Seit dem 01. Januar 2025 gilt in Deutschland die sogenannte E-Rechnungspflicht. Damit bezweckt die Bundesverwaltung den Umstieg der Rechnungsstellung auf ein Format, das die elektronische Verarbeitung ermöglicht und treibt die Digitalisierung in der Bundesrepublik voran.
Sind Sie ein Jahr nach Einführung der E-Rechnungspflicht noch nicht für die elektronische Rechnungsverarbeitung gerüstet, haben wir gute Nachrichten für Sie. Noch müssen Sie Prozesse nicht vollständig digitalisiert haben.
In diesem Artikel erklären wir Ihnen, was E-Rechnungen sind, wen sie betreffen, welche Übergangsregelungen 2026 in Kraft treten und wie Sie das elektronische Rechnungsformat erfolgreich in Ihr Unternehmen einführen.
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Das Wichtigste auf einen Blick:
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Warum werden E-Rechnungen für Unternehmen verpflichtend?
Fragt man das Bundesfinanzministerium, warum es vor einem Jahr die verpflichtende E-Rechnung eingeführt hat, würde es die Förderung der Digitalisierung der deutschen Wirtschaft als Motiv nennen. Und zugegeben: In der Vergangenheit galt die deutsche Wirtschaft in Sachen Digitalisierung als rückständig.
Die Einführung der E-Rechnungspflicht soll die Digitalisierung der deutschen Wirtschaft vorantreiben und Steuerhinterziehung vorbeugen.
Die E-Rechnungspflicht zielt allerdings auch darauf ab, Steuerhinterziehung und -betrug zu verhindern. Durch die Abschaffung von Papierunterlagen und die Einführung digitaler Signaturen sollen jährlich mehr als 11 Milliarden Euro an Mehrwertsteuer eingetrieben werden, die zuvor nicht erklärt wurden.
Gleichzeitig pocht das Bundesministerium der Finanzen darauf, dass die neuen Vorschriften und Verpflichtung zur elektronischen Rechnung eine Chance darstellen, die Effizienz und die Genauigkeit innerhalb von Unternehmen zu steigern. Demnach sollen sich durch die elektronische Rechnungsverarbeitung erhebliche Sparpotenziale ergeben.
Die Einführung der E-Rechnung zum 01. Januar 2025: Das sagt das Bundesministerium der Finanzen
Seit dem 01. Januar 2025 gilt in Deutschland die sogenannte obligatorische (verpflichtende) E-Rechnung bzw. E-Rechnungspflicht. Diese ergibt sich aus dem sogenannten Wachstumschancengesetz, das die Regelungen zur Ausstellungen von Rechnung nach § 14 UStG neu definiert.
Das Wachtstumschancengesetz (kurz für: Gesetz zur Stärkung von Wachstumschancen, Investitionen und Innovation sowie Steuervereinfachung und Steuerfairness) legt in Art. 23 den Grundstein für diese Änderungen.
Das Wachstumschancengesetz ändert Abs. 1 Satz 2 bis 8 UStG wie folgt ab:
“Eine Rechnung kann als elektronische Rechnung (…) übermittelt werden. (…) Die Übermittlung einer elektronischen Rechnung oder einer sonstigen Rechnung in einem elektronischen Format bedarf der Zustimmung des Empfängers, soweit keine Verpflichtung nach Absatz 2 Satz 2 Nummer 1 besteht.”
Weiter treten Änderungen an Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 in Kraft:
“In den folgenden Fällen ist er zur Ausstellung einer Rechnung innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung verpflichtet (…):
- für eine Leistung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen; die Rechnung ist als elektronische Rechnung (…) auszustellen, wenn der leistende Unternehmer und der Leistungsempfänger im Inland (…) ansässig sind;
- für eine Leistung an eine juristische Person, die nicht Unternehmer ist;
- für eine steuerpflichtige Werklieferung (…) oder sonstige Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück an einen anderen als in den Nummern 1 oder 2 genannten Empfänger.”
Kurzum: Die Änderungen des Wachstumschancengesetzes an §14 UStG verwurzeln die elektronische Rechnung gesetzlich und macht diese für das deutsche B2B-Geschäft verpflichtend.
Welche Übergangsfristen gelten für die E-Rechnungspflicht?
Zur Sicherstellung des Anspruches der “Stärkung von Wachstumschancen” schafft das Bundesministerium der Finanzen Übergangsregelungen für KMUs, für die die Digitalisierung ihrer Buchhaltung eine praktische und finanzielle Herausforderung darstellt.
Diese Übergangsfristen und Übergangsregelungen gelten für die E-Rechnungspflicht:
- Seit dem 01. Januar 2025: Der Empfang von E-Rechnungen ist für deutsche Unternehmen im B2B-Bereich gesetzlich verpflichtend.
- Bis zum 31. Dezember 2026: Papier- und PDF-Rechnungen sind bei Zustimmung des Empfängers übergangsweise weiterhin zulässig.
- Bis zum 31. Dezember 2027: Papier- und PDF-Rechnungen sind nur noch bei Zustimmung des Empfängers UND einem Vorjahresumsatz des Rechnungsstellers von höchstens 800.000 EUR zulässig.
- Ab dem 01. Januar 2028: Von allen deutschen Unternehmen im B2B-Bereich müssen E-Rechnungen ausgestellt, übermittelt und empfangen werden.
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Welche Ausnahmen gelten für die E-Rechnungspflicht?
Auch nach der uneingeschränkten Einfügung der verpflichtenden elektronischen Rechnung zum 01. Januar 2028 gilt die E-Rechnungspflicht für Unternehmen (noch) nicht uneingeschränkt.
Diese Ausnahmen gelten für die E-Rechnungspflicht:
- Die E-Rechnungspflicht gilt nicht für das B2C-Geschäft, sprich: Endverbraucher.
- Sie gilt auch nicht für viele steuerfreie Umsätze nach § 4 Nummer 8 bis 29 UStG.
- Weitere Ausnahmen gelten für Kleinbeträge und Kleinunternehmen, wie z. B.:
- Kleinbeträge bis zu 250 EUR brutto
- Fahrausweise, die als Rechnung fungieren
- Leistungen von Kleinunternehmer:innen
- Leistungen an juristische Personen (z. B. Vereine)
In den oben beschriebenen Fällen darf laut Wachstumschancengesetz bei Zustimmung des Empfängers zwar eine E-Rechnung ausgestellt werden, muss es aber nicht. Hier ist auch eine sonstige Rechnung, z. B. eine Papierrechnung oder PDF-Rechnung, zulässig.
Was sind elektronische Rechnungen? Definition
Vor der Einführung der verpflichtenden E-Rechnung galt noch kein gesetzlicher Rahmen für den Begriff der elektronischen Rechnung. Bis zum 31. Dezember 2024 galt auch eine einfache PDF-Rechnung als E-Rechnung. Das ist nun nicht mehr so.
Gemäß den Bestimmungen des Wachstumschancengesetzes handelt es sich bei einer E-Rechnung um ein strukturiertes, elektronisches Format (z. B. XML, UBL oder EDIFACT), das den Vorgaben der Europäischen Norm EN 16931 entspricht.
Eine PDF-Rechnung und der Versand per E-Mail zählen nicht als E-Rechnung nach EU-Norm!
Die elektronische Rechnung (E-Rechnung), auch E-Invoices genannt, sind eine besondere Art der elektronischen Rechnung, die es möglich macht, Rechnungsinformationen elektronisch zu übermitteln, maschinell auszulesen und elektronisch weiterzuverarbeiten.
Anders als eine Papier- oder PDF-Rechnung sind elektronische Rechnungen auf einem semantischen Datenformat konzipiert und können direkt (und ohne Medienbrüche) in weitere System importiert und verarbeitet werden.
Welche E-Rechnungsformate sind zulässig?
Die Erstellung elektronischer Rechnungen nach EN 16931 klingt erst einmal recht theoretisch. Aber was bedeutet das in der Praxis? Nach welchen E-Rechnungsformaten müssen Unternehmen bei der Suche nach Softwarelösungen Ausschau halten?
Diese E-Rechnungsformate entsprechen den Vorgaben der EU-Norm EN 16931:
- ZUGFeRD: ZUGFeRD, kurz für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland, ist ein in Deutschland entwickeltes Rechnungsformat, das das für Menschen lesbare PDF-Format mit den maschinenlesbaren Daten einer XML-Datei verbindet.
- XRechnung: XRechnung ist ein XML-basiertes semantisches Datenmodell, das Rechnungen als strukturierte XML-Datei ausgibt, die maschinell ausgelesen und automatisch weiterverarbeitet werden kann.
Wie ist eine E-Rechnung aufgebaut?
Neben der technischen Form bleibt bei der elektronischen Form auch die inhaltliche Form von Bedeutung. Dabei gilt: Eine E-Rechnung muss dieselben Informationen wie eine Papier- oder PDF-Rechnung enthalten.
Diese Bestandteile muss ein rechtskonforme E-Rechnung umfassen:
- Name und (E-Mail-)Adresse des Rechnungsstellers
- Name und (E-Mail-)Adresse des Kunden
- Rechnungsdatum
- Rechnungsnummer
- Steuernummer bzw. Umsatzsteuer-ID
- Beschreibung der Ware bzw. Dienstleistung
- Rechnungsbetrag
- Zahlungsbedingungen bzw. Fälligkeitsdatum
- Bankverbindung
Unterschied zwischen Papier-, PDF- und elektronischer Rechnungen
Im allgemeinen Sprachgebrauch werden bildhafte Darstellungen teilweise noch als E-Rechnungen verstanden. Das ist allerdings nicht korrekt, denn eine E-Rechnung folgt, wie oben beschrieben, klaren Definitionen laut EU-Richtlinie 2014/55/EU.
Um die Unterschiede besser hervorzuheben, besprechen wir noch einmal die unterschiedlichen Rechnungsformate:
Papierrechnung
Das traditionelle Rechnungsformat ist die Papierrechnung. Sie ist eine „bildhaft repräsentierte Rechnung“ und ermöglicht keine automatisierte oder elektronische Verarbeitung. Auch wenn eine Papierrechnung digitalisiert wird (z. B. durch Scannen oder Abfotografieren) und eine elektronische Verarbeitung theoretisch möglich wäre, ist eine Papierrechnung trotzdem keine elektronische Rechnung.
PDF-Rechnung
Eine gängig eingesetzte Variante ist die PDF-Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und übermittelt wird. Auch eine PDF-Rechnung ist eine „bildhaft repräsentierte Rechnung“, die allerdings digitalisiert wurde. Da keine automatisierte und elektronische Weiterverarbeitung möglich ist, müssen auch an dieser Stelle manuelle Eingriffe vorgenommen oder zusätzliche Systeme eingesetzt werden, um Daten in die Buchhaltung zu übertragen.
E-Rechnung
Der wesentliche Unterschied zwischen einer Papier- oder PDF-Rechnung und einer E-Rechnung liegt in der Datenstruktur. Denn E-Rechnungen werden nach EU-Norm, einem strukturierten elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen. Das macht eine automatische, elektronische Verarbeitung ohne Medienbrüche möglich. E-Rechnungen basieren auf einem XML-Format, das für die maschinelle Weiterverarbeitung verwendet wird.
Welche Vorteile bringen E-Rechnungen?
Natürlich bringt die E-Rechnungspflicht Änderungen mit sich und es müssen künftig klare Vorgaben eingehalten werden, sie verspricht aber auch eine Reihe von operativen, finanziellen und strategischen Vorteilen für die betroffenen Unternehmen.
Die Einführung der E-Rechnung bringt laut europäischer Kommission folgende Vorteile:
- Effiziente Verarbeitung: Elektronische Rechnungen ermöglichen eine rasche Verarbeitung von Rechnungsdaten, da Rechnungen direkt in Zahlungs- und Buchhaltungssysteme integriert werden können.
- Fehlerreduktion: Ein klares, strukturiertes und elektronisches Format für E-Rechnungen reduziert mögliche Fehlerquellen. Eingabefehler werden verringert und auch die Betrugserkennung kann wesentlich verbessert werden.
- Kosteneinsparungen: Wenn Papierrechnungen durch strukturierte, maschinenlesbare elektronische Formate ersetzt werden, können E-Rechnungen in den Bereichen Druck, Porto und innerbetriebliche Aufwände (z. B. Weiterleitung, Archivierung und Personal) Kosten einsparen.
- Optimierte Prozesse und raschere Zahlungen: E-Rechnungen unterstützen eine nahtlose Integration in digitale Zahlungslösungen und können dadurch Prozesse und Zahlungen beschleunigen. Dies rationalisiert Workflows, beschleunigt Zahlungen und verbessert den Cashflow.
- Skalierbarkeit für KMUs: E-Rechnungen und digitale Lösungen sind problemlos skalierbar. Dadurch können kleine und mittlere Unternehmen wachsen, ohne sich mit der Verwaltung steigender Rechnungsvolumen belasten zu müssen.
- Verbessertes Reporting und Compliance: Digitale Tools können Prozesse rund um E-Rechnungen noch weiter verbessern. Die automatisierte Berichterstattung über die Einhaltung von Vorschriften bietet eine bessere Übersicht über die Einnahmen und unterstützt vorausschauende Steuerberechnungen.
Auch für Empfänger und Versender von E-Rechnungen entstehen Vorteile, die wir uns im nächsten Abschnitt genauer ansehen.
Vorteile für Empfänger: Empfang von E-Rechnungen
Diese Vorteile ergeben sich für Rechnungsempfänger:
- Automatisiertes Einlesen: Optimierung der Rechnungsverarbeitung durch das automatisierte Einlesen von Rechnungsdaten – spart Zeit und reduziert manuelle Fehlerquellen.
- Fehlerreduktion: Steigerung der Datenqualität durch geringere Fehleranfälligkeit – digitale Systeme erkennen Unstimmigkeiten sofort.
- Einsparpotenzial: Digitale Rechnungsverarbeitung senkt Kosten durch reduzierten Verwaltungsaufwand und schnellere Durchlaufzeiten.
- Dezentrale Bearbeitung: Eine dezentrale Rechnungsbearbeitung wird möglich – Mitarbeitende können unabhängig vom Standort Rechnungen prüfen und freigeben.
- Flexibles Arbeiten: Ortsunabhängige Rechnungsstellung erlaubt flexibles Arbeiten – perfekt für hybride oder vollständig digitale Teams.
Vorteile für Versender: Versand von E-Rechnungen
Diese Vorteile ergeben sich für Rechnungssteller:
- Vereinfachte Rechnungsstellung: Durch digitale Tools wird es übersichtlicher und intuitiver, eine E-Rechnung auszustellen – weniger manuelle Schritte, geringere Fehleranfälligkeit.
- Verkürzte Durchlaufzeiten: Digitale Prozesse ermöglichen eine schnellere Übermittlung und Verarbeitung von E-Rechnungen – ideal für Unternehmen mit hohem Rechnungsvolumen.
- Schnellere Bearbeitung: E-Rechnungen können automatisch zugeordnet, geprüft und freigegeben werden – was wiederum zu pünktlichen Zahlungen führt.
- Einsparpotenziale im Versand: Der digitale Rechnungsversand spart Papier und Portokosten – dadurch bringen E-Rechnungen einen Vorteil sowohl für die Umwelt als auch für das Budget von Unternehmen.
- Höhere Prozessqualität: Die automatische Erstellung und Validierung von E-Rechnungen erhöht die Sicherheit, reduziert Rückfragen und schafft Klarheit im gesamten Workflow.
- Flexibles Arbeiten: Ortsunabhängige Rechnungsstellung macht es möglich, von überall aus effizient zu arbeiten – ob im Büro, im Homeoffice oder unterwegs.
Andere Länder, andere Regeln: E-Rechnungen in anderen europäischen Ländern
Die E-Rechnungspflicht wurde bereits in mehreren Ländern eingeführt und wird schrittweise ausgerollt. Durch die EU-Richtlinie 204/55/EU sollen E-Rechnungen im öffentlichen Sektor gefördert werden.
Lassen Sie uns einen Blick auf ein paar andere Länder werfen:
Großbritannien
Die Regulierungen zur elektronischen Rechnungsstellung sind im Vereinigten Königreich bisher noch nicht zu einer E-Rechnungspflicht umgesetzt worden und daher noch nicht verbindlich.
Allerdings beriet sich die Regierung im Rahmen einer Konsultation vom 13. Februar 2025 bis zum 7. Mai 2025 mit Unternehmen aller Größen, Interessengruppen und Branchenverbänden über mögliche Umsetzungen einer elektronischen Lösung.
Am 26. November 2025 folgte schließlich eine Ankündigung des Vereinigten Königreiches, die zwei wichtige Neuigkeiten brachte. Demnach wird die E-Rechnung auch im Vereinigten Königreich für B2B- und B2G-Geschäfts Pflicht – und zwar bis 2029. Ein genaues Vorgehen soll im Laufe des aktuellen Kalenderjahres ausgearbeitet werden.
Frankreich
Seit dem 1. Januar 2020 sind Unternehmen verpflichtet, ihre Rechnungen an öffentliche Verwaltungen elektronisch einzureichen.
Seit 2025 gibt es eine freiwillige Pilotphase für elektronische Rechnungen, an der sich Unternehmen beteiligen können. Große und mittlere Unternehmen müssen bis September 2026 elektronische Rechnungen und Berichte einsetzen – kleinere Unternehmen haben noch bis 2027 Zeit, ihre Prozesse an die E-Rechnungsverordnung anzupassen.
Italien
In Italien ist die elektronische Rechnungsverarbeitung bereits seit 2019 verpflichtend. Die E-Rechnungspflicht gilt in Italien für alle Unternehmen im B2B-Bereich. Rechnungen werden über das staatliche “Sistema di Interscambio” übermittelt und validiert. Im B2C-Bereich müssen Unternehmen E-Rechnungen ausstellen, wenn das von Endverbraucher:innen verlangt wird.
Spanien
Am 15. September 2022 wurde das Gesetz Crea y Crece (zu Deutsch: Kreiere und Wachse) genehmigt. Nach diesem müssen Unternehmen und selbstständige Arbeitnehmer:innen in Spanien ihre Geschäftstransaktionen über E-Rechnungen abwickeln.
Obwohl das Gesetz 2022 verabschiedet wurde, haben die autonomen Regionen bis Ende November 2025 Zeit, ihre Systeme vollständig an E-Rechnungen anzupassen.
Seit 2024 müssen Unternehmen mit einem Umsatz > 8.000.000 EUR E-Rechnungen ausstellen und selbstständige Einzelpersonen sind seit 2025 dazu verpflichtet.
Dänemark
Im Jahr 2022 führte das Land ein neues Buchführungsgesetz ein, das die elektronische Rechnungsstellung zur Pflicht machte. Darin wurden strengere Anforderungen an Anbieter von Buchhaltungssoftware festgelegt, darunter die Fähigkeit, elektronische Rechnungen auszustellen, zu empfangen, zu verarbeiten und zu archivieren.
Alle dänischen Unternehmen sind seitdem verpflichtet, digitale Buchführungssysteme (DBS) zu verwenden, die den staatlichen Standards entsprechen und elektronische Rechnungen unterstützen.
Schweden
In Schweden ist die Übermittlung von elektronischen Rechnungen im öffentlichen Sektor verpflichtend, aber im B2B-Bereich freiwillig.
Es gibt keinen klaren Zeitplan für die schrittweise Abschaffung nicht konformer Rechnungen, doch auch Schweden hebt die Vorteile der Umstellung auf elektronische Rechnungen deutlich hervor. Das Land hat auch formelle Anträge an die Regierung gestellt, um die Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnungsstellung zu erwägen.
Niederlande
In den Niederlanden ist es verpflichtend, elektronische Rechnungen an öffentliche Behörden zu übermitteln. Für den B2B-Bereich ist die Übermittlung von E-Rechnungen freiwillig und bedarf einer Zustimmung von Empfänger:innen. Die Einführung einer E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich wurde noch nicht konkretisiert.
Belgien
Für den belgischen B2B-Geschäftsverkehr ist der Empfang, die Verarbeitung und die Erstellung von E-Rechnungen seit dem 01. Januar 2026 verpflichtend. Das neue System für den elektronischen Rechnungsversand basiert auf dem Peppol-Standard BIS 3.0. Ähnliche Regelungen für den B2C-Verkehr sind auch in Belgien noch nicht vorgesehen.
E-Rechnungen: Wie Pleo die elektronische Verarbeitung ermöglicht
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Als Admin behalten Sie dennoch die Kontrolle, werden bei entscheidenden Schritten per Push-Benachrichtigung nach Ihrer Freigabe gefragt und können jeden Arbeitsschritt dank lückenloser Dokumentation auch im Nachhinein nachvollziehen.
Fazit
Für mittlere und große Unternehmen mit einem Umsatz jenseits der 800.000-EUR-Marke ist das Jahr 2026 die letzte Gelegenheit, ihren Rechnungsaustausch auf Softwarelösungen umzustellen. Kleine Unternehmen haben zwar noch knapp zwei Jahre Zeit, sollten aber auch zeitnah beginnen, Lösungen zu testen und auszurollen.
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FAQs
Wer muss ab 2025 E-Rechnungen ausstellen?
Seit dem 01. Januar 2025 ist ausschließlich der Empfang für alle Unternehmen im B2B-Bereich verpflichtend. Bis Ende 2026 sind Papier- und PDF-Rechnungen bei Zustimmung des Rechnungsempfängers weiterhin zulässig.
Welches Programm für E-Rechnung?
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Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?
Nein, mit der Einführung der E-Rechnungspflicht schied die PDF-Rechnung als E-Rechnung aus. Nun gelten nur noch elektronische, strukturierte Rechnungsformate als E-Rechnung.
Für wen ist eine E-Rechnung Pflicht?
In Deutschland ist die E-Rechnung für Unternehmen im B2B-Geschäftsverkehr verpflichtend. Ausnahmen und Übergangsregelungen gelten. Im B2C-Verkehr ist die Erstellung von E-Rechnungen weiterhin freiwillig.
