Le processus d’achat se rapporte à l’ensemble des activités servant à acquérir, auprès d’un fournisseur, les produits ou services nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise. Cette étape doit être bien organisée afin d'éviter des dépenses supplémentaires et pour maintenir un budget cohérent. Ce processus pousse à une meilleure productivité et rentabilité pour l’entreprise. Il aide aussi à consolider la relation avec vos fournisseurs.
Pour mieux comprendre ce processus, il est important de le décomposer et d’en analyser les différentes étapes.
Les étapes du processus d’achat fournisseurs
1. Identifier les besoins
Chaque entreprise a des besoins uniques, il est important de définir précisément ce qui est nécessaire. Une fois ces besoins identifiés, il est souvent recommandé de rédiger un cahier des charges pour structurer le début du processus. La création initiale du cahier des charges est essentielle pour clarifier les besoins spécifiques de l'entreprise, orienter efficacement la recherche et définir clairement les modalités d’un projet.
2. Trouver les meilleurs fournisseurs
Il est maintenant important de comparer plusieurs fournisseurs et d’en sélectionner non un mais bien plusieurs. Avoir plusieurs fournisseurs à disposition aide en cas de surcharge de travail, de problèmes survenant inopinément, et pour éviter un risque de pénurie. Quelques étapes sont nécessaires pour bien les choisir :
- Collecter les informations nécessaires pour chacun des fournisseurs.
- Réaliser un inventaire détaillé permettant de comparer les fournisseurs.
- Contrôler les homologations pour s’assurer que les fournisseurs sélectionnés répondent aux besoins de l’entreprise.
3. Lancer un appel d’offre
Pour trouver les fournisseurs, plusieurs canaux sont disponibles: les moteurs de recherche, les annuaires professionnels, les catalogues de fournisseurs, les salons professionnels, les associations professionnelles et autres chambres de commerce, les recommandations de vos pairs. Une fois trouvés, il faut les contacter. Pour cela il est nécessaire de lancer un appel d'offres. Ce document doit comporter quelques éléments majeurs :
- Un cahier des charges à remplir.
- Les termes et conditions de votre client acheteur.
- Les conditions régissant l’organisation de l’appel d’offres.
- Un questionnaire destiné à en savoir plus sur l’entreprise.
Pour choisir un fournisseur il est important de garder en tête quelques critères :
- La qualité du produit.
- Le coût total qui correspond à vos besoins.
- Les délais de fabrication et de livraison.
- La pérennité et la sécurité financière de votre entreprise.
- Les critères d’innovation.
4. Choisir ses fournisseurs
Une fois toutes les réponses obtenues, approfondissez l’analyse des différentes propositions, en croisant plusieurs critères éliminatoires comme :
- la qualité des produits ou services proposés,
- les coûts,
- les délais de livraison,
- les conditions de paiement,
- la fiabilité financière de la société,
- la flexibilité en cas d’imprévus,
- une compétence technique particulière,
- la localisation géographique (pour limiter les risques de rupture),
- le degré d’assistance promis,
- la réputation du fournisseur
- le feeling
5. Il est temps de négocier !
Une fois les fournisseurs sélectionnés, il est temps de commencer les négociations sur toutes les clauses administratives et techniques du contrat. Il est important de définir une stratégie d'achat claire en interne pour mener les meilleures négociations possibles. Ne vous lancez pas dans ce processus sans une préparation préalable. Identifiez toutes les clauses à négocier et définissez vos objectifs selon vos priorités. Préparez des arguments solides basés sur des arguments factuels (données du marché et comparaisons de prix) pour convaincre votre futur partenaire, mettez en place les conditions optimales pour garantir une relation d'affaires réussie, soyez à l'écoute et n'hésitez pas à poser des questions.
6. Conclure et signer le contrat
La relation commerciale est scellée au moment de la signature du contrat. Gardez en tête que le contrat doit comporter ces différents éléments:
- Les conditions générales de vente du fournisseur.
- Les conditions spécifiques à l'exécution du contrat, y compris tous les éléments importants du cahier des charges.
- La définition des délais et dates limites, ainsi que des pénalités éventuelles en cas de retard, les conditions de rupture du contrat
Pensez à automatiser votre processus achat
De nombreuses entreprises utilisent encore des méthodes manuelles comme les fichiers Excel et les e-mails et perdent beaucoup de temps. Automatiser le processus d'achat devient aujourd’hui essentiel au bon fonctionnement d’une entreprise. Ces solutions logicielles peuvent rationaliser le processus d'approvisionnement en offrant des avantages tels que le gain de temps, la réduction des erreurs, une meilleure visibilité, une communication simplifiée et une optimisation des coûts. Digitaliser et automatiser ces étapes améliore la performance des achats et facilite la mise en œuvre des stratégies. La première étape pour optimiser ce processus est de réaliser un audit complet afin d'identifier les améliorations nécessaires et de choisir les solutions logicielles appropriées.