Quelle que soit la taille de votre entreprise, il est toujours important de garder le contrôle de vos finances. C’est ce que permet la gestion des dépenses d’entreprise.
La gestion des dépenses professionnelles (BSM) consiste à améliorer votre efficacité opérationnelle et à bien gérer vos économies.
Points clés à retenir :
- La gestion des dépenses d’entreprise (BSM) consiste à suivre, analyser et automatiser les modèles et processus de dépenses d’une entreprise.
- Le BSM vous aide à contrôler les coûts, à améliorer votre visibilité financière, à prendre des décisions basées sur les données et bien plus encore.
- Pour mettre en œuvre une stratégie BSM efficace, vous devez faire le point sur vos dépenses, définir des objectifs clairs, choisir les outils BSM adaptés à votre entreprise, automatiser les processus répétitifs et surveiller et ajuster votre stratégie au fur et à mesure.
Qu’est-ce que la gestion des dépenses d’entreprise (BSM) ?
La gestion des dépenses commerciales (BSM) fait référence aux processus, outils et stratégies que les entreprises utilisent pour gérer, suivre et optimiser leurs dépenses.
De la gestion des dépenses et de la facturation à la gestion des achats et des fournisseurs, l'objectif du BSM est de gagner en visibilité et de mieux gérer tous les types de dépenses.
Le BSM consiste à suivre, analyser et automatiser les modèles et processus de dépenses d’une entreprise pour réduire les risques, améliorer la rentabilité et accroître l’efficacité opérationnelle. Il s’agit de garantir que les entreprises allouent leurs ressources de manière efficace tout en maximisant leurs économies, sans compromettre leur conformité.
A noter : le terme « gestion des dépenses professionnelles » est souvent confondu avec le terme de « gestion des dépenses ». La gestion des dépenses est une sous-catégorie de la gestion des dépenses professionnelles qui couvre des éléments tels que les dépenses personnelles et les frais de déplacement.
La gestion des dépenses des entreprises couvre les domaines suivants :
- Développement de produits
- Approvisionnement
- Gestion des fournisseurs
- Gestion des stocks
- Facturation
- Fournitures de bureau
- Logiciel
- Commercialisation
- Gestion de trésorerie
En bref, le BSM couvre toutes les dépenses de l’entreprise – tant les coûts directs qu’indirects.
Les avantages : pourquoi la gestion des dépenses de l'entreprise est importante
La gestion des dépenses des entreprises joue un rôle important pour la santé financière, l’efficacité opérationnelle et la prise de décision stratégique de tous les types d’entreprises.
Voici certains avantages qu’offrent le BSM :
- Maîtrise des coûts et économies : Le BSM aide à identifier les coûts inutiles et les domaines dans lesquels il est possible d’économiser. Il vous aide à négocier de meilleurs contrats, à minimiser le gaspillage et à réaliser des économies d'échelle, ce qui vous aide à réduire les coûts.
- Meilleure visibilité financière : Avec le BSM, vous restez toujours au courant de la santé financière de votre entreprise, ce qui améliore vos prévisions, votre budgétisation et votre planification stratégique.
- Efficacité opérationnelle : Le BSM automatise les tâches chronophages permettant ainsi aux employés de se concentrer sur des activités plus intéressantes et à plus forte valeur ajoutée.
- Conformité améliorée : Grâce à l'automatisation, le BSM garantit que vous êtes conforme aux politiques internes et aux réglementations externes, réduisant ainsi le risque d'amendes et de pénalités.
- Prise de décision basée sur les données : Les outils BSM analysent les données que vous générez, vous aidant à découvrir les tendances et à identifier les problèmes. Cela vous donne des informations qui vous permettent de prendre des décisions pour stimuler la croissance et l’innovation au sein de votre entreprise.
- Optimisation de la relation fournisseur : Les fournisseurs jouent un rôle clé dans la qualité et le coût de vos biens et services – et grâce à des paiements ponctuels, au suivi des performances et à des négociations efficaces, le BSM vous aide à entretenir des relations solides avec les fournisseurs.
- Évolutivité et agilité : À mesure que votre entreprise se développe, la gestion de plusieurs départements ou régions devient complexe. Le BSM vous offre un cadre évolutif qui s'adapte aux besoins de votre entreprise afin que vous ne perdiez pas le contrôle et la surveillance.
Comme vous pouvez le constater, les avantages sont nombreux. En tirant parti de la gestion des dépenses de votre entreprise, vous pouvez maximiser la valeur de vos dépenses tout en alignant vos dépenses sur vos objectifs commerciaux.
5 étapes pour mettre en œuvre une stratégie efficace de gestion des dépenses d’entreprise
Lorsqu’il s’agit de mettre en œuvre une stratégie de gestion des dépenses d’entreprise, il est important de suivre une approche structurée pour garantir une mise en œuvre facile.
Voici cinq étapes clés pour guider votre processus :
1. Faites le point sur vos dépenses
Si vous ne savez pas où va votre argent, vous ne pourrez pas améliorer la façon dont vous le gérez. C’est pourquoi la première chose à faire est d’évaluer vos dépenses et vos processus actuels.
Plongez dans vos données de dépenses pour mieux comprendre comment circule votre argent. Regroupez-le en catégories telles que les fournitures de bureau, les voyages ou les paiements des fournisseurs. Les bons outils BSM peuvent vous aider, mais nous y reviendrons plus tard.
Regardez comment vous gérez actuellement des choses comme acheter des fournitures, approuver les dépenses et payer les factures. Faites attention aux goulots d’étranglement et aux zones problématiques : c’est ce que vous cherchez à résoudre.
2. Fixez-vous des objectifs clairs
Pour mesurer le succès, vous devez savoir ce que vous visez. Décidez de ce que vous souhaitez réaliser, qu’il s’agisse de réduire les coûts, d’accélérer les paiements ou de mieux contrôler les dépenses.
Choisissez quelques indicateurs clés à suivre – par ex. combien d'argent vous économisez ou à quelle vitesse les factures sont approuvées. Assurez-vous que les objectifs que vous choisissez correspondent aux objectifs globaux de l’entreprise.
3. Choisissez les bons outils de travail
Nous avons mentionné les outils ci-dessus – et ils sont importants. Un logiciel de gestion des dépenses d’entreprise peut rendre le travail plus fluide et plus facile, il est donc important de trouver les outils adaptés à votre entreprise.
Découvrez différents outils BSM. Recherchez ceux qui automatisent les tâches répétitives et vous donnent d’excellentes informations. Assurez-vous que l'outil s'intègre à vos systèmes actuels, comme votre logiciel de comptabilité – les tableaux de bord et les rapports peuvent vous aider à prendre des décisions plus judicieuses.
4. Rationalisez et automatisez vos processus
La cohérence et l'automatisation permettent de gagner du temps et de réduire les problèmes opérationnels. Créez des processus simples et standardisés pour des tâches telles que la commande de fournitures, les dépenses et l'approbation des paiements.
Automatisez les tâches répétitives lorsque cela est possible – d'où l'importance de choisir les bons outils BSM. Fini la course aux factures papier ou la saisie manuelle des données ! Vous devez également mettre en œuvre des contrôles pour vous assurer que tout le monde respecte vos politiques de dépenses.
5. Surveillez et ajustez au fur et à mesure
Une bonne stratégie évolue avec votre entreprise. Gardez un œil sur votre stratégie et ajustez-la lorsque les besoins de votre entreprise évoluent.
Vérifiez régulièrement vos progrès par rapport à vos objectifs – utilisez les rapports de votre outil BSM pour voir ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas.
Recherchez de nouvelles façons d’enregistrer ou d’optimiser en fonction des dernières données. Obtenez les commentaires de votre équipe et ajustez votre approche si nécessaire, et restez au courant des tendances du secteur pour que votre stratégie reste actuelle.
Conclusion
La gestion des dépenses professionnelles vous aide à savoir où va votre argent, à économiser davantage et à travailler plus intelligemment.
En suivant les cinq étapes ci-dessus, vous préparerez votre entreprise à des dépenses plus intelligentes et à un meilleur contrôle financier.