Ganz ehrlich, in vielen Unternehmen ist die Finanzabteilung wie hinter einer unsichtbaren Mauer aus Tabellenkalkulationen und Budgets. Andere Abteilungen klopfen nur dann an, wenn sie Geld beantragen oder Unterlagen einreichen. „Das sind deren Themen“, denken viele.
Isolation hat allerdings einen hohen Preis. Einen sehr hohen sogar.
In Der Synergie-Report: Finanzen und Business perfekt abgestimmt geben drei von fünf Unternehmen (57 %) an, dass ihren Mitarbeitern das finanzielle Grundverständnis fehlt, um gute Entscheidungen zu treffen.
Das ist eine erschreckend hohe Zahl. Denn wenn man sich nicht traut, das Finanzteam um Rat zu fragen, oder wenn die Finanzabteilung nicht in Entscheidungen eingebunden wird, resultieren daraus oft Fehlinvestitionen und verschwendeten Ressourcen.
Viele glauben fälschlicherweise, je weniger Menschen sich in die Wirtschaft einmischen, desto besser. Doch in Wirklichkeit ist es oft genau das Gegenteil.
In diesem Artikel schauen wir uns genauer an, wie Sie diese Situation zu Ihrem Vorteil verändern können. Konkrete Beispiele werden zeigen, wie Zusammenarbeit das gesamte Unternehmen voranbringen kann, welche Faktoren die Zusammenarbeit schwerer machen und wie Sie eine solche Veränderung in Gang bringen können.
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Wichtige Erkenntnisse:
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Warum Zusammenarbeit elementar ist
Sie fragen sich an dieser Stelle vielleicht, warum Zusammenarbeit überhaupt wichtig ist.
Um die Relevanz einer guten Zusammenarbeit zu verstehen, werfen wir einen Blick auf zwei Zahlen in Der Synergie-Report: Finanzen und Business perfekt abgestimmt. Dieser Report wurde hier bei Pleo erstellt und gibt Ihnen Einblicke und Erkenntnisse von über 2.800 Finanzentscheidungsträgern in Europa.
72 % der Befragten glauben, dass eine verbesserte Zusammenarbeit zwischen der Finanzabteilung und den anderen Abteilungen das Unternehmen finanziell erfolgreicher machen und gleichzeitig helfen kann, Widerstandsfähigkeit und Flexibilität für zunehmend unvorhersehbaren externen Faktoren aufzubauen.
Das Paradoxe ist jedoch, dass viele verstehen, warum eine gute Zusammenarbeit wichtig ist, aber nur 32 % zustimmen, dass sie die Rolle und den Einfluss anderer Abteilungen ausreichend verstehen. Es gibt also einen konkreten Punkt, an dem man arbeiten kann.
„Zusammenarbeit ist entscheidend für den Geschäftserfolg und die besten Unternehmen sollten danach streben, dass ihre Teams gemeinsam siegen. Wenn mich meine Karriere eines gelehrt hat: Ohne Zusammenarbeit können keine wichtigen Ergebnisse erzielt werden.“
– Søren Westh Lonning (CFO bei Pleo)
Um abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit besser zu verstehen, stellen Sie am besten ein typisches mittelständisches Produktionsunternehmen vor. Es könnte mit schwankenden Erträgen und ständigen Budgetüberschreitungen zu kämpfen haben.
Der Vertrieb jagt vielleicht nach Einnahmen, ohne die tatsächlichen Kosten zu kennen. Die Produktion konzentriert sich nur auf den Output, ohne die Kapitalkosten zu verstehen. Und die Finanzabteilung beschäftigt sich frustriert mit dem großen Ganzen, aber hat keinen wirklichen Einfluss auf tägliche Entscheidungen.
Und jetzt stellen Sie sich vor, dass dieses Unternehmen eine unternehmensweite Zusammenarbeit anstößt.
Die Finanzabteilung hält dafür kurze, wöchentliche Treffen mit jeder Abteilung ab und bringt komplizierte Zahlen dafür in konkrete Handlungsoptionen.
Die Verkäufer:innen können dadurch sehen, mit welchen Produkten tatsächlich Gewinn erzielt wurde. Produktionsleiter:innen würden die Bedeutung einer Lagerbestandsreduzierung verstehen. Und der Einkauf würde lernen, über den Stückpreis hinauszuschauen und die Gesamtkosten zu betrachten. In einem solchen Szenario ist es vorstellbar, dass die Gewinne deutlich steigen und die Kosten sinken.
Am wichtigsten wäre jedoch die Zufriedenheit am Arbeitsplatz. Mitarbeiter:innen würden sich für ihre Aufgaben besser gerüstet fühlen und durch die funktionsübergreifende Zusammenarbeit würde eine völlig neue Dynamik entstehen. Denn wenn Vertrieb und Finanzen die gleiche Sprache sprechen, wenn die Produktion die finanziellen Konsequenzen versteht und alle an einem Strang ziehen – dann passiert etwas Magisches.
Es geht nicht darum, dass jeder ein Wirtschaftswissenschaftler sein muss, sondern um ein gemeinsames Verständnis dafür, wie sich unsere Entscheidungen auf die Finanzen des Unternehmens auswirken.
Typische Herausforderungen der Zusammenarbeit
Wie die Zahlen belegen, verstehen die meisten Menschen, warum Zusammenarbeit so wichtig ist. In der Realität zeigt sich aber auch, dass eine gute Zusammenarbeit leichter gesagt als gelebt ist.
Doch was hindert so viele Unternehmen daran, eine gute abteilungsübergreifende Zusammenarbeit aufzubauen?
Eines der häufigsten Hindernisse sind Silos, die Abteilungen voneinander isolieren.
Die Zahlen des Der Synergie-Report: Finanzen und Business perfekt abgestimmt zeigen, dass 68 % der Unternehmen glauben, dass Silos – ob Kommunikation, Organisation oder Hierarchie – die effektive Zusammenarbeit zwischen Finanzabteilung und anderen Teams erschweren.
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Darüber hinaus antworten 62 %, dass eine nicht-fortschrittliche Mentalität die Zusammenarbeit oft behindert. Viele Mitarbeiter:innen sind in ihren Arbeitsmustern festgefahren und zögern, Veränderungen anzunehmen oder die Vorteile einer engeren Zusammenarbeit mit der Finanzabteilung zu erkennen.
Eine weitere große Herausforderung ist die Unsicherheit, die viele außerhalb der Finanzabteilung empfinden, wenn es um den Umgang mit Finanzen geht. Immerhin erkennen 58 % der Unternehmen, dass Ihre Mitarbeiter Angst haben, Fehler zu machen, weil ihnen der Einblick in Finanzprozesse fehlt.
Drei grundlegende Elemente für eine bessere Zusammenarbeit
Damit die Zusammenarbeit im echten Leben gelingt, müssen drei entscheidende Elemente in Einklang gebracht werden.
Wir brauchen Menschen, die auf neue Art und Weise zusammenarbeiten. Wir brauchen neue Routinen im Arbeitsalltag, die Zusammenarbeit fördern. Und wir brauchen die richtigen Tools, die alles leichter machen – nicht schwieriger.
1. Menschen
Das Konzept der Buchhalter:innen, die sich hinter gestapelten Dokumenten verstecken, liegt bereits lange in der Vergangenheit.
Finanzprofis von heute sind Vermittler und Gesprächspartner. Sie müssen komplexe Zahlen in eine Sprache übersetzen können, die jeder versteht.
Dafür ist Einsatz wichtig – von beiden Seiten des Schreibtisches.
Wenn alle ins Boot zu holen, braucht es Sicherheit. Denn wie bereits erwähnt, fühlen sich viele Menschen unsicher, wenn es um Finanzen und Zahlen geht. Deshalb ist es wichtig, eine Umgebung zu schaffen, in der auch „dumme“ Fragen gestellt werden können.
Das Thema Finanzen kann interessanter werden, wenn es mit dem Alltag von Menschen in Verbindung gebracht wird.
Ein:e Vertriebsmitarbeiter:in sollte nicht mit buchhalterischen Fachbegriffen überhäuft werden, sondern verstehen, wie sich unterschiedliche Vertriebsmodelle auf die Stabilität des Unternehmens auswirken. Ein:e Projektmanager:in muss in der Lage sein, den Zusammenhang zwischen Ressourcenverbrauch und Endergebnis zu erkennen.
Die Distanz zwischen Theorie und Praxis soll überbrückt werden.
2. Routinen
Regelmäßige Meetings müssen keine langweiligen Status-Updates sein – ganz im Gegenteil. Versuchen Sie, mit jeder Abteilung kurze, gezielte Finanzbesprechungen einzuführen. Am Anfang vielleicht alle zwei Wochen.
Dabei geht es nicht darum, endlose Zahlenreihen durchzugehen, sondern aktuelle Herausforderungen und Chancen zu diskutieren. Was bedeutet die letzte Preisänderung für unsere Gewinnspannen? Wie wirkt sich die neue Lieferantenvereinbarung auf unseren Cashflow aus?
Beim Wissensaustausch geht es darum, Informationen verständlich zu machen, ohne überfordernde Details. Erstellen Sie beispielsweise ein einfaches Dashboard mit den wichtigsten Kennzahlen für jede Abteilung. Senden Sie kurze, relevante Updates, wenn wesentliche Änderungen auftreten. Und denken Sie daran: Erfolge gehören gefeiert – vor allem, wenn eine Abteilung ihre Ziele erreicht hat oder wenn eine neue Initiative positive Ergebnisse erbracht hat.
Die größte Herausforderung ist oft die „sie und wir“-Einstellung. Finanzabteilungen werden oft als strenge Polizist:innen gesehen und nicht als Teammitglieder:innen. Dieses Muster können Sie durchbrechen, indem Sie im Alltag sichtbar werden. Trinken Sie eine Tasse Kaffee mit verschiedenen Teams, erfahren Sie mehr über ihre Herausforderungen und zeigen Sie Interesse an ihrer Arbeit.
Durch zwanglose Gespräche entstehen oft die besten Ideen.
3. Smarte Tools
Technologie sollte keine Zeitverschwendung sein, sondern eine praktische Unterstützung.
Heutzutage gibt es viele benutzerfreundliche Systeme, die viele der mühsamen, manuellen Prozesse automatisieren können. Das schafft Zeit für das Wesentliche: Kommunikation und Analyse.
Aber wählen Sie mit Bedacht aus, denn ein neues System muss für alle einfach zu nutzen sein, nicht nur für Buchhalter:innen.
In Der Synergie-Report: Finanzen und Business perfekt abgestimmt gaben 77 % an, dass digitale Lösungen für Ausgabenmanagement – wie zum Beispiel Pleo – eine effektive Zusammenarbeit zwischen Finanzabteilung und anderen Abteilungen ermöglichen.
Wichtig ist, dass auch aus technologischer Perspektive die Zusammenarbeit unterstützt wird. Ein gutes System macht es einfach, Erkenntnisse auszutauschen, Entwicklungen zu kommentieren und Entscheidungen nachzuverfolgen. Durch eine transparente Vertrauensbasis können bessere Entscheidungen auf der Grundlage aktueller Zahlen und Trends getroffen werden.
Technologie soll den menschlichen Dialog nicht ersetzen, sondern ein besseres Fundament schaffen.
So legen Sie los
Die Kultur der Zusammenarbeit im Finanzbereich kann auf den ersten Blick wie eine massive Herausforderung wirken. Aber wie bei allen Veränderungen ist es wichtig, an der richtigen Stelle zu starten und einen Schritt nach dem anderen zu setzen.
Finden Sie zuerst eine Abteilung, in der die Zusammenarbeit schnell Fortschritte bringen könnte. Das könnte zum Beispiel der Vertrieb sein, wo ein besseres Verständnis der Finanzkennzahlen zu profitableren Geschäften führen könnte.
Sobald das erledigt ist, sollte der klassische Fehler vermieden werden: Alles auf einmal ändern zu wollen.
Anstatt große, neue Systeme im gesamten Unternehmen einzuführen, sollten Sie besser mit kleinen, überschaubaren Projekten beginnen. Es könnte sich um ein wöchentliches vierteljährliches Treffen mit der ausgewählten Abteilung handeln, bei dem Sie nur wenige, aber dafür relevante, Zahlen besprechen. Oder es könnte ein einfaches Dashboard mit den wichtigsten KPIs erstellt werden.
Eine weitere typische Gefahr besteht darin, zu komplex zu werden. Konzentrieren Sie sich weiterhin auf die Zahlen und Erkenntnisse, die für die einzelne Abteilung tatsächlich etwas bedeuten. Vermeiden Sie buchhalterische Fachbegriffe und konzentrieren Sie sich auf das Praktische: „Was bedeuten diese Zahlen für Ihre täglichen Entscheidungen?“
Das Wichtigste ist: anzufangen.
Fangen Sie klein an, halten Sie es einfach und steigern Sie sich schrittweise. Rom wurde nicht an einem Tag erbaut und auch Ihre neue Kultur der Zusammenarbeit nicht.
Jeder Tag, an dem Sie warten, birgt ungenutzte Chancen für bessere Entscheidungen und stärkere Ergebnisse.