Dites adieu à la saisie manuelle ! Il est temps de laisser l'OCR s’occuper des tâches laborieuses à votre place!
Dans le cadre du processus de dématérialisation, l'une des technologies qui a révolutionné l'automatisation des factures est la reconnaissance optique de caractères, autrement appelée OCR (ou Optical Character Recognition en anglais), utilisant l'intelligence artificielle.
Cette avancée permet, entre autres, de faciliter le traitement informatique des données saisies, de simplifier la gestion des factures et de réduire la nécessité d'interventions humaines dans le processus.
Cette technologie innovante identifie les divers éléments (tels que le montant à régler, le nom de l'entreprise, le taux de TVA, la date d'échéance) nécessaires à la constitution de votre facture en scannant un document texte au format papier pour le dématérialiser et l'enregistrer au format numérique, le rendant ainsi accessible sur divers supports.
Les quatre étapes à suivre pour traiter une facture avec l'OCR
Le traitement de facture réalisé grâce à l’OCR est très simple et réduit considérablement le nombre d'étapes à suivre comparé au processus manuel. Néanmoins, il y a tout de même quelques étapes à suivre avant de pouvoir valider la facture :
- La première étape consiste à s'équiper d’un scanner ou d'un outil de numérisation en ligne doté d'un logiciel capable de lire, reconnaître et interpréter automatiquement et intelligemment les contenus des factures.
- Il faut ensuite numériser la facture si elle est reçue au format papier ou la télécharger si elle est reçue de manière électronique.
- Le document numérique est ensuite téléchargé dans le logiciel de facturation.
- L’analyse automatique des données par l'OCR peut désormais être activée.
Une fois le processus terminé, il suffit de vérifier les informations extraites et de les valider.
Le fonctionnement de la reconnaissance automatique se déroule de la manière suivante:
- Pré-analyse de l'image.
- Segmentation des lignes et des caractères.
- Classification en fonction des caractéristiques des formes et des lignes reconnues.
- Comparaison de la structure des éléments à l'aide d'algorithmes.
- Post-traitement utilisant des méthodes contextuelles et linguistiques pour minimiser autant que possible les erreurs.
Les avantages de la reconnaissance automatique des factures
Les avantages de la reconnaissance automatique des factures pour votre entreprise sont multiples, aussi bien au quotidien que lors de la révision des comptes :
- Le gain de temps et la simplification du processus permet de se concentrer sur des tâches plus essentielles.
- L’optimisation des procédures de paiement des factures fournisseurs permet des économies d’un point de vue des ressources humaines et financières.
- Cet outil permet aussi d’actualiser automatiquement des tableaux de suivi offrant une visibilité permanente sur les dépenses et les recettes.
- Réduction des erreurs grâce à l'élimination des saisies manuelles.
- Diminution de l'utilisation de papier.
Alors que la facture électronique est en passe de devenir obligatoire pour toutes les entreprises, l'OCR représente une solution efficace pour répondre aux exigences de cette dématérialisation des factures offrant ainsi une gestion comptable simplifiée et des gains de productivité significatifs.
