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Tools & Tipps

Die Zukunft der Rechnungsbearbeitung: Tipps und Tricks für Ihr Unternehmen

Mit der zunehmenden Digitalisierung und den wachsenden Anforderungen an Compliance und Transparenz wird es immer wichtiger, Prozesse zu optimieren und manuelle Arbeitsabläufe zu automatisieren.

Eine gut strukturierte und digitale Rechnungsbearbeitung spart nicht nur Zeit und Kosten, sondern verbessert gleichzeitig die Genauigkeit und Nachvollziehbarkeit aller Finanztransaktionen in Ihrem Unternehmen.

In diesem Artikel nehmen wir die Rechnungsbearbeitung unter die Lupe und zeigen, wie digitale Lösungen den Rechnungsworkflow optimieren und beschleunigen können.

Warum ist effiziente Rechnungsbearbeitung wichtig?

Eine durchdachte Rechnungsbearbeitung ist entscheidend für den nachhaltigen Erfolg eines Unternehmens. In der Rechnungsverarbeitung durchläuft eine Rechnung mehrere Schritte. Vom Rechnungseingang über die Rechnungserfassung wird danach in Bearbeitungs- und Prüfschritte sichergestellt, dass eine korrekte Rechnungsfreigabe möglich ist. Im letzten Schritt wird die Rechnung ordnungsgemäß archiviert.

Durch eine durchdachte Digitalisierung der Rechnungsbearbeitung kann der Rechnungsworkflow optimiert werden. Digitale Rechnungsprozesse minimieren nicht nur Fehler, sondern stellen gleichzeitig sicher, dass die Compliance mit gesetzlichen Vorschriften gewährleisten wird.

Automatisierte Rechnungsbearbeitung spart Zeit, senkt Personalkosten, reduziert Fehler und sorgt für präzise Finanzdaten, verbessert Compliance und Transparenz, und beschleunigt Zahlungszyklen – ein Gewinn für jede Finanzabteilung.

Hier einige konkrete Gründe, warum eine effiziente Rechnungsbearbeitung wichtig ist:

  • Zeitersparnis: Automatisierte Prozesse reduzieren die Bearbeitungszeit von Rechnungen erheblich. Eingehende Rechnungen können schneller verarbeitet als auch freigeben werden und der gesamte Rechnungsworkflow wird dadurch beschleunigt. Dies schafft mehr Zeit für strategisch wichtige Aufgaben.
  • Kosteneffizienz: Weniger manuelle Arbeit bedeutet geringere Personalkosten und weniger Fehler, die kostspielige Nachbesserung verursachen können.
  • Genauigkeit und Zuverlässigkeit: Automatisierte Rechnungsverarbeitung reduziert das Risiko menschlicher Fehler und erhöht die Genauigkeit, vor allem bei der Erfassung, Bearbeitung und Archivierung von Rechnungen. Durch präzise Daten können Sie sicherstellen, dass Ihre Finanzberichte korrekt sind und alle Entscheidungen auf einer soliden Datenbasis getroffen werden.
  • Verbesserte Compliance: Effiziente Rechnungsbearbeitung stellt sicher, dass alle Rechnungen den gesetzlichen Vorschriften entsprechen. Dies ist besonders wichtig für die Einhaltung von Steuergesetzen und anderen regulatorischen Anforderungen. Compliance ist nicht nur eine Vorschrift, sondern ein Vorteil, der Ihnen rechtliche Sicherheit bietet.
  • Transparenz und Nachverfolgbarkeit: Mit digitalen Lösungen können Sie jederzeit den Status von Rechnungen einsehen und nachvollziehen. Dies erhöht die Transparenz und ermöglicht eine bessere Kontrolle über die Finanzprozesse. Stellen Sie sich vor, Sie könnten jederzeit auf Knopfdruck einen Überblick schaffen und den gesamten Rechnungsfluss nachverfolgen – ein Traum für jede Finanzabteilung.
  • Schnellere Zahlungszyklen: Durch die Automatisierung des Rechnungsbearbeitungsprozesses können Sie rasch auf eingehende Rechnungen reagieren und fristgerecht bezahlen. Dies kann zu besseren Lieferantenbeziehungen und möglicherweise günstigeren Konditionen führen. Schnelligkeit zahlt sich aus – in barer Münze und sorgt für gute Laune bei Ihren Lieferanten.

In einer Umfrage von Wirtschaftskammer Österreich (AUSTRIAPRO) wurde ermittelt, dass mehr als 95% der befragten KMU und Selbstständigen in Österreich ihre Eingangsrechnungen bereits als PDF empfangen, dies unterstreicht die zunehmende Akzeptanz und Nutzung digitaler Rechnungsformate.

Herausforderungen der traditionellen Rechnungsbearbeitung

Die traditionelle Rechnungsbearbeitung ist oft an mehrere Herausforderungen und potenzielle Fehlerquellen gebunden. Manuelle Prozesse sind nicht nur zeitaufwendig, sondern auch fehleranfällig und können die Effizienz eines Unternehmens erheblich beeinträchtigen.

Manuelle Rechnungsbearbeitung führt zu langsamen Prozessen, erhöhten Fehlerquoten, hohen Verwaltungsaufwänden und Compliance-Risiken, die zusammen Verzögerungen und finanzielle Verluste verursachen.

Welche Herausforderungen bei der traditionellen Rechnungsbearbeitung entstehen und welche Konsequenzen dadurch für Unternehmer:innen entstehen können, sehen Sie hier im Detail:

Herausforderung

Probleme und Auswirkungen

Zeitaufwändige manuelle Bearbeitung

Langsame Verarbeitung und Freigabe von Rechnungen können Verzögerungen bei der Bearbeitung und Zahlung verursachen.

Fehleranfälligkeit

Die manuelle Eingabe von Rechnungsdaten führt zu einer hohen Fehlerquote und bringt finanzielle Verluste oder/und Nachbearbeitungsaufwand.

Papierbasierte Prozesse

Hoher Verwaltungsaufwand durch physische Lagerung und Archivierung von Papierrechnungen.

Eingeschränkte Transparenz

Die Nachvollziehbarkeit des Rechnungsstatus ist problematisch und der Überblick des gesamten Bearbeitungsprozesses kann nicht klar beibehalten werden.

Compliance-Risiken

Schwierigkeiten bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und interner Richtlinien (meist aufgrund unvollständiger oder fehlerhaften Daten).

Hoher Verwaltungsaufwand

Zeit- und ressourcenintensive Verwaltung und Überwachung von Rechnungsprozessen.

Langsame Genehmigungsprozesse

Langwierige Prozesse der Genehmigung können zu verspäteten Zahlungen und potenziellen Strafen führen.

Digitale Rechnungsbearbeitung: 7 Lösungen für smarte Unternehmer:innen

Die Verwendung moderner Technologien und Tools kann Unternehmer:innen und Mitarbeiter:innen erheblich bei der Automatisierung ihre Rechnungsbearbeitungsprozesse unterstützen. Neben der Einsparung von Zeit und Kosten werden noch weitere Funktionen ermöglicht und es entstehen folgende Vorteile innerhalb des Rechnungsworkflows:

1. Rechnungsverarbeitung automatisieren

Digitale Software erfasst und verarbeitet Rechnungen bereits ab dem Rechnungseingang automatisch und reduziert dadurch den manuellen Aufwand enorm. Eingangsrechnungen können direkt in das System eingescannt und automatisch verarbeitet werden, wodurch Fehler minimiert und die Genauigkeit erhöht wird.

2. Einfach in bestehende Systeme integrieren

Moderne digitale Rechnungsbearbeitungslösungen lassen sich nahtlos in bestehende ERP- und Buchhaltungssysteme integrieren. Dies ermöglicht einen reibungslosen Datenfluss und verbessert die Effizienz der Finanzprozesse.

3. Rechnungen schneller freigeben und bezahlen

Durch die Automatisierung der Rechnungsprüfung und -freigabe können Unternehmen Zahlungen schneller abwickeln und so von Skonti und anderen Zahlungsrabatten profitieren.

4. Erhöhte Transparenz und bessere Nachverfolgbarkeit

Digitale Lösungen bieten umfassende Einblicke in den Rechnungsbearbeitungsprozess. Unternehmen können jederzeit den Status von Rechnungen überprüfen, vergangene Transaktionen einsehen und sicherstellen, dass alle erforderlichen Schritte zur Genehmigung und Bezahlung eingehalten werden.

5. Compliance und Sicherheit verbessern

Digitale Systeme stellen sicher, dass alle Rechnungen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen und bieten robuste Sicherheitsfunktionen, um die Integrität der Daten zu schützen.

6. Kosten einsparen

Durch die Reduzierung manueller Prozesse und die Vermeidung von Fehlern können Unternehmen erhebliche Kosten einsparen. Automatisierte Systeme erfordern weniger personelle Ressourcen und reduzieren die Notwendigkeit für kostspielige Korrekturen.

7. Skalieren und flexibler agieren

Digitale Rechnungsbearbeitungslösungen sind skalierbar und können an die Bedürfnisse wachsender Unternehmen angepasst werden. Sie bieten die Flexibilität, Prozesse zu optimieren und an sich ändernde Geschäftsanforderungen anzupassen.

Pleo: Ihre Unterstützung für gelungene Rechnungsbearbeitung

Wenn es um die Optimierung der Rechnungsbearbeitung geht, ist Pleo ideal für moderne Unternehmen. Pleo stellt Funktionen bereit, die speziell darauf ausgelegt sind, Ihre Prozesse zu optimieren und zu vereinfachen. Hier sind einige der herausragenden Features:

  • Automatisierte Belegverfolgung: Pleo erinnert Ihre Mitarbeiter:innen automatisch daran, eine Rechnung oder mehrere Rechnungen einzureichen. Diese Erinnerungen sparen wertvolle Zeit ein und reduzieren den manuellen Aufwand.
  • Flexible Ausgabenlimits: Legen Sie flexible Ausgabenlimits fest, die sich an den individuellen Bedürfnissen Ihres Unternehmens orientieren. Dies hilft Ihnen, die Kontrolle über Ihre Ausgaben zu behalten und Budgets effizient zu verwalten.
  • Vorab genehmigte Ausgaben: Mit Pleo können Sie Ausgaben vorab genehmigen lassen, sodass Mitarbeiter:innen nur innerhalb der genehmigten Budgets und Richtlinien Ausgaben tätigen können.
  • Integration in Buchhaltungssoftware: Pleo lässt sich nahtlos in Ihre bestehende Buchhaltungssoftware wie DATEV, Xero oder QuickBooks integrieren – dadurch wird der Datenfluss automatisiert und die Genauigkeit Ihrer Finanzdaten werden deutlich verbessert.

Lernen Sie Pleo in einer Demo kennen und finden Sie heraus, wie Sie Ihre Rechnungsbearbeitung auf Vordermann bringen können.

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