Comment mettre en œuvre la transformation numérique facilement

La technologie a révolutionné tous les aspects de nos vies. Il n'est donc pas surprenant de constater une présence de plus en plus forte de l'automatisation au travail. D'ailleurs, dans notre guide DAF & DG : réussir son année 2024, 60 % des décideurs seniors en France ont déclaré entreprendre actuellement une forme de transformation numérique.

Les méthodes de travail traditionnelles qui s'appuient sur des tableurs Excel complexes laissent place à des technologies de pointe permettant un énorme gain de temps, d'argent et de travail pour les entreprises. En outre, la tendance au travail hybride étant amenée à se confirmer, les entreprises s'appuient plus que jamais sur les logiciels pour maintenir la connexion et la cohésion au sein de leurs équipes.

Mais la mise en place de ce type de changements ne se fait pas du jour au lendemain. Introduire de nouveaux process, logiciels et outils peut s'avérer non seulement long, mais aussi ardu. Digitaliser son activité et celle de ses équipes demande des efforts sur plusieurs points, qu'il s'agisse de la stratégie, du budget ou de la maintenance. Voici comment réussir la mise en place de nouvelles méthodes de travail numériques (et, tant que vous y êtes, pourquoi ne pas découvrir comment Vistair s'y est pris ?).

Une étape à la fois

Une fois que vous vous serez penché sur la transformation numérique, vous réaliserez sans doute que de nombreux process peuvent être automatisés, libérant du temps pour permettre à votre équipe de se concentrer sur des tâches plus stratégiques. Mais il est crucial d'y aller doucement et de prioriser les zones d'activité qui doivent être digitalisées en premier.

Introduire de nouvelles méthodes de travail peut prendre du temps. C'est ce qu'a souligné récemment Jamie Sargent, manager en consulting de solutions d'avant-vente chez Oracle NetSuite, lors de notre événement à la conférence Beyond.

« Lorsque les gens commencent à envisager d'adopter la transformation numérique, ils se demandent quels systèmes ont besoin d'être modifiés. Ils commencent avec un process et, rapidement, ils se retrouvent à en changer trois, quatre ou cinq au sein de leur stack technique », explique Jamie. « N'essayez pas de faire du zèle. Choisissez plutôt un ou deux [process à automatiser], ceux qui paraissent les plus faciles. Ciblez ceux-là et lancez-vous. »

La stratégie avant tout

Comme pour tout nouveau process, il vous faut un plan pour réussir votre transformation numérique. Introduire une nouvelle façon de faire les choses peut s'avérer délicat, surtout si vous modifiez des fonctionnements établis depuis longtemps, comme ceux liés à la gestion des dépenses. Pour commencer, vous aurez donc besoin d'établir un plan d'action qui résume vos objectifs principaux et définisse vos critères de réussite.

 Votre stratégie doit s'assurer que la mise en place de la transformation digitale est bien alignée avec la direction, la mission et les objectifs de l'entreprise. N'oubliez pas de vous demander si le processus sera profitable à la croissance, au budget et à la rentabilité de l'activité, entre autres critères pertinents pour l'entreprise dans son ensemble.

Impliquez tout le monde

Introduire un nouveau fonctionnement peut faire peur. Cela nécessite de changer une routine qui existe peut-être depuis des années. Pour que la transition soit aussi fluide que possible, communiquez clairement sur les changements internes et proposez des formations et de l'assistance à vos équipes lorsque c'est nécessaire.

« Il y a une longue liste de raisons pour lesquelles les gens sont réticents. Je crois qu'on constate un attachement émotionnel aux systèmes que les gens utilisent. Ça demande beaucoup d'efforts de changer de système, de réfléchir aux processus qu'on a actuellement et de se demander s'ils sont aussi bons qu'ils pourraient l'être », constate Jamie. « En tant que professionnel de la finance, je dirais que les acteurs du secteur ont souvent une aversion au risque, donc il me semble que l'idée du changement et la peur de l'inconnu sont deux choses qui ont besoin d'être gérées. »

Il est aussi important de prendre en compte l'impact de ces nouveaux process en matière d'influence sur la culture de l'entreprise et sur les efforts opérationnels en général. Au moment d'élaborer une stratégie, assurez-vous de mesurer les risques à chaque étape.

Restez à la page en matière de transformation numérique

Même avec une stratégie bien définie, un soutien de l'équipe entière et une liste claire de process à digitaliser en premier, une transformation numérique réussie ne peut pas voir le jour sans des efforts à long terme pour maintenir les changements effectués. 

Pour ce faire, assurez-vous de récolter régulièrement les retours de votre équipe sur les nouveaux outils et process mis en place, et n'oubliez pas de vous tenir à la page dans le domaine des technologies émergentes. Demandez-vous ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas dans les conditions actuelles du marché.

S'investir dans la digitalisation des process est crucial pour réussir et, sur le long terme, cela pourrait faire gagner du temps et de l'argent à votre entreprise. Même si cette idée fait partie des sujets de conversation depuis déjà plus de dix ans, savoir s'adapter à un monde de plus en plus numérisé est capital. Les entreprises ne devraient pas avoir constamment à rattraper leur retard. C'est dès maintenant qu'il faut participer à la révolution numérique avec votre équipe.