En snabb överblick av det viktigaste
- Kontering innebär att du bokför en affärshändelse genom att tilldela den till specifika konton. Detta är en viktig del av den större bokföringsprocessen. Syftet är att skapa en tydlig struktur för att kunna göra rapporter om verksamhetens resultat.
- Varje affärshändelse bokförs två gånger, med hjälp av debet och kredit. Debet representerar resurser som tillgångar och kostnader, medan kredit representerar varifrån resurserna kommer, som skulder och intäkter.
- Enligt Bokföringslagen ska alla affärshändelser konteras löpande, vara tydligt dokumenterade med verifikat och arkiveras.
Vad är kontering?
Så vad betyder egentligen kontering? Jo, det betyder att bokföra en affärshändelse och dokumentera hur den påverkar företaget. Ditt företag hanterar flera olika typer av utgifter och intäkter och när du konterar för du in dem på konton. Syftet är att underlätta skapandet av rapporter för verksamhetens resultat.
Enligt Bokföringslagen ska alla affärshändelser som genomförs i ett företag konteras, inklusive försäljning och utförda jobb.
För att skapa en tydligare struktur i bokföringen är det praktiskt att använda olika konton för dina intäkter och kostnader.
Hur många konton används vid kontering?
Vanligtvis används tre konton vid kontering av faktura: bankkonto, momskonto och ett underkonto för den vara som köps eller säljs. För att skilja på inkomster och utgifter ska du alltid numrera dina konton. Företag följer vanligtvis en grundkontoplan som varierar beroende på verksamhet. Kontona i grundkontoplanen är uppdelade i olika kategorier, inklusive olika varor som säljs.
Kontering med dubbel bokföring
Dubbel bokföring innebär att varje affärshändelse bokförs två gånger. Här använder du dig av debet och kredit – vilka representerar två sidor av ett bokföringskonto. På debetsidan konteras verksamhetens resurser, till exempel tillgångar och kostnader. På kreditsidan syns varifrån företaget erhåller sina resurser, inklusive skulder och eget kapital, samt intäkter. Summan av debet och kredit ska vara noll. Om summan inte stämmer överens har något felaktigt bokförts.
Läs även: Guide: Allt om bokföring för enskild firma
Är kontering och bokföring samma sak?
Som sagt handlar kontering av faktura om att tilldela transaktioner rätt konton, vilket är en del av bokföringsprocessen. Å andra sidan är bokföring den övergripande processen som inkluderar insamling, registrering och rapportering av alla finansiella händelser.
Hur gör man en kontering av faktura?
Hur du konterar en faktura beror på fakturans typ och innehåll, men också vad du har köpt. Det är i de flesta fall upp till dig att välja exakt vilket konto en händelse ska bokföras på. Vanligtvis utgår du från en färdig kontoplan för att underlätta konteringsprocessen.
Exempel på kontering av faktura – att bokföra affärshändelser
Du tar emot en faktura
Så här bör du bokföra när du mottar en faktura. Du kan välja att antingen använda datumet då du mottar fakturan (ankomstdatum) eller datumet då fakturan är utfärdad. Ofta skiljer sig dessa datum med bara med några dagar, så valet av metod har vanligtvis inte en betydande inverkan.
|
DEBET |
– |
KREDIT |
– |
|
Konto |
Belopp |
Konto |
Belopp |
|
4 000 |
6 000 |
2 440 |
7 500 |
|
2 640 |
1 500 |
I exemplet får du en faktura på 7500 kr för ett inköp och bokar upp den som en leverantörsskuld [2440]. Kostnaden för inköpet bokförs, i det här fallet ett materialinköp, [4000], och momsen lyfts [2640]. Du betalar fakturan [2440] via företagskontot [1930].
Du skickar en faktura
Så här bokför du när du skickar en faktura. Fakturadatumet är den dag som anges på fakturan, vilket normalt sett är dagen då fakturan skickas. Om du vill kan du även föra in fakturan i en kundreskontra, vilket är en sidoordnad bokföring för kundfordringar. Många bokföringsprogram erbjuder möjligheten att skapa en reskontrabokföring där fakturorna automatiskt läggs till vid grundbokföringen.
|
DEBET |
– |
KREDIT |
– |
|
Konto |
Belopp |
Konto |
Belopp |
|
1 920 |
7 000 |
1 510 |
7 000 |
Kunden betalar en faktura [1510] till ditt plusgiro [1920].
Läs även: Bokföringsprogram: Allt om vilket bokföringsprogram som är bäst
Vanliga misstag vid kontering av fakturor (och hur du undviker dem)
Även om kontering kan verka okomplicerat, är det lätt att göra misstag som kan leda till problem med redovisningen. Låt oss gå igenom de vanligaste felen och hur du enkelt undviker dem:
- Felaktig moms: Ett av de vanligaste misstagen är att kontera momsfel. Dubbelkolla alltid momssatsen på fakturan och säkerställ att den stämmer överens med den svenska lagen. Var extra uppmärksam på utländska fakturor och inköp där momshanteringen skiljer sig åt.
- Bokföring på fel konto: Ett felaktigt valt konto kan ge en missvisande bild av företagets ekonomi. Se till att du har god kännedom om din kontoplan. En utgift för kontorsmaterial ska inte hamna på kontot för marknadsföring.
- Saknad dokumentation: Alla affärshändelser, inklusive fakturor, måste ha ett verifikat som underlag. Glöm inte att spara originalfakturan och eventuella kvitton. En korrekt kontering är bara en del av jobbet; att ha all dokumentation i ordning är lika viktigt.
- Blanda ihop kostnader och tillgångar: Det är lätt att bokföra inköp av en tillgång som en direkt kostnad. Tänk på att tillgångar med lång livslängd oftast ska skrivas av över flera år, medan en kortare kostnad bokförs direkt.
- Missad eller sen kontering: En faktura som konteras för sent kan påverka rapporteringen negativt. Kontera fakturorna löpande för att hålla redovisningen aktuell.
Vad är automatisk kontering?
Visste du att kontering av faktura kan utföras automatiskt? Automatisk kontering innebär att systemet som hanterar fakturan genererar ett förslag på kontering baserat på specifika dimensioner, såsom leverantör eller fakturareferens. På så sätt slipper du manuellt välja konton för att kontera en faktura, och attestanten behöver enbart granska och godkänna.
Varför automatisk kontering?
Automatisk kontering erbjuder snabbare flöden, bättre kontroll och minskad manuell hantering med färre fel vid behandlingen av leverantörsfakturor genom hela bokföringsprocessen. Spara tid och undvik kostsamma fel genom att automatisera din fakturahantering med Pleo. Pleo är ditt smarta fakturahanteringssystem som samlar in, bearbetar, godkänner, betalar och bokför dina fakturor – allt på ett och samma ställe.
