Comment évaluer vos fournisseurs ?

L'évaluation des fournisseurs est importante pour gérer vos partenaires commerciaux et maintenir de bonnes relations. Elle permet de mesurer et de surveiller la performance des fournisseurs une fois ces derniers sélectionnés. Ce processus permet de réduire les coûts, minimiser les risques, garantir la qualité des produits et renforcer la chaîne d'approvisionnement.

Bien sélectionner ses fournisseurs: guide pratique

Ces évaluations reposent sur des critères quantitatifs et qualitatifs, examinant les capacités, les ressources technologiques, les stratégies de livraison et les pratiques commerciales des fournisseurs. Il est nécessaire d'énoncer clairement vos objectifs afin que les fournisseurs comprennent parfaitement les obligations qui en découlent et puissent ajuster leurs opérations en conséquence si besoin. 

En évaluant ces aspects, les entreprises s'assurent que leurs partenaires partagent leurs objectifs et sont capables d'adapter leurs opérations pour améliorer la compétitivité. 

Voici quelques bénéfices que l’on peut tirer de la réalisation d’une évaluation fournisseur :

• Réduire les risques fournisseurs
• Augmenter le niveau de performance des prestataires
• S’assurer de s’entourer de bons fournisseurs
• Améliorer l’efficacité de la supply chain
• Améliorer la confiance avec les fournisseurs
• Sélectionner les bons acteurs pour les approvisionnements
• Réduire les gaspillages

Les différentes méthodes…

Plusieurs méthodes peuvent être mises en place pour évaluer les fournisseurs :  

• Des questionnaires pour évaluer les connaissances et les intentions des employés et des dirigeants 
• Des fiches d’évaluation qui mesurent l’efficacité des responsabilités sociétales d’une entreprise 
• Une visite de l’entreprise 

Les critères d'évaluation des fournisseurs 

L'évaluation des fournisseurs repose principalement sur des données, mais il peut être difficile de déterminer comment les mesurer précisément. C'est pourquoi il est important d'établir un processus structuré, basé sur des indicateurs de performance quantifiables. Dans les années 1995, Ray Carter, un spécialiste américain de la chaîne d'approvisionnement et directeur de DPSS Consultants, a introduit un modèle pour évaluer les fournisseurs potentiels selon 10 critères, connus sous le nom des "10 C". Initialement composé de 7 critères, ce modèle a été enrichi ultérieurement par l'auteur avec trois nouveaux critères (Culture, Propreté, Communication).

1. Competency/compétence : Le fournisseur est-il méticuleux et peut-il accomplir la tâche dans un délai donné ?
2. Capacity/capacité : Un fournisseur peut-il s'adapter à vos cycles de production ? 
3. Commitment/Engagement en faveur de la qualité : Le fournisseur doit mettre en place un système de contrôle de la qualité du cycle de production.
4. Control/Contrôle qualité : Quels types de contrôles sont réalisés ? Comment les processus et procédures sont-ils maîtrisés ? Ayez des preuves.
5. Cash/Cash Finance : Le fournisseur possède-t-il les ressources requises pour financer son activité de manière pérenne ? 
6. Cost/Coûts : Quels sont les tarifs de vente des produits et services ? Quelles conditions financières accorde-t-il ? Ses prix sont-ils compétitifs par rapport à la concurrence ? Le fournisseur le plus abordable n’est pas toujours la réponse à vos besoins. 
7. Consistance/Uniformité : Le fournisseur doit être capable de livrer la même qualité pour chaque produit. 
8. Culture/culture : Il est important que vous partagiez avec votre fournisseur des valeurs de travail similaires. 
9. Clean/ respect de l’environnement : Le fournisseur est-il en conformité avec les normes environnementales inhérentes à ses domaines d'activité ? Est-ce une entreprise éthique ?
10. Communication/communication  : Le fournisseur s’adapte-t-il aux avancées technologiques pour répondre aux questions qui lui sont posées ?

Mise en place d’un système d’évaluation des fournisseurs

Le plus important pour l'évaluation des fournisseurs est d'être organisé et structuré. 

Pour commencer, établissez un calendrier détaillé, précisant les tâches nécessaires et fixer des échéances claires. Chaque partie sait où il en est, comprend ses responsabilités et peut s’organiser en fonction des échéances. 

Il est ensuite utile de se servir d’un questionnaire pour poser des réponses à la fois factuelles, subjectives et relatives aux besoins de l’entreprise et à son secteur d’activités. Ce document permettra d'évaluer leurs connaissances et leurs attentions. 

Le questionnaire doit contenir des interrogations pertinentes, relatives aux besoins de l’entreprise et à son secteur d’activités. Plusieurs types de questions peuvent être posées, comme :

• Quelle expérience le fournisseur possède-t-il dans le domaine ?
• Le prestataire propose-t-il des garanties sur son travail ?
• Comment le fournisseur se procure-t-il les marchandises ?
• Depuis combien de temps exerce-t-il ce métier ?
• Quelle procédure adopter pour traiter les plaintes et les commentaires des clients ?
• Que pense-t-il du prix appliqué ?
• Quelles sont ses politiques concernant le contrôle qualité et l’approbation des produits destinés à la livraison ?

Un autre système d'évaluation des fournisseurs consiste en une fiche d’inventaire avec des catégories et des classements pour identifier les points forts et faibles de l'approvisionnement. A chaque production, les acheteurs doivent évaluer les fournisseurs pour s’assurer de la qualité des biens et services. Ces commentaires doivent être régulièrement examinés par une personne ou un groupe chargé de classer les fournisseurs. Il est important que les fournisseurs prennent conscience de ces fiches d'évaluation pour s'améliorer si nécessaire.  

Les erreurs fréquentes dans les systèmes d'évaluation des fournisseurs incluent l'utilisation inconsistante des indicateurs de performance clés et des paramètres convenus, le manque de retour régulier aux fournisseurs sur leurs performances, l'ignorance des retours des fournisseurs.

Une visite sur place chez le fournisseur peut confirmer les informations obtenues par le questionnaire tout en fournissant un aperçu de la culture organisationnelle. C'est aussi l'occasion d'examiner les stratégies de contrôle qualité, l'état des équipements et les compétences techniques des équipes en place.