Pour de nombreuses entreprises, le service financier ne collabore pas assez avec le reste des équipes ce qui est un problème pour la croissance de l’entreprise.
Cette stratégie est souvent plus coûteuse que vous ne l’imaginez.
Le rapport Pleo The Finance and Business Synergy Report, montre que dans 60 % des entreprises, les employés n'ont pas les connaissances financières de base nécessaires pour prendre de bonnes décisions.
Lorsque les gens hésitent à solliciter l'équipe financière, ou lorsque le service financier n'est pas impliqué dans les décisions stratégiques, cela conduit fréquemment à de mauvais investissements et à un gaspillage de ressources.
Souvent, les dirigeants pensent que moins les employés interviennent dans l'économie de l'entreprise, mieux c’est. Pourtant c’est tout le contraire !
Dans cet article, nous examinerons de plus près comment vous pouvez inverser cette situation à votre avantage. Nous analyserons des exemples concrets illustrant comment la collaboration peut favoriser la progression de l'ensemble de l'entreprise. Nous chercherons à comprendre les obstacles à la collaboration, ainsi que les étapes pour instaurer une nouvelle stratégie.
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Points clés à retenir :
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Pourquoi la collaboration est-elle essentielle?
Pour illustrer l'importance d'une bonne collaboration, nous avons retenus deux chiffres cles du rapport de Pleo, The Finance and Business Synergy Report.
72% des personnes interrogées pensent qu'une meilleure coopération entre le département financier et les autres départements pourrait améliorer la réussite financière de l'entreprise, tout en l'aidant à devenir plus résiliente et flexible face à des facteurs externes de plus en plus imprévisibles.
Paradoxalement, même si beaucoup comprennent l'importance d'une bonne collaboration, seuls 32 % déclarent comprendre suffisamment le rôle et l'influence des autres départements.
« La collaboration est essentielle pour la réussite d'une entreprise ; les équipes doivent s’efforcer de faire prospérer leurs employés ensemble. Si ma carrière m’a appris une chose, c’est qu’aucun résultat durable ne peut être atteint sans collaboration. »
- Søren Westh Lonning, directeur financier, Pleo
Prenez une entreprise de production de taille moyenne, régulièrement confrontée à des bénéfices instables et à des dépassements budgétaires récurrents. Imaginez que les différents départements de cette entreprise commencent à travailler ensemble à tous les niveaux. Le département des finances pourrait commencer à organiser de courtes réunions hebdomadaires avec chaque département. Les financiers traduiraient des chiffres complexes en idées concrètes.
Les vendeurs seraient en mesure d'identifier les produits qui ont véritablement généré des bénéfices, le responsable de la production comprendrait l'importance de réduire les stocks etc. Dans un tel contexte, on pourrait envisager une augmentation significative des bénéfices, tout en réduisant les coûts.
Cela aurait, aussi, un impact bénéfique sur le moral des employés. Les employés auront acquis de nouvelles compétences pour accomplir leurs tâches, ils seront plus confiants, et plus motivés.
Les défis de la collaboration
Comme le montrent les chiffres, la plupart des gens ne comprennent pas toujours pourquoi la collaboration est si importante.
Qu’est-ce qui empêche les entreprises de créer une bonne collaboration entre les départements ?
L’un des obstacles les plus courants réside dans ce que l’on appelle les silos qui isolent les départements les uns des autres.
Le rapport The Finance and Business Synergy Report montre que 68% des entreprises estiment que les silos – qu’ils soient d’ordre communicationnels, organisationnels ou hiérarchiques – sont un problème pour la communication avec le service financier.
Téléchargez le rapport ici et obtenez l'analyse complète
62 % considèrent qu'une mentalité réfractaire au changement a un impact négatif sur la coopération et collaboration.
De nombreux employés se cantonnent à leurs habitudes de travail et hésitent à adopter une mentalité de changement ou à collaborer plus étroitement avec le service financier.
Le service financier est aussi un domaine intimidant. Jusqu'à 58 % des entreprises reconnaissent que leurs employés ont peur de commettre des erreurs parce qu’ils manquent de connaissances sur les processus financiers.
Trois éléments fondamentaux pour une meilleure collaboration
Il s’agit de créer de nouvelles routines dans la vie quotidienne des employés pour motiver la collaboration. Pour favoriser cela, il est essentiel de se focaliser sur trois éléments fondamentaux :
1. Créer un environnement sécurisant pour les employés
L’image archaïque du comptable caché derrière ses piles de documents est dépassée.
Les employés de la finance moderne doivent être des médiateurs. Ils doivent être capables de traduire des nombres complexes dans une langue que tout le monde peut comprendre.
Rassembler tout le monde dans l’équipe, c’est créer de la sécurité. Comme nous l’avons mentionné, de nombreuses personnes ne se sentent pas en sécurité lorsqu’il est question d’économie et de chiffres. C'est pourquoi il est important de créer un environnement dans lequel il est acceptable de poser des questions « stupides ».
Un vendeur ne doit pas être bombardé de termes techniques comptables, mais comprendre comment les différents modèles de vente affectent la santé de l’entreprise. Un chef de projet doit être capable de voir le lien entre la consommation de ressources et le résultat net.
Il s’agit d'établir un lien entre la théorie et la pratique.
2. Au quotidien
Les réunions régulières ne doivent pas être des mises à jour de statut. Cela n’aide pas à capter l'attention des employés. Au contraire ! Essayez d'introduire des réunions financières courtes et ciblées avec chaque département, idéalement toutes les deux semaines.
L'idée n’est pas de passer en revue des séries de chiffres, mais plutôt de discuter des défis et des opportunités actuels.
Le partage des connaissances consiste à rendre l’information accessible :
- Créez un tableau de bord simple avec les chiffres clés les plus importants pour chaque département.
- Envoyez des mises à jour courtes et pertinentes lorsque des changements importants se produisent.
- Et n'oubliez pas de célébrer les réussites – lorsqu'un département a atteint ses objectifs ou lorsqu'une nouvelle initiative a produit des résultats positifs.
C’est souvent lors de conversations informelles que naissent les meilleures idées.
Le plus important est de montrer de l’intérêt pour le travail de chacun !
3. Les outils numériques
La technologie doit aider les équipes et non leur faire perdre du temps.
Il existe aujourd’hui de nombreux systèmes capables d’automatiser de nombreux processus autrefois fastidieux et chronophages. Cela libère du temps pour ce qui est important : le dialogue et l’analyse.
Les nouveaux outils que vous choisirez doivent être faciles à utiliser pour tout le monde, et pas seulement pour les comptables.
Dans le rapport The Finance and Business Synergy Report 77% des employés pensent que des outils pour la gestion des dépenses - tel que Pleo – aident à créer une collaboration avec le département financier et les autres départements.
Un bon système facilite le partage d’idées, les discussions sur les évolutions et le suivi des décisions. Cela crée de la transparence et de la confiance et permet à chacun de prendre de meilleures décisions en fonction des chiffres et des tendances actuels.
La technologie ne doit pas remplacer le dialogue humain, mais nous fournir une meilleure base pour avoir de meilleures discussions.
Comment vous lancer ?
Commencez par identifier un département où la collaboration pourrait entraîner de meilleurs résultats. Surtout, ne cherchez pas à tout transformer d’un coup.
Plutôt que de déployer de nouveaux systèmes à grande échelle dans l’ensemble de l’organisation, lancez-vous avec de petits projets. Par exemple, organisez une réunion hebdomadaire ou trimestrielle avec le département concerné, au cours de laquelle vous passerez en revue quelques chiffres clés. Vous pouvez aussi créer un tableau de bord simple avec les indicateurs de performance (KPI) les plus pertinents.
Évitez de rendre les choses trop complexes. Concentrez-vous sur les chiffres et les informations qui ont vraiment de l'importance pour chaque service. Laissez de côté le jargon comptable et privilégiez les aspects pratiques : « Que signifient ces chiffres pour vos décisions quotidiennes ? »
L’essentiel est de commencer. Faites-le de manière modeste, simple, et progressez étape par étape.