En snabb överblick av det viktigaste
- Attestering är processen där en behörig person granskar och godkänner en faktura för att säkerställa att den är korrekt, giltig och kan betalas eller bokföras.
- Attestering bekräftar att leveransen har skett enligt avtal, att pris och villkor är rätt och att fakturan ska bokföras som en giltig kostnad. Felaktiga fakturor ska inte attesteras.
- I större organisationer kan fakturor behöva godkännas av flera personer i en bestämd ordning (attestflöde), vilket minskar risken för fel och oegentligheter.
- Digitala system för fakturahantering effektiviserar processen genom att göra den snabbare, mer spårbar och säkrare, med möjlighet att attestera fakturor var som helst och när som helst.
Vad är attestering?
Attestering är processen där en behörig person granskar och godkänner en faktura eller ett dokument för att bekräfta att det är korrekt, giltigt och att betalning eller bokföring kan ske. Det är ett viktigt steg i ekonomihanteringen för att säkerställa att utgifter är godkända och att inga felaktiga betalningar görs.
Kort sagt: Attestering innebär att någon med rätt mandat kontrollerar och godkänner fakturan innan den betalas eller bokförs.
Vad betyder attestera faktura?
Så vad innebär det att attestera en faktura? Att attestera fakturor (invoice approval på engelska) betyder att en behörig individ inom organisationen granskar och godkänner fakturan. Han eller hon som attesterar kontrollerar transaktionens ändamål, priset och villkor. Men också korrekt bokföring av fakturan.
Många företag har idag gått över till digital attestering av fakturor – istället för manuell hantering av fysiska fakturor.
När du som företagare attesterar en leverantörsfaktura, granskas och godkänns fakturan innan den bokförs som en företagskostnad. Attestanten intygar att varan eller tjänsten har levererats enligt avtal, att prisuppgifterna är exakta och att utgiften bokförs korrekt.
Syftet med att attestera fakturor är att kontrollera att fakturan är riktig. Om fakturan inte är korrekt bör den inte attesteras, eftersom attestering innebär godkännande för bokföring.
Därför är det avgörande att rätt person eller personer attesterar varje faktura.
Vem attesterar fakturor?
I vanliga fall är det rekommenderat att fakturan inte attesteras av samma person som genomfört köpet. Syftet är dels att minimera risken för oegentligheter och dels att involvera fler ögon för att säkerställa att fakturan är korrekt.
Det kan vara nödvändigt att samma person som utför inköpet även attesterar fakturan i vissa fall, såsom i enmansföretag eller mindre organisationer. I större företag är det vanligt att fakturor skickas till olika attestanter, för godkännande av kostnader. Det kan exempelvis vara för olika avdelningar eller leverantörer. Ibland kan en faktura behöva attesteras av flera personer, vilket hanteras genom ett så kallat attestflöde.
Läs även: Fakturahantering: Förenkla arbetet med elektronisk fakturahantering.
Vad är ett attestflöde?
Ett attestflöde innebär att flera personer granskar och godkänner samma faktura i en förutbestämd sekvens.
När den första personen i flödet godkänt fakturan, går den vidare till nästa person. Sedan fortsätter det så tills den sista personen i flödet, känd som slutattestanten, slutligen granskar och godkänner fakturan för betalning.
Attestflödet kan skapas utifrån olika kriterier, till exempel olika leverantörer eller belopp. Om fakturan kommer från en specifik leverantör ska ett särskilt attestflöde användas. I vissa fall kan ett attestflöde vara konfigurerat för fakturor under en viss summa, medan ett annat aktiveras om fakturan överstiger den summan. Till exempel kan en gruppchef attestera leverantörsfakturor under 25 000 kronor. När beloppet överstiger detta ska fakturan även granskas av avdelningschefen.
Hur attesterar man fakturor?
Processen vid attestering av faktura brukar se ut enligt följande:
1. Mottagande av fakturan: Fakturan tas emot antingen elektroniskt eller i pappersformat av den person eller avdelning som är ansvarig för fakturahanteringen.3. Matchning med inköpsorder och leveransbevis: Om företaget använder inköpsorder och leveransbevis jämförs fakturan med dessa dokument för att säkerställa att leverans av varor eller tjänster har skett enligt överenskommelse.
4. Kontroll av fakturabeloppet: Attestanten granskar att beloppet på fakturan stämmer överens med det som förväntades enligt avtalet eller inköpsordern.
5. Godkännande eller avvisande av fakturan: Baserat på granskningen och eventuella avvikelser fattar attestanten beslut om att antingen godkänna fakturan för betalning eller returnera den till leverantören för korrigering.
6. Attestering: Om fakturan godkänns, intygar attestanten detta genom att antingen fysiskt eller elektroniskt attestera fakturan. Det kan innebära att signera eller klicka på en knapp för godkännande i det elektroniska systemet.
7. Bokföring och betalning: Efter att fakturan har blivit attesterad bokförs den i företagets affärssystem och betalas enligt företagets betalningsrutiner och tidsplan.
När ska man attestera faktura?
Attestering av information och dokument utförs alltid innan utbetalning och bokföring.
Genom att noggrant granska exempelvis tidrapporter och fakturor kan fel upptäckas och undvikas, vilket kan spara tid, administration och kostnader.
Vad är attest på ett kvitto?
Attestering av kvitto innebär att en individ intygar och bekräftar en specifik utgift och att den är i enlighet med företagets eller organisationens policy. Det här förekommer i olika sammanhang, exempelvis när en anställd begär återbetalning för affärsrelaterade kostnader.
Det är viktigt att attestera kvitton för att säkerställa att företaget endast betalar för legitimt utförda uppgifter och för att upprätthålla en exakt redovisning av företagets ekonomi.
Denna praxis är även avgörande för att förebygga bedrägeri eller felaktiga utbetalningar.
Här kan du läsa mer om Pleos tjänst för automatisk kvittohämtning.
Elektronisk attestering
Idag använder många företag olika program för att hantera både tidsrapportering och fakturabehandling. Programmen erbjuder oftast funktioner som förenklar processen för att attestera fakturor.
Fakturahantering med attest
Många företag nyttjar elektronisk fakturahantering, vilket är ett processflöde för hantering och mottagande av inkommande fakturor – inklusive pappersfakturor, PDF-fakturor och elektroniska fakturor. På så sätt är det möjligt att effektivisera administrationen genom att automatisera verifieringen av fakturor. Efter det kan fakturorna matchas mot exempelvis en inköpsorder eller skickas till attestering.
Digital attestering av fakturor – effektivt och säkert
Som vi nämner tidigare i artikeln har många företag idag gått över till digital attestering av fakturor istället för att hantera fysiska papper. Digitala system möjliggör snabbare och mer spårbar godkännandeprocess, där fakturor kan granskas och attesteras var som helst, när som helst. Det minskar risken för fel och fördröjningar, ökar transparensen och gör att ekonomihanteringen blir mer effektiv och säker.
Smidig fakturahantering med Pleo
Spara tid och undvik kostsamma fel genom att automatisera din fakturahantering med Pleo. Samla, behandla, godkänn, betala och bokför dina fakturor – allt på ett och samma ställe.
Med vår automatiserade process för godkännande ser du till att rätt personer granskar rätt fakturor. Tack vare realtidsövervakning av fakturor uppdateras du om statusen för varje betalning. Väntar du på godkännande? Eller misslyckades betalningen? Allt som sker kommer du att få information om i realtid. Pleo är din optimala tjänst för utgiftshantering.
