Il est évidemment toujours important de garder un œil sur ses dépenses au sein de toutes entreprises mais d’autres catégories sont à garder en tête comme celle pour les dépenses juridiques.
Une gestion efficace des dépenses juridiques est essentielle pour contrôler les coûts et tirer le meilleur parti de vos services juridiques.
Points clés à retenir :
- La gestion des dépenses juridiques aide les entreprises à contrôler leurs frais juridiques, à tirer le meilleur parti de leurs services juridiques et à accroître la transparence budgétaire et l'efficacité opérationnelle.
- Pour bénéficier des avantages de la gestion des dépenses juridiques, vous devez établir des budgets clairs, comparer vos dépenses, garder un œil sur vos factures, créer et appliquer des directives de facturation et communiquer avec votre équipe juridique.
Qu’est-ce que la gestion des dépenses juridiques ?
La gestion des dépenses juridiques fait référence au processus de suivi, de contrôle et d’optimisation des dépenses juridiques d’une entreprise – tant en interne qu’en externe.
L’objectif de la gestion des dépenses juridiques est d’améliorer l’efficacité financière tout en garantissant une gestion efficace des risques juridiques.
Il s’agit avant tout de gérer les coûts associés aux services juridiques, tels que les honoraires des avocats externes, les frais de litige et les dépenses liées à la conformité.
Les dépenses juridiques se composent des éléments suivant:
- Le suivi des factures juridiques :
Le processus consiste à examiner, valider et traiter les factures des cabinets d'avocats ou prestataires externes. - L’analyse des performances des prestataires :
En mettant en place ce processus, il est important d'évaluer la qualité des services juridiques fournis en fonction des coûts, des résultats obtenus et des délais. - La négociation des honoraires :
Se mettre d'accord sur les tarifs avec les cabinets d'avocats (forfaits, taux horaires réduits, etc.) aide à réduire les coûts. - Les outils technologiques :
Aujourd’hui, comme pour tous les processus, adopter des logiciels de gestion des dépenses juridiques pour automatiser le suivi, analyser les données et générer des rapports détaillés est primordial.
Les avantages de la gestion des dépenses juridiques
- Contrôle des coûts : En vous offrant une visibilité en temps réel sur vos dépenses juridiques, la gestion des dépenses juridiques vous aide à identifier et à réduire les frais juridiques inutiles.
- Optimisation de la valeur : Les avocats externes doivent toujours associer des services juridiques de haute qualité à une rentabilité optimale. La gestion des dépenses juridiques vous fournit les données dont vous avez besoin pour vous assurer que vos ressources externes génèrent la valeur commerciale que vous souhaitez.
- Transparence: La gestion des dépenses juridiques vous donne des informations claires sur où et comment les budgets juridiques sont dépensés, vous permettant ainsi de prendre de bonnes décisions et d'éviter les coûts inattendus.
- Efficacité accrue : Avec la gestion des dépenses juridiques, vous pouvez rationaliser les opérations, automatiser les tâches répétitives, par ex. approuver des factures, et tirer le meilleur parti des ressources juridiques internes et externes.
Les avantages de la gestion des dépenses juridiques vous aident à contrôler vos coûts et à prioriser l’optimisation de la valeur de vos ressources juridiques.
5 bonnes pratiques pour une gestion efficace des dépenses juridiques
Si la gestion des dépenses juridiques offre de nombreux avantages, il est important de savoir comment mettre en place ce processus.
Voici cinq bonnes pratiques pour tirer le meilleur parti de la gestion des dépenses juridiques :
1. Établissez des budgets clairs – et respectez-les
Sans un budget clair, les frais juridiques peuvent rapidement devenir incontrôlables. Les budgets aident à définir les attentes des équipes internes et des fournisseurs externes. Ils facilitent également la prévision de votre santé financière globale et vous permettent de ne pas gaspiller les ressources de votre entreprise.
Examinez les dépenses juridiques passées pour établir vos budgets et obtenez l'avis de vos équipes juridiques et financières pour vous aligner sur les objectifs budgétaires.
2. Comparez vos dépenses
L'analyse comparative vous aide à comprendre si vos frais juridiques sont conformes aux normes de l'industrie. Cela peut vous aider à savoir si vous payez trop cher pour certains de vos services ou si vos processus sont moins efficaces que ceux de vos concurrents.
Recherchez des études comparatives ou des rapports spécifiques à votre secteur. C’est aussi une bonne idée de vous aider d’outils technologiques. De nombreuses plateformes de gestion des dépenses juridiques fournissent des outils d'analyse comparative intégrés qui vous permettent de comparer vos dépenses à celles d'entreprises similaires.
3. Gardez un œil sur vos factures
Les factures légales peuvent être complexes et les erreurs ou les surfacturations sont courantes. Si vous n’examinez pas attentivement vos factures, vous pourriez payer pour des services dont vous n'avez pas besoin.
Voici quelques conseils pour garder un œil sur vos factures :
- Automatisez la révision des factures : Utilisez un logiciel de facturation légal qui signale les erreurs potentielles – par ex. des frais ou des tarifs en double qui ne correspondent pas à vos accords.
- Recherchez les signaux d’alarme : Gardez un œil sur les descriptions telles que « recherche générale » ou « travaux divers »
- Vérifiez la conformité : Assurez-vous que les factures suivent les directives de facturation convenues (nous y reviendrons plus tard).
- Demandez des éclaircissements : N'hésitez pas à demander à votre cabinet d’avocats lorsque vous ne comprenez pas.
4. Créez et appliquez des directives de facturation
Des directives de facturation claires établissent les règles de base sur la manière et le montant que les cabinets d'avocats peuvent vous facturer. Sans eux, vous pourriez vous retrouver avec des pratiques de facturation incohérentes qui entraîneront des coûts inutiles.
Voici quelques conseils pour définir et appliquer des directives de facturation :
- Définissez ce qui est facturable : Précisez ce qui est remboursables, comme les déplacements ou le travail de bureau, et lesquelles ne le sont pas – par ex. les communications internes au sein du cabinet d'avocats.
- Standardisez les formats de facture : Demandez des factures détaillées avec des descriptions claires pour chaque tâche.
- Communiquez les attentes : Partagez vos directives avec tous les fournisseurs externes et assurez-vous qu’ils sont conscients que le non-respect des directives retardera le paiement.
5. Communiquez avec votre équipe juridique
Votre équipe juridique interne joue un rôle important dans la gestion des dépenses. Il est beaucoup plus difficile de contrôler les coûts s’ils ne correspondent pas aux objectifs budgétaires ou s’ils ne comprennent pas vos priorités financières. La collaboration garantit que tout le monde travaille vers le même objectif.
Organisez des réunions fréquentes pour examiner les questions juridiques en cours et leurs budgets. Formez votre équipe juridique pour bien comprendre le processus des dépenses, encouragez les pratiques rentables et aidez à signaler rapidement les problèmes budgétaires potentiels.
Conclusion
Une gestion efficace des dépenses juridiques améliore l’efficacité financière de votre entreprise tout en garantissant que les risques juridiques sont correctement gérés.
En suivant les bonnes pratiques ci-dessus, vous aurez un meilleur contrôle sur vos dépenses juridiques sans compromettre la qualité ou la conformité.