Les entreprises opèrent dans un environnement compétitif où la gestion des achats représente une part significative du chiffre d'affaires des entreprises françaises, entre 60% et 70%. L’optimisation d’achat est importante pour améliorer la rentabilité en réduisant les coûts d'acquisition des biens et services essentiels à leur activité. La performance de cette fonction ne se limite pas à un simple approvisionnement mais repose sur une stratégie commerciale, influençant directement la rentabilité globale de l'entreprise. En alignant les achats avec les objectifs commerciaux et opérationnels, l'optimisation des achats devient essentielle. Cela permet non seulement de réduire les coûts pour augmenter les marges, mais aussi de créer de la valeur pour les clients, favorisant ainsi la croissance et la fidélisation.
Le processus d’achat…
Pour rappel, le processus d'achat joue un rôle important dans la gestion d’achat.
C'est un ensemble d'étapes ou d'actions organisées que les entreprises suivent pour acheter des biens ou des services auprès de fournisseurs.
Ce processus permet d'acheter de manière cohérente et efficace, en maximisant la qualité et en minimisant les coûts.
Les étapes d'un processus d'achat sont les suivantes :
- L'identification du besoin : l'entreprise identifie les biens ou les services nécessaires pour satisfaire un besoin.
- L'identification des fournisseurs : l'entreprise recherche des fournisseurs potentiels qui peuvent répondre à ses besoins, en utilisant des critères tels que la qualité, la fiabilité, le coût, la disponibilité, etc.
- L'évaluation des fournisseurs : Une fois les fournisseurs sélectionnés il est important de les évaluer et de suivre leur performance.
- La négociation : l'entreprise négocie les conditions d'achat avec les fournisseurs sélectionnés.
Les 3 objectifs de la fonction achats ?
La fonction d’achat est bien plus qu’un simple achat, il a de véritables répercussions sur la santé financière d’une entreprise. Voici les 3 objectifs clés à retenir :
- Réduction des coûts d’achat des produits pour accroître la marge de l’entreprise.
- Augmentation de la qualité de la marchandise achetée auprès des fournisseurs.
- Prévenir l’entreprise de problèmes d’approvisionnement ou de tout autre problème.
Chaque étape est importante puisqu’elles dépendent toutes les unes des autres. Un retard de livraison peut perturber l'ensemble de la chaîne de production, un défaut sur un composant essentiel peut compromettre la qualité du produit final. Ces incidents affectent directement l'image de l'entreprise, entraînant une diminution de sa rentabilité, de sa réputation, de la confiance des clients, et par conséquent de son chiffre d'affaires. La fonction achats assure l'approvisionnement des composants, essentiels à la production tout en optimisant les coûts et la gestion des stocks. Elle contribue de manière significative à la rentabilité de l’entreprise à travers ses implications financières, commerciales et stratégiques. L’optimisation des achats est donc un point clé dans la stratégie de l’entreprise afin de bien gérer les achats.
Comment mettre en place un processus d'optimisation des achats ?
Pour optimiser au mieux vos achats, il y a plusieurs étapes à suivre. En voici la liste :
1. Analyser et préparer en amont
Pour optimiser les coûts, une préparation minutieuse et une compréhension approfondie des enjeux sont essentielles. Grâce à une analyse approfondie des besoins et une préparation soigneuse des négociations, une entreprise peut obtenir des réductions budgétaires et des conditions de paiement plus avantageuses.
2. Centraliser les achats
La centralisation des achats consiste à regrouper toutes les activités d'achat au sein d'un seul département. Cette méthode simplifie et rationalise les processus d'achat, ce qui permet de créer des flux basés sur la demande réelle pour réduire les stocks et les délais.
3. Regrouper le panel fournisseurs
Rationaliser le panel fournisseurs implique de sélectionner les partenaires qui répondent au mieux à vos besoins et de concentrer les achats sur un nombre limité de fournisseurs par produit ou service.
4. Automatiser les processus d'achat
Automatiser les processus d'achat permet de simplifier les commandes, de diminuer les délais de traitement et de réduire les erreurs. Ces actions améliorent l'efficacité opérationnelle de l'entreprise.
En parallèle, il est important de former ses équipes à ce nouveau processus et de leur donner accès aux ressources numériques disponibles pour apprendre à mieux gérer les risques et analyser les tendances du marché.
5. Intégrer la responsabilité sociale et environnementale (RSE)
Intégrer des critères de responsabilité sociale et environnementale dans processus d’achats pousse à sélectionner des fournisseurs respectueux de l'environnement et éthiques, renforçant ainsi l'image de l'entreprise auprès des clients et des partenaires extérieurs.
6. Echanger des bonnes pratiques entre acheteurs
Il est conseillé que les acheteurs, qu'ils proviennent de différents services internes ou d'entreprises externes, travaillent ensemble pour échanger leurs expériences, discuter des meilleures pratiques, identifier des opportunités d'amélioration, et partager leurs connaissances et leurs réseaux afin d'améliorer leurs stratégies d'approvisionnement.
Les atouts de l’optimisation des achats
L’optimisation permet d’offrir des avantages à l'entreprise, en voici la liste :
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La réduction des dépenses
La visibilité des dépenses est importante pour maintenir un budget. Cela garantit une gestion financière efficace où chaque dépense est soigneusement évaluée et approuvée avant d'être engagée. Grâce à cette transparence et à cette rigueur, les entreprises peuvent optimiser leur allocation de ressources, assurant ainsi une utilisation efficace des fonds disponibles pour atteindre leurs objectifs stratégiques et opérationnels.
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L’augmentation de la marge
Les économies générées par la réduction des dépenses constituent un levier significatif pour l'entreprise. Une diminution des coûts d'achat peut avoir un impact plus important sur la marge brute que l'augmentation du chiffre d'affaires.
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Le gain de productivité
En optimisant ses achats, l'entreprise instaure un système axé sur l'efficacité. L'automatisation et une organisation rigoureuse améliorent le processus de commande et de négociation. Les outils permettent également une évaluation continue des fournisseurs pour une gestion transparente des factures. Enfin, les paiements automatisés depuis ces plateformes assurent une gestion fluide et sécurisée des transactions financières.
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La prévention des risques
Un suivi insuffisant des commandes peut causer de nombreux problèmes :
- Des retards de livraison non détectés.
- Des lacunes de communication à l'intérieur d'un même service ou entre différents services peuvent entraîner des oublis ou des doublons de travail.
- La difficulté à retrouver certains documents tels que des factures, des commandes ou des contrats peut considérablement ralentir le travail des collaborateurs.
- Une mauvaise définition des critères de sélection des fournisseurs peut conduire à l'acquisition de produits qui ne répondent pas aux exigences de l'entreprise.
En optimisant les achats, ces risques peuvent être atténués.
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La création de valeur
En fournissant des produits de qualité, en intégrant des initiatives de responsabilité sociale et environnementale (RSE) les produits vendus prennent de la valeur.
