Lagkrav på e-fakturering: Allt du behöver veta

Har du kollat in CFO-handboken 2024 än? Då har du förmodligen läst en del om de kommande lagkraven på e-fakturering redan. (Om inte, vad väntar du på? Ladda ner den nu).

I Sverige har vi haft lagkrav på att skicka och ta emot e-faktura för alla offentliga upphandlingar som sedan 2019. Nu kommer snart EU-krav på e-fakturering i större skala, vilket lär komma som en chock för många företag.

Men oroa dig inte – det finns fortfarande tid att förbereda sig. Här kan du ta del av allt du behöver veta om e-fakturering och de kommande förändringarna.

Vi är medvetna om att ändringar av regelverken fortfarande diskuteras för varje marknad, och denna blogg kommer att uppdateras om dessa nuvarande förhållanden förändras.

Vad handlar e-fakturering om?

E-fakturor (elektroniska fakturor) är en typ av digitala fakturor. Inget nytt egentligen, men att digitalisera faktureringsprocessen är inte tillräckligt om du vill följa EU-kraven.

Förslaget syftar till att intensifiera kampen mot bedrägeri och främja digitaliseringen över alla medlemsstater. 

Många företag har öppnat upp för digitalisering, men vi hör fortfarande historier om ekonomiavdelningar som skriver ut och hanterar pappersfakturor. Med det arbetssättet ökar risken för dataläckor, dubbelarbete och stök. Med de nya lagkraven på e-fakturering kommer företagen bli mer effektiva och deras data mer korrekt. Samtidigt är det viktigt att förbereda verksamheten i god tid innan lagen träder i kraft. 

I större delen av Europa har lagkravet redan trätt i kraft, men detaljerna kring upplägget varierar. Nedan går vi igenom hur din verksamhet kommer att påverkas av förändringarna, beroende på var företaget är verksamt.

Olika länder, olika lagar

Storbritannien

E-fakturering är inget krav i Storbritannien än och tidslinjen för när det kommer att ske är inte helt klar. Vad vi vet är att det kommer att ske någon gång. Det skadar alltså inte att förbereda verksamheten genom att implementera nya fakturaprocesser redan nu. Dags att framtidssäkra din tech stack!

Här hittar du allt du behöver veta om fakturahantering (inklusive hur Pleo kan hjälpa dig att automatisera processen – inga fler missade fakturor, inga fler påminnelseavgifter). 

Frankrike

I Frankrike har man nyligen skjutit upp de obligatoriska kraven på e-fakturering mellan företag (B2B), men förändringen är inte avblåst. 2025 kommer vi att se en frivillig pilotfas där franska företag kan delta, med krav på att stora och medelstora företag ska använda e-fakturor och elektronisk rapportering senast i september 2026, följt av mindre företag 2027.

Ett motförslag om att flytta vissa av de nya lagkraven från september 2026 till juli 2025 har lagts fram. Även om det nya förslaget måste tillbaka till nationalförsamlingen för omröstning är utfallet fortfarande oklart. Om förslaget antas, måste alla företag kunna ta emot och hantera e-fakturor senast den 1 juli 2025. Dessutom måste stora företag kunna skicka e-fakturor från samma datum.

Spain

Den 15 september 2022 blev Crea y Crece-lagen slutgiltigt godkänd. Det innebär en skyldighet för företag samt egenföretagare att implementera elektronisk fakturering i sina affärstransaktioner.

Ännu har denna förordning inte fått ett slutgiltigt godkännande från Ministerrådet. Publiceringen och det formella godkännandet av förordningen (en exakt tidpunkt kan inte anges) kommer att initiera den period under vilken de berörda företagen måste anpassa sig till den nya lagstiftningen.

Implementeringsprocessen kommer att ske i två faser:

Den första fasen innebär att företag och enskilda företagare med en årsomsättning överstigande 8 miljoner euro kommer att vara skyldiga att genomföra elektronisk fakturering inom en tidsram av ett år.

Den andra fasen involverar övriga företag och enskilda företagare, dvs. de med en årsomsättning under 8 miljoner euro. De kommer att vara skyldiga att införa denna åtgärd inom 2 år

Tyskland

Tyskland inför lagkrav på e-fakturering i B2B-sektorn från januari 2025. EU-standardiserad e-fakturering kommer att bli standard i Tyskland, även om övrig fakturering kommer att vara godkänt till en början (med gradvid utfasning mellan 2026–2028).

Danmark

Danmark ligger i framkant. År 2022 infördes landets nya bokföringslag där e-fakturering blev ett krav. Det ställde högre krav på företagen som utvecklas bokföringslösningar. Numera är det ett krav att alla företag använder ett digitalt bokföringssystem som möter myndigheternas krav. 

Sverige

Det finns ingen deadline för när Sverige kommer att fasa ut traditionell fakturering, men vi har visat på tydliga fördelar med att införa e-fakturering. Formella förfrågningar om att undersöka möjligheten att införa obligatorisk e-fakturering inom B2B och G2B har skickats till regeringen.

Nederländerna

Precis som i Sverige finns det inga regler kring e-fakturering i Sverige än, men landet har tagit viktiga steg mot digitaliseringen av processerna. Det har gjorts genom att introducera e-beställningar via Pan European Public Procurement Online (PEPPOL).

Få saker är huggna i sten och många förändringar är på gång. Återkom till Pleo-bloggen så håller vi dig uppdaterad med aktuell information om de nya lagkraven för e-fakturering.