Comment mettre en place un suivi de facturation efficace ?

Voici les étapes indispensables pour mettre en place un suivi de facturation efficace.

Gestion des factures clients et suivi de facturation fournisseurs : quelles différences ?

Le suivi de facturation est le processus mis en place par l'entreprise pour suivre l'intégralité du circuit des factures. À ce stade, il convient de distinguer la gestion des factures clients et le suivi de facturation fournisseurs.

La gestion de la facturation client

La gestion de la facturation client fait référence à l'ensemble des activités liées à l'émission, au suivi et au traitement des factures adressées aux clients. Elle englobe les processus nécessaires pour établir et transmettre les factures, ainsi que pour gérer les paiements et le suivi des créances clients (relance client).

Le suivi de la facturation fournisseurs

Le suivi de la facturation fournisseurs se concentre sur la vérification de la conformité des factures émises par les fournisseurs et le suivi de leur traitement jusqu'au paiement. Ce processus implique une vérification attentive de toutes les informations présentes sur la facture pour s'assurer de leur conformité avec les commandes et les devis. La gestion des factures fournisseurs vise donc à garantir l'exactitude des paiements dans le respect des délais convenus.

Qu’est-ce qu’un suivi de facturation efficace ?

Un suivi de facturation efficace passe par une gestion centralisée des informations . Pour garantir à l'entreprise une vision claire et immédiate de sa trésorerie, ce modèle se caractérise par une mise à jour en temps réel et une lisibilité en un clin d'œil. Dans ce cadre, les informations doivent être pertinentes, actualisées en permanence, directement accessibles et facilement compréhensibles.

L'importance des mises à jour en temps réel dans le suivi de facturation

Le suivi de facturation doit être mis à jour en temps réel pour refléter le statut des factures avec précision.

Quelles sont les étapes du traitement des factures ?

Dans ce contexte, les étapes du traitement d'une facture sont généralement les suivantes :

• réception de la facture ;
• enregistrement comptable de la facture ;
• contrôle et approbation de la facture ;
• paiement de la facture dans les délais ;
• classement et archivage sécurisé de la facture.

Les différents statuts d'une facture entrante

Le cycle de vie d'une facture entrante est marqué par différents statuts indiquant son état et les étapes de validation ou de traitement auxquelles elle est soumise. Les différents statuts d'une facture entrante sont généralement les suivants.

• Facture en attente de réception. Ce statut indique que la facture n'a pas encore été réceptionnée ou enregistrée dans le système.
• Facture en cours de vérification . La facture déposée ou mise à disposition est en cours de vérification.
• Facture en attente d'approbation. La facture vérifiée attend d'être validée par le service compétent conformément à l'organisation interne de l'entreprise.
• Facture approuvée ou validée. La facture a reçu toutes les autorisations nécessaires pour poursuivre le circuit du paiement.
• Facture rejetée . La facture nécessite une correction ou une action supplémentaire avant de pouvoir être approuvée.
• Facture en cours de paiement. La facture approuvée est transmise au service financier pour effectuer le paiement.
• Facture payée. La facture a été réglée. Le paiement est enregistré dans le système.

Les avantages d'un suivi de facturation pour des informations faciles à interpréter

Pour visualiser facilement l'état des factures , les informations clés doivent être accessibles sans effort et compréhensibles en un coup d'œil. Pour être performant, le pilotage des factures peut s'appuyer sur un tableau de bord et des représentations graphiques. L'entrepreneur ou les équipes financières doivent y retrouver les données essentielles (montant, date d'échéance, paiement effectué, solde restant, etc.).

Les avantages d'un suivi de facturation peu chronophage

Un suivi de facturation efficace ne doit pas être chronophage. Cependant, le traitement manuel des factures demande du temps et de nombreuses ressources. L’optimisation du processus passe donc ici par la standardisation du traitement des factures et la réduction de l'intervention humaine. Cet objectif peut être atteint en automatisant autant que possible les différentes étapes du circuit d'approbation des factures. Avec l'utilisation d'un logiciel de gestion de trésorerie ou d'un outil de facturation, les tâches manuelles et répétitives peuvent quasiment être supprimées.

Les clés d'un suivi de facturation efficace pour améliorer ses relations fournisseurs

Un suivi de facturation efficace implique une accélération des temps de traitement . Au regard des relations clients-fournisseurs, une optimisation du processus de facturation présente les avantages suivants :

• respect des délais de paiement ;
• limitation les pénalités de retard et les actions de recouvrement ;
• amélioration de la trésorerie tant du côté des clients que du côté fournisseurs ;
• traçabilité des échanges entre l'entreprise et ses fournisseurs.

L'optimisation du besoin en fonds de roulement (BFR)

Un suivi efficace des factures aide à mieux gérer les flux de trésorerie, à réduire les créances impayées et à limiter les besoins de financement externe, ce qui permet d'optimiser le BFR ( il indique combien d'argent l'entreprise doit avoir pour financer son activité quotidienne) et de maintenir une bonne liquidité.

Améliorer la capacité d'investissement 

En optimisation le besoin en fonds de roulement l'entreprise peut disposer de suffisamment de liquidité pour financer ses projets d'investissement, développer de nouveaux produits, ou se lancer dans de nouveaux marchés, tout en réduisant ses coûts d’emprunt. Cela permet de faire avancer l’entreprise sans se soucier constamment des finances. 

L’importance de conserver ses factures pendant dix ans

Cette législation permet d’être en conformité avec les exigences fiscales. Les factures sont une preuve lors d'un contrôle fiscal, garantissant la régularité des déclarations fiscales. Si jamais votre entreprise fait face à un litige, les factures sont une preuve pour vous défendre. Lors de votre comptabilité, vos factures vous permettent de récupérer la TVA sur les achats professionnels, permettant ainsi une gestion financière efficace et conforme. Enfin, vos factures permettent d’identifier les erreurs et donc d'éviter les fraudes. 

Oubliez Excel et optez pour un logiciel de facturation performant

Pendant longtemps, les entreprises se servaient de tableaux Excel pour suivre de manière détaillée et personnalisée chaque facture, son statut, son montant et les paiements associés. Ils sont simples à configurer, flexibles, mais peuvent demander un certain temps pour la mise à jour manuelle. La balance âgée, quant à elle, est un outil plus spécifique qui se concentre sur la gestion des créances clients. Elle permet de voir l'état des paiements en fonction de l’âge des créances et d’agir en conséquence, en priorisant les relances sur les factures les plus anciennes.

Ces deux outils sont utilisés par les entreprises qui n'ont pas de système automatisé de facturation ou de gestion des créances. Aujourd’hui les outils disponibles sont tellement simples d’utilisation qu’il est généralement recommandé d’opter pour l’automatisation et d'arrêter de perdre du temps avec ces outils considérés presque comme archaïque. 

Pourquoi un tableau Excel est un mauvais choix pour votre suivi de facturation ?

Pour un suivi de facturation rigoureux et peu chronophage, mieux vaut laisser de côté son tableau Excel. En effet, tenir un tableau Excel demande du temps , notamment lorsqu'il s'agit de mettre à jour manuellement les informations , de consolider les données provenant de différentes sources ou de générer des rapports. De plus, remplir un tableau Excel comporte un risque d'erreur de traitement élevé : les formules peuvent être mal utilisées et les données mal saisies.

Pourquoi se tourner vers un outil de facturation performant ?

Comme nous venons de l'évoquer, le traitement manuel des factures peut être chronophage et peu valorisant. Pour optimiser ce processus, il est recommandé d 'automatiser le suivi de facturation . Opter pour un logiciel de facturation performant spécialement conçu pour gérer les factures fournisseurs. Cet outil offre de nombreux avantages :

• facilité d'utilisation ;
• gestion des informations fournisseurs actualisées ;
• automatisation des processus de réception et de validation des factures ;
• suivi des paiements ;
• stockage des données sécurisé.

Distribuer les rôles et former les équipes pour un suivi de facturation efficace

Plusieurs services sont généralement impliqués dans la gestion des factures au sein d'une entreprise. Avec l’ automatisation des processus de facturation , l’interaction entre ces services est fluidifiée.

Les services couramment impliqués dans la gestion des factures

Voici quelques-uns des services jouant un rôle dans le processus de facturation .

• Le service des achats englobe la négociation fournisseurs, la transmission et la réception des commandes. Il joue un rôle important dans la validation des factures en s'assurant de la conformité des livraisons et des services reçus par rapport aux devis acceptés.
• Le service de réception est chargé de vérifier les livraisons conformément aux devis et aux accords client/fournisseur. En cas de non-conformité, il signale les écarts au service des achats.
• Le service de comptabilité fournisseurs est chargé de l'enregistrement, de la validation et du traitement des factures fournisseurs. Il s'assure que les factures sont correctement saisies dans le système comptable de l'entreprise. Ce service peut également effectuer des rapprochements entre les factures et les bons de commande.
• Le service financier assure le suivi des dépenses, des encours fournisseurs et des flux de trésorerie liés aux paiements des factures. Il est souvent impliqué dans l'approbation des paiements et dans la gestion des relations avec les partenaires financiers.
• Le service de contrôle de gestion est impliqué dans l'analyse des dépenses fournisseurs, la prévision budgétaire et la gestion des coûts. Il collabore avec le service comptable en transmettant des informations financières utiles à la prise de décision.

Ce qui change avec l'automatisation du suivi de la facturation

Avec un outil de suivi de facturation, le circuit automatisé du traitement des factures est le suivant.

• Les opérationnels reçoivent les factures des fournisseurs et les ajoutent dans le logiciel de facturation.
• L’administrateur (souvent le service finance) définit un flux d'approbation et programme le paiement du fournisseur.
• L’approbateur est automatiquement notifié de la demande de paiement en amont du paiement.
• Le comptable réconcilie le paiement avec la facture fournisseur quand il le souhaite.

Les différents outils disponibles 

Parmi les logiciels de facturation, Time, Zervant et Pleo sont des outils très pratiques pour les entrepreneurs, freelances et petites entreprises. Ils aident à simplifier le processus de facturation, de mieux suivre les paiements. 

Zervant est un logiciel de facturation en ligne gratuit (avec une version premium payante). Grâce à cet outil vous pouvez créer des factures personnalisées en quelques clics, avec des modèles personnalisables. Vous pouvez aussi suivre efficacement vos paiements ce qui aide à mieux gérer vos flux de trésorerie. Zervant génère des rapports qui permettent de suivre les revenus, les dépenses et les taxes, utiles lors de déclarations fiscales. Enfin, vous pourrez aussi collaborer avec vos experts comptables en partageant facilement vos données fiscales. 

Time est un logiciel qui permet aux petites entreprises, aux freelances de gérer leur temps, de générer des factures et de gérer des projets en un seul endroit. Une fois les heures enregistrées, Time peut générer des factures basées sur le nombre d'heures travaillées, les tarifs horaires définis, et les projets ou clients spécifiques. Ces logiciels permettent en général de gagner du temps, de simplifier le processus en automatisant des tâches trop chronophages. Ces outils sont aussi accessibles de n’importe où puisqu'ils sont disponibles via le cloud. Grâce à ces logiciels, vous pouvez être très professionnel et renforcer votre crédibilité tout en respectant les règles fiscales. 

Pleo Factures permet d'automatiser et de centraliser la gestion des factures en permettant de capturer, de traiter, d'approuver, de payer et de comptabiliser les factures, le tout en un seul endroit. Par rapport au traitement manuel des factures, avec Pleo Invoices, les petites et moyennes entreprises ont la certitude de gagner du temps, d' éviter les erreurs coûteuses et les doubles paiements , et finalement de maintenir des relations saines avec les fournisseurs .

La formation des équipes aux nouveaux outils de gestion des factures

La formation des équipes aux nouveaux outils de gestion des factures peut être assurée par un prestataire externe ou directement par l'éditeur du logiciel. Voici quelques options de formation courantes.

• Formation en ligne (e-learning). L'éditeur du logiciel propose des modules de formation en ligne que les équipes peuvent suivre à leur propre rythme. Les modules en ligne peuvent inclure des vidéos explicatives, des tutoriels interactifs, des quiz d'évaluation et des ressources complémentaires.
• Formation en visioconférence . Les équipes participent à des sessions de formation en ligne animées par des formateurs experts. Les participants peuvent poser des questions en direct, bénéficier de démonstrations et obtenir une assistance personnalisée.
• Formation sur site . Un formateur se rend en entreprise pour dispenser une formation en personne. Cette immersion dans l'environnement de travail des équipes permet une personnalisation de la formation en fonction des besoins spécifiques de l'entreprise.