En leverantörsreskontra fungerar som en databas med information om leverantörer, samt ger en enkel översikt över leverantörsfakturor. Här registreras inkommande fakturor, och du kan följa aktuell status samt se historik över tidigare köp från leverantörerna. I den här artikeln delar vi med oss om allt du behöver veta om leverantörsreskontra – från vad det är till hur det fungerar i praktiken. Vill du också bli ett proffs på att hantera ditt företags leverantörsfakturor? Fortsätt läsa.
En snabb överblick av det viktigaste
- Leverantörsreskontra är en del av bokföringen som fungerar som en databas för leverantörsinformation, inkommande fakturor och betalningar. Den ger företaget överblick över leverantörsskulder och används som underlag för bokföringen.
- Kundreskontra visar företagets fordringar på kunder, medan leverantörsreskontra visar företagets skulder till leverantörer. Tillsammans ger de en helhetsbild av kassaflödet.
- Processen omfattar registrering av fakturor, kontroll och matchning mot beställningar, godkännande och betalning, avstämning mot huvudbok, samt rapportering och analys. Reskontran gör det möjligt att strukturera och automatisera hela fakturahanteringsflödet.
- En uppdaterad leverantörsreskontra säkerställer korrekta betalningar, goda relationer med leverantörer, bättre likviditetsprognoser och effektivt bokslutsarbete. Automatisering kan dessutom spara tid och minska risken för fel.
Vad är leverantörsreskontra?
Så, vad betyder leverantörsreskontra – på engelska accounts payable? Till att börja med behöver du förstå begreppet reskontra.
Reskontra är en del av bokföringen, där man samlar detaljerad information om fakturor, löner och påminnelser, beroende på vilken kategori reskontran avser.
Det finns olika reskontror för kunder respektive leverantörer. Leverantörsreskontra är specifikt inriktad på att hantera information om fakturor och betalningar till leverantörer. Denna detaljerade information används som underlag för att hantera den övriga bokföringen.
Vad är skillnaden mellan kund- och leverantörsreskontra?
Det finns vissa skillnader mellan kund- och leverantörsreskontra. I en kundreskontra kan du samla uppgifter om kunder, obetalda och betalda fakturor, returer, påminnelser och liknande. En leverantörsreskontra fungerar på samma sätt, men gäller leverantörer.
Så fungerar en leverantörsreskontra i praktiken
Processen för leverantörsreskontra fungerar på samma sätt som andra typer av reskontror, men hanterar enbart information och detaljer om ett företags leverantörer. I praktiken innebär leverantörsreskontra att alla inkommande fakturor från leverantörer samlas och registreras i en leverantörsfakturajournal. Informationen sammanställs sedan till bokföringsordrar som, tillsammans med fakturajournalen, utgör underlaget för den övergripande bokföringen. Huvudsyftet med reskontran är att skapa struktur och ordning.
Genom leverantörsreskontran får man inte bara överblick över vilka fakturor som är betalda eller obetalda, utan också möjlighet att samla annan viktig information om leverantörerna.
Det skulle exempelvis kunna vara adresser och kontaktuppgifter. Slutligen integreras leverantörsreskontran med den totala bokföringen, när man sammanställer resultat och bokslut. För framförallt större företag är fördelarna med att separera bokföringen i olika reskontror viktigt, då det underlättar för att behålla struktur och ordning i företagets bokföringssystem.
Hur jobbar man med leverantörsreskontra?
Att arbeta med leverantörsreskontra innebär att löpande hantera hela flödet av inkommande fakturor – från registrering till betalning och uppföljning. Det är ett strukturerat arbete som både säkerställer att företaget betalar sina leverantörer i tid och att bokföringen alltid är korrekt.
I praktiken handlar det om flera steg:
- Registrering av leverantörsfakturor – När en faktura kommer in registreras den i reskontran med uppgifter om leverantör, belopp, förfallodatum och eventuell orderkoppling.
- Kontroll och matchning – Fakturan granskas och matchas mot beställning och leverans för att undvika fel eller dubbelbetalningar.
- Godkännande och betalning – Efter att fakturan är verifierad godkänns den och betalas i rätt tid enligt avtalade betalningsvillkor.
- Avstämning – Kontot för leverantörsskulder stäms regelbundet av mot huvudboken för att säkerställa att bokföringen stämmer med verkliga skulder.
- Kommunikation och uppföljning – Eventuella frågor, reklamationer eller avvikelser hanteras tillsammans med leverantören. Samtidigt uppdateras kontaktuppgifter och betalningsvillkor vid behov.
- Rapportering och analys – Genom rapporter kan företaget få överblick över obetalda fakturor, förfallna skulder och likviditetsprognoser.
- Dokumenthantering och automatisering – Alla fakturor och betalningar arkiveras, ofta digitalt, och moderna system gör det möjligt att automatisera stora delar av processen för att spara tid och minska risken för fel.
Hur bokförs leverantörsreskontra?
När en leverantörsfaktura kommer in registreras den först i leverantörsreskontran. På så sätt skapas en tydlig koppling mellan fakturan, leverantören och den skuld företaget har. Bokföringen sker i flera steg:
1. Registrering av faktura
Fakturan registreras i reskontran med uppgifter om leverantör, belopp, förfallodatum och eventuell referens till inköpsorder. I huvudboken bokas skulden mot konto för leverantörsskulder (t.ex. 2440) och kostnaden mot relevant kostnadskonto.
2. Matchning och kontroll
Fakturan matchas mot beställning eller leverans för att säkerställa att allt stämmer. Detta steg kan ske manuellt eller automatiserat beroende på företagets system.
3. Betalning
När fakturan betalas registreras transaktionen i reskontran. Skulden på leverantörsskulder minskar samtidigt som betalningen bokas mot företagets bankkonto (t.ex. 1930).
4. Avstämning och uppföljning
Löpande avstämning görs mellan leverantörsreskontran och huvudboken för att upptäcka eventuella fel. Här får företaget också en överblick över obetalda fakturor och kommande betalningar.
Genom att bokföra leverantörsreskontran på detta sätt får företaget inte bara kontroll över sina skulder utan också ett tydligt underlag för rapportering, likviditetsprognoser och bokslut.
Exempel – vad ingår i leverantörsreskontra?
I leverantörsreskontran listar man information om sina leverantörer, exempelvis bolagsnamn och liknande, samt inkommande och tidigare fakturor från de enskilda leverantörerna.
Registrering av Leverantörsfakturor:
Mottagning och registrering av fakturor från leverantörer.
Kontroll av om fakturorna är korrekta, inklusive kontroll av belopp, datum och leverantörsinformation.
Godkännande och matchning:
- Matchning av fakturor mot inköpsorder och mottagande av leveranser (2-vägs, 3-vägs- eller 4-vägs matchning).
- Verifiering och godkännande av fakturor för betalning.
Betalningshantering:
- Planering och genomförande av betalningar till leverantörer enligt förfallodagar.
- Registrering av genomförda betalningar i systemet.
Kontroll och avstämning:
Löpande avstämning av konton för leverantörsreskontra mot huvudboken.
Kontroll och hantering av eventuella avvikelser eller tvister med leverantörer.
Leverantörskommunikation:
- Hantering av frågor och kommunikation med leverantörer angående fakturor, betalningar och avvikelser.
- Uppdatering av leverantörsinformation och betalningsvillkor.
Rapportering:
- Generering av rapporter över obetalda fakturor, åldersanalys av leverantörsskulder och betalningshistorik.
- Förberedelse av data för finansiell rapportering och analys.
Dokumenthantering:
- Arkivering och hantering av alla dokument relaterade till leverantörsfakturor och betalningar, både i fysisk och digital form.
Automatisering och effektivisering:
- Implementering och användning av system för elektronisk fakturahantering och automatisering av fakturaflöden.
- Användning av AI och maskininlärning för att förbättra matchning och identifiera avvikelser automatiskt.
Genom att hantera dessa uppgifter effektivt säkerställer leverantörsreskontran att företaget håller goda relationer med sina leverantörer och att alla finansiella transaktioner är korrekt bokförda och rapporterade.
Hur gör man avstämning av leverantörsreskontra?
Om din bokföring inte stämmer överens med reskontran, kan du gå igenom följande och eventuellt hitta felet:
- Gå tillbaka i tidigare månader för att identifiera när din reskontra och bokföring inte stämmer överens.
- Granska din reskontra och kontrollera att rätt fakturor är inkluderade i journalerna. För att enklare kontrollera vilka fakturor som finns i din reskontra, skriv ut en kund- eller leverantörsreskontralista samt kundfordringar eller leverantörsskulder med samma slutdatum som du använder för avstämningen.
- Om du saknar en faktura i reskontran som borde vara där, kan det bero på ett felaktigt fakturadatum eller en betalning med felaktigt datum på fakturan.
- Om det finns fakturor i reskontran som inte borde vara där, kan det bero på ett felaktigt betaldatum eller en saknad betalning.
När är det bra att ha en leverantörsreskontra?
Det är alltid fördelaktigt att ha en leverantörsreskontra. Genom att kontinuerligt uppdatera den kan du bland annat skapa likviditetsprognoser för att förutse tillgängliga kontantmedel.
Leverantörsreskontran är också användbar vid årsskiftet för bokslutsarbetet.
Om du använder kontantmetoden är det vid årsskiftet som du oftast upprättar en leverantörsreskontra. Då registrerar du dina leverantörsskulder och bygger automatiskt upp en leverantörsreskontra i bokföringen.
Enkel bokföring av leverantörsfakturor med Pleo
Pleo är ditt verktyg för fakturahantering. Hantera och betala alla fakturor i raketfart med vår automatiserade lösning för leverantörsreskontra. Leverantörsreskontra fungerar precis som andra typer av reskontror men hanterar enbart information och detaljer kring ett företags leverantörer. Här sorteras inkommande fakturor, med specifikationer och detaljer som bland annat visar om fakturorna är betalda eller inte. Med Pleos verktyg för utgiftshantering får du eller företagets ekonomiavdelning smidig kontroll och en tydlig överblick över företagets ekonomi. Du kan dessutom integrera bokföringsprogrammet ni använder varje dag.
