Vad är leverantörsreskontra och hur fungerar det?

En leverantörsreskontra fungerar som en databas med information om leverantörer, samt ger en enkel översikt över leverantörsfakturor . Här registreras inkommande fakturor, och du kan följa aktuell status samt se historik över tidigare köp från leverantörerna. I den här artikeln delar vi med oss om allt du behöver veta om leverantörsreskontra – från vad det är till hur det fungerar i praktiken. Vill du också bli ett proffs på att hantera ditt företags leverantörsfakturor? Fortsätt läsa.

• Vad är leverantörsreskontra?
• Så fungerar en leverantörsreskontra i praktiken
• Exempel – vad ingår i leverantörsreskontra?
• Hur gör man avstämning av leverantörsreskontra?
• När är det bra att ha en leverantörsreskontra?
• Enkel bokföring av leverantörsfakturor med Pleo

Vad är leverantörsreskontra?

Så, vad betyder leverantörsreskontra – på engelska accounts payable? Till att börja med behöver du förstå begreppet reskontra.

Det finns olika reskontror för kunder respektive leverantörer. Leverantörsreskontra är specifikt inriktad på att hantera information om fakturor och betalningar till leverantörer. Denna detaljerade information används som underlag för att hantera den övriga bokföringen.

Vad är skillnaden mellan kund- och leverantörsreskontra?

I en kundreskontra kan du samla uppgifter om kunder, obetalda och betalda fakturor, returer, påminnelser och liknande. En leverantörsreskontra fungerar på samma sätt, men gäller leverantörer.

Så fungerar en leverantörsreskontra i praktiken

Leverantörsreskontra fungerar på samma sätt som andra typer av reskontror, men hanterar enbart information och detaljer om ett företags leverantörer. I praktiken innebär leverantörsreskontra att alla inkommande fakturor från leverantörer samlas och registreras i en leverantörsfakturajournal. Informationen sammanställs sedan till bokföringsordrar som, tillsammans med fakturajournalen, utgör underlaget för den övergripande bokföringen. Huvudsyftet med reskontran är att skapa struktur och ordning.

Det skulle exempelvis kunna vara adresser och kontaktuppgifter. Slutligen integreras leverantörsreskontran med den totala bokföringen, när man sammanställer resultat och bokslut. För framförallt större företag är fördelarna med att separera bokföringen i olika reskontror viktigt, då det underlättar för att behålla struktur och ordning i företagets bokföringssystem.

Exempel – vad ingår i leverantörsreskontra?

I leverantörsreskontran listar man information om sina leverantörer, exempelvis bolagsnamn och liknande, samt inkommande och tidigare fakturor från de enskilda leverantörerna.

Registrering av Leverantörsfakturor:

Mottagning och registrering av fakturor från leverantörer.

Kontroll av om fakturorna är korrekta, inklusive kontroll av belopp, datum och leverantörsinformation.

Godkännande och matchning

• Matchning av fakturor mot inköpsorder och mottagande av leveranser (2-vägs, 3-vägs- eller 4-vägs matchning).
• Verifiering och godkännande av fakturor för betalning.

Betalningshantering:

• Planering och genomförande av betalningar till leverantörer enligt förfallodagar.
• Registrering av genomförda betalningar i systemet.

Kontroll och avstämning:

• Löpande avstämning av konton för leverantörsreskontra mot huvudboken.
• Kontroll och hantering av eventuella avvikelser eller tvister med leverantörer.

Leverantörskommunikation:

• Hantering av frågor och kommunikation med leverantörer angående fakturor, betalningar och avvikelser.
• Uppdatering av leverantörsinformation och betalningsvillkor.

Rapportering:

• Generering av rapporter över obetalda fakturor, åldersanalys av leverantörsskulder och betalningshistorik.
• Förberedelse av data för finansiell rapportering och analys.

Dokumenthantering:

• Arkivering och hantering av alla dokument relaterade till leverantörsfakturor och betalningar, både i fysisk och digital form.

Automatisering och effektivisering:

• Implementering och användning av system för elektronisk fakturahantering och automatisering av fakturaflöden.
• Användning av AI och maskininlärning för att förbättra matchning och identifiera avvikelser automatiskt.

Genom att hantera dessa uppgifter effektivt säkerställer leverantörsreskontran att företaget håller goda relationer med sina leverantörer och att alla finansiella transaktioner är korrekt bokförda och rapporterade.

Hur gör man avstämning av leverantörsreskontra?

Om din bokföring inte stämmer överens med reskontran, kan du gå igenom följande och eventuellt hitta felet:

• Gå tillbaka i tidigare månader för att identifiera när din reskontra och bokföring inte stämmer överens.
• Granska din reskontra och kontrollera att rätt fakturor är inkluderade i journalerna. För att enklare kontrollera vilka fakturor som finns i din reskontra, skriv ut en kund- eller leverantörsreskontralista samt kundfordringar eller leverantörsskulder med samma slutdatum som du använder för avstämningen.
• Om du saknar en faktura i reskontran som borde vara där, kan det bero på ett felaktigt fakturadatum eller en betalning med felaktigt datum på fakturan.
• Om det finns fakturor i reskontran som inte borde vara där, kan det bero på ett felaktigt betaldatum eller en saknad betalning.

När är det bra att ha en leverantörsreskontra?

Det är alltid fördelaktigt att ha en leverantörsreskontra. Genom att kontinuerligt uppdatera den kan du bland annat skapa likviditetsprognoser för att förutse tillgängliga kontantmedel. Leverantörsreskontran är också användbar vid årsskiftet för bokslutsarbetet.

Om du använder kontantmetoden är det vid årsskiftet som du oftast upprättar en leverantörsreskontra. Då registrerar du dina leverantörsskulder och bygger automatiskt upp en leverantörsreskontra i bokföringen.

Enkel bokföring av leverantörsfakturor med Pleo

Pleo är ditt verktyg för fakturahantering. Hantera och betala alla fakturor i raketfart med vår automatiserade lösning för leverantörsreskontra. Leverantörsreskontra fungerar precis som andra typer av reskontror men hanterar enbart information och detaljer kring ett företags leverantörer. Här sorteras inkommande fakturor, med specifikationer och detaljer som bland annat visar om fakturorna är betalda eller inte. Med Pleos verktyg för utgiftshantering får du eller företagets ekonomiavdelning smidig kontroll och en tydlig överblick över företagets ekonomi. Du kan dessutom integrera bokföringsprogrammet ni använder varje dag.