, verständlich.

Unterschiede zwischen manueller und digitaler Kontierung 

Die Kontierung von Belegen kann entweder manuell oder digital erfolgen und beide Methoden haben ihre Vor- und Nachteile.

Manuelle Kontierung

Bei der manuellen Kontierung werden Belege physisch gesammelt, sortiert und in Buchungsbüchern oder Excel-Tabellen eingetragen. Dies erfordert viel Zeit und ist anfällig für menschliche Fehler.

Die manuelle Kontierung ist zeitaufwendig und fehleranfällig.

Manuelle Kontierung bietet den Vorteil der Kontrolle und Flexibilität, kann aber ineffizient und fehleranfällig sein.

Digitale Kontierung

Die digitale Kontierung nutzt Softwarelösungen zur Automatisierung des Kontierungsprozesses. Belege werden elektronisch erfasst und automatisch den richtigen Konten zugeordnet. Dies reduziert den manuellen Aufwand erheblich und minimiert Fehler.

Effiziente Kontierung spart Zeit und reduziert Fehler.

Digitale Kontierung ermöglicht eine höhere Effizienz und Genauigkeit, erfordert jedoch eine Investition in Software und Schulungen.

Nutzen Sie die Vorteile der digitalen Kontierung. Beginnen Sie Ihren Umstieg mit unserem Leitfaden für die automatisierte Rechnungsverarbeitung. 

Tipps zur effizienten Kontierung

Für eine reibungslose Buchhaltung möchten wir Ihnen noch einige Tipps und auch konkrete Lösungsansätze vorstellen.

Unsere sechs besten Tipps für eine gelungene Kontierung:

1. Verwendung von Softwarelösungen: Nutzen Sie moderne Buchhaltungssoftware, um den Kontierungsprozess zu automatisieren und Fehler zu minimieren.
2. Regelmäßige Schulungen: Schulen Sie Ihre Mitarbeiter regelmäßig, um sicherzustellen, dass sie mit den neuesten Verfahren und Technologien vertraut sind.
3. Klare Zuständigkeiten: Definieren Sie klare Zuständigkeiten für jeden Schritt des Kontierungsprozesses, um Verwirrung und Verzögerungen zu vermeiden.
4. Strukturierte Ablage: Sorgen Sie für eine strukturierte Ablage und Archivierung aller Belege, um den Überblick zu behalten und gesetzliche Anforderungen zu erfüllen.
5. Regelmäßige Kontrollen: Führen Sie regelmäßige Kontrollen und Audits durch, um sicherzustellen, dass alle Buchungen korrekt und vollständig sind.
6. Optimierung der Prozesse: Überprüfen und optimieren Sie regelmäßig Ihre Kontierungsprozesse, um Effizienz und Genauigkeit kontinuierlich zu verbessern.

Häufige Fehler und wie sie gelöst werden können

Wie Pleo Ihre Kontierung verbessert

Die manuelle Kontierung ist ein arbeitsintensiver Prozess, der zahlreiche repetitive Schritte umfasst und daher für Verarbeitungsfehler anfällig ist. Angesichts dessen ist es kaum verwunderlich, dass sich Unternehmen immer öfter auf Rechnungssoftware verlassen, um ihre Belege und Rechnungen zu kontieren. 

Pleo Eingangsrechnungen ist eine beliebte Software für die Rechnungsverarbeitung, die Ihre vorbereitende Buchhaltung weitestgehend automatisiert. Sie sammelt automatisch Belege, liest diese intelligent aus, prüft sie auf ihre Richtigkeit und macht sogar eigene Buchungsvorschläge. Alles, was für den Buchhalter zu tun bleibt, ist Genehmigungen zu erteilen, Zahlungen einzufädeln und die Rechnungen anschließend zu archivieren bzw. in einer Buchhaltungssoftware weiterzuverarbeiten. Nichts leichter als das. 

Bei der Verarbeitung von Belegen und Rechnungen sind Unternehmen nicht nur bis zu 5-mal schneller, sondern sparen sich auch Hunderte von Stunden jährlich in Kosten. Das stimmt die Nutzer des Ausgaben-Tools glücklich. Pleo kommt auf über 1.480 Top-Bewertungen auf allen Bewertungsplattformen – ein Spitzenwert. 

Fazit 

Die Kontierung einer Rechnung ist kein Hexenwerk, muss aber mit der nötigen Sorgfalt angegangen werden, um eine saubere Buchführung zu gewährleisten. Um eine fehlerfreie Kontierung zu gewährleisten, setzen Unternehmen immer öfter auf spezialisierte Software. 

Wenn noch nicht geschehen, empfehlen wir Ihnen jetzt umzusteigen. Mit Pleo Eingangsrechnungen gelingt der Umstieg nicht nur reibungslos, sondern auch kostenlos. Denn: Das führende Ausgaben-Tool Europas ist für bis zu zwei Nutzer:innen komplett kostenlos. Buchen Sie noch heute Ihre kostenlose Pleo Demo und finden Sie heraus, wie viel einfacher Ihre Rechnungsverarbeitung sein kann.  

FAQs

Was versteht man unter Kontieren?

Unter der Kontierung von Rechnungen und Belegen versteht man die Buchung eines Geschäftsvorfalls anhand eines sogenannten Buchungssatzes. 

Warum werden Rechnungen kontiert?

Die Kontierung von Rechnungen ist ein essentieller Bestandteil der Rechnungsprozesses und stellt eine präzise und korrekte Buchführung sicher. 

Wie verbuche ich eine Rechnung?

Möchten Sie eine Rechnung verbuchen, beginnen Sie mit der Vorkontierung, die der Vorbereitung von Belegen für die Kontierung dient. Anschließend nehmen Sie mithilfe Ihres Kontenplans die tatsächliche Kontierung vor und formulieren einen Buchungssatz.