Riskanalys: Vad är en riskanalys och hur gör man en sådan?

Med hjälp av en riskanalys kan du identifiera risker, hot och oönskade händelser som bland annat kan påverka viktiga affärs- och investeringsbeslut inom företaget. Dra välgrundade slutsatser och analysera effekten av potentiella risker med hjälp av vår guide. 

I den här artikeln kommer vi att berätta mer om vad en riskanalys är. I vår mall till riskanalys får du lära dig hur man genomför en effektiv sådan och vilka metoder och verktyg som kan användas för att identifiera och bedöma risker. Dessutom tittar vi närmare på vilka som har ansvaret för att utföra analysen och hur man kan involvera rätt personer för att uppnå de bästa resultaten. Ja – allt du behöver för att undvika ovälkomna situationer helt enkelt. 

En snabb överblick av det viktigaste

• Riskanalys är en metod för att bedöma och hantera risker för att minimera deras påverkan på en organisation eller projekt. Den används inom områden som affärsbeslut, arbetsmiljö, och verksamhetsförändringar.
• Det finns två huvudsakliga typer. Kvantitativ riskanalys använder matematiska och statistiska metoder för att beräkna sannolikhet och påverkan. Kvalitativ riskanalys bygger på expertbedömningar för att bedöma riskerna.
• En riskanalys inkluderar steg som att initiera analysen, beskriva processen, identifiera och bedöma risker, samt föreslå åtgärder och en plan för uppföljning. 
• Riskanalys behövs vid personalförändringar, nya arbetssätt eller ombyggnationer.

Vad är en riskanalys?

Riskanalys är en metod som används för att bedöma och hantera osäkerheter och på så sätt minska deras potentiella påverkan på en organisation eller ett projekt. Den kan användas i flera  sammanhang, även om den i de flesta fall tillämpas på affärs- och investeringsbeslut. Man kan också göra en riskanalys för att bedöma risker i arbetsmiljön eller i nya rutiner – för att nämna några exempel. 

Teknikerna för riskanalys hjälper företag att fatta välgrundade beslut genom att ta hänsyn till olika riskers potentiella effekter. 

Det finns två huvudtyper av riskanalys: kvantitativ och kvalitativ. 

Kvantitativ riskanalys använder matematiska och statistiska metoder för att beräkna riskernas sannolikhet och potentiella effekter. 

Kvalitativ riskanalys använder expertbedömningar för att bedöma riskernas sannolikhet och potentiella effekter. 

Hur gör man en riskanalys? 

En riskanalys kan göras på olika nivåer:

1. I en pågående arbetsprocess. Alltså i det arbete som pågår dagligen. 
2. Inför förändring. Förslagsvis inför sommarens neddragningar.
3. Som en övergripande organisationsanalys. Exempelvis vid byte av verksamhetsinriktning.  

Exempel på förändringar som kräver riskanalys

Nedan följer exempel på när en riskanalys kan behövas: 

• Personalförändringar
• Nya arbetstider eller arbetsmetoder
• Om- och nybyggnationer
• Ny maskinell utrustning 
• Andra organisations-, arbetsmiljö- och verksamhetsförändringar

Läs även: Bakom kulisserna: Pleos infrastruktur för betalning och säkerhet. 

Vanliga metoder och verktyg vid riskanalys

Att hantera risker behöver inte vara krångligt – med rätt verktyg kan du få en tydlig bild av vad som kan gå fel och hur företaget bäst förbereder sig. Beroende på projektets omfattning och typ finns det olika metoder som hjälper dig och ditt team att upptäcka risker, förstå deras konsekvenser och prioritera åtgärder. 

SWOT-analys: En metod som ofta används i ett tidigt skede för att kartlägga både interna styrkor och svagheter samt externa möjligheter och hot. SWOT-analysen ger en bred, initial överblick över områden där risker kan uppstå.

FMEA (Failure Mode and Effects Analysis): En strukturerad metod för att identifiera potentiella fel i en process, produkt eller ett system. Syftet är att analysera vilka konsekvenser felen kan få och prioritera åtgärder utifrån hur allvarlig varje risk är.

HAZOP (Hazard and Operability Study): En mycket detaljerad och systematisk granskning, särskilt vanlig inom industrin och större projekt. HAZOP används för att identifiera avvikelser från systemets eller processens avsedda funktion, för att på så sätt upptäcka både farliga situationer och operativa problem.

Delphi-metoden: En teknik för strukturerad kommunikation som samlar in och sammanställer anonyma expertutlåtanden. Genom att minimera grupptryck blir det enklare att nå en gemensam bedömning av komplexa risker.

Genom att välja rätt metod kan ditt team säkerställa att viktiga risker inte förbises under analysfasen.

Mall: Vad ska ingå i en riskanalys och hur går den till? 

Ta del av vår mall för riskanalys för att komma igång. 

Steg 1: Initiera analysen

Initiativtagaren utser en analysgrupp. I den ingår en analysledare och 2–5 deltagare som representerar de olika ansvarsområdena. Ledaren ska kunna leda diskussioner, och se till att alla i gruppen kommer till tals. Han eller hon ska även fastställa syftet med förberedelserna, boka tid för riskaanalysarbetet och kontrollera att samtliga deltagare kan närvara under hela analysen. Analysledaren ska även utse en dokumentationsansvarig. 

Steg 2: Utarbeta processbeskrivning 

Avgränsa processen som ska analyseras och beskriv den med hjälp av en grafisk figur. Den kan vara mer eller mindre detaljerad och omfatta en eller flera nivåer. 

Steg 3: Identifiera riskerna 

Identifiera riskerna genom att exempelvis genomföra ett möte för brainstorming och idéutveckling. Här lyfter ni fram alla risker som ni kan komma på, utan att lägga någon som helst värdering i de olika förslagen. 

Här kan ni använda er av två olika metoder. Antingen skriver ni upp förslag på potentiella risker på en tavla. Eller så skriver ni upp varje risk på en post-it-lapp som ni klistrar upp på en tavla eller lägger ut på ett bord. Gruppera sedan riskerna så att alla får en plats, och så att alla deltagare får möjligheten att bidra. 

Steg 4: Bedöma riskens storlek  

Riskens storlek bedöms genom en sammanvägning av hur allvarlig konsekvensen skulle bli och hur stor sannolikheten är att scenariot faktiskt skulle kunna inträffa. När samtliga risker är utvärderade görs en analys av dem som fått högt riskpoäng. Syftet med analysen är att identifiera mönster för att avgöra om det exempelvis är värt att införa nya rutiner, tekniska lösningar, utbildning, förändra arbetsmiljön eller informera. Vid höga riskpoäng är det nödvändigt att ta fram en handlingsplan för att minska sannolikheten att en risk blir till verklighet.

Steg 5: Identifiera bakomliggande orsaker  

Det finns alltid en eller flera orsaker bakom en risk – och de återfinns oftast på systemnivå. Det förekommer olika strategier för att identifiera de bakomliggande orsakerna, bland annat “varför-därför-metodiken”. För sedan in de bakomliggande orsakerna i ett analysschema. 

Steg 6: Utarbeta åtgärdsförslag och metod för uppföljning 

Gör en åtgärdslista och ge förslag på vem som ska ansvara för att förbättringsarbetet utförs. Se till att åtgärderna är konkreta, realistiska och att de går att genomföra inom en rimlig tidsram. Det är även viktigt att skriva ner när åtgärderna ska vara klara. 

Steg 7: Utarbeta en slutrapport 

Det är slutrapporten som utgör underlaget för arbetsgivarens beslut om åtgärder. Initiativtagaren övertar ansvaret och lägger till sina kommentarer. 

Steg 8: Beslut om åtgärder, uppföljning och tidsplan för genomförande av åtgärder

Det är initiativtagaren som fattar beslut om vilka av de föreslagna åtgärderna som ska genomföras och i vilken ordning. Men också om när de ska vara genomförda och vem som ska vara ansvarig. 

Vad är skillnaden mellan riskanalys och riskbedömning?

Riskanalys och riskbedömning är två närliggande begrepp som båda används i 

riskhanteringsprocessen. Men även om de är relaterade har de olika fokus och innebörd. 

Vad är riskbedömning? 

Riskbedömning är en del av riskanalysen och innebär att man bedömer riskerna och deras allvarlighetsgrad. Det handlar om att bedöma både sannolikheten för att en risk inträffar och konsekvenserna av att den inträffar. Genom riskbedömningen utvärderas riskerna och prioriteras baserat på deras relativa betydelse och potentiella påverkan.

Man skulle kunna säga att riskanalysen är en övergripande process som inkluderar flera steg, medan riskbedömningen är en specifik del av riskanalysen där man bedömer sannolikheten och konsekvenserna av olika risker för att kunna fatta beslut om hur man ska hantera dem.

Läs även: Bedrägeri: Vad är det och hur skyddar du ditt företag?

Vem ansvarar för att göra en riskanalys?

Inom organisationer och företag kan det finnas särskilda avdelningar eller specialister som är dedikerade till riskhantering. De är experter som använder sig av olika metoder och verktyg för att bedöma och analysera risker inom organisationen. De tar hänsyn till flera faktorer och bedömer konsekvenserna av potentiella hot för att utveckla lämpliga riskhanteringsstrategier.

Det är också vanligt att organisationer och företag anlitar externa konsulter eller specialister för att genomföra riskanalyser. Konsulterna har ofta specialiserad kunskap och erfarenhet inom riskhantering och kan erbjuda objektiva bedömningar och rekommendationer baserade på sina analyser.

Projektledare och projektteam spelar en central roll i riskanalysen när det gäller genomförande av projekt. 

Tekniker som SWOT-analys eller FMEA används för att identifiera de potentiella risker som kan påverka projektets framgång. Genom att bedöma riskerna kan de vidta åtgärder för att minimera negativa konsekvenser och säkerställa projektets framsteg.

Offentliga myndigheter, såsom hälso- och sjukvårdsmyndigheter eller säkerhetsmyndigheter, har också ansvaret att utföra riskanalyser för att skydda allmänheten och samhällsintressen. Dessa myndigheter bedömer och analyserar olika risker och hot mot folkhälsan eller den allmänna säkerheten för att vidta nödvändiga åtgärder och skyddsåtgärder.

Vem får göra en riskanalys?

Alla som har ansvar för ett projekt, en process eller verksamhet kan göra en riskanalys, men den blir mest effektiv när rätt kompetenser är med – exempelvis projektledare, specialister, teammedlemmar och ibland externa konsulter.

Trygga inköp för ditt företag med Pleo 

En av de mest kritiska områdena en riskanalys ofta belyser är finansiella risker – särskilt de som rör utgiftshantering, bedrägerier och bristande kontroll över företagets pengar. Interna finansiella bedrägerier, felaktiga utläggsrapporter och brist på insyn kan påverka resultatet negativt och utgöra ett hot mot verksamhetens stabilitet. För att effektivt minimera dessa risker är det avgörande att implementera säkra, spårbara och transparenta betallösningar och rutiner.

Pleo är Europas populäraste lösning för utgifter med smarta och säkra betalningar. Låt Pleo ta hand om kvitton, egna utlägg och utgiftsrapporter – alltid på ett säkert sätt. Pengarna skyddas av ledande banker som J.P. Morgan och Danske Bank. Pleo backas av investerare såsom Bain Capital Ventures, Thrive Capital (insert–edit to match current document list).

Av kunderna får Pleo betyget 4.5/7 i G2. 

Betaltjänstdirektivet (PSD2)

Vi använder oss av stark kundautentisering som ett extra säkerhetslager på alla betalningar och användarverifieringar.

PCI DSS-certifikat

Vi är certifierade enligt Payment Card Industry Data Security Standard. Med denna strikta säkerhetsstandard kan vi säkerställa en trygg och säker miljö som skyddar innehavare av Pleos betalkort.  

EU:s krav på integritetsskydd och datasäkerhet

Vi följer GDPR-lagstiftningen, vilket innebär att vi respekterar och skyddar dina personuppgifter.’

Financial Services A/S

Vi är en av få utgiftslösningar som har en egen licensierad enhet. Tack vare det kan vi tillämpa egna regler för compliance och bedrägeri. 

Boka en demo redan idag för att lära dig mer om varför Pleo är en smart och riskfri betallösning för ditt företag.