Les fournisseurs jouent un rôle essentiel dans les opérations quotidiennes des entreprises en fournissant des services, des biens et des matières premières. Certains sont cruciaux pour assurer la continuité et la rentabilité des opérations. En moyenne, jusqu'à 30% du temps des comptables est consacré à répondre aux requêtes des fournisseurs. La gestion des relations fournisseurs, ou SRM (Supplier Relationship Management), est le processus stratégique qui consiste à évaluer, sélectionner et gérer les fournisseurs d'une organisation. L'objectif est d'optimiser les interactions avec les fournisseurs pour maximiser la valeur de la relation fournisseur-acheteur. Maintenir de bonnes relations avec les fournisseurs est crucial pour améliorer la performance de l'entreprise, renforcer sa compétitivité et réduire les risques d'erreurs.
Il est donc important de savoir comment créer, maintenir et développer de bonnes relations avec ses fournisseurs. Pour atteindre ces objectifs, voici dix conseils :
1. Définir le cadre contractuel
Lors du choix des fournisseurs, il est crucial de s'assurer que leurs offres répondent parfaitement aux besoins, aux contrats et aux conditions du marché. Dès l'élaboration du cahier des charges, il est essentiel de clarifier les besoins réels des clients internes afin d'optimiser la gestion pour les acheteurs au sein de l'entreprise. Les contrats doivent spécifier clairement les conditions et intégrer des indicateurs clés de performance (KPI) pour prévenir tout malentendu ou litige éventuel.
2. La procédure KYS (Know Your Supplier)
Pour authentifier leurs fournisseurs, les organisations mettent en œuvre des procédures KYS (Know Your Supplier) afin d'évaluer les prestataires. L'objectif est de prévenir les fraudes liées aux fournisseurs et de sécuriser l'entreprise. Ces procédures visent à réduire les risques financiers et à protéger l'entreprise de manière globale.
- Lutte contre le financement du terrorisme
- Blanchiment de capitaux
- Évasion fiscale
- Fraudes (au président, au fournisseur, à la TVA...)
Lorsque vous démarchez un fournisseur, soyez particulièrement attentif à certaines caractéristiques :
- Son offre de service
- Sa solidité et sa solvabilité
- Sa réactivité
- Ses moyens de production
- Sa compétence industrielle
- Sa démarche qualité
- Ses références
- Son contact commercial
- Sa proximité géographique
Le recrutement d'un fournisseur qui répond à vos besoins se fait en plusieurs étapes :
- Identification des besoins de l’entreprise
- Identification des profils recherchés
- Ciblage et collecte d’informations
- Approche, évaluation
- Analyse
- Sélectionner votre top 3
3. Classez les fournisseurs par importance
Une fois que vous avez vos fournisseurs, il est nécessaire de les classer selon leur importance. Cela permet de focaliser les efforts sur les partenaires stratégiques, en établissant des objectifs visant à améliorer ces relations tout en assurant une performance globale optimale envers les autres fournisseurs.
4. Développement de relations stratégiques
Pensez aux fournisseurs comme à des partenaires plutôt que de simples ressources pour économiser. Favorisez une communication ouverte afin de partager des informations, des préoccupations, des idées et des objectifs futurs, fondée sur la confiance et le respect mutuel.
5. Adoptez le SRM (Supplier Relationship Management)
Pour améliorer la gestion des relations fournisseurs, l'adoption d'une solution complète de SRM (Supplier Relationship Management) s'avère nécessaire. Cette technologie, sous forme de logiciel, centralise les données des fournisseurs, analyse les coûts, gère les documents légaux et automatise la mise à jour des informations fournisseurs. Elle offre une vue complète à 360° sur la relation et la performance des fournisseurs, ainsi que sur la gestion des risques associés.
6. Gestion proactive des paiements
Le respect des délais de paiement est crucial pour maintenir des relations solides avec les fournisseurs et assurer leur fidélité. La transparence et une communication rapide en cas de retard sont des éléments clés de cette démarche, qui est également une obligation légale. Depuis 2008, la loi sur la modernisation de l’économie (LME) encadre strictement les délais de paiement entre entreprises. Selon cette réglementation, ces délais ne doivent pas dépasser 60 jours à compter de la date de la facture, ou 45 jours à la fin du mois. Le respect de ces règles est surveillé par la Direction générale de la concurrence, de la consommation et de la répression des fraudes (DGCCRF).
7. Évitez les risques
Évaluez minutieusement les nouveaux fournisseurs pour minimiser les risques liés à la chaîne d'approvisionnement.
8. Cartographie de la valeur
Allez au-delà de la réduction des coûts en évaluant la valeur ajoutée par chaque fournisseur, comme la contribution à la croissance des revenus ou à l'innovation.
9. Contrats détaillés
Établissez des contrats clairs et mutuellement bénéfiques pour éviter les malentendus et les litiges.
10. L’automatisation du traitement des factures fournisseurs
Grâce aux logiciels de dématérialisation vous pouvez améliorer vos relations fournisseurs en organisant le processus de manière plus fluide. Cela permet de reprendre le contrôle total des délais de paiement tout en sécurisant la qualité des relations avec les fournisseurs. C'est aussi une opportunité pour optimiser la gestion de la trésorerie en respectant les échéances de paiement ou en bénéficiant d'escomptes pour paiement anticipé. La digitalisation de la relation fournisseur répond à ces besoins d'instantanéité et de facilité, renforçant la fidélisation des fournisseurs à travers une approche partenariale. L'automatisation permet de standardiser les contrôles sur toutes les informations fournisseurs, dès leur intégration et tout au long de la relation. En automatisant la collecte de tous les documents et informations fournisseurs, centralisés en temps réel dans un tableau de bord, la gestion de la performance devient plus simple et efficace.
Pour améliorer les relations avec les fournisseurs, il est essentiel de maintenir une communication régulière, de favoriser la confiance et de mettre en place une gestion rigoureuse des processus. Cette approche permet de transformer les simples transactions en partenariats stratégiques qui renforcent la compétitivité de l'entreprise.
