Empezar con Pleo
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No hay un día idéntico a otro, ¿verdad? Pues con los gastos de trabajo pasa un poco lo mismo: los hay de todo tipo. Y no siempre se pueden pagar con tarjeta.

Piensa en los costes de kilometraje. O los reembolsos de gastos cuando la plantilla ha tenido que adelantar dinero de su bolsillo. O incluso esos momentos en los que alguien hace una compra personal con la tarjeta de empresa.

Es cierto, algunas áreas del gasto empresarial siguen un poco anticuadas. Y por eso hemos creado Pocket, una plataforma para centralizar y controlar el dinero pendiente entre la empresa y tu equipo.

En este artículo repasaremos todo lo que debes saber sobre Pocket, analizando cada una de las funcionalidades que los admins pueden encontrar en sus apps de Pleo. ¿Ya usas nuestra solución? Pues aquí tienes el resumen completo para empezar a usar Pocket.  

Esto es lo que Pocket puede hacer por ti:

Reembolsos sin complicaciones  

Reembolsar a las personas de tu equipo que han adelantado gastos es un proceso molesto para todas partes. Es probable que tu departamento financiero tenga que lidiar con el impacto que estos reembolsos tienen en las nóminas. O con esas ineficientes persecuciones en busca de recibos.

Sin mencionar que los empleados deben esperar semanas, a veces incluso meses, para recuperar lo que han adelantado, ya sean 3 € o 300 €.

Por eso hemos creado un proceso fácil y sencillo: ¡como coser y… reembolsar!

Con Pocket, puedes gestionar y controlar todo el gasto hecho con dinero personal y reembolsar a tu equipo con tan solo pulsar un botón.

Imagina que alguien de tu equipo comercial ha pagado de su bolsillo un billete de tren para asistir a una feria. Pues ahora puede añadir la cantidad total —junto al recibo— como un gasto de Pocket.

Aprobar los reembolsos de tu equipo

Ya sean managers o financieros, Pleo hace posible que los admins lo tengan siempre todo bajo control. Por eso Pocket permite establecer un proceso de aprobación para cada reembolso en caso de ser necesario. Una vez que este se aprueba, la persona de tu equipo recibirá una notificación de confirmación para informarle del importe que se ha transferido a su cuenta bancaria personal.

No más esperas, no más mails incómodos preguntando por esos 12,55 € pendientes... 

¿Tu equipo tiene que adelantar dinero para varias compras? Si es así, pueden reembolsarse a sí mismos. Y para que no tengas que aprobar todos y cada uno de los gastos, puedes establecer límites individuales por tarjeta y por gasto de Pocket.

Registrar todo el kilometraje 

Tanto si los viajes son una parte fundamental de tu empresa como si solo algunas personas deben realizarlos, los costes de gasolina se acumulan rápidamente y resultan difíciles de gestionar: diferentes tarifas, recibos perdidos… Ya sabes cómo va eso. O, mejor dicho, cómo no va.

La funcionalidad de kilometraje permite a los admins de Pleo registrar y calcular cuánto se debe a cada persona de tu equipo que ha estado tras el volante.

Y para que sea lo más simple posible, hacemos los cálculos por ti. 

Una vez que alguien de tu equipo ha terminado su viaje, puede añadir las direcciones de origen y destino en la app de Pleo. Calcularemos la distancia recorrida y el importe adeudado basándonos en la tarifa de compensación que hayas establecido.

Y si algún viaje no parece correcto, ya sea por un error o un despiste, un admin de Pleo puede editar la fecha, la distancia y la tarifa.

Gestionar las retiradas de efectivo en cajero

En un mundo ideal, tu equipo podría cubrir todos sus gastos de trabajo con las tarjetas Pleo. Pero sabemos que algunos establecimientos solo aceptan efectivo.

Para estas situaciones, Pocket permite que tu equipo retire dinero del cajero con su tarjeta Pleo y registra automáticamente el gasto. Tras retirar el efectivo, su saldo de Pocket reflejará la cantidad retirada, que aparecerá como “debida a la compañía”.

Si la persona retira 100 € con la tarjeta Pleo, puede volver a dejar su saldo a cero añadiendo las compras realizadas con ese dinero, ya sea una cena con un cliente o un billete de tren. 

Para esas raras ocasiones en las que pueda quedar una pequeña diferencia de dinero en el saldo de los equipos, hemos creado una página de ayuda con todas las formas de proceder. Tanto si se trata de retirar dinero en una moneda extranjera o hacer frente a las comisiones de los cajeros, encontrarás las respuestas aquí.

Corregir las compras personales hechas por accidente

Hasta el mejor escribano hace algún borrón de vez en cuando, ya lo sabes. Puede que tu equipo tenga los datos de la tarjeta Pleo asociados a alguna tienda o navegador. O tal vez la han usado por accidente vía Apple Pay durante el fin de semana.

Con Pleo puedes solucionarlo en pocos segundos. Tu equipo solo tiene que marcar el gasto como una compra privada en la app. Esto actualizará la cantidad que “debida a la empresa”, por lo que ya no tienes que preocuparte por la devolución.

Pocket es otro ejemplo de cómo cualquier tipo de empresa puede utilizar Pleo para mejorar la gestión de sus gastos en todos los ámbitos, desde los reembolsos a las retiradas en cajeros automáticos.

¿Te queda alguna pregunta? Echa un vistazo a la página de preguntas frecuentes de Pocket o ponte en contacto con nuestro servicio al cliente.

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Alejandro Salse

Marketing Manager de Pleo España

Pongo eñes a todo lo que Pleo te cuenta, sobre todo en este blog. ¿Necesitas algo? Te leo en mi mail y también en LinkedIn.

alejandro@pleo.io