Vad är fakturatolkning och varför är det ett bra verktyg för företagare?

Med fakturatolkning kan du enkelt hantera inkommande fakturor, oavsett om de kommer som pappersfakturor, PDF-fakturor eller via e-post. I denna artikel kommer vi att utforska vad fakturatolkning innebär och hur processen fungerar. Dessutom kommer vi dela med oss av hur du med hjälp av ett automatiskt verktyg för utgiftshantering kan effektivisera hanteringen av fakturor och andra viktiga dokument.

Vad är fakturatolkning? 

Fakturatolkning är processen där informationen i en leverantörsfaktura tolkas, antingen digitalt eller manuellt, av en extern part. Avläsningen görs automatiskt av teknologi som optisk teckenigenkänning (OCR) och maskininlärning. Något som i sin tur gör att mottagaren slipper den manuella arbetsbördan med att registrera uppgifterna själv. 

Med hjälp av fakturatolkning behöver mottagaren inte ägna tid åt att manuellt mata in information från inkommande fakturor. Istället tar en extern part hand om registreringen och ser till att viktiga uppgifter som totalbelopp, moms, valuta, fakturadatum och leverantörsinformation automatiskt hamnar i systemet. 

Tidsbesparing med fakturatolkning

Processen att hantera fakturor sker nästan automatiskt. Det enda som krävs är att du eller någon annan i din organisation granskar fakturan och godkänner att informationen är korrekt innan den bokförs. 

Fakturor i olika format – vilka fakturor kan tolkas?

Har din organisation automatiserat stora delar av er datahantering? Trots det är det möjligt att det fortfarande återstår utrymme för förbättringar. Hur hanterar ni exempelvis era fakturor?

Idag skickas fakturor i olika format, såsom pappersfakturor, PDF-fakturor via e-post, samt i digitala/elektroniska format. Tack vare teknikens framsteg blir det allt vanligare att den större mängden leverantörsfakturor skickas i elektroniskt format (e-faktura). Det finns flera olika format för e-fakturor, där EDI och XML är bland de vanligaste. Alla dessa fakturor kan smidigt hantera med hjälp av fakturatolkning – för en automatiserad process. 

Varför använda sig av fakturatolkning? 

Det finns många fördelar med fakturatolkning för företag. Bland annat:

1. Tidsbesparing: Genom automatiserad fakturatolkning kan företag spara mycket tid på att inte manuellt läsa och hantera varje faktura. 
2. Minskad risk för fel: Mänskliga misstag kan leda till felaktigheter vid manuell hantering av fakturor. Fakturatolkning minskar risken för fel genom att automatisera processen.
3. Ökad noggrannhet: Genom att använda avancerade algoritmer för avläsning och tolkning av fakturor säkerställer företag en mer noggrann process när information ska hämtas från fakturor. 
4. Snabbare betalningscykler: Genom att effektivisera hanteringen av fakturor kan företag korta ner sina betalningscykler, vilket kan gynna kassaflödet och relationer med leverantörer.
5. Miljövänligt: Genom att minska behovet av pappersfakturor och manuell hantering kan fakturatolkning bidra till att minska företagets miljöpåverkan.

Sammanfattningsvis kan fakturatolkning vara en mycket effektiv och lönsam investering för företag som hanterar stora volymer av fakturor, vilket kan resultera i ökad effektivitet, minskade kostnader och förbättrade ekonomiska processer.

Vad kostar fakturatolkning? 

Vad du behöver betala för ett automatiserat program för fakturatolkning kan variera. Ofta får du betala en avgift per månad, per kvartal eller per år. När du tar hjälp av Pleos verktyg för utgiftshantering betalar du per månad. Priset är 540 kr eller 1 190 kr i månaden, beroende på hur avancerat program du är i behov av. Som du kund får du dessutom en gratis testperiod. Läs mer om vår prissättning här. 

Ännu mer effektiv fakturahantering 

Spara tid och undvik kostsamma fel genom att automatisera din fakturahantering med Pleo. Samla, behandla, godkänn, betala och bokför dina fakturor – allt på ett och samma ställe. Ditt team kan skanna och ladda upp fakturor hur enkelt som helst.