Kennen Sie diese Situation: Sie sitzen stundenlang in Meetings, checken Ihr Smartphone unter dem Tisch, fühlen, wie sich die eigentliche Arbeit im Hintergrund aufstaut und das alles, während Sie Dinge besprechen, die auch in mit einer E-Mail erledigt gewesen wären?
Wenn „ja“, dann sind Sie damit definitiv nicht alleine.
Konkret haben 80 % der Manager:innen erkannt, dass ihre derzeitigen Meetingstrukturen nutzlos sind.
Klassische Meetings sterben aus. Lange PowerPoint-Präsentationen, richtungslose Diskussionen und stundenlange Gespräche über alles Mögliche, nur nicht das, was wirklich wichtig ist – das funktioniert einfach nicht mehr.
Diese traditionellen Treffen waren für eine andere Zeit konzipiert. Eine Zeit ohne Smartphones, ohne schnelle Kommunikation und ohne Mitarbeiter, die mehr möchten, als nur sitzen und zuhören. In der heutigen Zeit zählen Engagement, Effizienz und echter Fortschritt.
In diesem Artikel geben wir Ihnen Tools für die Veränderung Ihrer Meeting-Kultur an die Hand. Damit Ihre Meetings mehr sind als nur eine nervige Zeitverschwendung und Ihr Unternehmen tatsächlich voranbringen.
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Wichtige Erkenntnisse:
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„Meeting-Müdigkeit“: Ein wachsendes Problem
Grundsätzlich ist Zusammenarbeit eine wirklich gute Sache, aber Zusammenarbeit braucht vor allem eines: Effektivität.
Durch effektive Zusammenarbeit können Sie sicherstellen, dass Innovation und Fortschritt begünstigt werden – und zusätzliche Hürden vermeiden.
Leider wird Zusammenarbeit immer noch mit dem Sitzen in Meetings gleichgesetzt.
Zu viele unwirksame und irrelevant Meetings haben ein neues Problem geschaffen: „Meeting-Müdigkeit“ oder auch „Zoom-Fatigue“ in einem digitalen Umfeld. Und es ist nicht nur ein unangenehmes Gefühl – es ist ein reales und systemisches Problem, das ihr Unternehmen langsam auslaugt.
„Aber wie groß ist das Problem denn wirklich?“, fragen Sie sich jetzt vielleicht. Um diese Problematik konkret in eine Zahl zu bringen: 8,7 Stunden pro Woche.
Laut einer Umfrage von Stepstone verbringen Mitarbeiter:innen 8,7 Stunden pro Woche in ineffizienten Tätigkeiten – und dazu zählen auch Meetings. Jede Woche, das ganze Jahr.
Das ist mehr als ein Arbeitstag, der in Meetings verbracht wird.
Wenn jede Woche so viele Stunden in Meetings verbracht werden, dann stellt sich unweigerlich die Frage: Und wie viel dieser Zeit wird effektiv eingesetzt?
Die ehrliche Antwort: viel zu wenig.
Mindestens 80 % der Manager geben in einer Studie von McKinsey an, dass sie veränderte Besprechungsstrukturen oder -methoden in Betracht ziehen, um der „Meeting-Müdigkeit“ durch zu viel Zusammenarbeit entgegenzuwirken.
Die negativen Konsequenzen durch Meeting-Müdigkeit sind weitreichend – sowohl für einzelne Mitarbeiter:innen als auch für das gesamte Unternehmen.
Meeting-Müdigkeit kann folgendes auslösen:
- Psychischer Stress durch ständiges Wechseln des Fokus
- reduzierte Zeit für konzentriertes Arbeiten und Kreativität
- Erschöpfung führt zu schlechteren Entscheidungen
- sinkende Motivation
Wie bereits erwähnt, wirkt sich das nicht nur negativ auf Mitarbeiter:innen aus, sondern das ganze Unternehmen wird in Mitleidenschaft gezogen. Wenn Mitarbeiter:innen immer wieder in sinnlosen Meetings sitzen, passiert etwas auf psychologischer Ebene: Der Glaube in das System geht verloren. Meetings werden ab diesem Zeitpunkt als Zeitverschwendung wahrgenommen und nicht mehr als ein Tool der Zusammenarbeit.
Sind Sie unsicher, ob in Ihrem Unternehmen bereits Meeting-Müdigkeit eingesetzt hat? Achten Sie beim nächsten Meeting auf folgende Anzeichen:
- Teilnehmer sind körperlich anwesend, aber geistig abwesend
- mangelndes Engagement und wenig oder keine proaktive Initiative
- Schreiben, Senden oder Empfangen von Nachrichten während des Meetings
Wenn Sie Ihre eigenen Meetings gerade wiedererkennen, dann sollten Sie sich im Detail mit Ihrer Meeting-Kultur auseinandersetzen.
Der erste Schritt liegt darin, das Problem zu erkennen. Wenn Sie das Problem kennen, dann fällt es Ihnen sofort leichter, Ihre Meetings in Zukunft zu einem nützlichen und unterstützenden Tool zu machen.
Meetings sollen mehr Energie liefern als sie verbrauchen und keine Belastung sein. Achten Sie auf die Qualität, anstelle von Quantität.
Was unterscheidet gute von schlechten Meetings?
Wahrscheinlich können Sie das intuitiv sogar bereits unterscheiden. Das Gefühl, in einem Meeting zu sitzen, das Energie und Ideen sprudeln lässt, von dem anderen Gefühl, in einem Meeting zu sitzen und Sie wünschen sich, ganz woanders zu sein.
Aber haben Sie sich jemals gefragt, was den wirklichen Unterschied ausmacht?
Effektive Meetings haben diese vier Merkmale:
- Eindeutige Richtung: Von der Sekunde an, in der das Meeting beginnt, weiß jeder genau, warum er da sitzt. Kein Geschwätz, keine Umwege – volle Konzentration auf das konkrete Ziel.
- Sichtbarer Fortschritt: Entscheidungen werden getroffen und das Treffen besteht nicht nur aus leerem Gerede. Jede:r verlässt das Meeting mit klaren Aufgaben und Fristen.
- Engagement: Die Teilnehmer sind mental anwesend, nicht nur physisch (oder virtuell). Sie bringen sich aktiv ein, hören zu und bauen auf den Ideen der anderen auf.
- Zeitlicher Respekt: Eine vorgegebene Struktur stellt sicher, dass das Meeting beim Thema bleibt und pünktlich endet.
Aber einer der größten Einflussfaktoren, der hilft, gute von schlechten Meetings zu unterscheiden ist: die Vorbereitung.
Ein gut vorbereitetes Meeting macht es wahrscheinlicher, dass das Meeting produktiv und nützlich ist.
Bevor Sie eine Einladung für ein Meeting versenden, sollten Sie daher folgende Fragen klar beantworten können:
- Welche ist die wichtigste Entscheidung, die getroffen werden muss?
- Warum sind diese Leute notwendig?
- Wie lautet die genaue Agenda?
- Wie lange wird es wirklich dauern?
Zusätzlich zu dieser Vorbereitung sollten Sie auch sicherstellen, dass alle Ihre Meetings einen Meetingleiter haben (der die Richtung steuert), einen Protokollführer (für die Dokumentation) und Teilnehmer, die vorbereitet sind und sich aktiv einbringen.
Wie KI Ihre Meeting-Kultur optimiert
Mit KI kann man vieles machen. Sie können schreiben, Bilder und Videos erzeugen und noch viel mehr. In Der Synergie-Report: Finanzen und Business perfekt abgestimmt, in dem Sie Erkenntnisse von über 2.800 Finanzentscheidern in Europa nachlesen können, gaben 61 % an, dass KI die Zusammenarbeit in ihrem Unternehmen verbessern kann.
Interessant ist auch, dass KI auch die Zusammenarbeit verbessern kann, indem sie Ihre Meeting-Kultur vereinfacht.
Es wurde eine Reihe von KI-Tools entwickelt, die als Meeting-Assistenten fungieren. Und diese Tools können Ihnen eine Menge Arbeit ersparen, aber auch Erkenntnisse liefern, die Sie zur Verbesserung Ihrer Meeting-Kultur nutzen können.
Mit einem KI-Meeting-Assistenten können Sie beispielsweise sofort nach der Besprechung ein genaues Protokoll erstellen oder sich einen Überblick darüber verschaffen, wer in der Besprechung am meisten spricht. So können Sie den KI-Besprechungsassistenten nutzen, um herauszufinden, ob sich eine Teambesprechung oft in die Länge zieht, weil eine bestimmte Person die Redezeit dominiert.
Lesen Sie mehr darüber: Die besten KI-Meeting-Assistenten
Tipps für eine bessere Meeting-Kultur
Doch wie verbessern Sie Ihre Meeting-Kultur?
Hier ein paar Tipps, wie Sie Ihre Meetings verbessern können:
Art des Meetings
Die COVID-19-Pandemie hat virtuelle Meetings zu einem Teil des Arbeitslebens gemacht und seitdem werden auch immer noch viele Meetings virtuell abgehalten. Aber physische Meetings haben natürlich auch immer noch ihre Berechtigung. Wie entscheiden Sie also, ob ein Meeting physisch oder virtuell stattfinden soll?
Physische Treffen eignen sich besonders gut, wenn Sie tiefere Beziehungen aufbauen, Brainstorming anwenden oder besonders komplizierte Herausforderungen lösen müssen. In diesen Situationen ist die physische Präsenz schwer zu überbieten.
Virtuelle Meetings sind perfekt für schnelle Statusaktualisierungen und Wissensaustausch. Gleichzeitig sind sie natürlich absolut genial, wenn man im Teams große geografische Distanzen überbrücken möchte.
Aber beachten Sie: Virtuelle Meetings erfordern den gleichen Vorbereitungsaufwand wie physische.
Manchmal scheinen virtuelle Meetings weniger Struktur zu haben, weil man sich leichter verrennt. Das macht es umso wichtiger, mit einer klaren Agenda sicherzustellen, dass alle Teilnehmer:innen bereits vor dem Meeting wissen, was von ihnen erwartet wird.
Ohne diese Struktur laufen virtuelle Meetings Gefahr, ineffizient zu sein und Zeit zu vergeuden – genau wie es bei einem physischen Meeting ohne Vorbereitung auch wäre.
Dauer des Meetings
Die Dauer des Meetings ist ein weiterer Aspekt, auf den Sie achten können. Viele Meetings ziehen sich unnötig in die Länge und könnten auch in kürzerer Zeit abgewickelt werden. In vielen Unternehmen ist es normal, dass ein Meeting 45 Minuten oder eine Stunde dauert.
Wenn dies in Ihrem Unternehmen der Fall ist, dann wäre es gut einen analytischen Blick darauf zu werfen.
Oft reichen 30 Minuten für ein effektives Meeting – mit der richtigen Vorbereitung. Weniger Zeit zwingt Sie dazu, sich zu konzentrieren und konkret zu werden. Außerdem entfällt dadurch der Smalltalk, mit dem viele Meetings beginnen.
Natürlich können nicht alle Meetings in 30 Minuten abgeschlossen werden, aber für viele ist es passend. Wenn also wiederkehrend Probleme auftreten und Sie Ihre Meetings nicht auf 30 Minuten beschränken können – dann sollten Sie auf die Vorbereitung oder die Meetingstruktur achten.
Auswahl der Teilnehmer
Entscheidend ist auch die Auswahl der Teilnehmer. Sie möchten die richtigen Leute im Meeting haben, aber es sollte auch keine Zeitverschwendung für Mitarbeiter:innen sein.
Atlassian hat in einer Studie ermittelt, dass Meetings ein Störfaktor im Arbeitsalltag werden können und das zeigt sich deutlich dadurch, dass 64 % der Befragten angeben, dass sie regelmäßig in Meetings sitzen, die ihnen nichts bringen.
Achten Sie darauf, diejenigen einzuladen, die sich aktiv einbringen und über Entscheidungskompetenz verfügen.
Stellen Sie es sich so vor: Wenn jemand durch Abwesenheit nichts verpasst, dann laden Sie diese Person nicht ein.
Bei einer besseren Meeting-Kultur geht es also nicht nur darum, die Anzahl zu reduzieren, sondern auch darum, dass die tatsächlichen Meetings, einen Mehrwert für alle Teilnehmer liefern. Durch die richtige Art, eine kürzere Dauer des Meetings und die richtige Auswahl der Teilnehmer können Sie hoffentlich Zeit sparen und besseren Fokus schaffen.
