E-Procurement-Systeme Vergleich: 8 Tools für Ihre elektronische Beschaffung

Der Einkauf von Waren und Dienstleistungen ist ein komplexer Prozess, der Unternehmen nur selten perfekt gelingt. Deshalb suchen sie schon seit Jahren nach passenden Lösungen für eine elektronische Beschaffung. Digitale E-Procurement-Systeme schaffen nämlich dort Abhilfe, wo es am meisten wehtut: bei häufigen Fehlern, verschwendeter Zeit und hohen Kosten. 

Welche E-Procurement-Systeme 2025 am besten abschneiden und welche Anforderungen ein guter Anbieter erfüllen sollte, erfahren Sie in unserem E-Procurement-Systeme Vergleich.

Was sind E-Procurement-Systeme? Definition

Das E-Procurement, die elektronische Beschaffung, beschreibt die moderne Realität der unternehmerischen Beschaffung im Internet. In einer Unternehmenswelt fortschreitender Digitalisierung wird auch der traditionelle Beschaffungsprozess von Source-to-Contract über Purchase-to-Pay bis hin zu Ausgabenanalysen zunehmend digital abgebildet. 

Das E-Procurement beschreibt die unternehmerische Beschaffung von Waren und Dienstleistungen über ein digitales E-Procurement-System. 

Die Digitalisierung der Beschaffung erfolgt über E-Procurement-Systeme. Diese zentralen Beschaffungssysteme ermöglichen die Auswahl von Lieferanten, den Einkauf von Waren und Dienstleistungen, die Zahlung von Lieferantenrechnungen und die Analyse und Optimierung sämtlicher Ausgaben.

Das Ziel des E-Procurements ist es, mehr Kontrolle über Preise und Qualität zu gewinnen und die Beschaffung transparenter zu gestalten. 

Noch nicht mit dem E-Procurement vertraut? Lesen Sie unsere Einführung in die elektronische Beschaffung und rüsten Sie sich zum Thema. 

Warum setzen immer mehr Unternehmen auf digitale E-Procurement-Systeme?

Die Digitalisierung der unternehmerischen Beschaffung ist in vollem Gange. Eine aktuelle Studie der PwC, die 1.000 Einkaufsabteilungen aus 58 Ländern befragte, zeigt die Industrie auf Digitalisierungskurs. Bis 2027 wollen die befragten Einkaufsabteilungen eine Digitalisierungsrate von 70 % zu erreichen. Was treibt diese Unternehmen an? 

Die Digitalisierung der Beschaffung verleiht Unternehmen mehr Kontrolle über Preise und Qualität von Waren und Dienstleistungen und schafft Transparenz im gesamten Beschaffungsprozess.  

Vom Umstieg auf die elektronische Beschaffung erhoffen sich Unternehmen eine Reihe von Verbesserungen. Die Beschaffung über ein E-Procurement-System verleiht mehr Flexibilität beim Einkauf, verschafft mehr Kontrolle über Preise und Qualität und hilft dabei, Fehler im Beschaffungsprozess einzudämmen. Die Schaffung klarer, verlässlicher Prozesse erhöht zudem die Compliance des Unternehmens gegenüber Lieferanten und dem Fiskus. 

In einer Welt, in der Künstliche Intelligenz (KI) und Big Data eine immer größer werdende Rolle spielen, wird auch die elektronische Beschaffung zunehmend mit neuer Technologie angereichert. Diese hilft, Beschaffungsdaten gezielt auszuwerten und erlaubt Unternehmen, schon heute Beschaffungsrisiken von morgen zu erkennen. Das kann unter zunehmend unsicheren Bedingungen einen Wettbewerbsvorteil sichern.  

Vorteile eines E-Procurement-Systems 

Fassen wir einmal zusammen. Dies sind die größten Vorteile eines E-Procurement-Systems, die Unternehmen bei der Entscheidung über die Anschaffung eines solchen Systems in Betracht ziehen sollten:  

• Mehr Auswahl an Waren in Dienstleistungen im Einkauf 
• Bessere Preise und höhere Qualität in der Beschaffung 
• Mehr Transparenz im gesamten Beschaffungsprozess 
• Gesetzliche Compliance und Einhaltung von Lieferantenverträgen 
• Gezielte Auswertung und Optimierung von Beschaffungsprozessen 
• Beschaffungsrisiken frühzeitig erkennen 

Die 8 besten E-Procurement-Systeme 2025

Bei der Digitalisierung der Beschaffung gibt es keine universell anwendbare Blaupause, die Unternehmen uneingeschränkt anwenden können. Vielmehr sind Unternehmen gefragt, ihren Bedarf auszuwerten und individuelle Lösungen zu finden. 

Die PwC-Studie “Digital Procurement Survey 2024” zeigt, dass sich deutsche Unternehmen bei dieser Digitalisierung im internationalen Vergleich deutlich mehr um Change Management und die Auswahl der passenden Anbieters sorgen. Und das aus gutem Grund. Ein geordneter Umstieg ist das A und O für den Erfolg der elektronischen Beschaffung. 

Um Ihnen den Umstieg zu erleichtern, haben wir acht führende Lösungen getestet und miteinander verglichen. Dies sind die besten E-Procurement-Systeme 2025: 

Procurement Management 

Als Komplettlösung für die Beschaffung bieten Plattformen für Procurement Management eine Suite von Werkzeugen für den gesamten Beschaffungsprozess. Diese Lösungen sind besonders gut für Unternehmen geeignet, die noch am Anfang ihrer Digitalisierung stehen. 

1. Procurify 

Procurify versteht sich als One-Stop-Shop für unternehmerische Procure-to-Pay-Prozesse. Dafür stellt das E-Procurement-System eine umfangreiche Suite zur Verfügung, die zahlreiche Schritte des P2P-Prozesses von der Integration neuer Lieferanten bis zur Verwaltung sämtlicher Ausgaben abdeckt. 

Durch ein intuitives Dashboard und den smarten Einsatz von KI-Tools gelingt es Procurify, seine Lösung nicht nur nützlich, sondern auch benutzerfreundlich zu gestalten. Und das zeigt Wirkung: Auf dem Bewertungsportal G2 kommt Procurify auf eine starke Nutzerbewertung von 4,6 aus 5 möglichen Sternen. 

Die wichtigsten Funktionen des Tools im Überblick: 

• Umfassende digitale Lösung für Procure-to-Pay-Prozesse 
• Anfängerfreundliche Oberfläche mit KI-betriebenen Verwaltungs-Tools 

Für wen Procurify geeignet ist: Kleine und große Unternehmen mit niedrigem Digitalisierungsgrad und bestehenden Lieferantenbeziehungen 

Kosten: Kostenlose Demo verfügbar; Preise auf Anfrage 

2. Kissflow

Anders als Procurify ist der nächste Anbieter, Kissflow, im Kern eine Lösung für Workflows und Automatisierung – und das zeigt Wirkung. Mit Kissflow erhalten Unternehmen nämlich die Möglichkeit, ihre Source-to-Pay-Prozesse bis ins Details an ihre Bedürfnisse anzupassen.   

Finden Sie passende Waren in der Kiss Flow Procurement Cloud, schließen Sie Verträge und Bestellungen ab, verwalten Sie Zahlungen und analysieren Sie Ihren S2P-Prozess im Nachgang, um in Zukunft noch bessere Entscheidungen zu treffen – all das anhand flexibler, Low-Code-Workflows. 

Die wichtigsten Funktionen des Tools im Überblick: 

• Workflow-Automation für Ihre Source-to-Pay-Prozesse 
• Umfassendes Lieferantenportal für neue Beschaffungsquellen 

Für wen Kissflow geeignet ist: Digitale Unternehmen, die maßgeschneiderte Prozesse einrichten und neue Lieferanten finden wollen. 

Kosten: Ab $2.500 pro Monat im Basic-Paket 

3. JAGGAER

JAGGAER verspricht bis zu 50 % Zeit- und Kosteneinsparungen bei der Nutzung seines E-Procurement-Systems für die elektronische Beschaffung. Für dieses ambitionierte Versprechen stellt der Anbieter einen umfangreichen Marktplatz für Lieferanten, eine intuitive Plattform für das Lieferantenmanagement und zahlreiche Integrationen für ERP-Systeme & Co. zur Verfügung. 

Neuerdings setzt die Software für Procurement Management auch vermehrt auf KI-Features, um bestehende Funktionen zu verbessern. Für Unternehmen bedeutet dieser Schritt: eine smartere Ausgabenkontrolle, schnellere Workflows und nützliche Tipps beim Einkauf und der Erstellung bzw. Anpassung von Workflows. 

Die wichtigsten Funktionen des Tools im Überblick: 

• Große Zeit- und Kosteneinsparungen von der Lieferantenauswahl bis zur Zahlung 
• KI-Funktionen verbessern bestehende Prozesse und sparen zusätzlich Zeit und Kosten

Für wen JAGGAER geeignet ist: Digitale Unternehmen, die nach einer umfangreichen Beschaffungslösung von Beschaffung bis Zahlung suchen. 

Kosten: Kostenlose Demo verfügbar

Ausgabenmanagement

Pünktliche Zahlungen fördern gute Lieferantenbeziehungen und bieten Unternehmen die Chance, zusätzliche Einsparungen zu machen. Sichern Sie Ihre Beschaffung durch das passende Ausgaben-Tool. 

4. Pleo Eingangsrechnungen 

Ihre Beschaffung steht und fällt mit der Einhaltung Ihrer Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten. Mit Pleo Eingangsrechnungen fallen Lieferantenrechnungen nie wieder unter den Tisch – und sparen Ihnen zusätzliches Geld. Das Ausgaben-Tool digitalisiert die unternehmerische Rechnungsverwaltung und automatisiert diese über weite Strecken.   

Mithilfe von Pleo Eingangsrechnungen können Lieferantenrechnungen, ob auf Papier oder digital, intelligent erfasst und automatisch kategorisiert und geprüft werden. Über flexible Genehmigungsworkflows und eine intuitive Zahlungsplanung können sie anschließend zeitschonend freigegeben und automatisch beglichen werden. 

Das Beste an Pleo Eingangsrechnungen? Das Ausgaben-Tool steht Ihnen auch zur Seite, wenn es mal eng wird. Verpassen Sie Skonti und Zahlungsfristen nicht, wenn Sie einen Liquiditätsengpass erleben – dank dem Pleo Dispo. Dieser erlaubt Kontokorrentkredite von bis zu 500.000€, die bei monatlicher Rückzahlung sogar zinsfrei sind.  

Die wichtigsten Funktionen des Tools im Überblick: 

• Umfassendes Management von Lieferantenrechnungen 
• Weitgehend automatisierter Rechnungsprozess mit Zahlungen in über 50 Währungen 
• Navigation von Liquiditätsengpässen mit Pleo Dispo

Für wen Pleo Eingangsrechnungen geeignet ist: Kleine und große Unternehmen, die ihre Lieferantenbeziehungen stärken und ihre Liquidität schützen wollen. 

Kosten: Starter-Paket bis 2 Nutzer:innen kostenlos, weitere Nutzer:innen ab 9,50€ pro Monat; Essential-Paket ab 39€ pro Monat

Das sagen Kunden über Pleo Eingangsrechnungen:

“Pleo hat komplett transformiert, wie unser Team unsere Ausgaben verwaltet. Vorbei sind die Tage, in denen wir Papierbelegen gejagt und uns durch Spreadsheets gequält haben.” 

Quelle: G2

Spend Management 

Für die Verwaltung Ihrer Lieferantenbeziehungen ist eine umfassende Plattform notwendig, die Vertragsdaten, Bestellungen und Daten zu Einnahmen und Ausgaben auf einem Dashboard bündelt. Das gelingt mit Spend-Management-Software. 

5. Coupa  

Coupa ist eine Enterprise-Lösung für Total Spend Management, die von satten 55 % aller Fortune-500-Unternehmen genutzt wird. Zu den prominenten Kunden des Anbieters zählen u. a. dynamische Online-Unternehmen wie Microsoft, Uber und Reddit. Die Gründe für seinen Erfolg sieht der Anbieter in maßgeschneiderten Spend-Prozessen und der führenden Integration von KI-Funktionen.

Auch wenn Coupa in erster Linie eine Spend-Management-Software ist, steht es seinen Konkurrenten aus der Kategorie Procurement Management in nichts nach. Bei der Arbeit mit Coupa erhalten Unternehmen Zugriff auf umfassende Lieferantenportale und können anschließend die gesamte Beschaffung vom Vertragsabschluss bis zum Reporting auf derselben Oberfläche abwickeln. 

Die wichtigsten Funktionen des Tools im Überblick: 

• Spend-Management-Software mit umfassender Integration von Beschaffungsprozessen 
• Optimierung von Ausgaben anhand von KI-Werkzeugen 

Für wen Coupa geeignet ist: Große Unternehmen auf Enterprise-Niveau, die nach einer All-in-One-Lösung für ihre Procure-to-Pay-Prozesse suchen. 

Kosten: Ab 0,00€ pro Monat für grundlegende Funktionen; ab $549 pro Jahr für vollen Funktionsumfang 

6. Precoro  

Precoro hat sich auf die Fahne geschrieben, sämtliche Schritte der elektronischen Beschaffung an einem Ort zu bündeln und zu automatisieren – auf Precoro natürlich. Die Precoro-Plattform bietet 360-Grad-Visibilität für Beschaffungsprozesse, smarte Genehmigungsflows und liefert smarte Empfehlungen für zukünftige Bestellungen. 

Precoro beschleunigt nicht nur bestehende Beschaffungsprozesse, sondern spart auch jede Menge Kosten auf dem Weg und vermeidet verspätete oder gar vergessene Bestellungen. Von intuitiven Bestellungen in Punch-Out-Katalogen mit klaren Richtlinien und smarten Empfehlungen bis hin zu umfassenden Analysen mit wertvollen Insights für zukünftige Verbesserungen finden Unternehmen auf Precoro alles, was sie für eine erfolgreiche Beschaffung benötigen.  

Die wichtigsten Funktionen des Tools im Überblick: 

• Intuitive Beschaffung mit Fokus auf Spend Management 
• Fokus auf Visibilität und lückenloses Reporting – auch für die Zukunft 

Für wen Precoro geeignet ist: Mittlere und große Unternehmen, die mehr Stabilität schaffen und Fehler vermeiden möchten. 

Kosten: Ab $499 pro Monat im Core-Paket 

7. Ivalua 

Laut Ivalua ruhen erfolgreiche Beschaffungsprozesse auf drei Säulen: Compliance, Kollaboration und Effizienz. Diese drei Säulen sollen im E-Procurement-System von Ivalua zusammenfinden. Das gelingt mittels einer umfangreichen Suite, die Beschaffungsprozesse von der Suche nach passenden Lieferanten bis zur Analyse der Ausgaben begleitet. 

Dabei zeichnet sich Ivalua nicht nur durch die Abbildung des gesamten Beschaffungsprozesses auf einer Oberfläche aus, sondern punktet auch mit einer hochwertigen Nachbearbeitung. Eingegangene Waren können mit der Ivalua-App gescannt, Zahlungen ganz einfach freigegeben und Budgets in Echtzeit überwacht und angepasst werden. 

Die wichtigsten Funktionen des Tools im Überblick: 

• Umfassende elektronische Beschaffung von Sourcing bis Zahlung 
• Fortlaufende Verfolgung und Auswertung von Ausgaben und Budgets 

Für wen Ivalua geeignet ist: Kleine und große Unternehmen, die nach einem benutzerfreundlichen und verlässlichen E-Procurement-Lösung suchen.

Kosten: Kostenlose Demo vorhanden; Preise auf Anfrage 

Cashflow-Management

Erfolgreiche Beschaffung gelingt nicht mehr nur durch Arbeit in der Retrospektive. Neben der Aufarbeitung vergangener Beschaffungsprozesse, sind Unternehmen immer mehr gefragt, ihre Beschaffung vorausschauend zu planen, um Risiken frühzeitig zu erkennen. 

8. Pleo Cash-Management-Suite

Die Pleo Cash-Management-Suite erweitert Ihre Einkaufsprozesse durch wertvolle Zukunftsperspektiven und hilft Ihnen dabei, Ihre Beschaffung für die Zukunft zu rüsten. Die Suite umfasst nicht nur ein umfassendes Dashboard für die Verfolgung Ihrer Ausgaben in Echtzeit, sondern auch eine Reihe von Tools für die Cash-Optimierung. 

Die Pleo Cash-Management-Suite erlaubt Ihnen anhand von Unterkonten sicherzustellen, dass immer genügend freies Kapital für den Einkauf vorhanden ist. Gleichzeitig können Sie ungenutzte Mittel flexibel anlegen und wertvolle Renditen abgreifen. Nützliche Einblicke und Prognosefunktionen erlauben zudem einen Blick in Ihre zukünftigen Ausgaben und hilft dabei, bessere Beschaffungsentscheidungen zu treffen. 

Interessiert an der Cash-Management-Suite? Die Pleo Cash-Management-Suite ist schon jetzt für ausgewählte Pleo-Kunden verfügbar. Möchten Sie Ihre Beschaffung durch das Tool ergänzen, können Sie sich nun in eine Warteliste eintragen, um frühzeitigen Zugang zu erhalten. 

Die wichtigsten Funktionen des Tools im Überblick: 

• Verfolgung sämtlicher Unternehmensausgaben in Echtzeit 
• Optimierung von Betriebskapital durch Unterkonten und Anlagekonten 
• Prognose-Funktionen für vorausschauende Ausgabenplanung 

Für wen die Pleo Cash-Management-Suite geeignet ist: Kleine und große Unternehmen, die ihr Kapital und ihre Ausgaben smart verwalten und vorausschauend planen wollen. 

Kosten: Starter-Paket bis 2 Nutzer:innen kostenlos, weitere Nutzer:innen ab 9,50€ pro Monat; Essential-Paket ab 39€ pro Monat

Das sagen Kunden über die Pleo Cash-Management-Suite:

“Wir können unsere Ausgabenlimits deutlich besser verfolgen und direkt im System verwalten. Uns gefällt besonders gut, dass das System uns über niedrige Kontostände informiert und wir die betroffenen Karten direkt wieder aufladen können.” 

Quelle: G2

Anforderungen an E-Procurement-Systeme 

Die Anforderungen an E-Procurement-Systeme sind vielfältig. Je nach Anbieter umfasst Ihre Lösung mehrere, wenn nicht sogar alle, Schritte Ihres Beschaffungsprozesses. Haben Sie Ihren Bedarf bereits ermittelt, sollten Sie einzelne Anbieter im nächsten Schritt genau prüfen. 

Dies sind die wichtigsten Anforderungen an E-Procurement-Software, die Sie vor der Auswahl einer Lösung prüfen sollten: 

• Zugang zu Beschaffungssystemen: Haben Sie noch keinen Zugang zu Waren und Dienstleistungen oder wünschen Sie sich bessere bzw. günstigere Alternativen? Setzen Sie auf E-Procurement-Plattformen mit Zugang zu offenen Lieferantenportalen.

• Zusammenarbeit mit Lieferanten: Prüfen Sie die Möglichkeiten zur Zusammenarbeit mit Lieferanten. Benötigen Sie lediglich eine Plattform für das Rechnungsmanagement oder doch umfangreiches Procurement Management?

• Zugang für mehrere Mitarbeiter: Stellen Sie sicher, dass alle Verantwortlichen Ihres Beschaffungsprozesses Zugang zum System haben. Beachten Sie, dass die Anzahl der Nutzer:innen die Kosten Ihrer Lösung beeinflussen kann. 

• Integration mit bestehenden Systemen: Erkundigen Sie sich nach den verfügbaren Integrationen der jeweiligen Tools. Ihre neue Software sollte mit bereits bestehender Software in Ihrem Unternehmen kompatibel sein. 

• Feedback früherer Nutzer: Ist auch drin, was draufsteht? Die Rezensionen früherer Nutzer, insbesondere auf Tech-Plattformen wie z. B. G2, können zusätzliche Erkenntnisse zur Eignung einer Lösung für Ihr Unternehmen liefern. 

Fazit 

E-Procurement ist die Zukunft der Beschaffung und soll schon in zwei Jahren sehr fortgeschritten sein. Neben einem angestrebten Digitalisierungsgrad von 70 % deckt die PwC-Studie “Digital Procurement Survey 2024” aber auch einen Stimmungswandel wahr. Im Vergleich zu 2022 sorgen sich Unternehmen bei der Digitalisierung nämlich immer öfter um das Risikomanagement – ein Spiegel der unsicheren Marktbedingungen. 

Rüsten Sie Ihr Unternehmen für eine zukunftsgerichtete, krisensichere Beschaffung – mit Pleo. Pleo Eingangsrechnungen ist eine maßgeschneiderte Lösung für die Verarbeitung von Lieferantenrechnungen, die in Kürze auch auf eine neue Cash-Management-Suite zählen kann. Die Pleo Cash-Management-Suite verwandelt das führende Ausgaben-Tool von einem verwaltenden Werkzeug zu einer strategischen Waffe und erlaubt Ihnen, Ihre Beschaffungsprozesse von morgen schon heute zu sichern.