Digitale Eingangsrechnung: Vorteile und Best Practices

Eine Eingangsrechnung ist ein zentraler Bestandteil des Finanzmanagements und der Buchhaltung eines Unternehmens.

In diesem Artikel erfahren Sie alles Wichtige über Eingangsrechnungen und wie Sie durch Digitalisierung und Automatisierung Ihre Prozesse optimieren können. Sie lernen auch andere Unternehmen kennen und können nachlesen, warum sie sich für die digitale Verwaltung von Eingangsrechnungen entschieden haben.

• Was ist eine Eingangsrechnung?
• Eingangsrechnungen prüfen (und wie Pleo in allen Schritten unterstützt)
• Vorteile der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung
• Optimierung des Eingangsrechnungsprozesses mit Pleo

Was ist eine Eingangsrechnung?

Eine Eingangsrechnung ist ein Dokument, das von Lieferant:innen oder Dienstleister:innen nach Erbringung einer Leistung oder Lieferung einer Ware ausgestellt wird. Dokumentiert werden darauf erbrachte Leistungen, vereinbarte Zahlungsbedingungen und fällige Beträge.

Im deutschsprachigen Wirtschaftsraum müssen Eingangsrechnungen bestimmte gesetzliche Anforderungen erfüllen, um steuerlich anerkannt zu werden. Diese Anforderungen variieren leicht je nach Land, aber die Grundprinzipien bleiben gleich.

Eingangsrechnungen sind ein zentraler Bestandteil des Finanzmanagements in Unternehmen. Sie dienen als Beleg für erhaltene Leistungen oder Waren und bilden die Basis für die finanzielle Buchhaltung und die Vorsteuerabzugsfähigkeit.

Wichtige Pflichtangaben auf der Eingangsrechnung:

• vollständiger Name und Anschrift des Leistungserbringers und des Leistungsempfängers
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Ausstellungsdatum der Rechnung
• fortlaufende Rechnungsnummer
• Menge und Bezeichnung des gelieferten Gegenstands oder der erbrachten Leistung
• Zeitpunkt der Lieferung bzw. Leistung
• nach Steuersätzen und -befreiungen aufgeschlüsselte Preise
• Steuersatz sowie Entgelt und hierauf entfallender Steuerbetrag oder Hinweis auf Steuerbefreiung
• Details zu gesetzlichen Anforderungen

Hinweis : Pflichtangaben und Steuersätze/-vermerke können variieren, abhängig zum Beispiel von Wirtschaftsraum, Unternehmensform, steuerrechtliche Anforderungen – Pleo begleitet Sie sicher und zuverlässig durch alle Schritte bei der Verwaltung Ihrer Ausgaben.

Unterschied zwischen Eingangsrechnung und Ausgangsrechnung

Eingangsrechnungen und Ausgangsrechnungen spielen eine wichtige Rolle im Alltagsgeschäft eines Unternehmens.

Hier finden Sie die Unterschiede von Eingangsrechnung und Ausgangsrechnung auf einen Blick:

Eingangsrechnungen prüfen (und wie Pleo in allen Schritten unterstützt)

Die Prüfung von Eingangsrechnungen ist ein essenzieller Bestandteil der Buchhaltung.

Ein strukturierter Prüfungsprozess hilft dabei, Fehler zu vermeiden, Betrug zu verhindern und stellt sicher, dass alle Rechnungen korrekt und zeitnah bearbeitet werden.

Hier die einzelnen Schritte des Prüfungsprozesses und mit welchen Funktionen Pleo Sie im jeweiligen Schritt unterstützen kann:

1. Rechnungseingang und Erfassung

Der erste Schritt im Prüfungsprozess ist der Eingang und die Erfassung der Rechnung. Eingangsrechnungen können auf verschiedenen Wegen ins Unternehmen gelangen – per Post, E-Mail oder über ein digitales Rechnungsportal.

• Pleo ermöglicht die automatische Erfassung von Rechnungen, unabhängig vom Format. Eingehende Rechnungen werden automatisch gescannt und alle relevanten Daten mithilfe von Optical-Character-Recognition-Technologie (OCR) ausgelesen. Dies reduziert den manuellen Aufwand erheblich und stellt sicher, dass keine Rechnung übersehen wird.

2. Überprüfung der Pflichtangaben

Nach der Erfassung müssen die Pflichtangaben auf der Rechnung überprüft werden.

Dazu gehören der vollständige Name und die Anschrift des Leistungserbringers und -empfängers, die Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer, das Ausstellungsdatum, die Rechnungsnummer, die Menge und Bezeichnung des Gegenstands oder der Leistung, der Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung, die Preise, der Steuersatz sowie der Steuerbetrag.

• Pleo stellt sicher, dass alle notwendigen Daten automatisch und korrekt erfasst werden. Dies minimiert das Risiko von Fehlern und gewährleistet die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen.

3. Abgleich mit Bestellungen und Verträgen

Der nächste Schritt ist der Abgleich der Rechnungsdaten mit den vorhandenen Bestellungen und Verträgen. Dies stellt sicher, dass die in Rechnung gestellten Leistungen oder Produkte tatsächlich bestellt und geliefert wurden und dass die Preise und Konditionen übereinstimmen.

• Pleo macht einen einfachen Abgleich der Rechnungsdaten mit den entsprechenden Bestellungen und Verträgen möglich. Durch die Integration mit Buchhaltungssystemen wie DATEV, Xero und QuickBooks werden alle relevanten Daten automatisch abgeglichen und Unstimmigkeiten sofort deutlich. Der Prüfungsprozess kann dadurch schneller abgewickelt werden und gleichzeitig wird die Genauigkeit erhöht.

4. Genehmigung und Freigabe

Nach der Überprüfung und dem Abgleich der Rechnungsdaten muss die Rechnung genehmigt und freigegeben werden. Dies erfolgt in der Regel durch zuständige Mitarbeiter:innen

oder Abteilungen.

• Pleo bietet eine einfach zu bedienende Genehmigungs- und Freigabeplattform und ermöglicht Mitarbeiter:innen Rechnungen auch digital zu genehmigen – jederzeit und von überall aus. Automatische Erinnerungen und Benachrichtigungen stellen sicher, dass der Genehmigungsprozess zügig abläuft und keine Rechnungen vergessen werden.

5. Kontierung und Buchung

Nach der Freigabe wird die Rechnung kontiert und in das Buchhaltungssystem eingebucht. Die Kontierung beinhaltet die Zuordnung der Kosten zu den entsprechenden Kostenstellen und Konten.

• Pleo automatisiert den Kontierungs- und Buchungsprozess, indem alle relevanten Daten direkt in das Buchhaltungssystem übertragen werden. Durch die automatische Zuordnung zu den richtigen Kostenstellen und Konten wird die Effizienz gesteigert, die Genauigkeit der Finanzberichte verbessert und auch der manuelle Aufwand reduziert.

6. Archivierung und Dokumentation

Der letzte Schritt im Prüfungsprozess ist die Archivierung und Dokumentation der Rechnungen. Alle Rechnungen müssen revisionssicher archiviert und für zukünftige Prüfungen oder Compliance-Fragen verfügbar sein.

• Pleo sorgt für eine sichere und gesetzeskonforme Archivierung aller Rechnungen. Digitale Dokumente sind jederzeit und von überall zugänglich. Dies erleichtert die Suche und den Zugriff auf Rechnungen und unterstützt die Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten.

Vorteile der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung

Die Digitalisierung der Eingangsrechnungsverarbeitung bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile, die weit über die bloße Automatisierung hinausgehen.

Durch die Umstellung auf digitale Prozesse können nicht nur Fehler reduziert und Kosten gesenkt, sondern auch die Effizienz erheblich gesteigert werden. Zudem verbessert sich die Transparenz und Kontrolle über die Finanzdaten, was zu fundierteren Entscheidungen führt. Schauen wir uns nun die einzelnen Vorteile im Detail an:

Effizienzsteigerung und Zeitersparnis

• Automatisierung von Routineaufgaben: Die Digitalisierung ermöglicht es, repetitive Aufgaben wie das Erfassen und Prüfen von Rechnungen zu automatisieren. Dies spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch die Fehlerquote erheblich.
• Schnellere Bearbeitung: Digitale Systeme beschleunigen den gesamten Prozess vom Rechnungseingang bis zur Buchung. Rechnungen werden schneller erfasst, geprüft und genehmigt, was die Durchlaufzeiten verkürzt.
• Reduzierung manueller Eingriffe: Manuelle Daten eingaben werden minimiert, wodurch sich Mitarbeiter:innen auf wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren können.

Kostenreduzierung

• Weniger Papierverbrauch: Die Digitalisierung reduziert den Bedarf an Papierrechnungen und damit verbundene Kosten für Druck, Lagerung und Versand.
• Effizientere Nutzung von Ressourcen: Durch die Automatisierung und Optimierung von Prozessen können Unternehmen ihre Ressourcen besser einsetzen und Kosten einsparen.
• Vermeidung von Fehlerkosten: Fehler in der Rechnungsverarbeitung können teuer sein. Automatisierte Systeme verringern das Risiko von Rechenfehlern und falschen Zahlungen.

Erhöhte Genauigkeit und Compliance

• Automatische Erfassung und Validierung: OCR-Technologie (Optical-Character-Recognition) ermöglicht die automatische Erfassung von Rechnungsdaten wie Name und Anschrift des Ausstellers, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Rechnungsnummer und Betrag. Dies erhöht die Datenqualität und reduziert Fehler.
• Einhaltung gesetzlicher Anforderungen: Digitale Systeme unterstützen die Einhaltung von Vorschriften wie dem Umsatzsteuergesetz. Pflichtangaben wie Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer werden automatisch überprüft.
• Revisionssichere Archivierung: Rechnungen werden digital und revisionssicher archiviert, was die Transparenz und Nachvollziehbarkeit der Buchführung erhöht.

Verbesserte Transparenz und Kontrolle

• Echtzeit-Überblick: Digitale Systeme bieten eine Echtzeitübersicht über den Status aller Rechnungen. Unternehmen können jederzeit den Bearbeitungsstand einsehen und Engpässe frühzeitig erkennen.
• Detaillierte Berichte und Analysen: Automatisierte Systeme ermöglichen detaillierte Berichte und Analysen, die wertvolle Einblicke in Ausgabenmuster und Finanzströme bieten.
• Zentrale Datenverwaltung: Alle Rechnungsdaten werden zentral gespeichert und sind jederzeit abrufbar. Dies erleichtert die Zusammenarbeit und den Informationsaustausch innerhalb des Unternehmens.

Verbesserte Kommunikation und Beziehung

• Pünktliche Zahlungen: Automatisierte Prozesse stellen sicher, dass Rechnungen rechtzeitig genehmigt und bezahlt werden. Dies kann sich positive auf Beziehungen auswirken und zu besseren Konditionen führen.
• Transparente Kommunikation: Digitale Systeme ermöglichen eine transparente und nachvollziehbare Kommunikation. Informationen über den Status von Rechnungen und Zahlungen sind jederzeit verfügbar.

Optimierung des Eingangsrechnungsprozesses mit Pleo

Durch die Digitalisierung und Automatisierung dieses Prozesses können Unternehmen zahlreiche Herausforderungen bewältigen und erhebliche Verbesserungen erzielen.

Wir möchten Ihnen einige Beispiele von unseren Kunden vorstellen und wie wir gemeinsam einige Hürden überwunden haben.

Podimo : Von zeitaufwendig zu effizient

Manuelle Prozesse zur Eingangsrechnungsverarbeitung sind oft zeitaufwendig und fehleranfällig – dies war auch bei Podimo der Fall.
Das Unternehmen hatte Schwierigkeiten, den Monatsabschluss schnell und effizient abzuwickeln. Durch die Einführung von Pleo konnten sie den gesamten Prozess straffen und effizienter gestalten .

Carl Nann : Effizientere Ressourcen durch Automatisierung

Bei Carl Nann führte die manuelle Bearbeitung von Eingangsrechnungen zu einer ineffizienten Ressourcenallokation .

Die Mitarbeiter:innen verbrachten zu viel Zeit mit der Überprüfung und Bearbeitung von Rechnungen. Nach der Implementierung von Pleo konnten diese Aufgaben automatisiert werden und es konnten Ressourcen freigelegt werden, die Mitarbeiter:innen nun für wichtigere oder strategisch wertvolle Aufgaben verwenden können.

LEAP : Transparenz und Kontrolle gewinnen

Ein weiteres häufiges Problem ist die fehlende Transparenz und Kontrolle über den Status von Eingangsrechnungen.

LEAP hatte Schwierigkeiten, den Überblick über eingehende Rechnungen und deren Bearbeitungsstatus zu behalten. Mit Pleo konnte LEAP diese Herausforderung bewältigen.

Unternehmen wie Podimo, Carl Nann und LEAP haben durch die Einführung von Pleo deutliche Verbesserungen in ihren Prozessen erreicht. Von Zeitersparnis und effizienterer Ressourcennutzung bis hin zu mehr Transparenz und einer verringerten Fehlerquote - die Digitalisierung und Automatisierung der Eingangsrechnungsverarbeitung hat sich als wertvoller Schritt erwiesen.

Nutzen Sie die Möglichkeiten der Digitalisierung, um Zeit und Ressourcen zu sparen. Pleo unterstützt Sie dabei, alle Schritte der Eingangsrechnungsverarbeitung zu optimieren.