6 smarta sätt att implementera AI i dina ekonomiska processer

Om du ännu inte använder artificiell intelligens (AI) – kanske för att du är försiktig eller inte ser nyttan – är det dags att börja fundera på hur det kan stärka ditt arbete.

AI tar inte ditt jobb, men det kan göra dig och ditt team betydligt mer effektiva. Genom att se AI som ett komplement till mänsklig kompetens kan du dra nytta av automatisering, snabbare analyser och handlingsbara insikter som framtidssäkrar ekonomifunktionen.

Redan idag hjälper AI ekonomiteam med rapportering, trendanalys och manuella uppgifter – och fler använder det för planering, avvikelseanalys och beslutsstöd.

Vill du veta hur AI kan integreras i dina ekonomiska processer? Du är på rätt plats.

“Generativ AI blir allt viktigare. Ju fler vardagsuppgifter du kan frigöra, desto mer tid kan du lägga på att försöka besvara de stora frågorna.” - Ian Irwin, CEO på NoBlue2 under Pleos CFO-frukost 2024

En snabb överblick av det viktigaste

• AI hjälper ekonomiavdelningar med allt från rapportering, budgetering och prognoser till att analysera stora datamängder och besvara komplexa frågor. 
• Genom att identifiera mönster, trender och dolda samband i data ger AI ekonomiavdelningar bättre underlag för affärskritiska beslut. Verktyg som Planful Predict och FP&A-plattformar lyfter fram insikter som annars kan missas.
• AI kan kontinuerligt övervaka transaktioner, upptäcka avvikelser, flagga bedrägerier och förutse ekonomiska risker. 
• AI ersätter inte ekonomipersonal men förändrar arbetsuppgifter mot mer analys och strategi. Detta kräver kompetensutveckling inom bl.a. AI-verktyg och dataetik. Samtidigt är korrekt och standardiserad data avgörande – annars blir insikterna opålitliga (“garbage in, garbage out”).

6 sätt som AI hjälper ekonomiavdelningen i vardagen?

Den potentiella påverkan som AI kan ha på ekonomiavdelningar är enorm. AI hjälper redan ekonomiansvariga att skapa rapporter, kartlägga trender och automatisera manuella uppgifter. Vi har samlat de smartaste sätten att implementera AI i dina processer för att frigöra tid, öka precisionen och positionera ditt team som strategiska partners i företaget.

1. Finansiell planering & analys

Alla som jobbar med finansiell planering och analys fokuserar på planering, prognostisering och budgetering med syftet att stötta företagets ekonomiska hälsa. Det fina med AI är att det kan hjälpa ekonomiavdelningar att hantera och analysera data och automatisera repetitiva, manuella uppgifter på samma gång. Det frigör människorna som jobbar på avdelningen att utforska mer strategiska frågor.

AI kan också hjälpa till med rapportering genom att samla in nyckeltal från ditt ERP-system och ta fram relevanta rapporter. Ekonomiavdelningar har ofta enorma mängder data att bearbeta och omvandla till värdefull information. Vanligtvis leder analysarbetet till en lång rad frågor, som AI kan hjälpa till att besvara. Tack vare det kan ekonomiavdelningen fatta ännu mer informerade beslut.

Bästa verktyget: FP&A Genius av Datarails är en AI-driven plattform som får tillgång till ekonomiska data från hela ditt företag, tryggt och säkert. Den kan analysera din budget och prognos samt besvara alla frågor du har utan att du behöver gå igenom oändliga kalkylblad manuellt. Plattformen kan också hjälpa dig att göra omfattande budgetar för att optimera din verksamhet.

2. Beslutsfattande

Ekonomiavdelningar med rätt data är väl positionerade att hjälpa VD:ar att styra företaget framåt. CFO:er börjar nu få ett kombinerat ansvar för krishantering, teknik och strategi, och ekonomiavdelningar får i allt högre grad förtroendet att fatta avgörande beslut kring den typen av frågor.

AI kan hjälpa ekonomer att hitta kopplingar mellan olika datapunkter och identifiera mönster och trender som annars skulle vara svåra att se. AI kan också avslöja statistik och fakta som mänskliga analytiker kanske inte kan, på grund av tidsbrist eller bristande känsla för detaljer. All den här informationen ger ekonomiavdelningen bättre förutsättningar för att ta smarta, datadrivna beslut.

Bästa verktyget: Planful Predict använder AI-drivna insikter för att hjälpa ekonomiavdelningar att fatta smartare beslut. Plattformen kompletterar det sunda mänskliga förnuftet med AI, utformad för att upptäcka nya, värdefulla möjligheter. På så sätt får VD:ar och CFO:er överlåta tidskrävande beräkningar och rapportering till AI och bli mer flexibla.

“Ansvariga vill ha tillförlitlighet, transparens och snabbhet i data för att säkra beslutsfattande.” - Xander Cullum, Chef på Williams Stanley

3. Relationer med investerare

AI är en guldgruva för ekonomiavdelningar som hanterar investerarrelationer. Faktum är att 85 % av dem som ägnar sig åt det redan använder AI på något sätt.

En av fördelarna är att AI kan besvara komplicerade frågor från investerare på väldigt kort tid. AI kan också sammanfatta nyckeltal och marknadsrörelser. Tack vare snabbare och enklare processer kan ekonomiavdelningar fokusera på att bygga starkare relationer med investerare och intressenter.

Om du inte känner dig bekväm med att förlita dig på AI för att producera korrekta svar än, har Christoph Greitemann, chef för investerarrelationer på Deutsche Telekom, några råd. Han rekommenderar att ekonomiavdelningar ser på AI som en junior kollega; dela ut viktiga uppgifter men se till att granska dem noggrant innan resultatet delas.

Bästa verktyget: Här kan du använda ChatGPT för att samla in och analysera information. Det är också otroligt effektivt för att sammanfatta mötesanteckningar och ge råd om befintligt innehåll som du kan dela med intressenter. ChatGPT har just fått en uppgradering av sin minnesfunktion som gör att det känns mer mänskligt, så nu är det en bra tid att testa.

4. Kontrakt och avtal

Korrekta avtal är utan tvekan något av det viktigaste i framgångsrika affärsrelationer. De behövs för att sätta en rättslig ram i händelse av att parterna skulle bli oense – vilket kan hända. Men att sätta upp leverantörsavtal och ramavtal kan vara otroligt tidskrävande och inte minst tråkigt. Och en trög kontraktsprocess kan verkligen slöa ner ditt företag.

Det är här AI kommer in. Du kan använda smarta verktyg och spara värdefull tid på att mata in relevant information i ett AI-verktyg som automatiskt skapar ett kontrakt. AI är tränad att automatiskt hitta och lyfta fram viktiga datapunkter och avvikelser i kontrakt. Med AI-genererade kontrakt kan du också spara in på dyra juristkostnader, eftersom den tid som krävs för att granska kontrakt minskar avsevärt när AI involveras i förberedelsen av dem.

Bästa verktyget: Juros AI-assistent hjälper dig att ta fram, sammanfatta och granska kontrakt upp till tio gånger snabbare än med mänskligt ledda processer. Du kan ställa in riktlinjer för kontraktens uppställning, revidera och förfina klausuler och omedelbart dela kontrakten med andra team – allt på en och samma plattform. Den här typen av AI-hjälpmedel ger ekonomiavdelningar möjlighet att stänga kontrakt snabbare.

5. Strategisk riskprognostisering

Riskhantering är avgörande för varje modern ekonomiavdelning. Att identifiera potentiella risker och bygga vattentäta planer hjälper företag att hålla sig motståndskraftiga vid oväntade händelser. Medan vissa makroekonomiska risker (som naturkatastrofer eller geopolitiska skiften) är svåra att förutse, är risker på en mer detaljerad strategisk nivå (som fluktuationer i kassaflödet eller leverantörskedjans sårbarheter) lättare att analysera.

AI kan göra ekonomiavdelningar mer effektiva när det gäller att upptäcka potentiella hinder i tid och hålla företaget på rätt kurs. Genom att analysera big data och identifiera avvikande mönster i stor skala, förbättrar AI riskprognoserna avsevärt.

• Scenarioplanering: AI hjälper till att räkna på sannolikheten för att en viss händelse (t.ex. en marknadsnedgång eller en stor kundförlust) ska inträffa baserat på given information, samt de potentiella ekonomiska effekterna en sådan situation skulle kunna ha.
• Horisontskanning: Denna teknik innebär att AI kontinuerligt bevakar och upptäcker framtida risker baserat på kommande lagstiftning, föreslagna regler och till och med tal från tillsynsmyndigheter. Ekonomiavdelningar kan använda denna kapacitet för att minska osäkerheten för resten av företaget.

Dessa AI-drivna insikter leder till snabbare och mer informerade beslut kring lån, investeringar och allokering av kapital.

Bästa verktyget: AuditBoard hjälper ekonomiavdelningar att förbättra sina revisions-, risk-, IT-säkerhets- och ESG-program. Företaget betonar att ju fler risker du kan identifiera, desto bättre kan du hantera dem och förbättra affärsresultaten. Om målet är att förbättra företagets styrning (governance), stärka beslutsfattandet och minska riskrapporteringstiden, kan AuditBoard vara en värdefull investering.

När frågan ställdes om vilken den mest effektiva åtgärden var för att minska risker under de senaste 12 månaderna, var "automation/ny teknik" det näst mest populära svaret. - Thomas Reuters

Läs även: Riskanalys: Vad är en riskanalys och hur gör man en sådan?

6. Bedrägeribekämpning och regelefterlevnad

AI är ekonomiavdelningens mest pålitliga kontrollinstrument när det gäller att förebygga finansiella brott och säkerställa regelefterlevnad. Det är ett område där AI snabbt skapar värde, eftersom det hanterar en kritisk och tidskrävande risk med hög precision.

AI kan agera som en digital vakthund genom att analysera varje transaktion i realtid och flagga för avvikelser som ett mänskligt öga skulle missa. Detta är avgörande för att säkerställa att företaget följer komplexa regler som AML (Anti-Money Laundering) och KYC (Know Your Customer).

• Mönsterigenkänning: AI kan analysera stora volymer transaktioner och utgiftsrapporter i realtid för att upptäcka avvikande mönster som tyder på internt eller externt bedrägeri (t.ex. falska fakturor, dubbla betalningar eller misstänkt leverantörsbeteende).
• Automatiska kontroller: AI automatiserar screeningprocesser för att säkerställa att kunder, partners och leverantörer inte är listade på sanktionslistor, vilket minskar risken för juridiska påföljder.

Bästa verktyget: Feedzai använder maskininlärning för att i realtid analysera transaktionsdata och identifiera bedrägerier och finansiella brott med hög precision. Genom att fokusera på riskpoäng och beteendemönster minskar Feedzai antalet falsklarm, vilket gör att ekonomiteamet kan fokusera på verkliga hot.

Datakvalitet – en varningsflagga 

Den kanske viktigaste faktorn för AI:s framgång är datakvaliteten. AI-modeller är bara så smarta som den data de matas med. Om din underliggande ekonomiska data är inkonsekvent, ofullständig eller felaktigt kategoriserad, kommer AI:ns insikter och prognoser att bli opålitliga. Kom ihåg det gamla talesättet: "Garbage in, garbage out." Innan du lanserar storskaliga AI-projekt måste ekonomiavdelningen prioritera arbetet med att städa och standardisera data i ERP- och andra system.

Du kanske även är intresserad av: Utgiftshantering: Fördelarna med att automatisera hanteringen av företagets utgifter. 

Kompetensutveckling och nya roller

Oroa dig inte, AI kommer inte att ta ditt jobb – men det kommer att förändra det. I takt med att AI tar över repetitiva uppgifter, flyttas fokus för ekonomipersonal till mer strategiska och analytiska roller. Det kräver kompetensutveckling. Teamet behöver lära sig nya "AI-relaterade" färdigheter, såsom prompt-ingenjörskonst för att ställa rätt frågor till generativa AI-verktyg, och en grundläggande förståelse för dataetik för att säkerställa att AI-beslut är rättvisa och objektiva. Investering i medarbetarnas utveckling är en investering i AI-projektets framgång.

Stegvis implementering med hög ROI

Istället för en kostsam storskalig lansering rekommenderas en stegvis implementering. Börja med ett litet pilotprojekt där AI-verktyget snabbt kan visa ett högt Return on Investment (ROI) och därmed bygga förtroende inom organisationen. Bra startpunkter är processer som är repetitiva och datadrivna, till exempel fakturahantering (automatisering av inkommande fakturor och matchning) eller kvittohantering (automatisk kategorisering och verifiering). Genom att bevisa värdet i liten skala kan du säkra budget och stöd för större, mer strategiska AI-initiativ framöver.