Un logiciel SaaS (Software as a Service) est un logiciel disponible en tant que service en ligne. Cela signifie que vous pouvez y accéder via Internet sans avoir besoin de l'installer sur votre ordinateur. L'accès se fait simplement par le biais de la page web de la solution, avec un identifiant et un mot de passe. Au lieu de payer une licence d'utilisation, les utilisateurs règlent un droit d'accès, généralement sous forme d'abonnement. Les logiciels SaaS ont largement contribué à changer la manière de travailler de nombreuses entreprises. Ces logiciels se multiplient très vite, les options sont vastes. Slack pour la communication, Trello pour la gestion de projet, Zoom pour les visioconférences. Il faut donc être capable de bien comprendre ces solutions pour s’en servir au mieux. C'est là que le management SaaS entre en jeu.
Le SaaS Management englobe l'ensemble des processus nécessaires pour assurer l'extensibilité des logiciels cloud, soutenir le développement des objectifs stratégiques de l'entreprise, et répondre efficacement aux besoins des clients, tout en respectant les normes de protection et de sécurité des données.
Qu’implique la gestion SaaS ?
La première étape consiste à trouver les logiciels SaaS les mieux adaptés à vos besoins et à vos flux de travail.
Dans un second temps, vous devez faire attention à respecter un budget. Il est essentiel de gérer les licences de manière efficace pour éviter les dépenses inutiles.
Dans le cadre de la gestion SaaS, il est également important de s'assurer que les bonnes personnes ont accès aux bons programmes. Il est nécessaire de mettre en place un contrôle d'accès approprié pour que seules les personnes autorisées puissent utiliser ces applications.
Assurez-vous que vos différentes solutions SaaS peuvent communiquer entre elles, afin de créer un écosystème où les données circulent librement et en toute sécurité entre les applications.
Quels défis la gestion SaaS aide-t-elle à résoudre ?
La gestion SaaS permet de relever un certain nombre de défis que votre entreprise rencontre dans ses opérations quotidiennes.
- Défis de sécurité
Chaque nouvelle application présente un risque de sécurité. La gestion SaaS agit comme un agent de sécurité numérique, gardant un œil sur les menaces potentielles et les points vulnérables.
- Trop de règles !
Aujourd’hui, il est quelquefois difficile de s’y retrouver entre toutes les différentes règles et lois. La gestion SaaS vous aide à mieux les naviguer.
- Gestion des licences inefficaces
Il est important de garder une trace de toutes les licences de chacun des logiciels au cas où certaines ne sont pas utilisées.
- Chevauchement d'applications
Vos équipes utilisent différentes applications ce qui n’aide pas le management et la communication entre équipes. La gestion SaaS permet d'identifier et d'éliminer les applications redondantes.
- Problèmes d'intégration
Lorsque les applications ne communiquent pas entre elles, cela crée des silos de données. La gestion SaaS permet d'identifier et de résoudre ces problèmes de communication.
- Problème d’innovation
Paradoxalement, un trop grand nombre d’applications peut étouffer l’innovation.
En relevant ces défis, la gestion SaaS ne contribue pas seulement à rester organisé, il libère des ressources, augmente la sécurité et permet à votre entreprise d'exploiter tout le potentiel du SaaS.
Comment démarrer avec la gestion SaaS ?
Se lancer dans la gestion SaaS peut sembler assez difficile au premier abord, mais avec une bonne approche, vous pouvez transitionner en douceur et voir des changements rapides au sein de votre entreprise. Les applications SaaS jouent un rôle crucial dans de nombreuses organisations et, sans une gestion efficace, comme mentionné précédemment, elles peuvent entraîner des coûts inutiles, des risques de sécurité et une utilisation inefficace des ressources.
En structurant vos applications SaaS, vous pouvez vous assurer que votre entreprise utilise de manière optimale ses ressources et reste flexible et compétitive dans un marché en constante évolution.
Voici un guide étape par étape sur la façon dont vous pouvez vous lancer dans une gestion SaaS plus efficace :
1. Cartographiez vos applications SaaS actuelles
Commencez par dresser une liste complète de toutes les applications SaaS utilisées par votre entreprise. Aussi bien celles qui sont officiellement approuvées que celles utilisées indépendamment par les employés (appelés « shadow IT »). Une cartographie approfondie vous donnera une idée claire de ce qui doit être géré.
2. Choisissez une plateforme de gestion SaaS
Une plateforme de gestion SaaS est un outil qui vous aide à centraliser toutes vos solutions SaaS en un seul endroit. Une telle plateforme vous donne un aperçu des applications utilisées par votre entreprise. Qui les utilise et combien coûtent-elles ? Choisissez une plateforme de gestion SaaS adaptée aux besoins de votre entreprise.
3. Centralisez l'administration
Migrez vos applications vers la plateforme choisie afin de pouvoir les gérer à partir d'un seul endroit. Vérifiez à nouveau que toutes vos données sont mises à jour.
4. Mettez en œuvre le contrôle d’accès
Établissez des politiques de contrôle d'accès claires en attribuant des rôles et des droits en fonction de chaque employé. Utilisez des fonctionnalités telles que l'authentification unique (SSO) et l'authentification multi facteur pour renforcer la sécurité et permettre aux employés de se connecter plus facilement aux différentes applications.
5. Surveillez et analysez l'utilisation des applications SaaS
Utilisez les outils d'analyse de la plateforme pour surveiller la façon dont les applications sont utilisées. Identifiez les licences inactives et surveillez les coûts en permanence. Des rapports réguliers peuvent vous donner un aperçu et vous aider à comprendre les modèles d'utilisation et à prendre des décisions fondées sur les données concernant les licences à renouveler ou à résilier.
6. Mettez en place des audits réguliers
Planifiez des audits réguliers de vos applications SaaS pour vous assurer qu'elles répondent toujours aux besoins de votre entreprise. Un contrôle régulier vous aidera à détecter les inefficacités et à maîtriser les coûts.
Il est important de souligner que la gestion SaaS est un processus continu, qui doit être constamment mis à jour. Vous devez vous assurer que votre entreprise a toujours une longueur d'avance avec les meilleurs outils.