E-fakturor förenklar fakturahanteringen genom automatiserade processer och används i dag av både företag och privatpersoner. De minskar administrationen, sparar tid och bidrar till en mer effektiv och säker ekonomihantering.
I den här artikeln går vi igenom vad en e-faktura är, hur den fungerar, vilka fördelar den innebär och vad du behöver för att komma igång med elektronisk fakturahantering.
En snabb överblick av det viktigaste
- En e-faktura är en digital faktura som skickas och hanteras elektroniskt via internet eller särskilda plattformar, vilket ersätter traditionella pappersfakturor.
- Säljaren skapar fakturan i ett faktureringsprogram och skickar den elektroniskt till köparen, som får en notifikation för att granska och godkänna fakturan innan betalning sker.
- E-fakturor sparar tid och pengar genom att automatisera processer, minska risken för fel, eliminera pappershantering och förenkla bokföring med automatisk kontering och snabbare betalningar.
- För att ta emot och skicka e-fakturor krävs systemstöd och anslutning till VAN-operatörer och nätverk som PEPPOL.
Vad är en e-faktura?
Så, vad är en e-faktura? En e-faktura, eller elektronisk faktura, är en faktura som skickas och hanteras elektroniskt. Vanligtvis via internet eller någon annan elektronisk kommunikationsteknik. Istället för att skriva ut och skicka fakturor på papper, skapas och skickas e-fakturor i digital form. Fakturan kan skickas via e-post, EID (Electronic Data Interchange), eller genom användning av specifika plattformar för e-fakturering.
Det finns många fördelar med e-fakturering. Bland annat snabbare leverans, minskade administrativa kostnader och minskad risk för felaktigheter genom att automatisera faktureringsprocessen.
Dessutom kan e-fakturor integreras med företagets bokföringssystem för mer effektiv bokföring och hantering av betalningar.
Vad betyder e-faktura?
Ordet e-faktura är en sammansättning av "e" (förkortning av elektronisk) och "faktura", och betyder att det är en elektronisk faktura.
Vad är det för skillnad mellan e-faktura och autogiro?
E-faktura och autogiro är båda elektroniska betalningsmetoder, men skiljer sig åt i hur betalningarna genomförs och graden av kontroll som erbjuds till både betalaren och mottagaren.
Om du har autogiro kommer din faktura att betalas automatiskt, samtidigt som du får den skickad till dig med e-post. En e-faktura skickas elektroniskt till din internetbank. Du betalar den genom att godkänna fakturan i internetbanken.
PDF vs E-faktura – vad är skillnaden?
Det är lätt att tro att en PDF-faktura och en e-faktura är samma sak, eftersom båda skickas digitalt. Men skillnaden ligger i hur fakturan hanteras, inte hur den ser ut.
- En PDF-faktura är i praktiken en digital pappersfaktura. Den skickas ofta via e-post och behöver vanligtvis öppnas, kontrolleras och registreras manuellt i ett ekonomisystem. Det gör hanteringen mer tidskrävande och ökar risken för fel, till exempel vid inmatning av belopp eller förfallodatum.
- En e-faktura skickas i ett strukturerat digitalt format direkt mellan system. Fakturan kan automatiskt tolkas, bokföras och attesteras utan manuell handpåläggning. Det sparar tid, minskar fel och gör hela fakturaprocessen snabbare och smidigare.
Hur fungerar en e-faktura?
E-fakturor – hur fungerar det? Att e-fakturor blivit så populära beror på de många fördelarna för både säljare och köpare. E-fakturor involverar en process i flera steg. Först skapar säljaren fakturan i elektroniskt format, vanligtvis genom faktureringsprogram eller plattformar för e-fakturering.
Hur får man en e-faktura?
När e-fakturan är skapad skickas den elektroniskt till köparen, antingen via e-post, SMS, eller via en plattform för e-fakturering.
När köparen mottar e-fakturan får denne ett meddelande som informerar om att fakturan är tillgänglig för granskning och betalning. Köparen granskar fakturan för att säkerställa att den är korrekt och att de levererade varorna eller tjänsterna matchar förväntningarna. Om allt ser ut som det ska, godkänner köparen e-fakturan för betalning.
Hur betalar man en e-faktura?
Betalningen kan ske via internetbank, betalningsplattformar eller andra elektroniska betalningsmetoder. När betalningen genomförts överförs pengarna till säljarens konto. När säljaren mottagit betalningen bokförs den i deras system och räknas som inkomst. Beroende på företagets processer kan betalningen automatiskt matchas med den relevanta fakturan i deras bokföringssystem.
Genom att använda e-fakturor kan både säljare och köpare dra nytta av automatiserade och effektiva fakturerings- och betalningsprocesser.
Det minskar risken för fel och förseningar samt sparar tid och administrativa kostnader för båda parterna.
ViDA: Den stora EU-reformen (2025–2030)
Har du hört talas om ViDA? Det står för VAT in the Digital Age och är EU:s stora plan för att städa upp i det gamla momssystemet. Genom att göra e-faktura till ny standard vill EU sätta stopp för fusk och göra livet lättare för företag som vill växa över gränserna.
För svenska företag betyder det här att det snart är slut på att mejla PDF:er fram och tillbaka. Inom ett par år kommer e-faktura inte bara vara "bra att ha" – det kommer vara det enda sättet att göra affärer på lagligt vis inom hela EU. Det är med andra ord hög tid att damma av faktureringsrutinerna och hoppa på det digitala tåget redan nu.
Här är de viktigaste milstolparna i ViDA-reformen:
- 2025: EU-länderna började införa nationella krav på obligatorisk e-faktura för alla företag (B2B) utan att behöva söka specialtillstånd från EU.
- 2026: Den svenska regeringen har nyligen tillsatt en utredning för att implementera ViDA i svensk lag, vilket banar väg för obligatorisk e-faktura mellan alla svenska företag inom kort.
- 1 juli 2030: E-fakturering blir obligatoriskt för all gränsöverskridande handel (intra-EU) och digital rapportering av transaktioner ska ske i nära realtid.
Tips: Vänta inte till 2030. Genom att implementera ett system som hanterar e-fakturor redan idag framtidssäkrar du ditt företag och slipper stressen när de svenska kraven för B2B-transaktioner klubbas igenom.
Läs även: Lagkrav på e-fakturering: Allt du behöver veta
Hur skickar man en e-faktura?
Ska du skicka en e-faktura? Smidigheten i att ta emot och betala en e-faktura är bara ena halvan av processen – den andra handlar om hur den faktiskt skickas. Så hur går det till att skicka en e-faktura?
1. Använd ett faktureringsprogram eller affärssystem
För att skicka e-fakturor behöver du ha ett system som stödjer e-fakturering (t.ex. Visma,Fortnox, PE Accounting, Bokio, etc.).
2. Skapa fakturan som vanligt
Du fyller i fakturan med kunduppgifter, belopp, förfallodatum m.m. i systemet.
3. Välj e-faktura som leveranssätt
När du ska skicka fakturan väljer du “e-faktura” istället för PDF eller post.
4. Fakturan skickas via en operatör eller plattform
Ditt system skickar fakturan genom en så kallad VAN-operatör (t.ex. InExchange, Pagero eller liknande), som ser till att den levereras till mottagarens system.
5. Mottagaren får fakturan direkt i sitt system
Kunden får e-fakturan direkt i sitt ekonomisystem eller via sin internetbank, beroende på om det är ett företag eller en privatperson.
Här kan du läsa mer om de bästa fakturaprogrammen 2025.
Vad behövs för att kunna ta emot e-faktura?
För att kunna ta emot e-fakturor krävs systemstöd med anslutning till en VAN-operatör som kan hantera olika e-fakturaformat och är ansluten till de mest använda nätverken. Några exempel är PEPPOL, ELMA och NEM-handel.
Är e-fakturor gratis?
För privatpersoner kostar det vanligtvis inget extra att ta emot och betala med e-faktura eftersom den här tjänsten oftast ingår i bankens betaltjänster. För företag kan kostnaden för att skicka och ta emot e-fakturor via banken variera beroende på hur tjänsten och anslutningen paketeras, samt antalet fakturor som hanteras och eventuella tilläggstjänster som kan behövas. För mer detaljerad information är det alltid en god idé att kontakta er bank.
Vad är fördelen med e-faktura
E-fakturor erbjuder flera viktiga fördelar både för den som skickar och tar emot. Nedan går vi igenom varför e-fakturering kan göra din fakturahantering snabbare, smidigare och säkrare.
Fördelar med att skicka e-faktura
Genom att skicka e-fakturor sparar du tid och undviker behovet av att skriva ut, frankera och posta fakturorna. Du får också bättre kontroll över dina fakturor och dina kunder får dem snabbare.
När du skickar en e-faktura som leverantör, kommer den direkt in i din kunds bokföringsprogram och registreras automatiskt. För att detta ska fungera behöver dina kunder ha ett program som kan ta emot e-fakturor.
Fördelar med att ta emot e-fakturor
Du eliminerar behovet av pappershantering och kan arkivera leverantörsfakturorna digitalt i sin ursprungliga form.
- Du slipper manuell inmatning av sifferuppgifter.
- Det är säkrare eftersom risken för fel vid inmatning elimineras då alla värden läses in direkt i ditt ekonomiprogram, inklusive leverantörsuppgifterna.
- Du kan få fakturan konterad och klar automatiskt.
- Det blir betydligt enklare att söka och kontrollera en digitaliserad leverantörsfaktura i efterhand.
Kom ihåg att PDF-fakturor inte betraktas som e-fakturor. Informera dina kunder om övergången till e-fakturor och försäkra dig om att de kan ta emot de e-fakturor du skickar.
När dras pengarna vid e-faktura?
Vid användning av e-fakturor dras pengarna vanligtvis från bankkontot enligt de betalningsvillkor som anges på fakturan. Betalningsvillkoren kan variera beroende på avtal mellan säljaren och köparen. Vanligtvis anges betalningsfristen på fakturan, och betalningen dras automatiskt från bankkontot när den förfaller enligt dessa villkor.
Effektiv fakturering med Pleo
Effektivisera din fakturahantering och minimera risken för kostsamma misstag med en automatiserad, digital lösning. Pleo hanterar hela fakturaflödet – från insamling och granskning till godkännande, betalning och bokföring – allt samlat på ett ställe.
Därför ska du använda Pleo:
- Tydlig synlighet: Se och hantera alla dina leverantörsfakturor på ett och samma ställe, när som helst och var som helst.
- Fakturor på mobil och webb: Ditt team kan skanna och ladda upp fakturor, medan administratörer kan granska och betala dem när de är på språng.
- Godkännande- och betalningskontroll: Skapa processer för godkännande som fungerar för dig. När en faktura godkänns, betalar Pleo den i tid.
- Problemfria betalningar: Kostnadsfria nationella SEPA-överföringar och enkla utlandsöverföringar med över 50+ stödda valutor.
- Säker datalagring: Pleo förvarar dina faktureringsdata i en centraliserad och säker databas. Enkelt att få åtkomst när det behövs.
