Inventario de software: cómo optimizar el uso de programas en tu empresa

El software es esencial en el día a día de las empresas.

Automatizan tareas, reducen errores y mejoran la rentabilidad porque dan mucho por muy poco; no cabe duda.

Pero su gestión no es del todo sencilla, porque una empresa puede estar pagando suscripciones de programas sin darles un uso real. Hay motivos para ello, como que un programa lo contratara un antiguo empleado que ya no está.

Eso, al final, deriva en sobrecostes y caos operativo, algo que se soluciona poniendo el foco en la gestión del inventario de software.

¿Inventario de software?

Así es. Vamos a ver qué es, qué beneficios trae, cómo ponerlo en marcha en tu empresa, las características de los programas especializados en ello… y una lista final de opciones.

Inventario de software, allá vamos.

¿Qué es un inventario de software?

Un inventario de software no es más que el conjunto de herramientas, programas y aplicaciones informáticas que utiliza tu empresa. 

El conjunto no es importante en sí mismo; lo que importa es la gestión que haces de él.

Con un inventario de licencias de software bien controlado, evitarás los problemas típicos que tienen lugar en casi todas las empresas que emplean soluciones informáticas.

¿A quién no le ha pasado emplear el período de prueba de una herramienta y luego dejar de utilizarla, quedando así en el olvido?

O que un producto contratado se actualiza —funciones, precio, etc.— y no se tiene constancia del cambio, pasando a pagar de más por algo que no se necesita.

O que un departamento adquiere la licencia de una herramienta para utilizarla un par de semanas, se olvida de darla de baja… y se paga una mensualidad innecesaria.

Todo eso se resuelve con una óptima gestión del inventario de software, que consiste en un registro exhaustivo de todos los programas empleados por la empresa.

En dicho registro constarán datos como la fecha de adquisición del software, el tipo de herramienta, departamento que va a darle uso, fecha de expiración de la licencia, coste… y cualquier explicación que estimes oportuna.

El objetivo es claro: tener bajo control el arsenal informático, tanto el software fijo como las aplicaciones de pago recurrentes.

Si lo logras, mira qué beneficios tan interesantes se lleva tu empresa.

Beneficios de gestionar el inventario de software

Son principalmente cuatro: controlas gastos, gestionas recursos, evitas sobrecostes y compras de forma responsable.

Por partes.

Tener todo el software activo bien registrado, sabiendo cuándo tocará renovar una herramienta o dar de baja otra, beneficia al control de gastos de la empresa.

Obviamente, el coste del total de herramientas del inventario de software instalado no será tan grande como por ejemplo las nóminas o los gastos de viaje, en caso de que tu equipo se mueva mucho por trabajo.

Pero oye, puede ser considerable si te pones a sumar.

20 euritos el mes por aquí, 50 por allá, 800 al año por esta herramienta esencial de gestión de clientes, 1.200 por una de gestión de recursos… y echa cuentas.

Añade ahora el típico pago innecesario por descuido. O porque la persona que estaba utilizando la herramienta ya no está y se ha renovado sola al tener los datos de una tarjeta de empresa que sigue activa.

Controlar al milímetro el inventario de software al completo te ayuda a gestionar sus costes junto con el resto de tipos de gastos de tu empresa.

Y a ti lo del control te viene muy, pero que muy bien, ¿no? 

¿Y qué dices de los recursos?

Cuantos más, mejor. Pero también a costa de pagar más dinero.

Tu responsabilidad es optimizar el uso de recursos necesarios para sacar adelante el trabajo de forma eficiente y eficaz. Si sabes con qué herramientas cuentas, qué hace cada una y su coste, te será más sencilla la optimización.

Evitarás pagar por más licencias de las estrictamente necesarias.

Así, además, evitas el golpe económico en la caja de la empresa. Aunque no sean gastos especialmente notorios, pueden ser muy molestos. Y el hecho de que sean sobrecostes imprevistos para el control presupuestario lo empeora todavía más.

Contar con la información proporcionada por el inventario de software, además, permitirá a tu empresa comprar de forma responsable.

¿Licencias innecesarias? Nunca.

¿Programas nuevos que hagan lo que ya hace una herramienta para la que tenéis licencia? Nuuunca.

Sí, las compras informadas son el cuarto beneficio, que unido a los tres anteriores termina ayudando a que aumente la rentabilidad de la empresa.

Sí, sí y solo sí a la gestión del inventario de software de tu empresa 🙌

Cómo hacer un inventario de software

Venga, que nos ponemos el mono de trabajo.

¿Cómo se hace un inventario de software?

Puedes empezar realizando una pequeña preparación que te sirva como punto de partida.

¿En qué dispositivos vas a mirar? 

¿En todos los ordenadores de la empresa? ¿En los teléfonos móviles? ¿Hay tablets? ¿Y en los portátiles del equipo que se va de viaje de trabajo?

Y para identificar los programas, ¿cómo lo harás? ¿A mano o emplearás un sistema de inventario de software que los localice?

Después toca ejecutar, a manini o con el programa de inventario de software que hayas seleccionado. Hay que escanear y extraer información. Si crees que la lista va a ser grande, casi mejor emplear el escaneo automático de una aplicación.

¿Y luego?

Pues a consolidar los datos extraídos, claro. Una mera hoja de cálculo podría servirte si lo haces a mano, aunque los programas de inventario de software ya incorporan la función de centralizar todos los resultados del escaneo.

Eliminas duplicados, clasificas los resultados por categorías —tipo de programa, por ejemplo, o por costes— y empiezas con la revisión y toma de decisiones.

Ahí sí que tendrá que entrar una persona. Alguien que determine si el programa en cuestión se utiliza, si merece la pena renovar su licencia o conviene buscar una alternativa.

Con el análisis hecho y las decisiones consecuentes tomadas, solo te queda actualizar el inventario de software con el paso del tiempo y darle uso para obtener los beneficios mencionados anteriormente.

Es un poco pesado al principio, pero una vez conseguido te vas a beneficiar sin esfuerzo ☺️

Funciones de los programas de inventario de software

Pongamos que, en efecto, evitas hacer el inventario de forma manual y empleas una solución automatizada que te ayude.

¿Qué puedes pedirle a esa herramienta de inventario de software?

O más bien, ¿qué te ofrece, más allá de ser una mera herramienta de auditoría que obtenga el registro de programas?

Pues te permite hacer seguimiento de tus activos. Cuáles tienes, qué hacen, cuánto cuestan, cuándo caducan, qué tipo de licencia tienen, en qué dispositivos están instalados…

Y las alarmas, claro: cuando una licencia vaya a expirar, el programa de inventario de software te avisa con tiempo, para que tomes la decisión de renovar —o no— sin ninguna prisa.

Estos programas también pueden realizar análisis y generar informes sobre el uso de las herramientas registradas, para ofrecerte una visión general que te ayude a optimizarlo.

Porque el uso de cada una se puede medir, sí. Si te das cuenta de que estás pagando mucho dinero por una herramienta que apenas se utiliza… ¿no merece la pena buscar si tiene versión gratuita? ¿O si existe alguna alternativa más económica?

Estas herramientas, además, suelen integrarse con las de gestión de recursos empresariales (ERP), y cuentan con una API que les facilite su integración con todo tipo de software que quieras controlar.

¿Hacen o no hacen? 

Como es obvio que sí, ya solo queda elegir programa.

¿Vemos algunas sugerencias?

Herramientas de gestión de inventario de software

¿Qué herramienta elegir?

Tendrás que valorar su facilidad de uso, el coste o si va a poder cubrir las necesidades de tu empresa en cuanto a qué programas controlar.

Dicho esto, aquí tienes tres herramientas de inventario de software populares:

• Microsoft SCCM está en español, se integra de maravilla con los programas de Office, ofrece informes de uso personalizables y es una herramienta escalable, apta para negocios de todos los tamaños
• Spiceworks es un sistema de inventario de software totalmente gratuito, por lo que sus funciones son justitas —pero suficientes— y el soporte corre a cargo de su comunidad más que de la propia solución en sí… y está solo en inglés
• Lansweeper trabaja en distintos sistemas operativos, te ayuda a gestionar tanto software como hardware y puede integrarse con todo tipo de soluciones informáticas: de analítica, de ciberseguridad, de gestión de recursos, de soporte a clientes… y está en español

Pero no vayas a pensar que son las únicas, ¿eh?

Por si ninguna de las tres te encaja, aquí algunos nombres más:

• SolarWinds SAM
• Ivanti IT Asset Management Suite
• Snow License Manager
• ManageEngine AssetExplorer
• Flexera Software Asset Management

¡Eh! 

Nos falta una.

Que no es una herramienta de inventario de software… pero te hace la misma falta.

Pleo, tu aliado para controlar el gasto de tooodos los registros de tu inventario de software

¿Qué te ofrece, entre otras cosas, gestionar de forma óptima el inventario de software?

Decíamos que control, ¿no?

Porque sabes exactamente qué estás utilizando y por cuánto.

Pero a ver, ¿cómo unes el coste de cada licencia con el resto de gastos de la empresa? ¿Y si hablamos de suscripciones recurrentes?

Ahí es donde entra Pleo, una solución de control y seguimiento de gastos ideal para que no se te escape el IVA deducible de ninguno.

Por muy grande o pequeño que sea un gasto, ya sea de una licencia de IT o de un café durante un viaje de trabajo, Pleo lo gestiona.

Y lo más interesante: te permite optimizarlos, a partir de informes que reflejen gastos por equipos o categorías que te lleven a tomar decisiones informadas.

¿Cómo decidir si renovar o no una licencia que expira en dos meses? Consultándoselo a la almohada no; consultándoselo a Pleo.

¿Cómo gestionar una suscripción o, más bien, el gasto recurrente asociado? ¡Con Pleo!

Y aunque las facturas de todo tu inventario de software sean digitales, Pleo también te ayuda a localizarlas y archivarlas cómodamente, para que no te preocupes del documento PDF original.

¿Y eso?

Pues porque tiene un módulo de gestión que revisa cada cuenta de correo electrónico de la empresa, busca que te busca facturas para que no caigan en el olvido y puedas deducírtelas en el impuesto de sociedades.

¿Y si Hacienda te pide una dentro de tres años durante una investigación y no encuentras la original?

¿Drama?

Con Pleo, ninguno: al detectar las facturas digitales de cada solución registrada en el inventario de software, la tecnología OCR para facturas es capaz de leerlas, escanearlas… y que el resultado sea válido para la Agencia Tributaria.

Sin necesidad de conservar el original; sí, sí. Es posible solo porque está homologado por Hacienda.

¿Se te ocurre una forma mejor de controlar los gastos de tu empresa que unir Pleo a la herramienta de inventario de software que decidas?

Pues claro que no, y la tienes a tiro si te pasas en una gestión de gastos a lo Pleo: como debe ser.