Effektiv hantering av leverantörsfakturor är i många fall avgörande för företag. Med hjälp av elektronisk fakturahanteringen slipper du de tråkiga uppgifterna relaterade till inkommande fakturor. Med en inkorg specifikt dedikerad till fakturor och med mobila uppladdningar kommer fakturorna direkt till ditt fakturahanteringsprogram, där OCR-teknik automatiskt fyller i data åt dig. Hur enkelt som helst och du sparar flera timmars arbete. Läs mer om fakturahantering och hur du bäst automatiserar dina processer för hantering av leverantörsfakturor.
Vad är fakturahantering?
Fakturahantering är processen att hantera en leverantörsfaktura, från att den mottas till att den bokförs i affärssystemet och är redo för betalning. Det är funktionen för leverantörsreskontra inom ekonomiavdelningen som ansvarar för fakturahanteringen.
Processen inleds med att en leverantörsfaktura tas emot. Fakturorna kan komma i flera olika format: pappersformat, som PDF via e-post eller som e-faktura. Fakturadata måste digitaliseras och struktureras i ett standardformat. Ibland krävs manuell inmatning av data direkt i företagets affärssystem. Numera använder däremot de flesta företag automatiserad fakturahantering, med automatisk fakturaskanning och datainsamling.
Fakturabeloppen kategoriseras sedan och knyts till rätt konto, projekt och/eller kostnadsställe. Därefter distribueras fakturan till den ansvarige inköparen eller den som ansvarar för budget för granskning och attestering.
Läs mer om vad en leverantörsfaktura är och hur den ska hanteras här.
Vad är elektronisk fakturahantering?
Elektronisk fakturahantering (EFH) är en digitaliserad process för att administrera fakturor. Det innebär att pappersfakturor konverteras till digitala format för att möjliggöra effektiv hantering och aktivering. Processen omfattar mottagande, automatisk tolkning, godkännande och betalning av fakturor, samt digital arkivering för enkel åtkomst och sökbarhet. Genom att använda EFH minskas behovet av manuellt arbete och precisionen i fakturahanteringen förbättras.
Processen för elektronisk fakturahantering
Fakturaskanning och fakturatolkning
Inkommande fakturor tolkas automatiskt. Att skanna en faktura är processen att automatiskt plocka ut information genom datorteknik såsom optisk teckenigenkänning (OCR) och avancerad bildbehandling. Genom att skanna fakturor kan viktiga data, såsom fakturanummer, datum, belopp och leverantörsinformation, tas ut och omvandlas till digitala format som kan bearbetas och användas i olika system.
Läs mer om fakturaskanning och fakturatolkning.
Attestering
Att attestera fakturor innebär att en behörig individ inom organisationen granskar och godkänner fakturan. Han eller hon som attesterar kontrollerar transaktionens ändamål, priset och villkor. Men också korrekt bokföring av fakturan. Många företag har idag gått över till digital attestering av fakturor – istället för manuell hantering av fysiska fakturor.
Med Pleos automatiserade process för godkännande ser du till att rätt personer granskar rätt fakturor. Tack vare realtidsövervakning av fakturor uppdateras du om statusen för varje betalning. Väntar du på godkännande? Eller misslyckades betalningen? Allt som sker kommer du att få information om i realtid.
Läs mer om attestering av faktura här.
Automatisk kontering
Kontering betyder att bokföra en affärshändelse och dokumentera hur den påverkar företaget. Ditt företag hanterar flera olika typer av utgifter och intäkter, och när du konterar för du in dem på konton. Syftet är att underlätta skapandet av rapporter för verksamhetens resultat.
Automatisk kontering erbjuder snabbare flöden, bättre kontroll och minskad manuell hantering med färre fel vid behandlingen av leverantörsfakturor genom hela bokföringsprocessen. Spara tid och undvik kostsamma fel genom att automatisera din fakturahantering med Pleo.
Läs mer om kontering av faktura och hur du ska gå tillväga här.
Elektronisk fakturahantering från början till slut
Tydlig synlighet
Se och hantera alla dina leverantörsfakturor på ett och samma ställe, när som helst och var som helst.
Fakturor på mobil och webb
Ditt team kan skanna och ladda upp fakturor, medan administratörer kan granska och betala dem när de är på språng.
Godkännande- och betalningskontroll
Skapa processer för godkännande som fungerar för dig. När en faktura godkänns, betalar Pleo den i tid.
Problemfria betalningar
Kostnadsfria nationella SEPA-överföringar och enkla utlandsöverföringar med över 50+ stödda valutor.
Säker datalagring
Pleo förvarar dina faktureringsdata i en centraliserad och säker databas. Enkelt att få åtkomst när det behövs.
Automatiserad fakturahantering och bokföring
Pleo integreras med Xero, QuickBooks och DATEV. Vi är kompatibla med Sage 50 och erbjuder CSV-export.
Investera i ett fakturahanteringssystem
Ett fakturahanteringssystem är en digital lösning som företag använder för att effektivt hantera hela faktureringsprocessen. Genom att använda ett sådant system kan företag automatisera och centralisera hanteringen av fakturor från mottagande till betalning och arkivering.
Systemet möjliggör att fakturor tas emot elektroniskt från leverantörer via olika kanaler, såsom e-post, EDI eller integration med leverantörernas system. Därefter kan systemet automatiskt läsa och tolka data från fakturorna med hjälp av optisk teckenigenkänning (OCR). Det här minskar behovet av manuellt arbete och reducerar risken för felaktigheter.
Vanliga frågor och svar
Vad kostar fakturahantering?
Vad fakturahantering kostar beror delvis på vilket verktyg du väljer för att hantera dina fakturor. När du startar ett medlemskap hos Pleo kan du välja mellan att antingen betala månadsvis eller per år. Bland det bästa med Pleo är att du kan testa tjänsten helt gratis till att börja med. Därefter kan du välja mellan våra paket Essential för 540 kronor i månaden, och Advanced för 1190 kronor i månaden. Läs mer om Pleos prissättning här.
Vilken typ av fakturadata fångas automatiskt upp via OCR?
Tack vare OCR-teknik kan du glömma allt som har med manuell datainsamling att göra. Betalningsinformation och bokföringsdata registreras automatiskt. Det här inkluderar: leverantörsnamn, datum, förfallodatum, fakturanummer, momsnummer, valuta och belopp. Att skriva in fakturadetaljer manuellt är äntligen ett minne blott.
Hur kan jag betala fakturor direkt från Pleo?
Med Pleo betalar du fakturan direkt inuti appen vilket eliminerar behovet av att logga in på ditt bankkonto. Klicka smidigt på "Betala" i Pleo och fakturan kommer att regleras genom din Pleo-plånbok. Dessutom erbjuder Pleo kostnadsfria inrikesöverföringar och enkla internationella överföringar.
Spara tid och undvik kostsamma fel genom att automatisera din fakturahantering med Pleo. Samla, behandla, godkänn, betala och bokför dina fakturor – allt på ett och samma ställe.
