Vad är leverantörsskulder? Vi förklarar hur leverantörsskulder fungerar

En leverantörsskuld uppstår när ett företag eller en organisation har en obetald faktura till en leverantör eller partner. Men hur räknar man då ut en leverantörsskuld och hur ska den bokföras? I den här artikeln delar vi med oss av all information du kan tänkas behöva för att hantera dina leverantörsskulder på rätt sätt.

Vad är leverantörsskulder?

Så vad är då egentligen leverantörsskulder? Leverantörsskulder är pengar som ett företag är skyldiga sina leverantörer för varor eller tjänster som ännu inte har betalats. Termen "Accounts Payable" (AP) används ofta för att beskriva en funktion inom ett globalt företag som hanterar leverantörsbetalningar.

Mer specifikt är leverantörsskulderna de belopp som ett företag är skyldiga sina leverantörer och partners. Skulderna ska betalas inom en viss tidsram – om inte riskerar företaget att hamna i betalningssvårigheter. Leverantörsskulder är en viktig post i företagets balansräkning och kan ge värdefull information om företagets ekonomiska hälsa och framtida tillväxtutsikter. En genomsnittlig kredittid för leverantörsskulder varierar beroende på bransch och avtal, men ligger vanligtvis mellan 30 och 60 dagar.

Vad är skillnaden mellan leverantörsskulder och kundfordringar?

Man skulle kunna säga att leverantörsskulder och kundfordringar är varandras motsatser. När ett företag är skyldigt pengar, listas skulden som leverantörsskulder. När det är pengar som företaget ska få, listas de som kundfordringar i balansräkningen. 

Lås oss utgå från att ett företag köper varor från en annan organisation. Företaget listar köpet som leverantörsskulder, medan leverantören listar det som kundfordringar. Det är viktigt att företaget håller sina leverantörsskulder och kundfordringar så balanserade som möjligt. Om transaktionerna som listas under leverantörsskulder bli för många, kan det indikera att företaget har svårt att betala sina skulder eller investerar för snabbt. 

Är leverantörsskulder en kostnad?

Leverantörsskulder är en form av kredittransaktion där ett företag i princip "lånar" varor och tjänster från ett annat, med överenskommelse om att betala skulden vid ett senare tillfälle. Den huvudbok där ett företag registrerar sina leverantörsskulder kallas ofta för ett skuldkonto. Här registreras beloppen som man är skyldig till tredjepartsleverantörer under sektionen "kortfristiga skulder". Detta hjälper företag att hålla koll på sina skulder och säkerställa att leverantörsskulder balanseras med kundfordringar.

Tips! Vill du effektivisera betalningarna till dina leverantörer? Då ska du testa Pleos leverantörskort. Kortet fungerar som en dedikerad betalningsmetod för specifika återkommande betalningar, såsom prenumerationer, molnlagring och andra digitala tjänster. 

Exempel på leverantörsskulder

I en balansräkning ingår många olika typer av skulder som kan listas under kortfristiga skulder. Det här är ofta kortfristiga ekonomiska åtaganden som företaget förväntar sig kunna betala snabbt för att hålla sina böcker i balans. 

Nedan följer några exempel på konton som beskriver varför ett företag har leverantörsskulder: 

1. Råvaror / bränsle: När ett tillverkningsföretag investerar i råvaror köps dessa ofta på kredit, eftersom företaget ännu inte har tjänat in tillräckligt med pengar för att köpa produktionsmaterial direkt. Dessa utgifter listas som leverantörsskulder och har normalt en kreditperiod på 30 dagar eller mer.

2. Transport och logistik: Företag som behöver transportera råvaror eller färdiga varor förlitar sig ofta på transportleverantörer genom ett kreditavtal. Logistikkostnaderna betalas senare som en del av leverantörsskulderna.

3. Underleverantörer: När ett företag samarbetar med ett annat företag för att täcka arbetskraftsbehov, sker det vanligtvis via leverantörsskulder. Underleverantören utför arbetet med förväntan att få betalt av företaget vid ett senare datum.

4. Utrustning: Leasing av utrustning hanteras ofta genom leverantörsskulder. Företag får tillgång till den nödvändiga utrustningen på ad hoc-basis, med betalning som ska ske inom en viss period.

De här exemplen illustrerar några av de vanligaste typerna av kortfristiga skulder som företag kan ha, och varför de är viktiga att hantera rätt. 

Hur fungerar leverantörsskulder?

Leverantörsskulder fungerar som ett ”jag är skyldig dig”-avtal, där ett företag går med på att betala för arbete eller levererade varor och material vid ett senare tillfälle.

Här är en steg-för-steg guide om hur leverantörsskulder fungerar:

1. Beställning av varor och tjänster: Ett företag söker varor och tjänster från en annan part för att uppnå sina mål.

2. Kreditköp: Istället för att betala kontant loggas transaktionen som leverantörsskulder, vilket innebär att det skyldiga beloppet bokförs under "kortfristiga skulder" och ska betalas vid ett senare tillfälle.

3. Leverans och bokföring: Motpartsföretaget tillhandahåller varorna eller tjänsterna och loggar transaktionen under 'kundfordringar', vilket innebär att de förväntar sig betalning i framtiden.

4. Betalning inom tidsram: Företaget med leverantörsskulder måste betala sin skuld fullt ut inom den överenskomna tidsramen för att undvika försummelse av sina åtaganden.

5. Balans i böckerna: För att hålla sina böcker balanserade är det viktigt att företag inte har betydligt fler leverantörsskulder än kundfordringar. När företaget betalar sina skulder, balanseras det ut i böckerna.

Den här processen är avgörande för att företag ska kunna upprätthålla en sund ekonomi och undvika problem med likviditet och kreditvärdighet.

Hur bokför man leverantörsskulder?

I Sverige regleras bokföringen av Bokföringslagen, som fastställer hur företag och organisationer ska hantera sin bokföring.

Företag som använder fakturametoden bokför leverantörsskulder när leverantörsfakturorna ankommer, medan de som tillämpar kontantmetoden (bokslutsmetoden) bokför leverantörsskulder först vid bokslutet. Obetalda fakturor måste betalas enligt överenskommelse i avtalet. Om ett företag eller en privatperson inte betalar sina fakturor riskerar de att skulden förfaller och går till inkasso.

Hur räknar man ut leverantörsskuld?

Det enklaste sättet att beräkna leverantörsskulder är att ta fram en lista över alla fakturor som inkommit under året. De fakturor som redan har betalats kan ignoreras, eftersom de inte längre är aktiva och därmed inte räknas som skulder. Sedan summerar man det totala beloppet av de kvarvarande aktiva leverantörsskulderna för att få en översikt över de kommande utgifterna företaget har att vänta.

Är leverantörsskulder räntefria?

Ja, leverantörsskulder är i allmänhet räntefria så länge de betalas inom den överenskomna kredittiden. Men om betalningen försenas och inte görs inom den överenskomna tiden, kan leverantören ta ut dröjsmålsränta enligt avtalet eller enligt gällande lagar och regler. Därför är det viktigt för företag att hantera sina leverantörsskulder effektivt och betala i tid för att undvika extra kostnader i form av ränta eller andra avgifter.