Bien sélectionner ses fournisseurs : guide pratique

Bien choisir ses fournisseurs c’est assurer une santé financière stable pour une entreprise. Cela permet à long terme une bonne qualité des produits et des services, la satisfaction client, ainsi que l’optimisation de la gestion des activités. La façon dont vous évaluez ces critères dépendra des priorités et de la stratégie de votre entreprise.

Il est donc essentiel de définir précisément les exigences et les objectifs d'achat de votre entreprise, plutôt que de se laisser influencer uniquement par les propositions des fournisseurs.

Pour trouver les meilleurs fournisseurs, explorez divers canaux (recommandations, association professionnelle, conseillers en entreprise, organisations locales de soutien aux entreprises, chambres de commerce, expositions, presse spécialisée) et établissez une liste restreinte à partir d'une combinaison de sources, que vous réduirez ensuite à quatre ou cinq candidats maximum après une analyse approfondie.

La cohérence dans la qualité des fournitures est importante, car vos clients associent la qualité à votre entreprise plutôt qu'à vos fournisseurs. La nature et l'importance des critères peuvent varier en fonction du type d'achat et de la stratégie définie, mais certains critères fondamentaux doivent toujours être pris en compte.

Les critères à suivre pour trouver le bon fournisseur

1. Le prix

Evidemment, les tarifs sont l'un des premiers critères à connaître lorsqu'on cherche des fournisseurs. Ces prix influent directement sur la marge et la rentabilité de l'entreprise. Néanmoins, lors du sourcing, il est important de ne pas se limiter au simple coût d'achat, mais de penser au coût total de possession. Cela comprend non seulement l'achat initial, mais aussi l'utilisation quotidienne, l'entretien, le remplacement, la maintenance, et même le recyclage à la fin de vie du produit. Souvent, le prix le plus bas ne garantit pas le meilleur rapport qualité-prix !

2. Les critères de qualité

Quand on cherche des fournisseurs, il faut investiguer. C'est important de s'assurer qu'ils respectent bien les normes de qualité. Pour ça, on regarde leurs labels, leurs certifications, s'ils sont en règle avec les normes ISO, et aussi ce que les autres clients en disent. Pas de temps à perdre avec des prestataires qui ne tiennent pas la route !

3. L’innovation

Le caractère innovant d’une offre peut jouer un rôle déterminant lors de la sélection d'un fournisseur. En fonction des besoins de l'organisation, un cahier des charges peut être élaboré pour encourager les fournisseurs potentiels à proposer de nouvelles solutions.

4. Service robuste et une communication claire

Vous avez besoin que vos fournisseurs respectent les délais de livraison ou qu'ils soient transparents et vous préviennent à l'avance s'ils ne peuvent pas les respecter. Les fournisseurs de qualité chercheront à discuter régulièrement avec vous pour comprendre vos besoins et déterminer comment ils peuvent mieux vous servir.

5. Les délais

Le respect du délai de livraison et de paiement est crucial pour toute entreprise. Un retard de livraison peut entraîner des conséquences graves sur les opérations. Il est donc primordial de sélectionner des fournisseurs capables de respecter les délais convenus et de livrer rapidement. L'emplacement géographique joue aussi un rôle clé. De même, si les paiements ne sont pas respectés à temps cela peut compliquer le processus, l’entreprise se voit forcer à mettre en place des pénalités de paiements etc.

6. Les services associés

Certains achats, surtout ceux de nature technique ou technologique, requièrent un suivi et un accompagnement post-vente. Il est essentiel de s'assurer que le service après-vente ou l'assistance technique sont inclus dans l'offre, ou qu'il est possible d'obtenir un produit de remplacement si nécessaire. De plus, certains services peuvent impliquer des frais supplémentaires qui doivent être pris en considération lors du choix du fournisseur.

7. La santé financière de l’entreprise

Avant de conclure un partenariat avec un fournisseur, il est essentiel de vérifier sa solvabilité et de s'assurer qu'il n'est pas impliqué dans des litiges judiciaires en cours. Cela permet de prévenir tout risque de dépendance excessive ou de rupture d'approvisionnement. Il est crucial de s'assurer que le fournisseur a une santé financière robuste pour garantir la capacité de livrer les produits ou services requis, dans les délais convenus.

8. La réputation de l’entreprise et sa fiabilité

Une mauvaise réputation, que ce soit en termes de qualité des produits ou de service client, peut avoir des répercussions sur le long terme. Pour commencer, il est recommandé de mener une enquête auprès d'anciens clients en consultant des avis sur internet, les réseaux sociaux, ou en les contactant directement. Il est essentiel d'examiner les critères QCD (qualité, coût, délai), mais aussi de s'assurer que le fournisseur partage les valeurs et convictions de votre entreprise. Les pratiques et méthodes d'un fournisseur peuvent influencer l'image de votre entreprise, il est donc important de s’assurer que ces valeurs sont alignées (respect de l'environnement, responsabilité d'achat, non-discrimination, lutte contre la corruption, etc.). Enfin, il est important que le fournisseur respecte toutes les règles et lois en vigueur, notamment avec la loi Sapin 2 et la législation sur le travail dissimulé.

Le processus à suivre pour sélectionner votre fournisseur

Une fois que vous avez restreint votre liste de fournisseurs potentiels, contactez-les pour demander une proposition écrite et éventuellement un échantillon. Assurez-vous de leur fournir un résumé détaillé de vos besoins, incluant la fréquence des commandes et le volume prévu.

Comparez ensuite les propositions des fournisseurs en fonction de vos critères prioritaires. Veillez à ce que le fournisseur choisi soit directement impliqué dans l'exécution du travail, car certains pourraient recourir à la sous-traitance.

Dans la mesure du possible, il est préférable de rencontrer personnellement les fournisseurs potentiels pour évaluer leur fonctionnement.

Ensuite, négociez les modalités avec les fournisseurs sélectionnés et formalisez les accords dans un contrat une fois que les termes sont convenus.

Il est essentiel de diversifier vos sources d'approvisionnement. Travailler exclusivement avec un fournisseur comporte des risques potentiels, comme l'abandon ou le retrait de l'activité. Bien que l'exclusivité puisse parfois améliorer le service, elle peut aussi conduire à une complaisance et à une baisse de qualité. Prospecter de nouveaux fournisseurs est donc crucial pour :

• Réduire la dépendance à l'égard d'un unique fournisseur.
• Encourager la concurrence et obtenir des tarifs compétitifs.
• Diversifier l'assortiment de produits disponibles.