Bokföra faktura – löpande bokföring av affärshändelser

Som företagare är det viktigt att du för löpande bokföring av dina fakturor. Du kan antingen bokföra på egen hand, eller ta hjälp av en redovisningskonsult. I den här artikeln guidar vi dig till hur du bokför dina fakturor. Dessutom går vi igenom de olika metoderna för löpande bokföring och förklarar vilka krav som ställs på dig som egenföretagare. Vi hjälper dig bli ett proffs på nolltid.

• Hur bokför man en betalning av faktura?
• Exempel – Hur bokför man leverantörsfakturor
• Måste man bokföra varje månad?
• Är det svårt att bokföra själv?
• Är det olagligt att inte bokföra faktura?
• Några tips på vägen!
• Integrera ditt bokföringsprogram med Pleo

Hur bokför man en betalning av faktura?

En faktura kan antingen bokföras med hjälp av faktureringsmetoden eller kontantmetoden. Nedan går vi igenom de båda metoderna och hur de skiljer sig från varandra.

Faktureringsmetoden – bokför fakturor löpande

Faktureringsmetoden är den huvudsakliga metoden för löpande bokföring. Utgående och inkommande fakturor bokförs när de utfärdas eller tas emot – med andra ord på fakturadagen eller ankomstdagen. Vi det här tillfälles bokförs fakturan som en kundfordran eller leverantörsskuld. Momsen redovisas samtidigt.

När betalning för kundfordran tas emot eller när leverantörsskulden betalas, bokförs även den här affärshändelsen. Bokföring enligt faktureringsmetoden ger en mer rättvisande bild av företagets ekonomiska ställning och resultat under året, jämfört med kontantmetoden.

Kontantmetoden – bokför fakturor vid betalning

I företag med en nettoomsättning på högst 3 miljoner kronor kan bokföringen av fakturor skjutas upp tills fakturan har betalats, vilket innebär att det blir ett bokföringstillfälle per faktura. Något som kännetecknas av kontantmetoden.

För kontantmetoden ska inte fakturorna bokföras när de skickas till kunden eller tas emot, utan först när de betalas. Det är endast vid räkenskapsårets slut (bokslutsdagen) som obetalda fakturor tas med i bokföringslagen.

För att behålla en god överblick över obetalda fakturor bör betalda och obetalda fakturor förvaras separat och sorteras efter datum, nummer eller bokstavsordning.

Jämfört med faktureringsmetoden innebär kontantmetoden att mindre moment i den löpande bokföringen, eftersom fakturorna inte bokförs som kundfordringar eller leverantörsskulder. Däremot ger denna metod en sämre överblick över företagets ekonomiska ställning under året, och först i bokslutet blir siffrorna rättvisande.

Redovisning av moms när du använder kontantmetoden

Om du bokför fakturor enligt kontantmetoden kan du redovisa moms till Skatteverket enligt bokslutsmetoden. Det här innebär att moms redovisas och betalas först när fakturan har betalats. Endast vid bokslutet ska moms på obetalda fakturor redovisas.

Läs även: Momsredovisning: Så hanterar du företagets redovisning av mervärdesskatt

Exempel – Hur bokför man leverantörsfakturor

I exemplet nedan har ett företag fått en faktura på 1 500  kr inklusive 25 % moms för produkter som ska säljas vidare till företagets kunder. Fakturan kan bokföras antingen det datum företaget fick den eller på den dag som fakturan är utställd.

Fakturan förfaller till betalning om 30 dagar, vilket är en vanlig kredittid, och när den är betald ska leverantörsskulden bokas bort. Konteringen kan då se ut så här:

Måste man bokföra varje månad?

Du ska löpande bokföra fakturor i både grundbok och huvudbok. Kontanta in- och utbetalningar ska bokföras senast nästkommande arbetsdag, medan övriga affärshändelser ska bokföras så snart som möjligt. Det här innebär att affärshändelser som inträffar under en kalendermånad ska bokföras senast under nästföljande månad. Verifikationerna måste hållas ordnade i väntan på bokföring, vilket underlättar när du lämnar över dem till din eventuella bokföringsbyrå.

Kan man bokföra faktura i efterhand?

Det är möjligt att skjuta upp bokföringen av fakturor. Bokföring av kontanta in- och utbetalningar som registreras i ett certifierat kassaregister kan senareläggas till senast 50 dagar efter månadens slut. Bokföringen av månadens andra affärshändelser kan också skjutas upp till senast 50 dagar efter månadens slut. Företag med låg nettoomsättning har möjlighet att skjuta upp bokföringen av övriga affärshändelser ännu längre.

Läs även: Guide: Allt om bokföring för enskild firma

Är det svårt att bokföra själv?

Det är såklart möjligt att bokföra själv – om du vet hur du ska gå tillväga. När du genomför bokföringen själv kan du dessutom lära dig mycket om företaget under tiden. Med rätt ekonomi- och bokföringsprogram får du det stöd du behöver. Här kan du läsa mer om de bästa bokföringsprogrammen på marknaden, som dessutom kan integreras med Pleos smarta verktyg för utgiftshantering . Har du inte tid eller rätt kunskaper kan du såklart även anlita en redovisningskonsult.

Är det olagligt att inte bokföra faktura?

Alla företag är skyldiga att bokföra. Faktum är att det är straffbart att inte sköta sin bokföring.  De krav som ett företag måste uppfylla för att anses ha fullgjort sin bokföringsskyldighet finns i bokföringslagen.

För att bokföringsskyldigheten ska anses fullgjord ska den löpande bokföringen avslutas antingen med ett årsbokslut eller med en årsredovisning.

Några tips på vägen!

• Bokför regelbundet. Vänta inte med bokföringen till månadens slut, eftersom du då riskerar att glömma hur en affärshändelse ska bokföras. Något som inte är förenligt med god redovisningssed.
• Regelbunden bokföring ger dig också bättre kontroll över verksamhetens resultat. Håll ordning på verifikationerna. Det sparar dig både tid och pengar.
• Fakturera ofta. Tänk på att det tar tid från det att du skickar en faktura tills du får betalt.

Integrera ditt bokföringsprogram med Pleo

Vill du integrera ditt bokföringssystem ihop med andra program? Till ett Pleo-konto kan du synka alla företagets favoritprogram, inklusive bokföringsprogrammet du eller din ekonomiavdelning använder varje dag. På så sätt kan du minska risken för manuella fel – och spara en hel del tid!

Skulle du vilja lära dig mer om Pleo och vad vi kan erbjuda ditt företag? Boka en demo eller testa vår tjänst idag !