Effektiv fakturahantering är i många fall avgörande för företag. Med hjälp av elektronisk fakturahanteringen slipper du de tråkiga uppgifterna relaterade till inkommande fakturor. Med en inkorg specifikt dedikerad till fakturor och med mobila uppladdningar kommer fakturorna direkt till ditt fakturahanteringsprogram, där OCR-teknik automatiskt fyller i data åt dig. Hur enkelt som helst och du sparar flera timmars arbete. Läs mer om fakturahantering och hur du bäst automatiserar dina processer för hantering av leverantörsfakturor.
En snabb överblick av det viktigaste
- Genom att automatisera hanteringen av leverantörsfakturor sparar företag tid och minskar risken för fel. Digitala verktyg samlar in, tolkar och bokför fakturadata automatiskt.
- Med optisk teckenigenkänning (OCR) extraheras viktiga uppgifter som fakturanummer, datum och belopp direkt från fakturan, vilket förenklar och snabbar upp registreringen.
- Fakturor kan granskas, godkännas och konteras digitalt, vilket ger bättre kontroll, snabbare flöden och minskar behovet av manuellt arbete i bokföringsprocessen.
- Med ett digitalt system kan företag ta emot, hantera, godkänna, betala och bokföra fakturor på ett och samma ställe – tillgängligt både via dator och mobil.
Vad är fakturahantering?
Fakturahantering är processen att hantera en leverantörsfaktura, från att den mottas till att den bokförs i affärssystemet och är redo för betalning. Det är funktionen för leverantörsreskontra inom ekonomiavdelningen som ansvarar för fakturahanteringen.
Processen inleds med att en leverantörsfaktura tas emot. Fakturorna kan komma i flera olika format: pappersformat, som PDF via e-post eller som e-faktura. Fakturadata måste digitaliseras och struktureras i ett standardformat. Ibland krävs manuell inmatning av data direkt i företagets affärssystem.
Numera använder däremot de flesta företag automatiserad fakturahantering, med automatisk fakturaskanning och datainsamling.
Fakturabeloppen kategoriseras sedan och knyts till rätt konto, projekt och/eller kostnadsställe. Därefter distribueras fakturan till den ansvarige inköparen eller den som ansvarar för budget för granskning och attestering.
Läs mer om vad en leverantörsfaktura är och hur den ska hanteras här.
Vad är elektronisk fakturahantering?
Elektronisk fakturahantering (EFH) är en digitaliserad process för att administrera fakturor. Det innebär att pappersfakturor konverteras till digitala format för att möjliggöra effektiv hantering och aktivering. Processen omfattar mottagande, automatisk tolkning, godkännande och betalning av fakturor, samt digital arkivering för enkel åtkomst och sökbarhet. Genom att använda EFH minskas behovet av manuellt arbete och precisionen i fakturahanteringen förbättras.
Vad innebär det att hantera fakturor?
Mer konkret innebär fakturahantering att man sköter hela processen kring inkommande och/eller utgående fakturor i ett företag eller en organisation. Det är en viktig del av ekonomiadministrationen och innefattar flera steg beroende på vilken typ av faktura det handlar om:
1. Inkommande fakturor (leverantörsfakturor)
Det här är fakturor som företaget tar emot för varor eller tjänster de köpt.
Att hantera inkommande fakturor kan innebära att:
- Ta emot fakturan (i pappersform, PDF eller elektroniskt format som t.ex. e-faktura)
- Kontrollera fakturans innehåll (belopp, betalningsvillkor, moms, referenser etc.)
- Matcha mot inköpsorder eller avtal
- Skicka vidare till rätt person för godkännande
- Kontera fakturan (dvs. ange vilket konto kostnaden ska bokföras på)
- Lägga in den i bokföringssystemet
- Betala fakturan i tid
- Arkivera fakturan enligt bokföringslagen
2. Utgående fakturor (kundfakturor)
Det här är fakturor som företaget skickar till sina kunder för sålda varor eller tjänster.
Att hantera utgående fakturor kan innebära att:
- Skapa fakturan enligt överenskommelse med kunden
- Kontrollera att alla uppgifter är korrekta (kundnamn, artiklar, priser, moms, betalningsvillkor)
- Skicka fakturan (e-post, post eller e-faktura)
- Följa upp betalningar (påminnelser vid utebliven betalning)
- Bokföra fakturan som intäkt
- Eventuellt skicka vidare till inkasso vid obetalda fakturor
Processen för digital fakturahantering
Fakturaskanning och fakturatolkning
Inkommande fakturor tolkas automatiskt. Att skanna en faktura är processen att automatiskt plocka ut information genom datorteknik såsom optisk teckenigenkänning (OCR) och avancerad bildbehandling. Genom att skanna fakturor kan viktiga data, såsom fakturanummer, datum, belopp och leverantörsinformation, tas ut och omvandlas till digitala format som kan bearbetas och användas i olika system.
Läs mer om fakturaskanning och fakturatolkning.
Attestering
Att attestera fakturor innebär att en behörig individ inom organisationen granskar och godkänner fakturan. Han eller hon som attesterar kontrollerar transaktionens ändamål, priset och villkor. Men också korrekt bokföring av fakturan. Många företag har idag gått över till digital attestering av fakturor – istället för manuell hantering av fysiska fakturor.
Med Pleos automatiska fakturahantering och funktion för godkännande ser du till att rätt personer granskar rätt fakturor. Tack vare realtidsövervakning av fakturor uppdateras du om statusen för varje betalning. Väntar du på godkännande? Eller misslyckades betalningen? Allt som sker kommer du att få information om i realtid.
Läs mer om attestering av faktura här.
Automatisk kontering
Kontering betyder att bokföra en affärshändelse och dokumentera hur den påverkar företaget. Ditt företag hanterar flera olika typer av utgifter och intäkter, och när du konterar för du in dem på konton. Syftet är att underlätta skapandet av rapporter för verksamhetens resultat.
Automatisk kontering erbjuder snabbare flöden, bättre kontroll och minskad manuell hantering med färre fel vid behandlingen av leverantörsfakturor genom hela bokföringsprocessen. Spara tid och undvik kostsamma fel genom att automatisera din fakturahantering med Pleo.
Läs mer om kontering av faktura och hur du ska gå tillväga här.
Elektronisk fakturahantering från början till slut
Tydlig synlighet
Se och hantera alla dina leverantörsfakturor på ett och samma ställe, när som helst och var som helst.
Fakturor på mobil och webb
Ditt team kan skanna och ladda upp fakturor, medan administratörer kan granska och betala dem när de är på språng.
Godkännande- och betalningskontroll
Skapa processer för godkännande som fungerar för dig. När en faktura godkänns, betalar Pleo den i tid.
Problemfria betalningar
Kostnadsfria nationella SEPA-överföringar och enkla utlandsöverföringar med över 50+ stödda valutor.
Säker datalagring
Pleo förvarar dina faktureringsdata i en centraliserad och säker databas. Enkelt att få åtkomst när det behövs.
Automatiserad fakturahantering och bokföring
Pleo integreras med Xero, QuickBooks och DATEV. Vi är kompatibla med Sage 50 och erbjuder CSV-export.
Vad kostar en faktura att hantera?
Kostnaden för att hantera en faktura kan variera kraftigt beroende på hur processen är utformad. Faktorer som påverkar är bland annat om hanteringen sker manuellt, digitalt eller är fullt automatiserad.
Ju mer digitaliserad och effektiv processen är, desto lägre blir kostnaden.
Skillnaderna märks särskilt mellan hantering av leverantörsfakturor och kundfakturor, där varje steg – från registrering och kontroll till bokföring och uppföljning – kan påverka den totala kostnaden. Genom att effektivisera arbetssättet kan företag minska både tidsåtgång och kostnader.
Investera i ett fakturahanteringssystem
Ett fakturahanteringssystem är en digital lösning som företag använder för att effektivt hantera hela faktureringsprocessen. Genom att använda ett sådant system kan företag automatisera och centralisera hanteringen av fakturor från mottagande till betalning och arkivering.
Systemet möjliggör att fakturor tas emot elektroniskt från leverantörer via olika kanaler, såsom e-post, EDI eller integration med leverantörernas system. Därefter kan systemet automatiskt läsa och tolka data från fakturorna med hjälp av optisk teckenigenkänning (OCR). Det här minskar behovet av manuellt arbete och reducerar risken för felaktigheter.
Vanliga frågor och svar
Vad kostar fakturahantering?
Vad fakturahantering kostar beror delvis på vilket verktyg du väljer för att hantera dina fakturor. När du startar ett medlemskap hos Pleo kan du välja mellan att antingen betala månadsvis eller per år. Bland det bästa med Pleo är att du kan testa tjänsten helt gratis till att börja med. Därefter kan du välja mellan våra paket Essential för 540 kronor i månaden, och Advanced för 1190 kronor i månaden. Läs mer om Pleos prissättning här.
Vilken typ av fakturadata fångas automatiskt upp via OCR?
Tack vare OCR-teknik kan du glömma allt som har med manuell datainsamling att göra. Betalningsinformation och bokföringsdata registreras automatiskt. Det här inkluderar: leverantörsnamn, datum, förfallodatum, fakturanummer, momsnummer, valuta och belopp. Att skriva in fakturadetaljer manuellt är äntligen ett minne blott.
Hur kan jag betala fakturor direkt från Pleo?
Med Pleo betalar du fakturan direkt inuti appen vilket eliminerar behovet av att logga in på ditt bankkonto. Klicka smidigt på "Betala" i Pleo och fakturan kommer att regleras genom din Pleo-plånbok. Dessutom erbjuder Pleo kostnadsfria inrikesöverföringar och enkla internationella överföringar.
Spara tid och undvik kostsamma fel genom att automatisera din fakturahantering med Pleo. Samla, behandla, godkänn, betala och bokför dina fakturor – allt på ett och samma ställe.
