Herramientas para ahorrar dinero durante la inflación

Hace un tiempo, en Pleo hicimos una encuesta a empresas que utilizaban nuestra app y nos salieron datos de todo tipo.

Había muchos negocios preocupados por la inflación y la recesión que pensaban reducir el gasto en cosas como los viajes de empresa o marketing.

¡Normal! 

Cuando la economía mundial flojea, lo primero que le viene a la mente a toda empresa es cómo salir del bache… y la respuesta inicial está en reducir el gasto.

¿Y si te dijéramos que las recesiones y períodos de inflación son oportunidades magníficas para crecer?

Para crecer, sí.

Para entrar de una manera y salir de otra, mucho más fuerte.

Pues así es, en parte, debido a la etapa de transición en la que nos encontramos; y es que estamos pasando de ser primitivos digitales a contar con entornos absolutamente digitalizados.

Sí, la respuesta está en la digitalización

Cuando compites contra otras empresas y estas no aprovechan todos los recursos del panorama digital pero tú sí… Eso se convierte en una ventaja difícil de batir.

¿Por qué?

Pues porque la digitalización nos ayuda a ser más eficientes en nuestro trabajo. 

Nos ahorra tiempo y esfuerzo en tareas tediosas, y que además generan fallos humanos, como suele suceder cuando se trasladan datos de una nota de gastos a los libros contables, por ejemplo.

Las empresas competidoras, mientras, dedican horas de más en algo que tú haces en cuestión de minutos.

Y si esto lo aplicas a todos los campos importantes de tu empresa, pues multiplica y ya verás qué cantidad de ahorro.

Porque la realidad es que hoy en día ya hay herramientas para automatizar todo tipo de procesos.

La novedad del correo electrónico en los años 70 trajo ahorro en tiempo de llamadas —respondidas y sin responder— y encuentros presenciales.

Nos permitió comunicarnos de forma no simultánea. Si escribías un e-mail a las seis, el receptor lo podía leer a las siete, ocho, nueve o a los dos días, cuando quisiera.

¿Te imaginas la cantidad de tiempo —y dinero— que le ahorró eso a todo el mundo?

Mucho, mucho, mucho, hasta el punto de que hoy no se concibe una vida sin e-mails, ni en el entorno profesional ni en el personal.

Pues el e-mail fue solo el principio 😬

¿Será por herramientas?

La realidad es que desde aquel momento, a principios de los 70, el panorama digital no ha hecho más que crecer y tenemos a nuestra disposición herramientas para dar y tomar.

Las hay para negocios de todo tipo: de sectores muy específicos, de distintos tamaños… hay de-to-do.

Y queremos hablarte de unas cuantas que creemos que te pueden ayudar en todas las áreas que, bajo nuestro punto de vista, debería tocar tu empresa si quiere moverse como pez en el agua en el mundo online:

• Organización
• Captación y ventas
• Comunicación
• Medición
• Gestión interna del equipo

¿Las vemos?

Listado imprescindible de herramientas para ahorrar en la próxima inflación

El tiempo es oro, se suele decir. 

Y el oro…💰

Cuanto más pasa tu equipo haciendo algo, menos tiempo tiene para hacer otras cosas.

En períodos de inflación no deberías centrarte en reducir gastos, sino en ser más eficiente.

En hacer lo mismo que hacías antes, pero esta vez en menos tiempo.

Las herramientas que vas a ver a continuación te permiten eso: ahorrar dinero aumentando la eficiencia de toda tu plantilla.

Y además son gratuitas o, al menos, tienen su plan freemium, con el que las puedes probar de forma limitada hasta que sepas con seguridad que, en efecto, realmente te sirven.

Por cierto, al final sí que te presentamos una que, literalmente, te permite ahorrar dinero 🌝

Pero vayamos por partes.

Herramientas de organización

Para que tu equipo y los departamentos estén bien coordinados y organizados.

Sin orden no hay paraíso 🖖

Empezamos con Google Calendar, un clásico.

¿Quién no conoce esta herramienta gratuita?

«La de los calendarios» 📅

Aunque va mucho más allá; al poder compartir calendarios entre usuarios, este gestor es idóneo para que las personas conozcan la disponibilidad de sus compañeros.

Aunque el rey de la organización, desde un punto de vista más general, podría ser HubSpot. 

Es un CRM para organizar información relativa a clientes, de forma que puedas ver sus datos, hacerles seguimiento, iniciar campañas de marketing y ver sus resultados, segmentar…

Un todo en uno magnífico. Si manejas un gran volumen de clientes, échale un ojo.

Como deberías hacerlo también con Calendly si tu empresa suele organizar muchos encuentros online con clientes y proveedores 😅

Es muy fácil de utilizar: abres huecos de disponibilidad en el calendario y compartes el link, para que la persona interesada reserve una fecha y una hora en función de lo que le venga mejor. 

Y son herramientas sincronizables. Si un posible cliente te reserva un hueco el martes a las 12, para mayor comodidad puedes programar que automáticamente se cargue en Google Calendar.

¡A organizar y ahorrarle tiempo a todo el mundo!

Herramientas de captación y ventas

Porque oye, aumentar tu facturación siempre está bien, especialmente en tiempos de inflación.

¿Y qué hacer para vender más?

Si tienes una solución para otras empresas, activa el modo B2B 👌

Y ahora pensemos: ¿una herramienta que te permita llegar a un público B2B muy segmentado? 

Mmmm 🙄

¡LinkedIn! 

Al ser una red social para profesionales los perfiles están altamente detallados desde ese punto de vista, por lo que utilizando su sistema nativo de anuncios podrás contactar con personal muy específico que de otra forma te sería más costoso.

¿Cuánto darías por poder hablarle por mensaje directo al responsable de una empresa que tienes en el radar? 🙏

Con LinkedIn (casi) todo es posible.

¿Y los e-mails? 📩

Si cuentas con correos electrónicos de clientes potenciales, B2B o B2C, puedes enviarles material directamente a su bandeja de entrada con herramientas como MailChimp o ActiveCampaign, fantásticos gestores de e-mail marketing.

Que por cierto, los CRM como HubSpot también te permiten hacer campañas con tu base de datos de clientes. Salesforce o Netsuite son alternativas en caso de que haya algo de HubSpot que no te encaje.

Herramientas de comunicación con clientes

Organizarse está muy bien, pero si encima digitalizas y aligeras todo el proceso de comunicación interna y externa… pues como que muchísimo mejor, ¿no?

Hablábamos del e-mail, el ABC de la comunicación digital. Plataformas como Gmail o Outlook son perfectas para gestionar cuentas profesionales desde un solo lugar.

Pero si quieres llegar un poco más lejos, quizá tengas que cambiar de canal: ¿a qué haces más caso, a un e-mail o a un WhatsApp?

WhatsApp Business, al ser utilizado desde la API, te da un montón de funcionalidades perfectas para comunicarte con tus clientes, hacer campañas y medir los resultados de las mismas.

Y hablando del tema…

Herramientas de análisis

Porque ya sabes lo que dicen: lo que no se mide, no se puede mejorar.

Las herramientas que utilizas para lanzar campañas suelen incorporar en sí mismas un módulo propio de análisis, para que veas la efectividad de las mismas.

Están bien, pero eso sería hacer análisis de campañas específicas, sin más.

Si con el tiempo reúnes grandes volúmenes de datos, hay herramientas basadas en business intelligence que te ayudan a visualizarlos de la forma más conveniente para ti.

Cuando tengas los datos recopilados, la pregunta es: ¿qué te gustaría saber?

¿Qué quieres extraer de los mismos?

Si contaras con todo el historial de ingresos, gastos, personal y recursos de tu empresa, estas herramientas darían respuesta a preguntas como:

• «¿Qué departamento gasta más en viajes de empresa?»
• «¿En qué herramienta se invierte más?»
• «¿Qué responsable consigue más beneficios en función de los recursos con los que cuenta?»

Y claro, tomar decisiones trascendentales es mucho más fácil si tienes tanta información de valor, totalmente fundamentada.

¿Tú sabes la de pasos en falso que podrías ahorrarte? 🙃

Pues bien: herramientas como Metabase o Vitally, por ejemplo, son buenas para eso.

Herramientas de gestión interna

Que vaya bien de puertas para afuera es crucial para que tu empresa crezca. Ventas, crecimiento… sí, sí, está muy bien, pero como la cosa no fluya a nivel interno no hay nada que hacer.

¿Cómo encontrar y retener talento, por ejemplo, que ya vimos que era una tendencia en el futuro laboral?

Con la ayuda de un software especializado en recursos humanos lo tendrás más fácil que nunca, al detallar al máximo los perfiles de candidatos y personal de tu empresa, y poder hacer un seguimiento de las entrevistas y procesos internos.

Greenhouse es un buen aliado en ese sentido 😊

Y una vez tienes el talento que necesitas, ¿cómo haces que funcione? ¿Cómo consigues que todo tu equipo rinda y haga aquello para lo que fue contratado?

Pues poniéndoselo fácil no, facilísimo.

Permitiendo que se comuniquen de forma efectiva, para lo que pueden utilizar herramientas como Slack o Discord.

Dándoles un espacio online para que almacenen todos los datos que necesiten en su día a día, para lo que herramientas como Google Drive o Dropbox son una maravilla.

Y facilitándoles un gestor de proyectos para que a nadie se le escape nada, como son Notion, Asana, Click Up o Trello.

Espera, que vamos a echar cuentas… y nos salen de momento 22 herramientas para que tu empresa sea más eficiente y, con ello, ahorre tiempo y dinero.

¿Vamos con la guinda del pastel?

La «todo en uno»: Pleo

Si quieres reducir gastos como estrategia para ahorrar durante una inflación o recesión, al loro.

¿Por qué todo en uno?

Porque centrándonos en el gasto, hace de todo.

Por ejemplo, es un software que permite la organización de partidas para gastar, al poder darles tarjetas a tus empleados con límites de gasto.

Cada persona tendrá un usuario y estará registrada en un equipo dentro de la app, así que es fácilmente controlable por los responsables.

Estos tendrán que aprobar los gastos llevados a cabo con las tarjetas, que irían acompañados del comentario que quiera poner el trabajador para informar al responsable de aprobarlo —o rechazarlo—.

Si se aprueba, los gastos pasarán a formar parte de la contabilidad de la empresa tras una simple exportación.

Asimismo, desde el panel de control y análisis puedes obtener informes exhaustivos sobre los gastos —quién gasta, cuánto gasta, en qué gasta, qué equipo gasta más y cuál menos, etc.—, de forma que de un vistazo sepas dónde hay que recortar o dónde meter más músculo en caso de ser necesario.

Y no solo eso; ¡qué va!

Al ser una herramienta admitida por la Agencia Tributaria, cuando un trabajador pague por algo solo tiene que hacerle una foto a la factura simplificada o ticket y hala, ya se puede deshacer del papel, sin riesgo a que se pierda o se borre la tinta.

Adiós a las problemáticas notas de gastos y errores humanos al procesar números 👋

Y ahora, lo prometido: ¿por qué con Pleo vas a ahorrar dinero, directamente?

Pues porque tiene una función de lo más maja conocida como Cashback, de modo que te devolvemos un pequeño porcentaje de todas las compras que tu empresa pague con una tarjeta Pleo.

Si eso no es ahorrar…. 😂

Bueno, pues con este software de gestión de gastos tenemos un total de 23 herramientas; esperamos que te sirvan para blindarte y ponerte a toda velocidad haya inflación, recesión o la situación complicada que sea. A ti, plim 😎