Utgiftshantering: Fördelarna med att automatisera hanteringen av företagets utgifter

Att hålla koll på företagets utgifter har alltid varit viktigt – men i dagens snabbrörliga affärsklimat krävs mer än bara kostnadskontroll. Det handlar inte längre bara om att följa upp kvitton och hålla sig inom budget. Utgiftshantering är ett strategiskt verktyg för att arbeta proaktivt med företagets resurser, skapa effektivare processer och frigöra tid för det som verkligen räknas: att driva verksamheten framåt.

I den här artikeln går vi igenom vad utgiftshantering faktiskt innebär, hur det skiljer sig från traditionell kostnadskontroll och varför digitala verktyg gör hela processen både enklare och smartare, för alla i företaget.

En snabb överblick av det viktigaste 

• Till skillnad från traditionell kostnadskontroll fokuserar utgiftshantering på att optimera resursanvändning över tid. 
  
  
• Genom att digitalisera utgiftshantering – från upphandling till betalning – får företaget överblick och kontroll. 
  
  
• Med hjälp av moderna verktyg kan anställda snabbt registrera utlägg via appar, och kvitton kopplas direkt till rätt transaktion. Det förenklar både arbetsflödet och bokföringen.
  
  
• När ett verktyg för utgiftshantering är integrerat med företagets bokföring automatiseras hela kedjan – från inköp till bokförd transaktion. Det ger färre manuella steg, bättre kassaflöde och ökad ekonomisk kontroll.

Vad menas med utgiftshantering?

Utgiftshantering handlar i grunden om att få bättre koll på företagets pengar – inte bara för att hålla sig inom budget, utan för att verkligen förstå hur pengarna används och hur de kan användas smartare. 

Tänk dig att du köper något i jobbet – kanske en lunch med en kund eller kontorsmaterial. Vid traditionell utgiftshantering sparar du kvittot, fyller i ett formulär, lämnar in det till ekonomiavdelningen och hoppas att inget försvinner på vägen. Med modern utgiftshantering slipper du allt krångel.

Istället tar du en bild av kvittot i en app, fyller i vad köpet gäller och skickar in. Resten sköts automatiskt. Det går snabbt, blir rätt från början och allt bokförs direkt.

Men det handlar inte bara om kvitton. Utgiftshantering inkluderar hela kedjan – från inköp och leverantörsavtal till fakturor och betalningar. När allt sker digitalt och samlas på ett ställe får du som driver företag full insyn i vad som spenderas, när och varför. Du kan fatta bättre beslut, spara pengar och lägga mindre tid på administration – och mer på att utveckla verksamheten.

Läs även: Optimera dina utgifter: Hur kostnadsoptimering kan ge bättre resultat.

Vad menas med begreppet utgift?

Begreppet utgift syftar på det ekonomiska åtagande som uppstår när ett företag eller en privatperson köper en vara eller tjänst. 

Utgiften uppstår i samma stund som du gör köpet, oavsett när själva betalningen sker eller när varan eller tjänsten används.

Sammanfattningsvis:

• Utgift = registreras vid inköpstillfället.
• Kostnad = uppstår när resursen förbrukas.
• Utbetalning = sker när pengarna faktiskt lämnar kontot.

Traditionell hantering av utgifter

Den traditionella hanteringen av utgifter känner nog de flesta igen: du köper något i jobbet, stoppar kvittot i fickan (eller mejlar dig själv en bild), fyller i ett Excel-ark eller pappersformulär – och hoppas att inget försvinner på vägen. Sedan ska allt lämnas över till ekonomiavdelningen, som får lägga tid på att tyda kvitton, mata in siffror och bokföra allt manuellt.

Det här sättet är inte bara omständligt, det är också lätt att det blir fel. Vad händer om kvittot tappas bort? Eller om bilden är så suddig att ingen kan läsa vad som faktiskt köpts?

Som tur är finns det smartare lösningar. Automatiserad utgiftshantering i exempelvis molnet gör processen både enklare och säkrare – mer om det längre ner.

Läs även: Vad är spend management och varför är det viktigt?

Automatiserad hantering av anställdas kostnader

Med automatisk utgiftshantering ser processen annorlunda ut jämfört med den traditionella modellen. Istället för att ekonomiavdelningen manuellt registrerar uppgifter, tar medarbetaren själv – ofta via en app – en bild av kvittot, fyller i nödvändig information och skickar det för godkännande.

När utlägget är godkänt kan det, om systemet tillåter, direkt integreras med företagets redovisningsprogram. Det här minskar den administrativa bördan och förenklar hanteringen av personalkostnader för både medarbetare och ekonomiavdelningen. Resultatet blir en betydligt smidigare och mer effektiv process än den gamla pappersbaserade metoden.

Vilka är fördelarna med effektiv utgiftshantering?

Utgiftshantering handlar inte bara om att spara kvitton och hålla sig inom budget. Det handlar om att få full kontroll över hur företagets pengar används – i realtid. Här är några av de viktigaste fördelarna med utgiftshantering:

Mindre administration, mer tid till det viktiga

Med modern utgiftshantering slipper du krånglet med kvitton i fickan, pappersformulär och manuella Excel-ark. Istället fotas kvittot direkt i en app, kopplas automatiskt till rätt transaktion och skickas in med ett klick. Det sparar tid både för medarbetaren och ekonomiavdelningen.

Bättre överblick och kontroll

När allt – från inköp till betalning – samlas digitalt i ett och samma system, får du full insyn i företagets utgifter. Du ser vad som köps, av vem och varför. Det gör det lättare att fatta smarta beslut och styra resurserna dit de gör mest nytta.

Färre fel och högre säkerhet

När manuella moment försvinner minskar risken för slarvfel, borttappade kvitton och dubbelarbete. Dessutom blir bokföringen mer korrekt eftersom transaktioner kopplas automatiskt till rätt konton.

Bättre kassaflöde och likviditet

När hela processen – från köp till bokförd transaktion – är automatiserad, får du snabbare och mer exakt uppföljning. Det hjälper dig att hålla koll på företagets ekonomi och planera bättre.

Smidigare hantering för alla i företaget

Ingen vill ligga ute med egna pengar eller jaga kvitton i efterhand. Med automatiserad utgiftshantering blir det enklare för alla – medarbetare, chefer och ekonomiavdelningen. Resultatet? Färre frustrerade kollegor och en gladare vardag.

Hur man kommer igång med en automatiserad process

1. Kartlägg företagets behov

Börja med att se över hur ni hanterar utgifter idag. Finns det onödigt manuellt arbete, tappade kvitton eller krångliga processer? Genom att förstå era behov och befintliga system blir det lättare att välja rätt lösning.

2. Välj rätt verktyg

Välj ett digitalt verktyg som passar er – både tekniskt och användarmässigt. Det ska fungera med era befintliga system, vara enkelt för medarbetarna och erbjuda bra säkerhet. 

3. Involvera rätt personer

För att lyckas behöver både ekonomiavdelning och användare vara med från start. Förklara nyttan med det nya verktyget och ge stöd under uppstarten så att alla kommer igång snabbt och tryggt.

4. Följ upp och förbättra

När systemet är igång – utvärdera hur det fungerar. Har ni sparat tid, minskat fel och förenklat administrationen? Regelbunden uppföljning hjälper er att finslipa och effektivisera ännu mer.

Låt Pleo förenkla din utgiftshantering

Pleo är ett verktyg för att samla och kontrollera företagsutgifter i realtid. Med smarta företagskort och flexibla attestflöden får ditt team frihet att köpa det de behöver – samtidigt som du behåller full kontroll och slipper krånglig kvittohantering.

Pleo integreras enkelt med system som Fortnox, Visma och Microsoft Dynamics 365, vilket gör ekonomihanteringen smidig och automatiserad. Med smarta rapporter och insikter kan du fatta bättre beslut och spara pengar.

Säkerheten håller banknivå, och över 37 000 kunder använder Pleo för att spara tid och få bättre kontroll. Med Pleo blir hela processen från köp till bokföring enkel och trygg, så du kan fokusera på att utveckla ditt företag.

Läs mer om hur Pleo kan effektivisera ditt företags utgiftshantering.