Le suivi des fournisseurs : une étape à ne pas négliger
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Une fois les fournisseurs sélectionnés il est important de maintenir une bonne relation avec eux. Une relation mal gérée peut très rapidement poser des problèmes sur la santé financière de l’entreprise. Les fournisseurs peuvent présenter différents types de risques, tels que des retards de livraison, des défauts de qualité, des problèmes de conformité, des problèmes éthiques.
Il faut donc mettre en place un suivi des fournisseurs. Ce processus vise globalement à analyser et suivre les performances de vos fournisseurs et à mettre en place des stratégies de gestion des risques afin de minimiser leur impact sur l'entreprise. Une bonne relation avec les fournisseurs est essentielle pour une gestion réussie. Il est important de communiquer de manière transparente, de résoudre les problèmes de manière constructive, de respecter les engagements pris et de reconnaître la contribution des fournisseurs, de diversifier les sources d'approvisionnement, d'établir des plans de contingence, et de mettre en place des processus de surveillance et d'audit. Pour cela, il est nécessaire de garder en tête les critères initiaux qui vous ont aidé à sélectionner les fournisseurs (la qualité du produit, le coût total qui correspond à vos besoins, les délais de fabrication et de livraison, la pérennité et la sécurité financière de votre entreprise, les critères d’innovation).
Lorsque vous entamer une collaboration avec un fournisseur, il est important de garder en tête quelques critères à respecter :
· Son respect des délais de livraison
· Sa capacité à coopérer avec d’autres intervenants sur le projet
· Les retours qu’il vous donne de ses actions sur le terrain
· Son délai de réponse à vos demandes
· Sa capacité à gérer les crises
· Son expertise et sa posture de facilitateur
· Son respect des process
Ces critères vous permettront d'élaborer un plan d’action pour maintenir une collaboration positive, structurée et efficace.
Comment maintenir une relation de travail efficace avec ses fournisseurs ? Les bonnes pratiques.
Élaborer un contrat de projet
Ce partenariat sera formalisé par un contrat de projet, un document essentiel qui encadre l'accord entre un fournisseur et son client. Il est crucial d'élaborer un contrat clair et exhaustif définissant précisément les termes et conditions de cette relation. Souvent, ces contrats se concentrent principalement sur des aspects concrets tels que les normes de qualité requises, les délais de livraison et les conditions tarifaires.
Élaboration de KPI (Indicateur clé de performance) fournisseur
Définir des critères de performance clairs aide à mesurer la qualité de la prestation fournie à posteriori.
En termes de KPI fournisseur, voici ceux sur lesquels il est important de se focaliser :
· Le taux de marge commerciale
· Le pourcentage de conformité et de non-conformité du fournisseur
· Le taux de livraisons en retard vs le planning de base
· Taux de suivi des litiges et des réclamations SAV (Services Après-Vente)
Utiliser les nouvelles technologies
Les avancées technologiques transforment la gestion des fournisseurs. Des plateformes d'approvisionnement en ligne, l'intelligence artificielle (IA), les systèmes de gestion des relations fournisseurs (SRM) et les solutions d'analyse des données optimisent désormais l'efficacité, la transparence, la collaboration entre les parties prenantes, les prises de décision et la visibilité sur toute la chaîne d'approvisionnement.
Bien former son équipe
La gestion des fournisseurs requiert des compétences spécialisées. Il est important de former les personnes concernées et de renforcer leurs aptitudes en négociation, gestion des risques, communication et résolution de problèmes. Ces compétences peuvent être développées par le biais de formations internes ou externes, de workshops ou encore en bénéficiant du mentorat de professionnels expérimentés.
Comment gérer les problèmes avec ses fournisseurs ?
En cas de retard de livraison
La première chose à faire est de discuter avec votre fournisseur et de comprendre pourquoi il est en retard. L’objectif est de trouver des pistes de résolution ensemble et de rester positif.
Si le retard vient d'un sous-traitant du fournisseur :
- Demandez à votre fournisseur d'explorer d'autres options ou de changer de sous-traitant.
Si le fournisseur manque de ressources :
- Proposez des techniques comme : le nivellement des ressources ou la parallélisation des tâches
- Encouragez votre fournisseur à mieux utiliser son planning
- Considérez la réduction du périmètre du projet pour un Minimum Viable Product
- Adoptez une approche constructive en cas de retard : évitez de blâmer et privilégiez la recherche de solutions collaboratives
En cas de désengagement de votre fournisseur
Votre fournisseur pourrait décider de se retirer du projet ou de ne fournir que le strict minimum. Si votre contrat manque de détails, cela pourrait entraîner des complications imprévues. Pour éviter cela, il est important de définir clairement vos attentes et de les spécifier dès le début du projet dans le contrat. Soyez proactif pour maintenir l'engagement du fournisseur tout au long de la collaboration.
