Så lyckas du med digitaliseringen (utan att få huvudvärk)

Automatisering av uppgifter har blivit ett självklart diskussionsämne på svenska arbetsplatser. Faktum är att CFO-handboken 2024 presenterar data över hur många seniora beslutsfattare som just nu jobbar med digitalisering, och den siffran är 68 %.

Att gå från Excel-ark till banbrytande tekniska lösningar sparar tid, pengar och arbete. Med tanke på att distansarbetandet är en trend som verkar hålla sig kvar finns det ingen anledning att inte fortsätta tänka digitalt. 

Men implementeringen sker inte över en natt. Att införa nya processer, mjukvara och verktyg kan ta lång tid, och motståndet kan vara förvånansvärt stort. Att digitalisera teamet är en utmaning, oavsett hur du vänder och vrider på det. Men vi vet hur du gör det så smidigt som möjligt.

Ett steg i taget

När du väl lyft på locket till digitaliseringen lär du inse hur många processer som faktiskt kan automatiseras. Det kommer att frigöra värdefull tid för ditt team, som kommer att kunna fokusera på mer strategiskt arbete. Men det är viktigt att ta det lite piano och prioritera de viktigaste områdena.

Att införa nya arbetssätt kan ta tid. Jamie Sargent, chef för Presales Solution Consulting på Oracle NetSuite, belyste det här under vårt senaste Beyond-event.

"När folk börjar fundera över digitalisering tänker de, ‘okej, vilka system behöver ändras?’ Sedan börjar de med en process och innan de vet ordet av tittar de på tre eller fyra eller fem till,” sade Jamie. “Men försök att välja en eller två [processer att automatisera], de lågt hängande frukterna – sikta på dem och kör.”

Strategin kommer först

Precis som med varje ny process behövs en bra plan för att implementeringen ska bli framgångsrik. Att introducera ett nytt sätt att göra saker på kan vara knepigt, särskilt om du ändrar på en ordentligt inarbetad process. Som till exempel utläggshantering! Så för att komma igång behöver du kartlägga syfte och mål, samt hur de ska uppnås.

Strategin bör säkerställa att digitaliseringen görs i linje med företagets riktning, vision och mål. Se till att du ifrågasätter om processen på ett övergripande sätt bidrar till tillväxt, budgetering, lönsamhet och andra mått som är relevanta för verksamheten.

Blanda in alla berörda

Att introducera en ny process kräver en ändring av rutiner som kanske har funnits i åratal. För att göra förändringen så smidig som möjligt är det viktigt att tydligt kommunicera interna förändringar och erbjuda utbildning och stöd för alla som behöver det i övergångsfasen.

"Det finns en lång lista över skäl till varför folk blir tveksamma. Jag tror det finns en emotionell anknytning till de system som folk använder. Det kräver mycket ansträngning att byta system, att reflektera över vilka processer vi har och ifrågasätta om de är så bra som de kan vara," sade Jamie. "Som en del av branschen skulle jag säga att ekonomer generellt sett är riskaverta, så jag tror att förändringen i sig, och rädslan för det okända, är något som verkligen behöver hanteras."

Det är också värt att överväga hur de nya processerna kan påverka företagskulturen. När du jobbar med din digitaliseringsstrategi gäller det att vara noga med att se över alla tänkbara risker.

Häng med i utvecklingen

Inte ens en riktigt bra strategi kan hålla utmaningarna med digitaliseringen borta. Ett helt team som ropar “heja, heja” kommer inte att göra resan problemfri. Inte ens den absolut tydligaste prioriteringslistan kommer att hålla frågorna borta. Det ligger i förändringsarbetets natur att vara lite krångligt. Men det är värt det!

Se till att få regelbunden feedback på de nya verktygen och processerna från ditt team på och håll utkik efter ännu smartare lösningar som dyker upp längs vägen. Fråga vad som fungerar och vad som inte gör det, och väg in nuvarande marknadsförhållanden i besluten som tas.

Att digitalisera processer är nyckeln till framgång, och i det långa loppet kan det spara din verksamhet både tid och pengar. Ämnet har varit hett i över ett decennium nu, och som företagare vill du inte hamna på efterkälken. Vår bästa tid för att omfamna digitaliseringen, den är nu.