Eingangsrechnungsverarbeitung: Von Digitalisierung bis Automatisierung

Die Verwaltung und Überprüfung von Eingangsrechnungen ist eine essenzielle Aufgabe, mit der sich alle Unternehmer:innen beschäftigen müssen. Und: Unternehmen sind in der Aufbewahrungspflicht, das bedeutet, dass abhängig von gewählter Unternehmensform und dem Land, in dem Ihr Unternehmen ansässig ist, Ihre Unternehmensrechnung mehrere Jahre aufbewahrt werden müssen.

Ohne effektives Verwaltungssystem und bei zunehmender Menge an Eingangsrechnungen kann dies überwältigend sein und Kopfzerbrechen verursachen.
Betriebliche Ineffizienzen und finanzielle Unstimmigkeiten sind oft das Resultat von manuellen oder ineffizienten Finanzprozessen.

Die Priorität steigt, auch rechtlich gesehen: Definierte Normen und der Grad an Digitalisierung nimmt zu. Dies wurde erstmals deutlich, als das Europäische Parlament die Richtlinie 2014/55/EU verabschiedete und setzt sich mit der schrittweisen Einführung der E-Rechnung weiter fort.

Was ist eine Eingangsrechnung?

Eine Eingangsrechnung ist ein Dokument, das einem Unternehmen von Lieferant:innen oder Dienstleister:innen nach der Erbringung einer Leistung oder Lieferung einer Ware ausgestellt wird. Sie dokumentiert die erbrachten Leistungen, vereinbarte Zahlungsbedingungen und fällige Beträge. Im deutschsprachigen Wirtschaftsraum müssen Eingangsrechnungen gesetzliche Anforderungen erfüllen, um steuerlich anerkannt zu werden.

Automatisierung ermöglicht, dass die Eingangsrechnungsverarbeitung zunehmend elektronisch abgewickelt werden kann. Dies bedeutet, dass Eingangsrechnungen z. B. als PDF-Rechnungen per E-Mail empfangen und mithilfe von Optical Character Recognition (OCR) automatisiert verarbeitet werden. Mit E-Rechnungen im Fokus wird sich noch einiges ändern (mehr zum Thema, finden Sie  in unserem Artikel über E-Rechnungen – hier halten wir Sie immer auf dem aktuellsten Stand).

Auf einen Blick: Eingangsrechnung Pflichtangaben

Beim Erhalt von Eingangsrechnungen müssen Sie als Unternehmer:in prüfen und sicherstellen, dass alle Angaben vollständig und korrekt sind. Die Gültigkeitsüberprüfung stellt auch sicher, dass eine Berechtigung zum Vorsteuerabzug gewährleistet ist.

Nach geltendem Recht ( § 14 Abs. 4 i.V.m. § 14a Abs. 5 UStG ) müssen folgende Angaben gegeben sein:

• vollständiger Name und Anschrift des Leistungserbringers und Leistungsempfängers
• Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer
• Ausstellungsdatum der Rechnung
• fortlaufende Rechnungsnummer
• Menge und Bezeichnung des/der Gegenstands/Leistung
• Zeitpunkt der Lieferung bzw. Leistung
• nach Steuersätzen und -befreiungen aufgeschlüsselte Preise
• Steuersatz sowie Entgelt und hierauf entfallender Steuerbetrag oder Hinweis auf Steuerbefreiung
• Optional: Vorab vereinbarte Preisreduzierungen (z. B. Rabatte)
• Optional: Bei Abrechnung per Gutschrift der Begriff „Gutschrift“
• Optional: Hinweis auf Steuerschuld des Leistungsempfängers

Digitale Eingangsrechnungsverwaltung: Welche Vorteile entstehen?

Ein digitalisierter Prozess ermöglicht eine schnellere und fehlerfreie Bearbeitung von Eingangsrechnungen. Digitale Eingangsrechnungsverwaltung macht sich zum Hauptziel einen organisierten, transparenten und effizienten Prozess zu schaffen, der das Finanzsystem innerhalb des Unternehmens unterstützt.

Klingt nützlich, aber doch etwas abstrakt. Wir sehen uns die wichtigsten Vorteile noch genauer im Detail an:

Verbesserte Genauigkeit

Manuelle Rechnungsverarbeitung ist anfällig für menschliche Fehler – Dateneingabefehler, Falschablage, Fehlberechnungen usw. Wenn während der Bearbeitung bereits Fehler entstehen, verursachen sie nachfolgend Diskrepanzen in den Finanzunterlagen. Falsche Zahlungen, Überzahlungen oder fehlende Rechnungen können kostspielig und zeitaufwendig sein.

Die OCR-Rechnungserkennung von Pleo stellt unter anderem sicher, dass alle benötigten Informationen der Rechnungen (Name von Lieferant:in, Datum, Fälligkeitsdatum, Rechnungsnummer, Mehrwertsteuernummer, Währung und Betrag) automatisch erfasst werden.

Ein automatisiertes Rechnungsverwaltungssystem verringert manuelle Risiken und stellt gleichzeitig sicher, dass alle notwendigen Daten exakt und konsistent erfasst werden.

Optimiertes Cashflow-Management

Wirksame Eingangsrechnungsverwaltung trägt entscheidend zum Cashflow-Management bei.

Durch Automatisierung können Unternehmen sicherstellen, dass Rechnungen umgehend genehmigt und bezahlt werden – keine Verspätungen mehr, aber dafür Skonti für zeitige Zahlungen.

Verbessertes Cashflow-Management durch optimierte Rechnungsworkflows hilft Ihnen, finanzielle Verpflichtungen rechtzeitig zu erfüllen, in Wachstumschancen zu investieren und finanzielle Belastungen zu vermeiden, die durch verspätete oder verpasste Zahlungen entstehen können.

Unterstützte Finanzsteuerung

Durch die Digitalisierung und Automatisierung der Bearbeitung von Eingangsrechnungen erhalten Sie eine bessere Übersicht und Kontrolle über alle Finanzvorgänge.

Ein effektives System zur Eingangsrechnungsverarbeitung bietet detaillierte Nachverfolgungs- und Berichtsfunktionen und ermöglicht den Status jeder Rechnung vom Eingang bis zur Zahlung zu überwachen.

Die Finanzsteuerung hat allerdings auch weitreichenden positiven Einfluss auf Prüfungen, Finanzberichte und die strategische Planung .

Zeit- und Kostenersparnis

Den Rechnungseingang manuell zu verarbeiten ist nicht nur zeitaufwendig, sondern verschlingt regelrecht Ressourcen.´

Durch die raschere Bearbeitung von Rechnungsdaten und die Minimierung von Fehlern können damit verbundene Arbeitskosten spürbar gesenkt werden. Eine effizientere Rechnungsverwaltung erzielt Zeit- und Kosteneinsparungen und trägt zu einer höheren Produktivität im Rechnungswesen bei und verbessert die Rentabilität des Unternehmens.

Zufriedene Lieferant:innen und Mitarbeiter:innen

Positive Beziehungen zu Lieferant:innen und Verkäufer:innen sind förderlich für den Erfolg eines Unternehmens und auch hier spielt die Eingangsrechnungsverwaltung eine wichtige Rolle.

Ein optimiertes Rechnungsmanagementsystem verbessert die Kommunikation und erhöht die Transparenz. Zufriedene Lieferant:innen sind eher bereit, Ihnen einen besseren Service zu bieten, Rabatte zu gewähren und Ihrem Geschäft Priorität einzuräumen – ein wichtiger Beitrag für den Erfolg und Wachstum Ihres Unternehmens.

Aber auch die Zufriedenheit der Mitarbeiter:innen spielt eine wesentliche Rolle bei der Erreichung der Geschäftsziele. Automatisierte Workflows sorgen dafür, dass Rechnungen schnell und präzise verarbeitet werden, wodurch die Notwendigkeit ständiger Überwachung und Eingriffe reduziert wird. Mitarbeiter:innen können sich darauf verlassen, dass das System routinemäßige Aufgaben übernimmt, sodass sie sich auf Bereiche konzentrieren können, in denen menschliches Fachwissen unerlässlich ist. Dies führt zu einer ausgewogenen Arbeitsumgebung und einem engagierteren Team.

Optimierung des Purchase-to-Pay-Prozesses

Durch die Implementierung von digitalen Lösungen kann der gesamte Prozess von der Bestellung bis zur Zahlung effizienter gestaltet werden. Im Idealfall kann das Zusammenspiel aus einer optimierten Eingangsrechnungsverarbeitung und E-Rechnung manuelle Arbeitsschritte noch weiter reduzieren und die maximale Genauigkeit erzeugen.

Automatisierte Purchase-to-Pay-Prozess bringen Unternehmer:innen folgende Nutzen:

• Transparenz : Alle Schritte des Prozesses sind transparent und nachvollziehbar.
• Schnellerer Durchlauf : Automatisierte Workflows beschleunigen die Bearbeitung von Rechnungen.
• Kosteneinsparungen : Reduzierte Fehlerquote und weniger manueller Aufwand.
• Bessere Datenverwaltung : Digitale Lösungen ermöglichen eine effektive Verwaltung und Analyse von Rechnungsdaten.

An den Schrauben drehen: Nachhaltige Eingangsrechnungsverwaltung

Die Möglichkeit zur Echtzeit-Überwachung und detaillierte Berichtsoptionen sollten a) in der von Ihnen gewählten Software unbedingt verfügbar sein und b) kontinuierlich verwendet werden, um wertvolle Insights zu erhalten und langfristige Verbesserungspotenziale auszuschöpfen.

Echtzeit-Überwachung und -Berichte nutzen

Durch die Nutzung digitaler Lösungen und Automatisierung werden Echtzeit-Daten generiert. Nutzen Sie diese, um fundiertere und strategische Entscheidungen zu treffen.

Alle Verantwortlichen können auf eine Vielzahl von Informationen zugreifen, die sofortige Einblicke in den aktuellen Stand der Rechnungsverarbeitung bieten. Die Nutzung von Echtzeit-Daten ermöglicht fundierte Entscheidungen, indem alle relevanten Informationen sofort verfügbar sind. Dies unterstützt nicht nur die Buchhaltung, sondern alle Abteilungen, die mit der Rechnungsverarbeitung in Berührung kommen. Durch die Bereitstellung aktueller Daten können alle Mitarbeiter:innen schneller und präziser auf Veränderungen reagieren.

Fehler proaktiv angehen

Kontinuierliche Überwachung ermöglicht Ihnen, Probleme sofort zu erkennen und zu beheben.
Die Gefahr, dass kleine Probleme zu großen, kostspieligen Monstern werden, reduziert sich dadurch drastisch. Fragen Sie sich auch in regelmäßigen Abständen (z. B. wenn neue Lieferant:innen hinzukommen), ob der Automatisierungsgrad des Rechnungseingangs noch optimal ist oder an welchen Stellen Verbesserungen vorgenommen werden könnten.

Durch die rasche und exakte Erfassung/Verarbeitung von Rechnungen kann die gesamte Rechnungsstellung effizienter gestaltet und die Transparenz erhöht werden. Nutzen Sie diese Vorzüge, um eine bessere Zusammenarbeit innerhalb der Organisation und mit externen Partnern und Lieferant:innen in den Fokus zu bringen.

Mit Pleo einfacher denn je

Mit Pleo meistern Sie die Herausforderungen der digitalen Rechnungsverarbeitung. Rechnungen werden automatisch erfasst, bearbeitet und archiviert – und der manuelle Aufwand reduziert sich gleichzeitig deutlich. Dabei stehen Ihnen zahlreiche Funktionen zur Verfügung, die Ihren Arbeitsalltag erleichtern:

• Nahtlose Integration mit Buchhaltungssystemen wie DATEV, Xero und QuickBooks
• Automatische Erinnerungen und Benachrichtigungen
• Echtzeit-Übersicht und Analysefunktionen für bessere Entscheidungen

Eingangsrechnungsverarbeitung ist ein Klacks –  mit Pleo .