Vad är EDI-faktura och hur fungerar en sådan?

En EDI-faktura är en digital faktura som överförs med hjälp av EDI-teknologi. Förutom att du minskar risken för fel och får bättre kontroll över faktureringen möjliggör även EDI-teknologin att fakturan kan komma fram snabbare till mottagaren. Fortsätt läsa för allt du behöver veta om vad EDI-faktura är och hur den fungerar.

En snabb överblick av det viktigaste 

• En EDI-faktura är en elektronisk faktura som skickas automatiskt mellan affärssystem utan manuell inmatning. Detta skiljer sig från PDF-fakturor eftersom informationen är strukturerad och direkt maskinläsbar, vilket minskar risken för fel och effektiviserar fakturahanteringen.
• Fakturan skapas i företagets affärssystem och översätts automatiskt till ett EDI-format (t.ex. EDIFACT, XML eller Peppol BIS). Den kan skickas direkt mellan system, via en VAN-operatör eller genom Peppol-nätverket.
• EDI minskar manuellt arbete och pappershantering, ökar intern effektivitet, minskar risken för fel, möjliggör automatisk kontering och arkivering, sparar kostnader och tid, samt är mer miljövänligt.

Vad är en EDI-faktura?

Så, vad är en EDI-faktura? En EDI-faktura, även kallad E-faktura , är en faktura som skickas helt elektroniskt. EDI står för Electronic Data Interchange – fakturan överförs elektroniskt mellan affärspartners med hjälp av EDI-teknologi.

EDI skiljer sig från en PDF-faktura eftersom PDF-fakturan inte innehåller lika strukturerad information som en EDI-faktura gör. En PDF-faktura behandlas precis som en pappersfaktura, vilket innebär att ett datorprogram ännu inte på ett säkert sätt kan tolka innehållet utan risk för fel. Tack vare EDI kan den här risken elimineras, vilket ger en mer effektiv fakturahantering och säkerställer att fakturan kommer fram som den ska och enligt utsatt tid.

Exempel på vad EDI-faktura är 

Här kommer ett "real-life"-exempel som kanske kan göra det ännu tydligare vad EDI faktiskt är. 

Tänk dig att en livsmedelsbutik beställer varor från sin grossist. I stället för att butikschefen skickar ett mejl eller laddar upp en PDF-order, går beställningen automatiskt från butikens system direkt till grossistens system via EDI. Grossisten får ordern i sitt affärssystem utan att någon behöver skriva in något manuellt. När varorna sedan skickas iväg, skickar grossisten tillbaka en elektronisk faktura på samma sätt – den dyker direkt upp i butikens system, färdig att bokas.

Alltså: Systemen pratar direkt med varandra i bakgrunden, medan anställda slipper både pappersarbete och risk för fel.

Hur fungerar EDI-faktura?

All viktig information på fakturan, såsom totalsumma, moms, förfallodatum, fakturautställare och betaluppgifter, presenteras för mottagaren i form av en digital bild i fakturamottagarens internetbank, digitala brevlåda eller affärssystem. Dessutom överförs alla uppgifter som ren elektronisk data i bakgrunden, vilket mottagarens system kan läsa in och behandla. Det här gör  det möjligt för mottagaren att behandla betalningar utan att manuellt ange uppgifterna.

För företag innebär automatiseringen att affärssystemet kan bokföra och arkivera fakturan digitalt, med ett exakt underlag för affärshändelsen.

Läs även: Bokföra faktura – löpande bokföring av affärshändelser. 

Hur skickar man en EDI-faktura? 

Att skicka en EDI-faktura handlar egentligen om att ditt affärssystem (ERP eller faktureringssystem) ska kunna skapa fakturan i rätt EDI-format och leverera den till mottagaren på ett sätt som deras system kan ta emot. I praktiken går det ofta till ungefär så här:

1. Fakturan skapas i affärssystemet – du gör en faktura precis som vanligt, men systemet översätter den automatiskt till det EDI-faktura format som mottagaren kräver (t.ex. EDIFACT, XML eller Peppol BIS).

2. Fakturan skickas via en EDI-kanal – det kan ske på olika sätt:

• Direktkoppling mellan ditt och mottagarens system.
• VAN-operatör (Value Added Network) som fungerar som en mellanhand och ser till att fakturan levereras i rätt format.

• Peppol-nätverket, som idag ofta används för e-fakturor i Europa.

3. Mottagaren tar emot fakturan i sitt system – där läses den in automatiskt, vilket minskar behovet av manuell registrering.

Standardiserade format för EDI-fakturor

När du börjar med EDI-fakturering behöver du välja ett av de standardiserade format för EDI-faktura som finns tillgängliga. I Sverige är Peppol och Svefaktura de vanligaste formaten.

Peppol: Peppol är en europeisk infrastruktur för e-fakturering. Den senaste versionen, Peppol BIS Billing 3.0, uppfyller EU-direktivet om e-fakturering.

Svefaktura (SFTI): Svefaktura är den svenska standarden för elektronisk fakturering, utvecklad av SFTI (Standard för elektronisk fakturering i Sverige) och bygger på internationella standarder. Det är dock viktigt att notera att Svefaktura inte längre rekommenderas för offentliga köpare och deras leverantörer, eftersom den inte uppfyller den nya EU-standarden.

Om ditt B2B-företag redan använder Svefaktura kan du fortsätta använda det. Men om du ska implementera en ny EDI-lösning kan det vara fördelaktigt att överväga Peppol, särskilt om du har affärsrelationer med europeiska partners.

Är Peppol och EDI samma sak?

Peppol och EDI är inte riktigt samma sak. Peppol är, till skillnad från EDI, ett specifikt nätverk och en standard som bygger på samma idé men gör det mer strukturerat. I stället för att varje företag behöver bygga separata kopplingar till sina handelspartners, räcker det att ansluta till Peppol-nätverket för att kunna skicka och ta emot dokument med alla andra som är med. Man kan säga att Peppol är en standardiserad väg in i EDI-världen, vilket gör det enklare och mer enhetligt för alla parter.

Läs även: Så får du ut det mesta av ditt fakturahanteringssystem

EDI-faktura mellan företag och myndigheter

Företag, myndigheter och kommuner som använder moderna affärssystem har oftast möjlighet att ta emot e-fakturor från andra företag. Fakturautställaren, det vill säga företaget som sålt en vara eller tjänst, behöver också ett affärssystem som kan skicka EDI-faktura.

Innan fakturan kan distribueras elektroniskt kontrollerar avsändarens affärssystem att fakturamottagaren kan ta emot den. Vanligtvis krävs det att mottagaren har gjort ett aktivt val i sitt affärssystem för att den elektroniska fakturan ska kunna skickas helt elektroniskt mellan parterna.

Fördelar med EDI-faktura

EDI-fakturor innebär flera förmåner:

• Gör hanteringen så digital och effektiv som möjligt.
• Ökar intern effektivitet.
• Kostnadsbesparing, genom att minska behovet av pappersdokument, porto och manuellt arbete, vilket minimerar administrativa kostnader och driftskostnader.
• Minskad risk för fel i fakturor, ordrar och orderbekräftelser.
• Mindre administrativt arbete.
• Enklare att felsöka.
• Kunder och leverantörer får fakturor och verifikationer i det EDI-faktura format de önskar.
• Färre transporter, vilket är både kostnadseffektivt och miljövänligt.
• Minskad pappersförbrukning.

Fördelar med att ta emot EDI-fakturor:

1. Automatisk datainläsning: All fakturainformation läses automatiskt, vilket minskar behovet av manuell datainmatning.
2. Digital fakturahantering: Fakturor hanteras och arkiveras digitalt, vilket minskar behovet av pappershantering.
3. Automatisk kontering: Fakturorna kan enkelt konteras automatiskt.

Här kan du läsa mer om hur kontering av faktura fungerar. 

Är EDI och GLN samma sak?

Nej, EDI och GLN (Global Location Number) är inte samma sak. GLN är till skillnad från EDI en global identifierare för att entydigt identifiera platser och företag i leveranskedjan. Det identifierar fysiska platser, såsom företagsadresser, lagerlokaler och andra affärsenheter, och hjälper till att förbättra precisionen och effektiviteten i affärsprocesser och datahantering.

Hur kommer man igång med EDI-fakturering?

För att du och ditt företag ska kunna dra nytta av de många fördelarna med EDI-fakturering behöver du ha ett faktureringsprogram som kan generera E-fakturor, en mottagare som kan ta emot dem, och en mellanhand för att förmedla de elektroniska fakturorna. Idag finns det flera redovisningssystem som erbjuder tilläggsprogram för att skicka E-fakturor.