Vad är en leverantörsfaktura och hur bokförs den?

Leverantörsfakturor är en central del av varje affärsverksamhet, för företag i olika branscher och storlekar. Att förstå och hantera dessa fakturor på rätt sätt är viktigt för att du ska kunna driva en smidig och lönsam verksamhet. I den här artikeln kommer vi berätta mer om vad en leverantörsfaktura är, hur den ska hanteras och hur man bokför en leverantörsfaktura. Läs vidare för att bli en expert inom ämnet.  

Vad är en leverantörsfaktura? 

Så vad är en leverantörsfaktura? Faktum är att namnet är ganska avslöjande.

Du beställer en vara eller tjänst till företaget och får då en faktura från leverantören som måste betalas. 

Vad är skillnaden på kundfaktura och leverantörsfaktura?

Motsatsen till leverantörsfaktura är kundfaktura vilket är fakturor som du skickar ut till dina kunder. Nedan följer de tydligaste skillnaderna mellan kundfaktura och leverantörsfaktura: 

Riktning

1. Kundfaktura: Skickas från säljaren till köparen för att begära betalning för en produkt eller tjänst.
2. Leverantörsfaktura: Skickas från leverantören till köparen för att begära betalning för varor eller tjänster som har levererats.

Innehåll

1. Kundfaktura: Innehåller information om de produkter eller tjänster som köparen har köpt och det belopp som ska betalas.
2. Leverantörsfaktura: Innehåller information om de varor eller tjänster som har levererats till köparen och det belopp som ska betalas av köparen.

Syfte

1. Kundfaktura: Används för att fakturera kunden och kräva betalning för varor eller tjänster som har levererats.
2. Leverantörsfaktura: Används för att fakturera köparen och begära betalning för de varor eller tjänster som har levererats av leverantören.

Betalning

1. Kundfaktura: Betalas av köparen till säljaren.
2. Leverantörsfaktura: Betalas av köparen till leverantören.

Hur hanterar man en leverantörsfaktura?

En leverantörsfaktura bokförs enligt faktureringsmetoden vid två tillfällen: när företaget tar emot fakturan och när företaget betalar fakturan. Vanligtvis används konto 2440 Leverantörsskulder i bokföringen. 

När ett företag köper varor på faktura från en leverantör genereras en leverantörsskuld, vilken motsvarar beloppet på fakturan. Denna skuld återfinns i bokföringen som en kortfristig skuld och bibehålls tills fakturan är betald. Momssatser på varor varierar vanligtvis mellan 25 procent, 12 procent, 6 procent och ibland 0 procent. Den ingående momsen är avdragsgill för momsregistrerade företag.

Beroende på företagets val av bokföringsmetod registreras leverantörsfakturorna antingen enligt kontantmetoden eller fakturametoden. Mer om dessa två metoder kommer vi gå igenom strax. 

Företag med många leverantörsskulder har ofta ett separat register, kallat leverantörsreskontra, där fakturorna registreras. Detta bidrar till att skapa en strukturerad överblick över betalda och obetalda fakturor. Med ett bra bokföringsprogram kan processen automatiseras för att underlätta hanteringen.

Läs även: Momsredovisning: Så hanterar du företagets redovisning av mervärdesskatt

Hur kan man bokföra leverantörsfaktura?

Bokföring av leverantörsfaktura enligt fakturametoden

Enligt fakturametoden bör bokföring av leverantörsfakturor ske vid två specifika tillfällen: när du mottar fakturan och när du genomför betalningen.

Eftersom leverantörsfakturor vanligtvis ska betalas inom ett kortare tidsintervall än ett år, klassificeras de som en kortfristig skuld för ditt företag så fort säljaren utfärdar fakturan.

Vid betalning av fakturan ska skulden kvittas och bokföringen av betalningen genomförs.

Bokföring av leverantörsfaktura enligt kontantmetoden

Enligt kontantmetoden ska bokföring av leverantörsfakturor ske vid tidpunkten för betalning, vilket innebär att du bara behöver bokföra leverantörsfakturan en gång.

Om du använder kontantmetoden behöver du inte registrera leverantörsfakturan som en leverantörsskuld utan du bokför den endast på betalningsdatumet. Det här innebär att du väntar med att bokföra fakturan tills dess att betalningen sker. 

Värt att notera är att om leverantörsfakturan sträcker sig över två räkenskapsår, måste den bokföras enligt fakturametoden för att säkerställa att utgiften redovisas korrekt för varje räkenskapsår.

Automatiserad hantering av företagets leverantörsfakturor

Om ditt företag behandlar flera leverantörsfakturor och kvitton varje månad kan det vara en mycket god idé att automatisera processen. Det här förenklar inte bara den administrativa arbetsbördan och hjälper dig spara tid, det förbättra också kvaliteten genom att minska antalet felaktigheter.

Du, eller din redovisningsbyrå, om du använder en sådan, granskar och eventuellt justerar konteringen innan fakturan går vidare för godkännande. Med en bankkoppling kan du även betala fakturan direkt i samband med godkännandet, antingen via webben eller mobilen.

Läs även: Så lyckas du med digitaliseringen (utan att få huvudvärk)