Vad är OCR-nummer på faktura? Din ultimata guide till OCR

Har du koll på vad OCR-numret på fakturan är för något? Du som tar emot en elektronisk betalning behöver veta vem pengarna kommer ifrån och vad överföringen avser. Det här kan ske genom ett meddelande eller ett referensnummer som kan kopplas till redan registrerade kunduppgifter hos mottagaren. OCR-numret på faktura gör det möjligt för mottagaren att automatiskt registrera betalningen, vilket eliminerar kostsam manuell hantering. Därför har vissa företag beslutat att endast godkänna betalningar som innehåller OCR-nummer. I den här artikeln lär vi dig allt du behöver veta om OCR på faktura – vad det är, hur det ser ut och var på fakturan du kan hitta det.

En snabb överblick av det viktigaste 

• Ett OCR-nummer (Optical Character Recognition) är ett unikt referensnummer på en faktura som gör det möjligt att automatiskt koppla en betalning till rätt kund och faktura.
  
  
• Det består endast av siffror (2–25 tecken), ofta baserat på kund- eller fakturanummer, och avslutas med en kontrollsiffra. Det får inte innehålla mellanslag eller andra tecken.
  
  
• OCR-numret finns vanligtvis längst ner på fakturan – t.ex. på inbetalningskortet eller vid summan och förfallodatumet. Det kan vara märkt som "OCR", "Referensnummer" eller liknande.
  
  
• Felaktigt eller saknat OCR-nummer kan leda till att betalningen inte registreras korrekt. I sådana fall måste mottagaren hantera det manuellt, vilket kan orsaka förseningar eller felmatchningar.

Vad är OCR-nummer på faktura?

Så vad är då ett OCR-nummer? 

OCR-nummer på faktura är ett referensnummer som används för att identifiera och koppla elektroniska betalningar till rätt fakturor. 

När ett företag skickar en faktura till en kund är det viktigt att mottagaren vet exakt vilken faktura betalningen avser och vem den kommer från. Istället för att enbart förlita sig på meddelanden används OCR-numret som en säker och effektiv metod för att överföra korrekt information från den som betalar till mottagaren.

Hur ser ett OCR-nummer ut?

Ett OCR-nummer på faktura består enbart av siffror, och längden på numret varierar beroende på utfärdaren. Det innehåller alltid siffror som kan kopplas till kunden, som kundnummer och/eller fakturanummer. Bankgirot och Plusgirot kräver dessutom att OCR-numret avslutas med en eller två kontrollsiffror.

Hur många siffror är ett OCR?

Numret ska vara minst 2 siffror och högst 25 siffror långt. Alla siffror ska vara i en obruten följd utan mellanslag eller andra tecken. Så var hittar man OCR-nummer på en faktura? Det berättar vi mer om nu. 

Läs även: Fakturahantering: Förenkla arbetet med elektronisk fakturahantering.

Var står OCR-nummer på faktura?

OCR-numret brukar sitta på ett ganska lättillgängligt ställe på fakturan – och det är ingen slump. 

Eftersom det är så viktigt att betalningen kopplas rätt, ser de flesta företag till att du hittar det snabbt och enkelt.

Så vart står då OCR-numret på en faktura? På ett inbetalningskort eller E-faktura återfinns OCR-numret vanligtvis längst ner till vänster. Har du fått en PDF-faktura? Då hittar du det oftast nära totalsumman, kanske vid förfallodatumet eller precis intill bankgironumret.

Företag vet att det kan bli krångligt om betalningar inte matchar rätt faktura, så de brukar märka ut numret tydligt. Håll utkik efter rubriker som ”OCR-nummer”, ”Referensnummer” eller bara ”OCR” – det är där du hittar den siffersträng du ska använda när du betalar.

Är Bankgiro och OCR samma sak?

Nej, Bankgiro och OCR på faktura är inte samma sak, men de är relaterade till betalningar och fakturahantering.

Bankgiro är ett betalningssystem som möjliggör överföringar mellan olika bankkonton. Det används av företag och organisationer för att hantera betalningar enkelt och säkert. Varje företag eller organisation har ett unikt Bankgironummer som identifierar betalningsmottagaren.

Vad händer om man betalar med fel OCR?

Om du anger ett felaktigt OCR-nummer räknas din betalning som en felbetalning. I de flesta fall hamnar pengarna rätt, men för att underlätta hanteringen är det viktigt att du kontrollerar att OCR-numret du använder är korrekt. Om du har en obetald faktura kopplas betalningen till denna faktura.

Hur betalar man en faktura med OCR-nummer? 

Att betala en faktura med OCR-nummer är egentligen väldigt enkelt – du behöver bara fylla i rätt uppgifter på rätt plats. Här är en steg-för-steg-guide som visar hur du gör:

Steg 1: Logga in i din internetbank

Börja med att logga in på din bank via appen eller webben.

Steg 2: Välj ”Betala” eller ”Gör en överföring”

Du ska göra en betalning till ett bankgironummer eller plusgironummer, precis som vanligt.

Steg 3: Fyll i uppgifterna från fakturan

Nu behöver du ha fakturan framför dig och fylla i följande:

• Mottagare: Bankgiro- eller plusgironumret som står på fakturan.
  
  
• Belopp: Summan som ska betalas.
  
  
• OCR-nummer: Här är det viktigt! I fältet ”Meddelande” eller ”Referensnummer” fyller du i endast OCR-numret – inga mellanslag eller extra tecken.
  (Obs: vissa banker har ett särskilt fält för just OCR/referensnummer – använd det om det finns.)

Steg 4: Välj betalningsdatum

Du kan oftast välja att betala direkt eller schemalägga betalningen till förfallodagen.

Steg 5: Kontrollera och godkänn

Dubbelkolla att OCR-numret är korrekt – ett enda fel kan göra att betalningen inte registreras. När allt ser rätt ut godkänner du betalningen.

Läs även: Fakturaprogram: De bästa fakturaprogrammen 2025

Hur betalar man en faktura utan OCR-nummer?

Det är möjligt att betala en faktura utan OCR-nummer, men det kan göra processen mer komplicerad och öka risken för fel. Finns det inget OCR-nummer på fakturan? Här är några alternativ för hur du kan betala en faktura utan OCR, och vad du bör tänka på:

1. Ange meddelande/referens:

• Om OCR-numret saknas kan du ange en annan referens eller ett meddelande till mottagaren. Detta kan vara fakturanummer, kundnummer eller annan identifierande information som gör det möjligt för mottagaren att matcha betalningen med rätt faktura.

2. Manuell hantering:

• Utan OCR-nummer måste mottagaren manuellt matcha betalningen med rätt faktura. Detta kan ta längre tid och öka risken för att betalningen inte bokförs korrekt.

3. Kontakta mottagaren:

• Om du inte har OCR-numret kan du kontakta företaget eller organisationen som skickat fakturan och fråga hur du bäst går tillväga för att genomföra betalningen. De kan ge dig specifika instruktioner eller alternativ för hur betalningen ska genomföras.

4. Internetbank:

• Många internetbanker erbjuder alternativ där du kan fylla i fakturadetaljer utan att ha ett OCR-nummer, men då måste du vara noga med att ange korrekt information så att betalningen kan identifieras.

5. Betalning via bankkontor:

• Du kan också besöka ett bankkontor och be om hjälp med att genomföra betalningen. Personal på banken kan hjälpa till att säkerställa att rätt information anges.