Das Rechnungsmanagement ist ein essenzieller und wichtiger Bestandteil der Buchhaltung. Mit gutem Grund: Sollten bei der Eingangsrechnungsverarbeitung Fehler unterlaufen, kann das schnell mit einem finanziellen Schaden einhergehen. Daher müssen Unternehmen darauf achten, dass nicht zu viel oder gar doppelt abgerechnet wird.
Aus diesem guten Grund gibt es die Rechnungsprüfung, welche u. a. auch die Rechnungsfreigabe umfasst. Wie der Prozess der Rechnungsfreigabe funktioniert und was Sie sonst noch dazu wissen sollten, erfahren Sie in diesem Artikel.
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Wichtige Erkenntnisse:
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Wir können Sie gleich zu Beginn dieses Beitrags beruhigen: Die Rechnungsfreigabe ist gar nicht so kompliziert... aber: Auch den Besten passieren Fehler!
Um typische Missgeschicke im Prozess zu vermeiden, können Sie auf digitales Rechnungsmanagement setzen. Vor allem in den letzten Schritten der Rechnungsfreigabe kann eine digitale Rechnungsprüfung Sie und Ihre Mitarbeiter:innen vor Flüchtigkeitsfehlern bewahren. Das Beste daran: Eine Schulung der Mitarbeiter:innen ist dafür nicht benötigt – denn die meisten Tools zur digitalen Rechnungsfreigabe lassen sich intuitiv und einfach bedienen.
Was ist eine Rechnungsfreigabe?
Bei der Rechnungsfreigabe handelt es sich um den letzten Schritt der Rechnungsprüfung. Im Idealfall erfolgt die Freigabe eines Belegs erst dann, wenn die Rechnungen auf formale, sachliche und rechnerische Fehler geprüft wurden.
Der Rechnungsfreigabeprozess kommt sowohl bei ausgehenden als auch eingehenden Rechnungen zum Einsatz. Der Freigabeprozess von Rechnungen vermeidet Fehler und sorgt dafür, dass alle wichtigen Rechnungen fristgerecht beglichen werden.
Die Rechnungsfreigabe im Prozess der Rechnungsprüfung
Die Rechnungsfreigabe beinhaltet mehrere Schritte und folgt einem strukturierten Ablauf – sowohl bei einer manuellen als auch einer digitalen Prüfung von Rechnungen. Der Prozess der Prüfung und Freigabe kann grob in drei Bereiche unterteilt werden.
Der Prozess der Rechnungsfreigabe:
- Prüfung der Rechnung: Bei der Rechnungsprüfung werden Rechnungen auf ihre Korrektheit und Vollständigkeit der gesetzlich vorgegebenen Angaben überprüft.
- Abgleich auf Übereinstimmung: Beim Abgleich der Rechnungen wird sichergestellt, dass alle Waren und/oder Dienstleistungen dem Rechnungsinhalt entsprechen und übereinstimmen.
- Genehmigung und Freigabe: Nach der Prüfung auf Korrektheit und dem Abgleich von gelieferten Waren/Dienstleistungen wird die Rechnung einer autorisierten Person innerhalb des Unternehmens zugewiesen. Nach der Genehmigung und Freigabe der Rechnung wird der Zahlungsprozess angestoßen und Lieferant:innen oder Dienstleister:innen bezahlt.
Warum ist die Rechnungsfreigabe wichtig?
Die Rechnungsfreigabe stellt sicher, dass nur korrekte und vollständige Waren und Dienstleistungen als Rechnungen beglichen werden und in eine finanzielle Transaktion übergehen.
Eine einwandfreie Rechnungsfreigabe ermöglicht Ihrem Unternehmen:
- weniger Betrug
- Vermeidung von doppelten oder fehlerhaften Zahlungen
- Einhaltung von Budgets
- fristgerechte Bezahlung
- positive Unternehmensreputation
- verbesserte Beziehung zu Lieferant:innen und Dienstleister:innen
- transparente und übersichtliche Rechnungsworkflows
Durch einen verbesserten Freigabeprozess entstehen positive Effekte an mehreren Stellen. Wie genau der Freigabeprozess für Eingangsrechnungen und Ausgangsrechnungen funktioniert, sehen wir uns jetzt im Detail an.
So funktioniert der Freigabeprozess bei Eingangsrechnungen
Bevor es an die Rechnungsverarbeitung geht, sollten alle Eingangsrechnungen in das EDV-System Ihres Unternehmens eingepflegt werden. Anschließend gilt es, die Rechnungen auf Plausibilität und Richtigkeit zu prüfen.
Diese Rechnungsangaben sind laut § 14 Abs. 4 und § 14a Abs. 5 Umsatzsteuergesetz (UstG) wichtig:
- Anschrift des Rechnungsstellers bzw. der Rechnungsstellerin
- Aufschlüsslung des Entgelts
- Bezeichnung der Artikel oder Dienstleistungen
- Datum der Rechnungsstellung
- fortlaufende Rechnungsnummer
- Gesamtbetrag aufgeschlüsselt nach Steuersatz und Steuerbefreiung
- ggf. Hinweis auf Steuerpflicht
- Rabatte
- Umsatzsteuer-ID oder Steuernummer
Diese Angaben müssen vorhanden und korrekt sein, damit die Rechnungen freigegeben werden können. Im Anschluss erfolgt die Zahlung an Lieferant:innen oder Dienstleister:innen.
So funktioniert die Rechnungsfreigabe bei Ausgangsrechnungen
An diesem Punkt können wir es Ihnen einfach machen: Wie bei der Eingangsrechnungsverarbeitung gilt es, die oben stehenden Punkte auch bei Ausgangsrechnungen zu berücksichtigen. Alle Beträge sollten der Richtigkeit entsprechen.
Falls den Mitarbeiter:innen in der Buchhaltung Ungereimtheiten auffallen, ist eine Absprache mit den zuständigen Abteilungen erforderlich, bevor der Prozess der Rechnungsfreigabe weitergehen kann.
Manuelle vs. digitale Rechnungsfreigabe
Letztendlich kann jedes Unternehmen selbst entscheiden, ob es auf eine manuelle oder digitale Rechnungsfreigabe setzt. Sie stellen sich gerade die Frage, ob Sie Ihr System umstellen sollen? Oder gründen gerade ein Unternehmen und möchten beide Möglichkeiten kennenlernen?
Ab jetzt werfen wir einen Blick auf beide Freigabeprozesse.
Manuelle Rechnungsfreigabe
Bei der manuellen Freigabe ist ein Abgleich durch eine prüfende Person erforderlich.
Von einer zeitlichen Perspektive müssen an dieser Stelle auch interne Weiterleitungen oder eine Freigabe per Hauspost berücksichtigt werden. Dies wird vor allem dann problematisch, wenn zuständige Personen aus Krankheitsgründen nicht vor Ort sind oder ein Beleg verloren geht.
Generell kommen Verzögerungen bei einer manuellen Freigabe häufig vor.
Ein Hauptgrund liegt darin, dass Rechnungen erst durch Vorgesetzte oder die Geschäftsführung genehmigt werden müssen. Auch wenn gerade ältere Unternehmen den Ansatz der manuellen Rechnungsfreigabe noch oft nutzen, sollten auch die offensichtlichen Nachteile, die dadurch entstehen, nicht außer Acht gelassen werden.
Digitale Rechnungsfreigabe
Anders als bei der manuellen Freigabe erhält bei der digitalen Rechnungsbearbeitung die zuständige Person – oder die Vertretung – eine automatische Benachrichtigung. Dadurch wird eine fristgerechte Rechnungsfreigabe und eine rasche Bezahlung von Rechnungen gefördert.
Das macht die digitale Rechnungsfreigabe nicht nur effizienter, sondern ermöglicht auch Optimierungen für Unternehmen an mehreren Stellen. Fehler werden von Systemen oft automatisch erkannt und Verzögerungen bei der Überweisung von Rechnungsbeträgen vermieden. Die digitale Freigabe spart Ihnen dadurch Zeit als auch unnötige Kosten.
Unnötige Fehler bei der Rechnungsfreigabe vermeiden
Als Unternehmer:in sollte Ihnen bewusst sein, dass Fehler bei Rechnungen ein großes Problem darstellen können – und das gilt nicht nur bei der Eingangsrechnungsverarbeitung.
Tipp- und Rechenfehler in Rechnungen können passieren, werfen allerdings unmittelbar ein negatives Licht auf das Unternehmen. Problematisch wird das vor allem dann, wenn aus Versehen zu hohe Rechnungen versandt werden.
Ein Risiko sind auch doppelte Zahlungen oder ähnliche Szenarien, die Inkonsistenzen oder Ressourcenverschwendung verursachen können. Dazu zählt auch die Tatsache, dass Fehler oft einen negativen Einfluss auf den Cashflow haben.
Durch die Zahlung falscher Rechnungen kann das Recht zum Vorsteuerabzug erlöschen.
Positive Effekte einer nahtlosen Rechnungsfreigabe
Unternehmen, die ihre Rechnungsverarbeitung optimieren, sich von trägen Prozessen verabschieden und auf digitale Rechnungsfreigabe setzen, können neue Möglichkeiten schaffen.
Vorteile durch einen digitalen Rechnungsprozess:
- besserer Cashflow und mehr Liquidität
- gegebenenfalls Skonti und Vergünstigungen durch zügige Überweisung
- schnellere Überweisung von ausstehenden Rechnungen gegenüber der Belegschaft
- schnellere Zahlungen der Kund:innen und der Lieferant:innen
- Vermeidung von Versäumniszuschlägen
All diese Gründe zeigen: Es lohnt sich definitiv, das Rechnungsmanagement zu modernisieren und die digitale Rechnungsfreigabe in Ihrem Unternehmen zu etablieren.
Setzen Sie auf digitale Rechnungsfreigabe in Ihrem Unternehmen
Die Zeiten, in denen wir Rechnungen mühsam von Hand verarbeiten, sind definitiv vorbei. Inzwischen gibt es nützliche und smarte Tools für optimierte Rechnungsworkflows.
Moderne Software und Tools vereinfachen die Rechnungsbearbeitung: Rechnungen können einfach gescannt, automatisch kategorisiert und auch mobile oder unterwegs freigegeben werden.
Smarte Freigabe von Rechnungen mit Pleo Invoices
Die Rechnungsfreigabe bereitet Ihrer Buchhaltung regelmäßig Kopfschmerzen und die Diskussion darüber, wie Sie Ihre Prozesse optimieren können, taucht immer wieder auf? Keine Sorge – wir haben eine Lösung, die all diese Probleme aus der Welt schafft.
Pleo Invoices als Tool zum digitalen Rechnungsmanagement bietet Ihnen einige spannende Vorteile, auf die Sie bald schon nicht mehr verzichten wollen. Sobald die Rechnungsfreigabe in Pleo erfolgt, kann die Rechnung automatisiert bezahlt werden. Die Reviewer geben ihr OK und zack, wird die Rechnung bezahlt.
Weitere Vorteile einer digitalen Rechnungsfreigabe:
- einfache Einrichtung, Genehmigung und Zahlung
- elektronische Rechnungsprüfung mit OCR-Technik
- einfache und intuitive Bedienung
- nahtloser Export von Belegen
- Terminüberweisungen für besseres Cashflow-Management
- Verbindung mit gängigen Buchhaltungssystemen möglich
Neugierig geworden? Verlieren Sie keine Zeit und starten Sie noch heute mit der digitalen Rechnungsverarbeitung durch. Buchhaltung kann so easy sein – mit Pleo!
