E-faktura: Vad är e-fakturering och hur fungerar det?

E-faktura är en digital faktura som erbjuder företag många fördelar. Fortsätt läsa för allt du behöver veta om vad en e-faktura är och hur den fungerar. 

Vad är en e-faktura? 

En e-faktura, eller elektronisk faktura, är en faktura som skickas och hanteras elektroniskt. Vanligtvis via internet eller någon annan elektronisk kommunikationsteknik. Istället för att skriva ut och skicka fakturor på papper, skapas och skickas e-fakturor i digital form. Fakturan kan skickas via e-post, EID (Electronic Data Interchange), eller genom användning av specifika plattformar för e-fakturering. 

Dessutom kan e-fakturor integreras med företagets bokföringssystem för mer effektiv bokföring och hantering av betalningar.

Vad är det för skillnad mellan e-faktura och autogiro?

E-faktura och autogiro är båda elektroniska betalningsmetoder, men skiljer sig åt i hur betalningarna genomförs och graden av kontroll som erbjuds till både betalaren och mottagaren. 

Om du har autogiro kommer din faktura att betalas automatiskt, samtidigt som du får den skickad till dig med e-post. En e-faktura skickas elektroniskt till din internetbank. Du betalar den genom att godkänna fakturan i internetbanken. 

Hur fungerar en e-faktura? 

Att e-fakturor blivit så populära beror på de många fördelarna för både säljare och köpare. E-fakturor involverar en process i flera steg. Först skapar säljaren fakturan i elektroniskt format, vanligtvis genom faktureringsprogram eller plattformar för e-fakturering. 

Hur får man en e-faktura? 

När e-fakturan är skapad skickas den elektroniskt till köparen, antingen via e-post, SMS, eller via en plattform för e-fakturering. 

När köparen mottar e-fakturan får denne ett meddelande som informerar om att fakturan är tillgänglig för granskning och betalning. Köparen granskar fakturan för att säkerställa att den är korrekt och att de levererade varorna eller tjänsterna matchar förväntningarna. Om allt ser ut som det ska, godkänner köparen e-fakturan för betalning.   

Hur betalas en e-faktura? 

Betalningen kan ske via internetbank, betalningsplattformar eller andra elektroniska betalningsmetoder. När betalningen genomförts överförs pengarna till säljarens konto. När säljaren mottagit betalningen bokförs den i deras system och räknas som inkomst. Beroende på företagets processer kan betalningen automatiskt matchas med den relevanta fakturan i deras bokföringssystem. 

Läs även: Lagkrav på e-fakturering: Allt du behöver veta 

Vad behövs för att kunna ta emot e-faktura?

För att kunna ta emot e-fakturor krävs systemstöd med anslutning till en VAN-operatör som kan hantera olika e-fakturaformat och är ansluten till de mest använda nätverken. Några exempel är PEPPOL, ELMA och NEM-handel. 

Är e-fakturor gratis?

För privatpersoner kostar det vanligtvis inget extra att ta emot och betala med e-faktura eftersom den här tjänsten oftast ingår i bankens betaltjänster. 

För företag kan kostnaden för att skicka och ta emot e-fakturor via banken variera beroende på hur tjänsten och anslutningen paketeras, samt antalet fakturor som hanteras och eventuella tilläggstjänster som kan behövas. För mer detaljerad information är det alltid en god idé att kontakta er bank. 

Vad är fördelen med e-faktura

Fördelar med att skicka e-faktura

Genom att skicka e-fakturor sparar du tid och undviker behovet av att skriva ut, frankera och posta fakturorna. Du får också bättre kontroll över dina fakturor och dina kunder får dem snabbare.

När du skickar en e-faktura som leverantör, kommer den direkt in i din kunds bokföringsprogram och registreras automatiskt. För att detta ska fungera behöver dina kunder ha ett program som kan ta emot e-fakturor.

Fördelar med att ta emot e-fakturor 

Du eliminerar behovet av pappershantering och kan arkivera leverantörsfakturorna digitalt i sin ursprungliga form.

• Du slipper manuell inmatning av sifferuppgifter.
• Det är säkrare eftersom risken för fel vid inmatning elimineras då alla värden läses in direkt i ditt ekonomiprogram, inklusive leverantörsuppgifterna.
• Du kan få fakturan konterad och klar automatiskt.
• Det blir betydligt enklare att söka och kontrollera en digitaliserad leverantörsfaktura i efterhand.

När dras pengarna vid e-faktura?

Vid användning av e-fakturor dras pengarna vanligtvis från bankkontot enligt de betalningsvillkor som anges på fakturan. Betalningsvillkoren kan variera beroende på avtal mellan säljaren och köparen. Vanligtvis anges betalningsfristen på fakturan, och betalningen dras automatiskt från bankkontot när den förfaller enligt dessa villkor.