Was Sie 2025 über E-Rechnungen wissen müssen

Veränderungen und regulatorischen Vorschriften für E-Invoicing werden im Europäischen Wirtschaftsraum immer relevanten und schrittweise ausgerollt – auch deutsche Unternehmen sollten E-Rechnungen nicht mehr ignorieren. Im Zuge des Wachstumschancengesetzes sollen auch Innovationspotenziale und Digitalisierung in den Vordergrund gerückt werden, das macht auch E-Rechnungen zu einem wichtigen Element.

Die Umsetzung von E-Rechnung im deutschen Businessalltag ist bereits in vollem Gange und auch die E-Rechnungspflicht wird schrittweise ausgerollt. Seit 01. Januar 2025 sind alle Unternehmen im nationalen B2B-Bereich verpflichtet, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Die Verpflichtung zur E-Rechnung betrifft alle deutschen Unternehmen im B2B-Geschäft, aber auch mit Ausnahmen in wenigen Sonderfällen (z. B. Rechnungen an Endverbraucher (B2C)).

Diese Veränderungen bringen auch Auswirkungen und Umstellungen für alle Unternehmen und ihre Mitarbeiter:innen.

Elektronische Rechnungen sollten bereits bei jedem deutschen Unternehmen auf der Agenda stehen. Die Ausstellung von elektronischen Rechnungen zu ignorieren ist alles andere als empfehlenswert, denn die Einführung der E-Rechnung wird in den nächsten Jahren in (fast) allen Unternehmen ein wichtiges Thema werden.

In diesem Blogbeitrag erklären wir Ihnen, was Sie schon heute über E-Rechnungen wissen sollten und wie Sie Ihr Unternehmen optimal auf die bevorstehenden, verpflichtenden Umstellungen vorbereiten können.

Da sich die europäischen Vorschriften regelmäßig verändern, wird auch dieser Blogbeitrag immer wieder aktualisiert.

Warum werden E-Rechnungen für Unternehmen verpflichtend?

E-Rechnungen (auch E-Invoices genannt) beziehen sich auf elektronische Rechnungen. Diese besondere Art der elektronischen Rechnung macht es möglich, Rechnungsinformationen nicht nur elektronisch zu übermitteln, sondern auch automatisiert weiterzuverarbeiten.

Diese Art der E-Rechnung, die schrittweise für alle Unternehmen in Europa verpflichtend wird, ist ein Teil einer großen, europaweiten Digitalisierungsstrategie für Unternehmen.

E-Rechnungen unterscheiden sich von einer Rechnung auf Papier und haben auch einen großen Unterschied zu einer PDF-Rechnung. Die Verpflichtung zur E-Rechnung stellt sicher, dass Rechnungen der EU-Norm EN 16931 entsprechen. Dadurch wird die E-Rechnung in einem definierten, strukturierten Format ausgestellt und kann problemlos elektronisch übermittelt und empfangen werden.

Seit dem 1. Januar 2025 ist eine E‑Rechnung nur noch dann gültig, wenn die Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Eine elektronische Verarbeitung muss ermöglicht werden, das heißt, dass ein einfaches PDF‑Dokument nicht als elektronische Rechnung zählt, da kein strukturiertes Format gegeben ist.

Ein PDF und der Versand per E-Mail zählt nicht als E-Rechnung!

Anders als eine Papier- oder PDF-Rechnung sind sie auf einem semantischen Datenformat konzipiert und können direkt (und ohne Medienbrüche) in weiteren System importiert und verarbeitet werden.

Wir glauben mit Sicherheit sagen zu können, dass die meisten Unternehmen die aktuelle Welle der digitalen Transformation begrüßt. Dennoch treffen wir immer noch auf Finanzteams, die Rechnungen ausdrucken und in Papierform bearbeiten. Wir finden das erstaunlich, da unter anderem Risiken wie Datenlecks, Doppelarbeit und Informationsverlust gefördert werden.

Aber solche Risikos werden bald europaweit der Vergangenheit angehören. Die neuesten Vorschriften für E-Rechnungen sind bereits in weiten Teilen des europäischen Festlands in Kraft. Die genauen Einzelheiten unterscheiden sich dabei von Land zu Land. Lesen Sie weiter, um herauszufinden, worauf sich Ihr Unternehmen je nach Standort zukünftig einstellen muss.

E-Rechnungspflicht: Warum gibt es eine Pflicht zur E-Rechnung?

Die E-Rechnungspflicht zielt darauf ab, Steuerhinterziehung und -betrug zu verhindern. Durch die Abschaffung von Papierunterlagen und die Förderung digitaler Signaturen sollen jährlich mehr als 11 Milliarden Euro an Mehrwertsteuer eingetrieben werden.

Gleichzeitig sind die neuen Vorschriften und Verpflichtung zur elektronischen Rechnung eine Chance, um die Effizienz und die Genauigkeit innerhalb von Unternehmen zu steigern.

E-Rechnungen sollen die Digitalisierung und deutsche Wirtschaft fördern. Vor allem in der Buchhaltung können Prozesse vereinfacht werden – denn durch ein klares strukturiertes Datenformat und eine exakte Datenübertragung, kann eine maximale Effizienz erreicht werden.

Welche Vorteile bringen E-Rechnungen?

Natürlich bring die E-Rechnungspflicht Änderungen mit sich und es müssen künftig klare Vorgaben eingehalten werden, sowohl bei der Ausstellung einer E-Rechnung im strukturierten elektronischen Format als auch beim Empfang von E-Rechnungen.

Die Einführung der E-Rechnung bringt laut europäischer Kommission folgende Vorteile:

• Effiziente Verarbeitung: Elektronische Rechnungen ermöglichen eine rasche Verarbeitung von Rechnungsdaten, da Rechnungen direkt in Zahlungs- und Buchhaltungssysteme integriert werden können.
• Fehlerreduktion: Ein klares, strukturiertes und elektronischen Format für E-Rechnungen reduziert mögliche Fehlerquellen. Dateneingabefehler werden verringert und auch die Betrugserkennung kann wesentlich verbessert werden.
• Kosteneinsparungen: Wenn Papierrechnungen durch strukturierte, maschinenlesbare elektronische Formate ersetzt werden, können E-Rechnungen zu Kosteneinsparungen beitragen. Vor allem in den Bereichen Druck, Porto und innerbetriebliche Aufwände (Weiterleitung, Archivierung und Personal) können Kosten gesenkt werden.
• Optimierte Prozesse und raschere Zahlungen: Die Automatisierung von Rechnungsstellungsprozessen reduziert Fehler, spart Zeit, sorgt für einen reibungsloseren Cashflow. E-Rechnungen unterstützen auch eine nahtlose Integration in digitale Zahlungslösungen und können dadurch Prozesse und Zahlungen beschleunigen. Dies rationalisiert die Abläufe und beschleunigt die Zahlungen.
• Skalierbarkeit für KMUs: E-Rechnungen und digitale Lösungen sind problemlos skalierbar. Dadurch können kleine und mittlere Unternehmen wachsen, ohne sich mit der Verwaltung steigender Rechnungsvolumen belasten zu müssen.
• Verbessertes Reporting und Compliance: Digitale Tools können Prozesse rund um E-Rechnungen noch weiter verbessern. Die automatisierte Berichterstattung über die Einhaltung von Vorschriften, bietet eine bessere Übersicht über die Einnahmen, unterstützt vorausschauende Steuerberechnungen und verbessert die Betrugserkennung.

Auch für Empfänger und Versender von E-Rechnungen entstehen klare Vorteile, diese werden wir uns im nächsten Abschnitt genauer ansehen.

Vorteile für Empfänger: Empfang von E-Rechnungen

Seit 1. Januar 2025 sind Unternehmen dazu verpflichtet, den Empfang von E-Rechnungen zu gewährleisten. Diese E-Rechnungspflicht bringt aber nicht nur Herausforderungen mit sich, denn durch den Empfang von E-Rechnungen entstehen auch zahlreiche Vorteile beim Empfänger.

Vorteile durch den Empfang von E-Rechnungen:

• Automatisiertes Einlesen: Optimierung der Rechnungsverarbeitung durch das automatisierte Einlesen von Rechnungsdaten – spart Zeit und reduziert manuelle Fehlerquellen.
• Fehlerreduktion: Steigerung der Datenqualität durch geringere Fehleranfälligkeit – digitale Systeme erkennen Unstimmigkeiten sofort.
• Einsparpotenzial: Digitale Rechnungsverarbeitung senkt Kosten durch reduzierten Verwaltungsaufwand und schnellere Durchlaufzeiten.
• Dezentrale Bearbeitung: Eine dezentrale Rechnungsbearbeitung wird möglich – Mitarbeitende können unabhängig vom Standort Rechnungen prüfen und freigeben.
• Flexibles Arbeiten: Ortsunabhängige Rechnungsstellung erlaubt flexibles Arbeiten – perfekt für hybride oder vollständig digitale Teams.

Vorteile für Versender: Versand von E-Rechnungen

Das Versenden von E-Rechnungen bringt auch Vorteile für den Versender und vereinfacht den Arbeitsalltag an einigen Stellen.

Vorteile durch den Versand von E-Rechnungen:

• Vereinfachte Rechnungsstellung: Durch digitale Tools wird es übersichtlicher und intuitiver eine E-Rechnung auszustellen – weniger manuelle Schritte, geringere Fehleranfälligkeit.
• Verkürzte Durchlaufzeiten: Digitale Prozesse ermöglichen eine schnellere Übermittlung und Verarbeitung von E-Rechnungen – ideal für Unternehmen mit hohem Rechnungsvolumen.
• Schnellere Bearbeitung: E-Rechnungen können automatisch zugeordnet, geprüft und freigegeben werden – was wiederum zu pünktlicheren Zahlungen führt.
• Einsparpotenziale im Versand: Der digitale Rechnungsversand spart Papier und Portokosten – dadurch bringen E-Rechnungen einen Vorteil sowohl für die Umwelt als auch für das Budget von Unternehmen.
• Höhere Prozessqualität: Die automatische Erstellung und Validierung von E-Rechnungen erhöht die Sicherheit, reduziert Rückfragen und schafft Klarheit im gesamten Workflow.
• Flexibles Arbeiten: Ortsunabhängige Rechnungsstellung macht es möglich, von überall aus effizient zu arbeiten – ob im Büro, Homeoffice oder unterwegs.

Unterschied zwischen Papier-, PDF- und elektronischer Rechnungen

Im allgemeinen Sprachgebrauch werden bildhafte Darstellungen – z. B. eine PDF-Datei, die als Rechnung versandt wird – teilweise noch als E-Rechnungen verstanden. Das ist allerdings nicht korrekt, denn eine E-Rechnung folgt klaren Definitionen laut EU-Richtlinie 2014/55/EU und aus diesem Grund ist eine Rechnung, die als PDF in einer E-Mail versandt wird, keine E‑Rechnung.

Um die Unterschiede besser hervorzuheben und ein klares Verständnis zu entwickeln, werden wir jetzt nochmal die unterschiedlichen Rechnungsformate besprechen.

Papierrechnung

Das traditionellste Format ist die Papierrechnung. Sie ist eine „bildhaft repräsentierte Rechnung“ und ermöglicht keine automatisierte oder elektronische Verarbeitung. Auch wenn eine Papierrechnung digitalisiert wird (z. B. durch Scannen oder Abfotografieren) und eine elektronische Verarbeitung theoretisch möglich wäre, ist eine Papierrechnung trotzdem keine elektronische Rechnung.

Da die Rechnungsinformationen nicht in einem strukturierten elektronischen Format vorliegen, müssen sie immer noch manuell oder über weitere Systeme strukturiert werden. 

PDF-Rechnung

Eine gängig eingesetzte Variante ist immer noch die PDF-Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und übermittelt wird.

Auch eine PDF-Rechnung ist eine „bildhaft repräsentierte Rechnung“, die allerdings digitalisiert wurde. Da keine automatisierte und elektronische Weiterverarbeitung möglich ist, müssen auch an dieser Stelle manuelle Eingriffe vorgenommen oder zusätzliche Systeme eingesetzt werden, um Daten in die Buchhaltung zu übertragen.

Eine PDF-Rechnung – und andere Formate (.docx, .jpeg, .png,...) – die nur eine rein bildhafte Repräsentation einer Rechnung abbilden, sind keine gültigen E-Rechnungen. 

E-Rechnung

Der wesentliche Unterschied zwischen einer Papier- oder PDF-Rechnung und einer E-Rechnung liegt in der Datenstruktur. Denn E-Rechnungen werden nach EU-Norm, einem strukturierten elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen. Das macht eine automatische, elektronische Verarbeitung ohne Medienbrüche möglich.

E-Rechnungen basieren auf einem XML-Format, das für die maschinelle Weiterverarbeitung verwendet wird.

Wie ist eine E-Rechnung aufgebaut?

Eine E-Rechnung muss dieselben Informationen wie eine Papier- oder PDF-Rechnung enthalten:

• Name und (E-Mail-)Adresse des Rechnungsstellers
• Name und (E-Mail-)Adresse des Kunden
• Rechnungsdatum
• Rechnungsnummer
• Steuernummer bzw. Umsatzsteuer-ID
• Beschreibung der Ware bzw. Dienstleistung
• Rechnungsbetrag
• Zahlungsbedingungen bzw. Fälligkeitsdatum
• Bankverbindung

Allerdings, um den gesetzlichen Anforderungen elektronischer Rechnungen und der E-Rechnungspflicht zu entsprechen, muss die E-Rechnung in einem strukturierten Datenformat (XML, UBL oder EDIFACT) erstellt werden. Dadurch basiert die E-Rechnung auf einem strukturierten elektronischen Format und kann problemlos automatisiert und elektronisch weiterverarbeitet werden.

Andere Länder, andere Regeln

Die E-Rechnungspflicht wurde bereits in mehreren Ländern eingeführt und wird schrittweise ausgerollt. Durch die EU-Richtlinie 204/55/EU sollen E-Rechnungen im öffentlichen Sektor gefördert werden.

Lassen Sie uns einen Blick auf ein paar andere Länder werfen:

Großbritannien

Die Regulierungen zur elektronischen Rechnungsstellung sind im Vereinigten Königreich bisher noch nicht zu einer E-Rechnungspflicht umgesetzt worden und daher noch nicht verbindlich. Doch es kann nie schaden, sich einen Vorsprung zu verschaffen – vor allem, wenn es um zukunftssichere Technologie geht.

Es gibt noch keine Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung im B2B-Bereich, allerdings läuft von 13. Februar 2025 bis zum 7. Mai 2025 eine Konsultation an der sich Unternehmen aller Größen, Interessengruppen und Branchenverbände beteiligen können.

Frankreich

Seit dem 1. Januar 2020 sind Unternehmen verpflichtet, Ihre Rechnungen an öffentliche Verwaltungen elektronisch einzureichen.

Seit 2025 gibt es eine freiwillige Pilotphase, an der sich Unternehmen beteiligen können. Große und mittlere Unternehmen müssen bis September 2026 elektronische Rechnungen und Berichte einsetzen – kleinere Unternehmen haben noch bis 2027.

Spanien

Am 15. September 2022 wurde das G Crea y Crece (zu Deutsch: Create and Grow) genehmigt. Nach diesem müssen Unternehmen und selbstständige Arbeitnehmer:innen in Spanien ihre Geschäftstransaktionen über E-Rechnungen abwickeln.

Obwohl das Gesetz 2022 verabschiedet wurde, haben die autonomen Regionen bis Ende November 2025 Zeit, ihre Systeme vollständig an E-Rechnungen anzupassen.

Seit 2024 müssen Unternehmen mit einem Umsatz > 8.000.000 EUR E-Rechnungen ausstellen und selbstständige Einzelpersonen sind seit 2025 dazu verpflichtet.

Deutschland

Aktuell sind Unternehmen in Deutschland seit 01. Januar 2025 im B2B-Bereich verpflichtet, E-Rechnungen zu empfangen und verarbeiten. Ab dem 01. Januar 2027 sind Unternehmen ab einem Jahresumsatz von 800.000 EUR verpflichtet, E-Rechnungen auszustellen und ab 2028 gilt die Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung für alle Unternehmen.

Dänemark

Dänemark ist den anderen Ländern um einige Längen voraus.

Im Jahr 2022 führte das Land ein neues Buchführungsgesetz ein, das die elektronische Rechnungsstellung zur Pflicht machte. Darin wurden strengere Anforderungen an Anbieter von Buchhaltungssoftware festgelegt, darunter die Fähigkeit, elektronische Rechnungen auszustellen, zu empfangen, zu verarbeiten und zu archivieren. Alle Unternehmen sind seitdem verpflichtet, digitale Buchführungssysteme (DBS) zu verwenden, die den staatlichen Standards entsprechen.

Schweden

In Schweden ist die Übermittlung von elektronischen Rechnungen im öffentlichen Sektor verpflichtend, aber im B2B-Bereich freiwillig.

Es gibt keinen klaren Zeitplan für die schrittweise Abschaffung nicht konformer Rechnungen, doch auch Schweden hebt die Vorteile der Umstellung auf elektronische Rechnungen deutlich hervor. Das Land hat auch formelle Anträge an die Regierung gestellt, um die Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnungsstellung zu erwägen.

Niederlande

In den Niederlanden ist es verpflichtend, elektronische Rechnungen an öffentliche Behörden zu übermitteln. Für den B2B-Bereich ist die Übermittlung von E-Rechnungen freiwillig und bedarf einer Zustimmung von Empfänger:innen.