Lagkrav på e-fakturering: Allt du behöver veta

I Sverige har vi haft lagkrav på att skicka och ta emot e-faktura för alla offentliga upphandlingar sedan 2019. Nu kommer snart EU-krav på e-fakturering i större skala, vilket lär komma som en chock för många företag.

Men oroa dig inte – det finns fortfarande tid att förbereda sig. Här kan du ta del av allt du behöver veta om e-fakturering och de kommande förändringarna.

Vi är medvetna om att ändringar av regelverken fortfarande diskuteras för varje marknad, och denna blogg kommer att uppdateras om dessa nuvarande förhållanden förändras.

En snabb överblick av det viktigaste

• E-fakturering enligt EU:s regelverk innebär strukturerade, maskinläsbara fakturor och inte bara digitala PDF-filer eller inskannade pappersfakturor.
• Syftet med lagstiftningen är att minska momsbedrägerier, stärka skattekontrollen och samtidigt driva digitalisering och bättre datakvalitet i hela Europa.
• Kraven på e-fakturering införs stegvis och skiljer sig mellan länder, men i stora delar av EU är e-fakturering redan ett lagkrav eller på väg att bli obligatoriskt i B2B-ledet.

Vad handlar e-fakturering om?

E-fakturor (elektroniska fakturor) är en typ av digitala fakturor. Inget nytt egentligen, men att digitalisera faktureringsprocessen är inte tillräckligt om du vill följa EU-kraven.

Förslaget syftar till att intensifiera kampen mot bedrägeri och främja digitaliseringen över alla medlemsstater.

Många företag har öppnat upp för digitalisering, men vi hör fortfarande historier om ekonomiavdelningar som skriver ut och hanterar pappersfakturor. Med det arbetssättet ökar risken för dataläckor, dubbelarbete och stök. Med de nya lagkraven på e-fakturering kommer företagen bli mer effektiva och deras data mer korrekt. Samtidigt är det viktigt att förbereda verksamheten i god tid innan lagen träder i kraft.

I större delen av Europa har lagkravet redan trätt i kraft, men detaljerna kring upplägget varierar. Nedan går vi igenom hur din verksamhet påverkas av förändringarna, beroende på var företaget är verksamt.

Olika länder, olika lagar

Sverige

Under 2025 tog diskussionerna i Sverige ny fart efter flera utredningar om obligatorisk e-fakturering i B2B-ledet. Något generellt lagkrav för alla företag är ännu inte infört, men Peppol-nätverket har i praktiken blivit standard. Många större svenska bolag kräver i dag e-faktura av sina leverantörer, även utanför offentlig sektor. Samtidigt pågår arbete kopplat till EU:s ViDA-initiativ. Regeringen väntas återkomma med besked om en eventuell nationell tidsplan för ett framtida B2B-krav under 2026.

Storbritannien

E-fakturering är inget krav i Storbritannien än och tidslinjen för när det kommer att ske är inte helt klart. Vad vi vet är att det kommer att ske någon gång. Det skadar alltså inte att förbereda verksamheten genom att implementera nya fakturaprocesser redan nu. Dags att framtidssäkra din tech stack!

Här hittar du allt du behöver veta om fakturahantering (inklusive hur Pleo kan hjälpa dig att automatisera processen – inga fler missade fakturor, inga fler påminnelseavgifter).

Frankrike

Nu händer det. Efter flera framflyttningar är Frankrike mitt uppe i sin stora nationella utrullning. Från september 2026 måste alla franska företag kunna ta emot e-fakturor. Samtidigt omfattas stora och medelstora företag av krav på att även skicka e-fakturor enligt det nya regelverket. Mindre företag och mikroföretag får längre omställningstid och omfattas av sändningskravet först under 2027.

Tyskland

Tyskland tog ett stort steg den 1 januari 2025 då det blev obligatoriskt för alla företag att kunna ta emot strukturerade e-fakturor enligt EN 16931-standarden. Under 2025–2026 pågår en övergångsfas där pappersfakturor och PDF:er fortfarande är tillåtna i vissa fall. För företag med en omsättning över 800 000 euro är 2026 ett viktigt omställningsår, eftersom kravet på att även skicka e-fakturor träder i kraft 2027. För övriga företag följer motsvarande krav senare.

Spanien

Genom ”Crea y Crece”-lagen är obligatorisk e-fakturering på väg att bli vardag även i Spanien, men införandet sker stegvis. Kraven för B2B-e-fakturering rullas ut successivt, med större företag först och mindre företag därefter. Parallellt införs krav på certifierade faktureringssystem (VeriFactu). Tidsplanen är ännu inte fullt harmoniserad, men företag som inte anpassar sig riskerar framöver sanktioner och administrativa påföljder.

Danmark

Våra grannländer fortsätter att ligga i framkant. I Danmark är den nya bokföringslagen införd, vilket innebär att företag ska använda digitala bokföringssystem som kan hantera elektroniska affärsdokument, inklusive e-fakturor.

Norge

I Norge har det omfattande användandet av EHF (Peppol-baserat format) gjort pappersfakturan i stort sett föråldrad, även om utvecklingen till stor del drivs av marknaden snarare än ett generellt B2B-lagkrav.

Nederländerna

Nederländerna ligger i framkant när det gäller e-fakturering, särskilt inom offentlig sektor. E-faktura är obligatoriskt vid fakturering till statliga myndigheter och sker enligt EU-standarden EN 16931, vanligtvis via Peppol-nätverket.

För B2B-fakturering finns ännu inget generellt lagkrav, men användningen av e-fakturor är utbredd i praktiken – framför allt bland större företag och internationella koncerner. Landets höga digitala mognad gör att många företag redan är väl förberedda inför framtida EU-drivna krav kopplade till ViDA-initiativet.

Många förändringar är på gång. Återkom till Pleo-bloggen så håller vi dig uppdaterad med aktuell information om de nya lagkraven för e-fakturering.