Dans ce guide, nous aborderons tout ce que vous devez savoir sur la gestion de vos dépenses informatiques et logicielles. Nous expliquerons ce qu'est la gestion des dépenses informatiques et logicielles et présenterons tous les aspects les plus importants de la gestion des dépenses informatiques et logicielles que vous devriez connaître.
Qu’est-ce que la gestion des dépenses informatiques et logicielles ?
La gestion des dépenses informatiques et logicielles est le processus de suivi, d'analyse et d'optimisation des ressources financières qu'une entreprise ou une organisation alloue à l'informatique et aux logiciels.
Il s’agit de maîtriser toutes les dépenses liées au(x)/à :
- Matériel
- Logiciel
- Services cloud
- Assistance informatique
- Licence
- Abonnements
La gestion des dépenses informatiques et logicielles vise à garantir que vos objectifs stratégiques contribuent à améliorer l'efficacité et à réduire le gaspillage au sein de votre organisation.
Lorsqu’elle est bien effectuée, la gestion des dépenses informatiques et logicielles vous aide à optimiser vos investissements technologiques et à contrôler vos coûts.
Cependant, comme tous les processus de gestion, la gestion des dépenses informatiques comprend aussi certains désavantages. Dans certaines organisations, par exemple, les budgets informatiques ne sont pas centralisés, mais gérés par des départements individuels. Cela peut entraîner différents types de problèmes, notamment de mauvaises décisions en matière de dépenses et d’achats de logiciels.
Pour vous donner une idée de ce qu’est la gestion des dépenses informatiques et logicielles nous avons créé ce guide pour vous donner les grandes lignes de ce processus:
Nous aborderons les sujets suivants :
- La gestion du parc informatique (ITAM)
- La gouvernance informatique
- La gestion SaaS
- L’optimisation des coûts du cloud
- Le cloud gestion des dépenses
- L’optimisation du si
- Le ccoe
- Le software asset management
- Le software license management
- Le shadow it
Ci-dessous, vous trouverez un bref aperçu de chaque sujet de notre guide. Nous approfondirons chaque sujet dans les articles individuels qui leur sont consacrés.
Le guide ultime de la gestion des dépenses informatiques et logicielles
1. La gestion des actifs informatiques (ITAM)
La gestion des actifs informatiques est le processus (ITAM) d'optimisation du cycle de vie des actifs informatiques d'une entreprise – par ex. matériel et logiciels, infrastructure réseau et autres ressources liées à la technologie et la gestion de l'inventaire des biens informatiques d'une organisation.
Un ITAM efficace rend votre gestion technologique plus fluide, plus sécurisée et plus rentable – et c’est pourquoi il est important de s’imposer quelques règles.
Pour tirer le meilleur parti de votre ITAM, vous devrez :
- Tenir un inventaire à jour
- Centraliser vos données patrimoniales
- Automatiser là où vous le pouvez
- Réaliser des audits réguliers
- Impliquer plusieurs équipes
Ensemble, ces meilleures pratiques vous aideront à rester maître de vos actifs, à éviter les surprises et à tirer le meilleur parti de vos investissements technologiques.
Comment gérer les actifs informatiques (ITAM)?
2. La gouvernance informatique
La gouvernance informatique est le processus de gestion et de supervision des décisions informatiques clés d’une entreprise. Il s’agit d’améliorer la gestion informatique de l’entreprise et de garantir que ses investissements et ressources informatiques correspondent à ses objectifs commerciaux.
Il existe plusieurs cadres reconnus qui fournissent des lignes directrices que les entreprises doivent suivre pour garantir une gouvernance informatique efficace. Certains des frameworks les plus connus incluent COBIT, ITIL, ISO/IEC 38500 et CMMI.
Pour bien gérer votre gouvernance informatique dans le travail au quotidien, il est important de :
- Aligner l’informatique avec votre stratégie commerciale
- Définir des rôles et des responsabilités clairs
- Restez maître de votre gestion des risques
- Surveillez vos performances
- Contrôle de la flexibilité de l'équilibre
Ces bonnes pratiques vous aideront à garder votre entreprise sur la bonne voie.
Qu’est-ce que la gouvernance informatique et pourquoi est-elle importante ?
3. Gestion SaaS
La gestion SaaS est le processus de gestion et d’optimisation de l’utilisation des applications SaaS au sein d’une entreprise.
Il s'agit de maîtriser vos applications SaaS ainsi que les coûts et les risques qui y sont associés pour réduire vos coûts, garantir la sécurité et maintenir l'efficacité.
Pour démarrer avec la gestion SaaS, vous devrez :
- Faire le point sur vos outils SaaS
- Implémenter une plateforme de gestion SaaS
- Mettre en place des règles pour les achats SaaS
- Garder un œil sur l'utilisation et les licences
- Rester au top de la sécurité et de la conformité
Ces conseils vous aideront à prendre le contrôle de votre SaaS et d’en tirer le meilleur parti.
Pourquoi opter pour un management SaaS ?
4. Optimisation des coûts du cloud
L’optimisation des coûts du cloud est le processus de gestion et de réduction des dépenses cloud d’une entreprise sans compromettre les performances ou la qualité du service.
Il s’agit d’une approche stratégique qui va au-delà de la simple réduction des coûts : elle analyse votre utilisation du cloud, détecte les inefficacités et élimine le gaspillage pour garantir que vous en ayez pour votre argent.
Pour tirer le meilleur parti de l’optimisation de vos coûts cloud, il est important de :
- Redimensionner vos ressources
- Utilisez l'autoscaling pour ajuster vos ressources
- Tirer parti des instances réservées ou des plans d’épargne
- Définir des budgets et des alertes
Ces bonnes pratiques vous aideront à garder le contrôle de vos dépenses cloud et à tirer le meilleur parti de vos ressources.
Optimisation des coûts du cloud : conseils pratiques pour éviter les dépenses
5. Le cloud gestion des dépenses
Les services cloud offrent aux entreprises des avantages significatifs en termes de flexibilité et d’évolutivité. Mais sans une gestion efficace des dépenses cloud, les coûts associés peuvent rapidement devenir incontrôlables. La gestion des dépenses cloud fait donc référence au processus de gestion et d'optimisation des dépenses d'une entreprise utilisant les services du cloud.
Une gestion stratégique peut vous aider à favoriser la transparence sur vos coûts cloud et à utiliser vos ressources informatiques de manière ciblée et efficace. Ces dépenses comprennent non seulement les coûts d'utilisation de l'infrastructure et des services cloud, mais également les coûts des solutions SaaS, des services de plateforme et d'autres applications basées sur le cloud.
Pour tirer pleinement parti du logiciel de gestion des dépenses cloud, quelques recommandations sont à suivre :
-
Vérifier régulièrement vos services cloud
-
Optimiser l'allocation des ressources
-
Automatiser vos processus
-
Impliquer tous les services concernés
-
Organiser des formations et des audits réguliers
Gestion des dépenses cloud pour les entreprises : tout savoir
6. L’optimisation du si
L’optimisation du SI consiste à améliorer toujours plus le système d’information qui représente la colonne vertébrale de l’entreprise et permet de gérer les données et le processus d’une entreprise. Ce processus permet d’améliorer les opérations, de faire des économies, de mieux organiser les activités de l’entreprise, d’améliorer les performances.
Dans un monde en constante évolution et où les technologies ne cessent d'évoluer, 8 mesures peuvent être mises en place pour améliorer le SI :
- Évaluer les compétences internes
- Mettre en place une stratégie claire
- Gérer les problèmes de sécurité
- Disponibilité des ressources
- Mettre à jour le code
- Améliorer la gestion des données
- Une architecture logicielle bien pensée
- Maintenir une performance accrue du SI
Optimiser votre SI pour une performance accrue
7. Le CCoE
L'adoption du cloud peut apporter à votre organisation une plus grande agilité et favoriser l'innovation. Cependant, comme pour toutes les transitions, il faut s’adapter aux changements. Les organisations qui migrent vers le cloud computing doivent faire face à de nouveaux défis en matière de gouvernance. Alors qu'elles disposaient auparavant d'un contrôle direct sur leurs infrastructures et pouvaient interagir facilement avec leurs équipes sur site, elles se retrouvent désormais avec une visibilité réduite sur les opérations de leur fournisseur et sur l'espace qu'elles occupent dans ces environnements décentralisés. La gestion des coûts, la sécurité et la conformité réglementaire deviennent ainsi plus complexes. Un CCoE permet de structurer cette transition.
Voici quelques conseils pour créer un bon CCoE:
- Former une équipe pour le CCoE
- Résoudre un petit problème
- Obtenir un soutien
- Créer un processus reproductible
- Mettre en place une formation
Comment mettre en place un CCoE?
8. Le software asset management
Aujourd’hui, les entreprises sont confrontées au défi de gérer un grand nombre de licences logicielles et d’actifs informatiques, garantissant ainsi la conformité tout en réduisant les coûts. Sans un système de SAM structuré, la vue d'ensemble peut rapidement être perdue, ce qui entraîne des licences inutilisées, des risques juridiques et des dépenses excessives.
La SAM est essentielle pour minimiser les risques et augmenter la productivité tout en maximisant la valeur des actifs informatiques, elle permet :
- La réduction des coûts
- La conformité
- Des risques minimisés
- Plus d’efficacité
- La transparence et le contrôle
Software Asset Management : La base d'une stratégie informatique efficace
9. Le software license management
La gestion des licences logicielles (SLM) permet de garder une trace des licences logicielles utilisées, de garder les coûts sous contrôle et d’éviter les pertes de temps dues aux violations de licence. Une surveillance continue vous permet non seulement d'économiser de l'argent, mais elle vous permet également de mieux utiliser vos ressources informatiques.
Pourquoi la gestion des licences logicielles est-elle importante ?
La gestion des licences logicielles joue un rôle crucial pour les entreprises qui utilisent diverses solutions logicielles. La SLM permet d'utiliser de manière optimale les ressources informatiques, de garantir le respect des accords de licence et de minimiser les risques et les coûts associés à l'utilisation des licences logicielles. Trois thèmes sont à garder en tête:
- Conformité des licences et exigences légales
- Économies de coûts et optimisation des ressources informatiques
- Améliorer la visibilité informatique et la prise de décision
Pourquoi votre entreprise doit-elle se lancer dans le Software License Management (SLM)?
10. Le shadow IT
L'essor de la technologie cloud a permis aux utilisateurs de contourner plus facilement les procédures d'approvisionnement informatiques traditionnelles et d'accéder aux outils dont ils ont besoin pour leur travail sans la permission du département de l’informatique. La surveillance informatique et les normes de gouvernance strictes sont généralement développées en gardant à l'esprit la sécurité de l'entreprise plutôt que les besoins des utilisateurs individuels. Le « Shadow IT » est donc devenu une stratégie permettant d'accéder aux solutions informatiques nécessaires sans le contrôle du service informatique officiel.
Comment les organisations peuvent-elles détecter et gérer le shadow IT ?
Il existe des moyens à adopter par les équipes informatiques pour détecter et gérer le shadow IT:
- Trouver le shadow IT
- Utiliser un courtier de sécurité d'accès au cloud (CASB)
- Sensibiliser les collaborateurs à la gestion des risques
- Montrez aux employés les outils dont ils ont besoin