E-faktura: Vad är e-fakturering och hur fungerar det?

 I dagens digitala värld blir allt fler processer automatiserade och effektiva – inte minst inom ekonomi och administration. En sådan utveckling är e-fakturan, eller elektronisk faktura, som har revolutionerat hur företag och privatpersoner hanterar sina fakturor. Men vad innebär egentligen en e-faktura?

En snabb överblick av det viktigaste 

• I den här artikeln går vi igenom vad en e-faktura är, hur den fungerar, vilka fördelar den innebär och vad du behöver för att komma igång med elektronisk fakturahantering. 
  
  
• En e-faktura är en digital faktura som skickas och hanteras elektroniskt via internet eller särskilda plattformar, vilket ersätter traditionella pappersfakturor.
  
  
• Säljaren skapar fakturan i ett faktureringsprogram och skickar den elektroniskt till köparen, som får en notifikation för att granska och godkänna fakturan innan betalning sker.
  
  
• E-fakturor sparar tid och pengar genom att automatisera processer, minska risken för fel, eliminera pappershantering och förenkla bokföring med automatisk kontering och snabbare betalningar.
  
  
• För att ta emot och skicka e-fakturor krävs systemstöd och anslutning till VAN-operatörer och nätverk som PEPPOL. 

Vad är en e-faktura?

Så, vad är en e-faktura? En e-faktura, eller elektronisk faktura, är en faktura som skickas och hanteras elektroniskt. Vanligtvis via internet eller någon annan elektronisk kommunikationsteknik. Istället för att skriva ut och skicka fakturor på papper, skapas och skickas e-fakturor i digital form. Fakturan kan skickas via e-post, EID (Electronic Data Interchange), eller genom användning av specifika plattformar för e-fakturering.

Det finns många fördelar med e-fakturering. Bland annat snabbare leverans, minskade administrativa kostnader och minskad risk för felaktigheter genom att automatisera faktureringsprocessen.

Dessutom kan e-fakturor integreras med företagets bokföringssystem för mer effektiv bokföring och hantering av betalningar.

Vad betyder e-faktura? 

Ordet e-faktura är en sammansättning av "e" (förkortning av elektronisk) och "faktura", och betyder att det är en elektronisk faktura.

Vad är det för skillnad mellan e-faktura och autogiro?

E-faktura och autogiro är båda elektroniska betalningsmetoder, men skiljer sig åt i hur betalningarna genomförs och graden av kontroll som erbjuds till både betalaren och mottagaren.

Om du har autogiro kommer din faktura att betalas automatiskt, samtidigt som du får den skickad till dig med e-post. En e-faktura skickas elektroniskt till din internetbank. Du betalar den genom att godkänna fakturan i internetbanken.

Hur fungerar en e-faktura?

E-fakturor – hur fungerar det? Att e-fakturor blivit så populära beror på de många fördelarna för både säljare och köpare. E-fakturor involverar en process i flera steg. Först skapar säljaren fakturan i elektroniskt format, vanligtvis genom faktureringsprogram eller plattformar för e-fakturering.

Hur får man en e-faktura?

När e-fakturan är skapad skickas den elektroniskt till köparen, antingen via e-post, SMS, eller via en plattform för e-fakturering.

När köparen mottar e-fakturan får denne ett meddelande som informerar om att fakturan är tillgänglig för granskning och betalning. Köparen granskar fakturan för att säkerställa att den är korrekt och att de levererade varorna eller tjänsterna matchar förväntningarna. Om allt ser ut som det ska, godkänner köparen e-fakturan för betalning.

Hur betalar man en e-faktura?

Betalningen kan ske via internetbank, betalningsplattformar eller andra elektroniska betalningsmetoder. När betalningen genomförts överförs pengarna till säljarens konto. När säljaren mottagit betalningen bokförs den i deras system och räknas som inkomst. Beroende på företagets processer kan betalningen automatiskt matchas med den relevanta fakturan i deras bokföringssystem.

Genom att använda e-fakturor kan både säljare och köpare dra nytta av automatiserade och effektiva fakturerings- och betalningsprocesser. 

Det minskar risken för fel och förseningar samt sparar tid och administrativa kostnader för båda parterna.

Läs även: Lagkrav på e-fakturering: Allt du behöver veta

Hur skickar man en e-faktura?

Ska du skicka en e-faktura? Smidigheten i att ta emot och betala en e-faktura är bara ena halvan av processen – den andra handlar om hur den faktiskt skickas. Så hur går det till att skicka en e-faktura?

1. Använd ett faktureringsprogram eller affärssystem

För att skicka e-fakturor behöver du ha ett system som stödjer e-fakturering (t.ex. Visma,Fortnox, PE Accounting, Bokio, etc.).

2. Skapa fakturan som vanligt

Du fyller i fakturan med kunduppgifter, belopp, förfallodatum m.m. i systemet.

3. Välj e-faktura som leveranssätt

När du ska skicka fakturan väljer du “e-faktura” istället för PDF eller post.

4. Fakturan skickas via en operatör eller plattform

Ditt system skickar fakturan genom en så kallad VAN-operatör (t.ex. InExchange, Pagero eller liknande), som ser till att den levereras till mottagarens system.

5. Mottagaren får fakturan direkt i sitt system

Kunden får e-fakturan direkt i sitt ekonomisystem eller via sin internetbank, beroende på om det är ett företag eller en privatperson.

Här kan du läsa mer om de bästa fakturaprogrammen 2025. 

Vad behövs för att kunna ta emot e-faktura?

För att kunna ta emot e-fakturor krävs systemstöd med anslutning till en VAN-operatör som kan hantera olika e-fakturaformat och är ansluten till de mest använda nätverken. Några exempel är PEPPOL, ELMA och NEM-handel.

Är e-fakturor gratis?

För privatpersoner kostar det vanligtvis inget extra att ta emot och betala med e-faktura eftersom den här tjänsten oftast ingår i bankens betaltjänster. För företag kan kostnaden för att skicka och ta emot e-fakturor via banken variera beroende på hur tjänsten och anslutningen paketeras, samt antalet fakturor som hanteras och eventuella tilläggstjänster som kan behövas. För mer detaljerad information är det alltid en god idé att kontakta er bank.

Vad är fördelen med e-faktura

E-fakturor erbjuder flera viktiga fördelar både för den som skickar och tar emot. Nedan går vi igenom varför e-fakturering kan göra din fakturahantering snabbare, smidigare och säkrare.

Fördelar med att skicka e-faktura

Genom att skicka e-fakturor sparar du tid och undviker behovet av att skriva ut, frankera och posta fakturorna. Du får också bättre kontroll över dina fakturor och dina kunder får dem snabbare.

När du skickar en e-faktura som leverantör, kommer den direkt in i din kunds bokföringsprogram och registreras automatiskt. För att detta ska fungera behöver dina kunder ha ett program som kan ta emot e-fakturor.

Fördelar med att ta emot e-fakturor

Du eliminerar behovet av pappershantering och kan arkivera leverantörsfakturorna digitalt i sin ursprungliga form.

• Du slipper manuell inmatning av sifferuppgifter.
• Det är säkrare eftersom risken för fel vid inmatning elimineras då alla värden läses in direkt i ditt ekonomiprogram, inklusive leverantörsuppgifterna.
• Du kan få fakturan konterad och klar automatiskt.
• Det blir betydligt enklare att söka och kontrollera en digitaliserad leverantörsfaktura i efterhand.

Kom ihåg att PDF-fakturor inte betraktas som e-fakturor. Informera dina kunder om övergången till e-fakturor och försäkra dig om att de kan ta emot de e-fakturor du skickar.

När dras pengarna vid e-faktura?

Vid användning av e-fakturor dras pengarna vanligtvis från bankkontot enligt de betalningsvillkor som anges på fakturan. Betalningsvillkoren kan variera beroende på avtal mellan säljaren och köparen. Vanligtvis anges betalningsfristen på fakturan, och betalningen dras automatiskt från bankkontot när den förfaller enligt dessa villkor.

Effektiv fakturering med Pleo 

Effektivisera din fakturahantering och minimera risken för kostsamma misstag med en automatiserad, digital lösning. Pleo hanterar hela fakturaflödet – från insamling och granskning till godkännande, betalning och bokföring – allt samlat på ett ställe.

Därför ska du använda Pleo:

Tydlig synlighet: Se och hantera alla dina leverantörsfakturor på ett och samma ställe, när som helst och var som helst.

Fakturor på mobil och webb: Ditt team kan skanna och ladda upp fakturor, medan administratörer kan granska och betala dem när de är på språng.

Godkännande- och betalningskontroll: Skapa processer för godkännande som fungerar för dig. När en faktura godkänns, betalar Pleo den i tid.

Problemfria betalningar: Kostnadsfria nationella SEPA-överföringar och enkla utlandsöverföringar med över 50+ stödda valutor.

Säker datalagring: Pleo förvarar dina faktureringsdata i en centraliserad och säker databas. Enkelt att få åtkomst när det behövs.

Automatiserad fakturahantering och bokföring: Pleo integreras med Xero, QuickBooks och DATEV. Vi är kompatibla med Sage 50 och erbjuder CSV-export.